Apa Itu Anggaran dan Mengapa Bisnis Anda Membutuhkannya?

Anggaran adalah alat perencanaan penting untuk memperkirakan pendapatan masa depan bisnis Anda, biaya dan keuntungan. Ini membantu mengendalikan pengeluaran dan mengidentifikasi area masalah potensial di mana pendapatan mungkin tidak menutupi pengeluaran dan peluang pertumbuhan potensial ketika Anda mungkin memiliki uang ekstra yang dapat diinvestasikan dalam peluang baru. Sebuah rinci, anggaran yang realistis juga dapat membantu perusahaan mendapatkan pendanaan dari bank dan investor.

Apa Itu Anggaran?

Apa itu anggaran bisnis? Ini adalah pandangan keseluruhan tentang keuangan bisnis Anda. Ini mencantumkan informasi tentang keadaan situasi keuangan Anda saat ini, serta perkiraan pengeluaran dan pendapatan di masa mendatang. Ini termasuk pendapatan reguler, pengeluaran, belanja modal dan komitmen seperti pinjaman. Anggaran Anda membantu memandu pengambilan keputusan bisnis Anda. Anggaran biasanya dibuat untuk satu tahun fiskal dan dipantau secara teratur—setidaknya setiap bulan.

Apa yang Membuat Anggaran Bagus?

Membandingkan pendapatan dan pengeluaran yang diperkirakan dan aktual akan membantu Anda mengetahui apakah Anda memiliki cukup uang untuk tetap bertahan, jika Anda perlu melakukan pemotongan dan jika Anda menghasilkan keuntungan. Anggaran yang baik memberikan detail yang cukup dan menyusun rencana sehingga Anda tidak menghabiskan lebih banyak uang daripada yang Anda terima, tetapi pada saat yang sama Anda mengeluarkan cukup uang untuk mengembangkan bisnis Anda secara strategis dan membuatnya tetap kompetitif. Anggaran bisnis harus mencakup empat komponen utama berikut:

• Penghasilan: Ini biasanya pendapatan penjualan. Beberapa bisnis mungkin juga memiliki pendapatan dari sumber lain, seperti hibah, investasi dan biaya.
• Biaya operasional: Biaya operasional bisnis Anda sehari-hari. Ini dibagi menjadi biaya tetap dan variabel. Biaya tetap biasanya sama dari bulan ke bulan dan dibayarkan secara teratur, seperti sewa atau gaji dan upah karyawan. Biaya variabel diharapkan tetapi dapat berubah tergantung pada penggunaan, produksi dan penjualan, dan pengaruh pasar lainnya. Mereka dapat mencakup harga bahan baku, tenaga kerja dan biaya distribusi untuk barang dan jasa Anda.
• Biaya satu kali: Ini termasuk belanja modal dan akuisisi.
• Laba: Ukuran laba yang paling penting biasanya adalah laba bersih, juga dikenal sebagai garis bawah.

Takeaways Kunci

• Anggaran menetapkan target untuk pendapatan bisnis Anda, biaya dan keuntungan.
• Anggaran biasanya meramalkan kinerja selama periode dua belas bulan tetapi juga dapat diproduksi setiap setengah tahun, triwulanan atau bulanan.
• Memantau perbedaan antara perkiraan anggaran dan kinerja bisnis aktual dapat memberikan wawasan tentang kondisi bisnis dan kesehatan keuangan perusahaan Anda secara keseluruhan, serta departemen dan wilayah yang berbeda. Membuat perkiraan anggaran untuk skenario yang berbeda dapat membantu Anda membuat keputusan strategis untuk bisnis Anda.
• Menggunakan anggaran sebagai alat manajemen dapat mengendalikan pengeluaran dan memotivasi staf.
• Anggaran yang dikelola dengan baik dapat membantu bisnis Anda mendapatkan pinjaman dengan suku bunga yang terjangkau.

