Akuntansi Kas:Cara Kerjanya,

Kapan Masuk Akal dan Bagaimana Perbedaannya dengan Akuntansi Akrual

Ketika memutuskan bagaimana melaporkan pendapatan dan pengeluaran, pemilik bisnis dapat memilih dari dua metode akuntansi:akuntansi basis kas dan akuntansi akrual. Selain memengaruhi cara bisnis mempertahankan catatannya, pendekatan yang berbeda memberikan berbagai perspektif tentang kinerja keuangan perusahaan.

Seperti namanya, akuntansi basis kas cenderung memberikan gambaran yang jelas tentang cadangan kas perusahaan. Ini juga relatif mudah untuk dipelajari.

Namun, karena akuntansi basis kas tidak menunjukkan pembayaran masuk atau komitmen yang akan jatuh tempo, itu dapat memberikan gambaran yang tidak lengkap tentang kesehatan perusahaan. Contohnya, itu tidak akan menunjukkan pembayaran sewa mendatang atau pendapatan yang diharapkan dari pesanan yang dipesan tetapi belum dikirim. Juga, karena akuntansi basis kas tidak mencocokkan pengeluaran dengan pendapatan yang terkait dengannya, itu dapat menyajikan gambaran yang menyesatkan tentang kinerja perusahaan. Kinerja perusahaan dapat tampak lebih berfluktuasi di bawah akuntansi basis tunai daripada di bawah akuntansi akrual, karena waktu pendapatan dan pengeluaran yang dicatat bergantung, setidaknya sebagian, pada saat perusahaan dan pelanggan mereka mengeluarkan faktur atau membayar tagihan mereka.

Sebaliknya, akuntansi akrual cenderung menyajikan gambaran pendapatan dan pengeluaran yang "lebih halus" karena mencatatnya saat diperoleh atau dikeluarkan. Contohnya, dengan pendekatan akuntansi akrual, bisnis mencatat biaya penggajian saat karyawan bekerja, daripada ketika mengeluarkan gaji.

Akuntansi akrual dapat memberikan gambaran yang lebih menyeluruh tentang profitabilitas perusahaan. Ini menunjukkan pendapatan ketika perusahaan mengirimkan produk atau layanan kepada pelanggan, di bawah ekspektasi pembayaran akan diterima. Pada kesempatan—semoga jarang—ketika pembayaran tidak diterima, akuntansi akrual memungkinkan untuk piutang tak tertagih.

Apa itu Akuntansi Basis Kas?

Bisnis yang menggunakan akuntansi basis kas mencatat pendapatan ketika benar-benar diterima—katakanlah, ketika cek disetorkan, kliring dan kas masuk ke rekening—dan pengeluaran saat pembayaran dilakukan.

Tanggal-tanggal ini dapat berbeda dari tanggal di mana bisnis benar-benar memberikan layanannya atau menimbulkan biaya.

Siapa yang Menggunakan Akuntansi Cash Basis?

Banyak profesional wiraswasta dan pemilik usaha kecil menggunakan akuntansi berbasis kas. Alasannya? Ini umumnya metode akuntansi yang paling sederhana. Akuntansi berbasis kas juga memberikan gambaran singkat tentang jumlah uang yang sebenarnya dimiliki bisnis. Itu metrik penting untuk perusahaan mana pun.

Sementara banyak yang lebih kecil, perusahaan yang lebih muda dapat menggunakan akuntansi berbasis kas, itu tidak cocok untuk semua. Sebagian besar perusahaan kecil yang membawa persediaan perlu menggunakan akuntansi akrual, karena akan memungkinkan mereka untuk melacak perubahan dalam inventaris. Sebagian besar bisnis yang menawarkan layanan mereka secara kredit juga perlu menggunakan akuntansi akrual.

Sejarah Cash Basis dan Akuntansi Akrual

Selama orang melakukan bisnis, mereka mungkin mencoba mencatat pendapatan dan pengeluaran mereka. Para peneliti telah menemukan bukti catatan akuntansi dari ribuan tahun yang lalu di Mesopotamia.

