Manajemen Biaya untuk Startup:Dasar-dasar dan Perangkat Lunak

Manajemen biaya adalah proses dan kebijakan di mana perusahaan melacak dan mengganti biaya yang dimulai oleh karyawan. Manajemen pengeluaran yang lebih baik mengarah pada manajemen pengeluaran yang lebih baik.

Ini sangat penting saat ini untuk startup:Usaha kecil di seluruh industri telah terpengaruh secara tidak proporsional oleh pandemi COVID-19, menurut McKinsey. Tingkat pembakaran menjadi perhatian utama, dan sementara itu, peralihan ke bekerja dari rumah telah memperluas kebijakan pengeluaran—jika memang ada—karena klaim mulai mengalir untuk barang dan jasa seperti peralatan kantor rumah, langganan perangkat lunak dan banyak lagi.

Mengapa Manajemen Biaya Penting untuk Startup?

Startup biasanya sudah bekerja dengan uang terbatas, waktu dan sumber daya. Dan tidak memperhatikan kebijakan manajemen pengeluaran menghabiskan lebih banyak dari ketiganya. Untuk satu hal, membutuhkan biaya hanya untuk memproses laporan pengeluaran karyawan—dan lebih banyak uang jika tidak akurat. Berapa banyak? Rata-rata, $58 per laporan ditambah tambahan $52 untuk memperbaikinya, menurut GBTA.

Keuntungan kecil dalam efisiensi membuat perbedaan besar. Ambil Spark MicroGrants, sebuah startup yang memberikan hibah benih kepada komunitas di Afrika timur sehingga orang dapat meluncurkan bisnis mereka sendiri. Untuk masing-masing dari empat negara di mana Spark beroperasi, butuh satu hari bagi petugas keuangan untuk merekonsiliasi semua laporan pengeluaran.

Direktur keuangan akan meninjau laporan tersebut, dan bolak-balik akan dimulai. Proses manajemen biaya yang lebih baik—yaitu, menerapkan sistem perangkat lunak manajemen pengeluaran—telah menghemat 64 jam setiap bulan.

Kesalahan umum dalam tidak menerapkan proses manajemen biaya sejak dini meliputi:

• Tidak mengembangkan kebijakan manajemen pengeluaran yang mendefinisikan apa yang dicakup, apa yang tidak tercakup dan batas dan ambang untuk memicu persetujuan.
• Tidak mengkomunikasikan dan menegakkan kebijakan secara jelas.
• Tidak menyimpan database informasi yang mudah diakses untuk audit internal reguler serta pelaporan dan audit eksternal yang diperlukan untuk kepatuhan pajak dan, kadang-kadang, oleh pemberi pinjaman dan badan pengatur.
• Tidak secara berkala mengkaji dan memutakhirkan kebijakan untuk menyesuaikan dengan tuntutan bisnis dan iklim ekonomi.

Bagaimana Manajemen Biaya Berbeda untuk Startup?

Perusahaan dapat mendedikasikan seseorang atau beberapa orang di bidang keuangan untuk menangani biaya pemrosesan. Setidaknya ada satu lapisan antara karyawan yang mengajukan pengeluaran dan tim keuangan untuk membantu menandai pengeluaran yang tidak semestinya dan menegakkan kebijakan.

Startup bukanlah perusahaan. Seringkali setiap orang melapor kepada seseorang dalam kepemimpinan senior—yang tidak punya waktu untuk menyisir laporan pengeluaran. Bahkan mungkin tidak ada orang keuangan, apalagi tim, untuk memproses biaya. Mempekerjakan bantuan akuntansi profesional di sini adalah ide yang sangat bagus — bahkan jika itu berarti membuat kontrak dengan agensi untuk membantu membangun dan menentukan kebijakan, serta mendapatkan praktik terbaik tentang bagaimana startup lain mengintegrasikan teknologi untuk merampingkan proses, untuk memulai.

Apalagi, startup tidak memiliki kemewahan yang dinikmati oleh perusahaan “kami selalu melakukannya dengan cara ini, ” kebijakan yang mengakibatkan pembayaran yang tidak tepat waktu dan proses yang sulit diatur. Startup bersaing ketat untuk mempertahankan talenta, dan untuk karyawan yang diharapkan melakukan perjalanan sebagai bagian besar dari peran mereka, proses manajemen biaya akan menjadi bagian besar dari keseluruhan pengalaman karyawan mereka. Mereka akan mengharapkan manajemen pengeluaran untuk memasukkan kemampuan pembayaran seluler, aplikasi seluler untuk masuk dengan mudah dan banyak lagi.

Apalagi, panduan manajemen biaya yang relevan untuk bisnis atau perusahaan yang lebih mapan tidak selalu berlaku untuk startup, dan mampu menelusuri dan menganalisis data dapat membantu perusahaan kecil mengkategorikan dan membenarkan pembelanjaan.

Ambil Penyangga, yang menjual perangkat lunak penjadwalan media sosial, contohnya. Penyelidikan mendalam keuangan Buffer oleh Inc. mengungkapkan bahwa di antara pengeluaran terbesarnya adalah "retret karyawan." Biaya perjalanan tersebut tiga kali lipat dari jumlah rata-rata yang dikeluarkan perusahaan untuk perjalanan bisnis sebagai persentase dari pendapatan, menurut Inc. Tapi, perusahaan dapat melacak dua ide produk utama ke retret tersebut, jadi membelanjakan lebih dari norma industri mungkin merupakan strategi bisnis yang baik. Tetapi bagaimana perusahaan tahu bahwa jika tidak dapat melacak dan menganalisis pengeluaran?