Anggaran Bisnis Dijelaskan

Anggaran bisnis memetakan lanskap keuangan Anda dan menjabarkan jalur yang ingin Anda ikuti. Untuk membangun anggaran, mulailah dengan mendokumentasikan situasi keuangan bisnis Anda saat ini. Daftar semua pendapatan, pengeluaran dan keuntungan. Kemudian gunakan anggaran untuk meramalkan skenario masa depan dengan pendapatan dan pengeluaran yang direncanakan. Gunakan anggaran untuk menetapkan sasaran dan lebih memahami pendapatan apa yang perlu Anda hasilkan untuk menutupi biaya yang diharapkan. Pantau kemajuan Anda secara teratur dan lacak pengeluaran dan pendapatan aktual versus proyeksi.

Khas, anggaran bisnis mencakup periode akuntansi 12 bulan. Ini juga dapat membantu untuk memecah anggaran menjadi setengah tahunan, segmen kuartal dan bulan. Sebagian besar anggaran sesuai dengan tahun fiskal, atau periode waktu yang digunakan untuk tujuan pelaporan keuangan dan pajak.

Apa saja ketiga jenis anggaran tersebut?

Berbagai jenis berakhir dengan surplus, defisit atau seimbang. Meskipun istilah tersebut lebih umum digunakan untuk menggambarkan anggaran pemerintah daripada anggaran perusahaan. Di pemerintahan, istilah umumnya menggambarkan apakah ada pendapatan pajak yang cukup untuk menutupi biaya.

1. Kelebihan: Pendapatan melebihi pengeluaran, dan perusahaan memperoleh keuntungan.
2. Defisit: Pengeluaran melebihi pendapatan. Bisnis kehilangan uang—setidaknya untuk sementara. Kadang-kadang, wajar jika anggaran mengalami defisit pada akhir periode. Sebagai contoh, misalkan Anda ingin berinvestasi dalam mesin baru untuk meningkatkan produksi dan meningkatkan potensi pendapatan. Biaya mesin itu mungkin melebihi pendapatan Anda untuk periode itu, tetapi peningkatan produksi harus menghasilkan pendapatan dan keuntungan yang lebih tinggi di masa depan.
3. Seimbang: Pendapatan sama dengan pengeluaran. Bisnisnya impas.

Anggaran Anda memberi tahu Anda di mana keuangan Anda Sebaiknya menuju. Penting juga untuk memantau pendapatan dan pengeluaran aktual terhadap anggaran Anda. Beberapa varian adalah normal, tetapi jika pendapatan aktual secara konsisten di bawah anggaran atau pengeluaran aktual secara konsisten di atas, itu bisa menjadi peringatan bahwa bisnis Anda menghadapi kesulitan keuangan yang tidak terduga.

Perbedaan pendapatan dan pengeluaran aktual juga dapat memberi Anda informasi tentang lingkungan bisnis. Sebagai contoh, Anda mungkin mendapati bahwa penghasilan Anda meningkat lebih dari yang diharapkan menjelang Natal atau menurun lebih dari yang Anda harapkan di bulan Agustus. Informasi ini dapat membantu Anda merencanakan persediaan dan mengelola arus kas untuk menjalankan bisnis melalui fluktuasi musiman di masa depan.

Mengapa Anggaran Penting dalam Bisnis?

Membuat dan memantau anggaran bisa tampak seperti banyak pekerjaan, terutama jika bisnis Anda sederhana dan Anda tidak memiliki rencana segera untuk memperluas atau membuat perubahan signifikan. Tetapi menggunakan anggaran untuk mengelola bisnis Anda memberikan tiga manfaat penting:

1. Hal ini dapat mencegah pengeluaran yang berlebihan. Pengeluaran dapat dengan mudah mengamuk, jadi ukurlah secara teratur terhadap pengeluaran yang Anda rencanakan dalam anggaran Anda. Dengan membandingkan yang direncanakan versus yang sebenarnya dalam anggaran Anda, Anda dapat melihat ketika pengeluaran merayap naik atau pendapatan tidak sejalan dengan pengeluaran. Anda dapat melakukan penyesuaian dan tindakan korektif untuk mencegah defisit.
2. Ini dapat membantu memotivasi karyawan. Gunakan anggaran Anda untuk berbagi tujuan bisnis dengan staf Anda. Ini juga bisa menjadi alat yang berwawasan untuk menetapkan tujuan untuk pendapatan dan pemotongan biaya. Dalam beberapa kasus, menghubungkan bonus dan komisi dengan kinerja dapat membantu memotivasi karyawan Anda. Jika Anda memiliki staf dengan otoritas pengeluaran, mendorong mereka untuk secara kolektif memantau pengeluaran terhadap anggaran dapat mendorong kerja tim dan kerja sama untuk membantu perusahaan mencapai targetnya.
3. Ini dapat membantu Anda mendapatkan pendanaan bisnis. Ketika mencari pendanaan dari luar, investor dan bank akan meninjau berbagai aspek bisnis Anda dari laporan keuangan yang berbeda. Anggaran operasional yang terperinci menunjukkan kepada mereka berapa biaya untuk mengoperasikan bisnis dalam hal pendapatan dan pengeluaran yang diharapkan di masa depan. Anggaran yang dikelola dengan baik dan dipikirkan dengan matang dapat memberikan kepercayaan kepada bank dan investor terhadap strategi dan perusahaan Anda.

Manfaat dari rencana bisnis: Rencana bisnis menetapkan tujuan strategis Anda, menetapkan prioritas, menguraikan target jangka pendek dan jangka panjang, mengidentifikasi kebutuhan dan sumber pendanaan dan membuat daftar pemangku kepentingan utama. Rencana bisnis biasanya mencakup pandangan jangka panjang—biasanya lima tahun atau lebih. Mereka penting untuk bisnis baru, serta perusahaan yang sudah mapan.

Anggaran dan rencana bisnis: Anggaran terperinci adalah elemen kunci dalam rencana bisnis apa pun. Anggaran menetapkan tujuan keuangan jangka pendek Anda dan dimasukkan ke dalam target jangka panjang rencana bisnis Anda. Peran akuntan dan cara perencanaan dan penganggaran dimasukkan ke dalam tujuan bisnis yang lebih luas semakin berkembang. Akuntan tidak hanya melaporkan informasi, akuntansi manajerial menganalisis data untuk memproyeksikan tren dan memantau kinerja bisnis.

Bagaimana Anggaran Bisnis Bekerja

Anggaran bisnis melihat berapa banyak uang tunai yang Anda miliki dan berapa banyak yang Anda perlukan. Anggaran adalah alat bagi Anda untuk memprediksi apakah Anda akan memiliki lebih banyak dana masuk daripada yang Anda bayarkan. Anda harus realistis dengan proyeksi keuangan Anda. Dan Anda mungkin ingin meremehkan kinerja keuangan Anda, atau buat konservatif terpisah, anggaran menengah dan ambisius. Penganggaran bisa sangat sulit jika Anda baru memulai dan Anda tidak memiliki data historis untuk diperiksa. Dalam hal itu, cobalah untuk membuat prakiraan keuangan berdasarkan angka penjualan dan informasi yang dapat Anda peroleh dari perusahaan sejenis. Perangkat lunak perencanaan keuangan dapat membantu dengan langkah ini.

Setiap bulan Anda harus memeriksa perkiraan Anda terhadap aktual. Ini dapat membantu Anda membuat keputusan dan skenario perkiraan dengan anggaran terlampir dapat menjadi latihan yang berguna.

Sebagai contoh, jika Anda mempertimbangkan untuk mengambil staf tambahan, Anda dapat memeriksa dampak anggaran penambahan karyawan tetap dibandingkan dengan menggunakan kontraktor sementara atau meminta staf saat ini untuk bekerja lembur. Jika Anda berpikir untuk berinvestasi dalam lebih banyak peralatan untuk meningkatkan produksi, Anda dapat bereksperimen dengan perkiraan pendapatan yang berbeda untuk melihat berapa banyak Anda harus meningkatkan output untuk membenarkan pengeluaran modal.

Anggaran membantu Anda membuat keputusan bisnis yang lebih bijaksana. Dengan menghilangkan emosi dari keputusan pembelian, dan alih-alih berfokus untuk tetap berada dalam anggaran yang mencerminkan prioritas strategis, bisnis Anda dapat lebih mudah mencapai tujuan dan menghasilkan keuntungan.