Dasar-dasar Manajemen Biaya Startup

Melacak pengeluaran yang dimulai oleh karyawan diperlukan untuk tujuan pajak. Itu benar untuk semua perusahaan. Untuk startup, manfaat tambahan termasuk menemukan wawasan untuk mengurangi tingkat pembakaran dan untuk membuat perubahan sesuai dengan industri, kondisi pasar dan lingkungan, menurut Tingkat Pertumbuhan.

Bagaimana Anda memulai manajemen pengeluaran sebagai startup?

1. Tentukan berapa banyak perusahaan Anda akan menghabiskan biaya perjalanan dan lainnya. Pedoman dasar dari Asosiasi Perjalanan Bisnis Global adalah sekitar 1% dari pendapatan tahunan, tapi ini bisa lebih atau kurang tergantung pada model bisnis Anda.
2. Tulis kebijakan pengeluaran. Ini harus mencakup:
• Daftar pengeluaran yang memenuhi syarat, cara mengajukan klaim dan jadwal penggantian. Menurut Orba, kategori harus mencakup perjalanan, makanan, hiburan dan perbekalan. Sertakan juga contoh pengeluaran yang tidak memenuhi syarat.
• Batas biaya yang termasuk dalam parameter yang wajar. Untuk panduan tentang biaya terkait perjalanan, GSA A.S. memiliki kalkulator yang menunjukkan tunjangan untuk penginapan, makanan dan biaya tak terduga untuk pegawai federal tergantung pada lokasi perjalanan. IRS merilis tarif penggantian jarak tempuh standar setiap tahun. Dan Biro Statistik Transportasi memberikan panduan tentang harga tiket pesawat rata-rata.
3. Pertimbangkan subkontraktor:Apakah kebijakan standar akan diperluas ke mereka, atau apakah Anda memerlukan dokumen terpisah?
4. Mintalah eksekutif puncak mengomunikasikan kebijakan tersebut. Tetapkan nada sejak dini tentang konsekuensi dari tidak mematuhi pedoman. Dalam kasus di mana karyawan menggunakan kartu kredit mereka sendiri dan diganti, proses penolakan akan berbeda dengan karyawan yang menggunakan kartu yang dibayar perusahaan.
5. Menetapkan proses untuk meninjau dan menyetujui pengeluaran dan untuk menyimpan catatan tersebut. Catat semua pengeluaran sehingga dapat dengan mudah diakses dan dilacak sesuai dengan aturan IRS yang digunakan bisnis untuk melaporkan pendapatan dan pengeluaran—prosesnya berbeda untuk metode tunai versus metode akrual.

Dengan menerapkan proses-proses ini, Anda akan dapat menggunakan data pengeluaran untuk menginformasikan strategi pertumbuhan.

Bagaimana Pelacakan Pengeluaran Membantu Pertumbuhan Startup?

Melacak pengeluaran membantu startup mendanai inisiatif dengan benar untuk memberi mereka peluang sukses terbesar. Sebagai contoh, Spark MicroGrants dapat melihat berapa biaya naik taksi di Burundi vs. Rwanda; wawasan itu membantu mereka melengkapi tim lapangan mereka dengan sumber daya yang tepat. Mungkin sewa lebih hemat untuk beberapa perjalanan.

Ini juga membantu mereka membuat keputusan yang lebih strategis tentang di mana harus mengendalikan biaya dan memperluas layanan berdasarkan data, bukan tebak-tebakan. Proses manajemen pengeluaran yang solid memungkinkan perusahaan untuk “siap untuk percakapan gila itu, ” kata direktur keuangan dan operasi Spark MicroGrants.

Mengotomatiskan proses pelacakan dan pemrosesan biaya juga membebaskan waktu untuk pekerjaan yang lebih bernilai tambah. Philz Coffee meringkas strategi pertumbuhannya untuk mereplikasi toko pertamanya 1, 000 kali untuk “menjaga keistimewaan yang membuat kita sukses.” Manajemen pengeluaran yang tepat memangkas waktu rekonsiliasi kartu kredit perusahaan—yang tadinya memakan waktu empat hari sekarang menjadi beberapa jam. Itu memberi waktu bagi tim keuangan untuk fokus pada tujuan strategis.

Kedua bisnis ini menggunakan perangkat lunak manajemen pengeluaran untuk melacak, mengelola dan memproses biaya.

Bagaimana Perangkat Lunak Manajemen Biaya untuk Startup Bekerja?

Untuk karyawan, perangkat lunak manajemen pengeluaran memudahkan untuk mengajukan laporan pengeluaran, menghemat waktu. Untuk startup, manfaat utamanya adalah untuk menandai outlier dan melacak klaim pengeluaran dengan lebih baik untuk gambaran yang lebih baik tentang pembelanjaan yang dimulai oleh karyawan.

Pilih perangkat lunak manajemen pengeluaran yang tepat untuk bisnis Anda dengan mempertimbangkan hal-hal berikut:

• Apakah Anda memerlukan dukungan multi-bahasa atau multi-mata uang?
• Apakah karyawan Anda akan bekerja dari berbagai lokasi di seluruh negeri atau dunia?
• Apakah ada dukungan seluler, terutama untuk pengambilan kertas kuitansi, serta integrasi GPS untuk pelacakan jarak tempuh?
• Apakah ada integrator bawaan yang akan memudahkan sistem manajemen pengeluaran untuk berkomunikasi dengan AP dan sistem penggajian untuk menyederhanakan proses transaksi-ke-rekonsiliasi?
• Akankah skala perangkat lunak seiring dengan pertumbuhan dan perubahan bisnis?
• Apakah ia memiliki kemampuan dasbor dan pelaporan untuk akses mudah ke informasi untuk audit, baik untuk analisis internal dan kepatuhan peraturan eksternal?

Karena mendukung skenario ini, perangkat lunak manajemen biaya berbasis cloud adalah pilihan yang baik untuk pemula.