Anggaran bisnis Anda harus cukup rinci untuk memberi Anda gambaran yang jelas tentang pendapatan dan pengeluaran. Tetapi terlalu banyak detail dapat membebani anggaran Anda. Sebagai contoh, Anda dapat memasukkan perlengkapan kantor dalam anggaran Anda. Tetapi Anda tidak perlu menuliskan jumlah tertentu untuk klip kertas, stabilo dan pena secara terpisah. Kategori umum akan cukup dalam banyak kasus.

Anda dapat menggunakan anggaran Anda untuk menetapkan target penjualan dan laba operasi untuk bisnis Anda. Anggaran Anda dapat membantu Anda mengidentifikasi tantangan seperti biaya tinggi atau arus kas yang buruk. Anggaran yang dipikirkan dengan matang dapat membantu bisnis Anda memenuhi syarat untuk mendapatkan pinjaman bank dengan tingkat bunga yang wajar atau menarik dana dari investor.

Jenis Anggaran Perusahaan

Keadaan yang berbeda mungkin memerlukan pendekatan yang berbeda untuk proses anggaran Anda. Tergantung pada hal-hal seperti kekuatan pasar eksternal, kedewasaan bisnis Anda dan keandalan data historis Anda, Anda dapat memilih anggaran statis atau fleksibel.

Statis vs fleksibel

Anggaran statis: Anggaran statis lebih mudah dan lebih mudah dikelola daripada anggaran fleksibel. Anda membuat anggaran di awal periode akuntansi menggunakan informasi terbaik yang tersedia saat itu. Mulailah dengan mempertimbangkan data historis dan pendapatan serta pengeluaran yang diharapkan untuk membuat anggaran untuk tahun fiskal atau periode akuntansi lainnya. Buat daftar pendapatan dan pengeluaran yang diharapkan berdasarkan kategori. Kemudian seiring berjalannya tahun, memantau kinerja bisnis aktual terhadap anggaran. Khas, anggaran statis ditetapkan satu tahun sebelumnya dan dipecah menjadi bagian triwulanan atau bulanan untuk tujuan pemantauan.

Keuntungan dari anggaran statis adalah Anda dapat melihat perbedaan antara anggaran dan kinerja bisnis yang sebenarnya. Ini memberitahu Anda seberapa akurat perkiraan Anda, dan memberikan wawasan tentang kondisi bisnis. Sebagai contoh, jika perkiraan awal tahun Anda mengasumsikan tidak ada kondisi cuaca buruk, tetapi pada bulan Agustus bisnis Anda mengalami gangguan mendadak karena badai, efek pada setiap item pendapatan dan pengeluaran akan muncul sebagai varians terhadap perkiraan awal Anda. Dengan anggaran yang cukup detail, Anda akan tahu tidak hanya dampaknya pada keuntungan Anda, tetapi juga aspek bisnis Anda yang paling terpengaruh.

Namun, anggaran statis juga memiliki kelemahan. Ketika prospek tidak pasti atau bisnis Anda berubah, Anda mungkin menemukan perbedaan besar antara pendapatan dan pengeluaran yang diperkirakan dan aktual. Juga, dengan penganggaran statis, Anda membuat asumsi berdasarkan informasi historis dan prediksi. Perkiraan Anda mungkin terbukti salah.

Anggaran fleksibel: Jika Anda memiliki bisnis yang dinamis atau Anda beroperasi dalam kondisi bisnis yang tidak pasti, Anda dapat memilih anggaran fleksibel yang dapat diperbarui dengan informasi baru. Tidak seperti anggaran statis, anggaran fleksibel dirancang untuk menyesuaikan berdasarkan kegiatan bisnis. Salah satu mekanisme untuk melakukan ini adalah dengan menyatakan biaya sebagai rasio, bukan nilai tetap; Misalnya, sebuah perusahaan dapat menganggarkan 40% dari pendapatan untuk gaji staf.

Bisnis yang tumbuh cepat mungkin memilih anggaran yang fleksibel. Anda dapat memeriksa skenario yang berbeda, seperti peluang investasi dan memantau pengaruhnya terhadap anggaran dengan lebih mudah. Sebagai contoh, jika sebuah perusahaan manufaktur harus menggunakan lebih banyak jam mesin pada bulan Maret vs Februari, maka anggarannya secara logis harus meningkat pada bulan Maret. Sebaliknya, jika digunakan selama beberapa jam, anggarannya harus mencerminkan penurunan itu. Karena itu, sebagian besar perusahaan yang memiliki biaya bisnis variabel setiap bulan atau bahkan triwulanan memiliki anggaran fleksibel.

Anggaran fleksibel juga berguna ketika prospek bisnis tidak pasti, karena pendapatan dan pengeluaran dapat bervariasi secara signifikan dalam keadaan ini. Sebagai contoh, jika penjualan tiba-tiba meningkat secara signifikan, Anda harus memesan lebih banyak persediaan daripada yang Anda anggarkan sebelumnya. Dengan anggaran yang fleksibel, Anda dapat mengatur hubungan antara pendapatan penjualan dan biaya persediaan sehingga uang yang dianggarkan untuk persediaan secara otomatis menyesuaikan dengan pendapatan penjualan.

Namun, untuk mengelola anggaran yang fleksibel, Anda akan membutuhkan pemahaman yang baik tentang hubungan antara pendapatan dan pengeluaran Anda. Dan jangan lupa untuk menyisihkan waktu untuk memperbarui anggaran Anda, karena lebih padat karya daripada anggaran statis.

Bagaimana Membangun Anggaran

Saat menyusun anggaran untuk bisnis Anda, mulai dengan memutuskan anggaran statis atau fleksibel. Jika Anda belum pernah menyiapkannya sebelumnya, anggaran statis mungkin merupakan tempat yang baik untuk memulai. Namun, jika Anda adalah manajer bisnis berpengalaman yang menghadapi periode ketidakpastian, Anda mungkin mempertimbangkan untuk membuat anggaran fleksibel. Keputusan akan mempengaruhi cara Anda mengembangkan anggaran Anda.

Lanjut, mengatur periode akuntansi untuk anggaran Anda. Panjang umum adalah tiga bulan dan satu tahun. Buat jadwal rutin untuk meninjau dan memantau pengeluaran dan pendapatan. Ini biasanya dilakukan setidaknya setiap bulan.

Komponen anggaran: Kumpulkan informasi dan tetapkan ekspektasi untuk setiap komponen utama anggaran—pendapatan penjualan, biaya operasional tetap dan variabel dan belanja modal. Gunakan itu untuk menghitung keuntungan yang diharapkan—atau perbedaan antara pendapatan dan pengeluaran.

Periksa laporan keuangan untuk mengumpulkan banyak informasi dan untuk membantu Anda memahami posisi keuangan bisnis Anda. Melihat kembali data historis—apakah Anda telah menyimpan anggaran terperinci atau tidak—dapat menginformasikan perkiraan Anda.

Penghasilan: Penghasilan utama Anda kemungkinan besar berasal dari penjualan, dan penjualan biasanya bervariasi. Lihatlah pola penjualan sebelumnya dan gunakan itu untuk menginformasikan anggaran Anda. Jika Anda baru memulai, lihatlah perusahaan serupa lainnya di industri Anda untuk menetapkan harapan yang realistis dan tujuan yang aspiratif tetapi dapat dicapai.

Biaya operasional: Biaya operasional meliputi biaya tetap dan biaya variabel. Biaya tetap termasuk

• Menyewa
• Gaji tetap untuk karyawan
• Pertanggungan
• Pembayaran bunga dan pembayaran pokok pinjaman usaha

Informasi ini harus ditemukan pada laporan laba rugi Anda, neraca dan laporan keuangan lainnya. Perangkat lunak akuntansi bisnis untuk usaha kecil dan pemula dapat membantu Anda mengawasi situasi keuangan Anda.

Namun, bahkan biaya tetap dapat meningkat dari waktu ke waktu, jadi biarkan beberapa ruang dalam anggaran Anda untuk memperhitungkan hal-hal seperti:

• Sewa meningkat
• Kenaikan gaji biaya hidup dan kenaikan lainnya
• Insentif kinerja
• Staf tambahan untuk ekspansi yang direncanakan
• Pembayaran bunga dan pokok utang baru yang direncanakan

Biaya variabel tergantung pada aktivitas bisnis Anda. Beberapa contoh termasuk:

• Bahan baku
• Upah untuk pekerja yang dibayar per jam atau per pekerjaan yang diselesaikan
• Komisi
• Kemasan
• Pembayaran bunga kartu kredit, biaya bank dan biaya cerukan

Perkirakan biaya untuk bahan baku dan pengemasan berdasarkan data historis. Pastikan untuk memperhitungkan ekspansi yang direncanakan atau pertumbuhan penjualan yang diharapkan. Menggunakan perkiraan produksi dan tren historis, Anda juga dapat menghitung perkiraan untuk staf per jam Anda. Jangan lupa untuk memasukkan kenaikan biaya hidup, promosi dan komisi.

Beberapa item memiliki komponen tetap dan variabel. Sebagai contoh, Anda dapat membayar biaya bulanan tetap untuk layanan air Anda, ditambah biaya tambahan untuk jumlah yang Anda gunakan.

Biaya satu kali: Anda mungkin juga merencanakan pengeluaran satu kali, seperti peralatan kantor baru atau mesin produksi. Sertakan perkiraan untuk biaya ini.

Sekarang Anda memiliki perkiraan pendapatan dan pengeluaran Anda, Anda dapat mulai memahami profitabilitas bisnis Anda. Ini dapat membantu Anda tetap di jalur dan membuat tujuan baru. Sebagai contoh, jika anggaran Anda merah, Anda mungkin perlu menemukan area baru untuk memangkas pengeluaran dan cara baru untuk mendatangkan klien baru atau menjual lebih banyak barang dan jasa.

Empat Langkah Kunci untuk Membuat Anggaran Bisnis

Berikut adalah contoh pengaturan anggaran statis menggunakan template anggaran standar, yang dapat Anda unduh di bagian selanjutnya.

1. Cantumkan sumber pendapatan Anda dan perkiraan pendapatan masing-masing di kolom anggaran. Anda akan mencantumkan aktual di sebelahnya saat periode keuangan berlangsung.
2. Di bawah biaya operasional, daftar biaya variabel Anda dan perkiraan untuk masing-masing. Gunakan pendapatan yang diharapkan dan data historis untuk membuat prediksi. Sebagai contoh, jika Anda berencana untuk menjual 50 unit setiap bulan, memperhitungkan biaya bahan baku, tenaga kerja untuk menghasilkan barang, dan biaya untuk menjual dan mendistribusikannya.
3. Juga di bawah biaya operasional, daftar semua pengeluaran tetap Anda dan jumlah yang diharapkan di kolom anggaran. Jangan lupa sertakan perkiraan kenaikan gaji, karyawan baru dan hal-hal lain seperti pembayaran bunga utang.
4. Daftar pengeluaran satu kali, seperti peralatan kantor baru, dengan perkiraan biaya. Ini akan dicantumkan di bawah pengeluaran non-operasional dalam anggaran Anda.

Langkah-langkah ini dapat dilakukan secara manual, tetapi kebanyakan perusahaan menggunakan perangkat lunak untuk fungsi ini. Ini membantu menghasilkan data yang lebih akurat dan lengkap untuk membantu perkiraan Anda, serta ketika Anda membandingkan pengeluaran yang sebenarnya. Dan perangkat lunak perencanaan keuangan yang kuat mencakup program pelatihan dan sertifikat untuk membantu Anda dan tim keuangan Anda memanfaatkan fitur-fiturnya sepenuhnya.

Apa contoh anggaran? Sebagai contoh anggaran, kita akan menggunakan perusahaan kecil hipotetis bernama Michigan Widgets. Berikut tampilan anggaran statis Michigan Widgets setelah menyelesaikan langkah 1-4.

WIDGET MICHIGAN