Pada abad ke-15, Luca Pacioli, seorang biarawan Fransiskan dan ahli matematika, menulis tentang sistem pencatatan yang digunakan oleh pedagang Venesia. Tulisan Pacioli membantu meletakkan dasar untuk apa yang sekarang kita kenal sebagai akuntansi akrual.

Pada abad-abad berikutnya, bisnis tumbuh dan menjadi lebih canggih. Dan, dengan demikian, disiplin akuntansi diikuti sesuai. Selama Revolusi Industri—kira-kira abad ke-18 dan 19—akuntansi menjadi penting karena semakin banyak bisnis mencari investor luar. Sebelum memasukkan uang mereka ke dalam perusahaan, banyak investor, tidak mengherankan, menginginkan beberapa jaminan bahwa mereka akan mencapai pengembalian. Selama ini, pada tahun 1887, cikal bakal American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) diluncurkan.

Untuk memastikan, masalah masih muncul. Komisi Sekuritas dan Bursa AS dibentuk pada 1930-an untuk mengekang manipulasi dan penipuan pasar saham. Prinsip akuntansi yang berlaku umum di AS (GAAP) dikembangkan setidaknya sebagian karena jatuhnya pasar saham tahun 1929 dan setelah Depresi Hebat.

Bahkan dengan perubahan ini, tidak ada metode akuntansi yang dapat sepenuhnya mencegah semua perusahaan memalsukan catatan keuangan mereka. Namun, organisasi yang terlibat dalam trik akuntansi dapat menghadapi hukuman yang signifikan. Contohnya, ketika regulator menemukan raksasa energi Enron telah terlibat dalam kejahatan akuntansi seperti aset yang dinilai terlalu tinggi, perusahaan bangkrut dan lebih dari 20 karyawan dihukum karena kejahatan.

Baru-baru ini, solusi perangkat lunak telah membantu mengotomatisasi banyak fungsi pembukuan dan akuntansi. Ini telah memberi pemilik bisnis dan akuntan kemampuan yang lebih besar untuk meninjau dan menganalisis transaksi.

Akuntansi Dasar Kas vs. Akuntansi Akrual

Dasar Tunai Dasar Akrual Keterangan Pendapatan dicatat pada saat pembayaran diterima; pengeluaran dicatat pada saat pembayaran dilakukan. Pendapatan dan beban dicatat pada saat terjadi transaksi. Keuntungan Relatif sederhana dan mudah dipelajari; menyediakan akuntansi kas yang baik. Lebih akurat mencocokkan pendapatan dan pengeluaran dengan periode terjadinya. Menyediakan pelacakan inventaris. Seringkali memberikan informasi yang lebih baik untuk perencanaan jangka panjang. Memenuhi persyaratan GAAP. Kekurangan Tidak memperhitungkan piutang dan hutang, sehingga tidak mudah menunjukkan uang masuk atau tagihan jatuh tempo. Itu tidak menyediakan pelacakan inventaris, pembayaran sebagian, atau piutang tak tertagih. Lebih rumit dan memakan waktu untuk digunakan. Kemungkinan bahwa suatu bisnis akan berutang pajak atas pendapatan yang belum diterimanya. Bisnis mana yang umumnya menggunakan metode ini? Khas, bisnis yang lebih kecil dan lebih baru. Khas, lebih besar, bisnis yang lebih rumit, termasuk perusahaan publik yang harus mengikuti GAAP. IRS membutuhkan akuntansi akrual untuk banyak perusahaan yang pendapatan tahunan rata-ratanya melebihi $25 juta. Beberapa pemberi pinjaman dan investor membutuhkannya, demikian juga.

Apa itu Akuntansi Akrual?

Dalam akuntansi akrual, pendapatan dan beban dicatat pada saat diperoleh atau dikeluarkan, bahkan jika tidak ada uang yang berpindah tangan pada saat itu. Dengan pembukuan berpasangan, disyaratkan oleh US GAAP, semua transaksi dicatat dua kali, baik sebagai debit maupun kredit. Entri debit meningkatkan biaya tetapi mengurangi pendapatan, sementara entri kredit melakukan sebaliknya, mengurangi pengeluaran dan meningkatkan pendapatan. Total entri debit dan kredit saling mengimbangi.

Dengan menggunakan contoh di atas, perusahaan pengecatan rumah akan mencatat penjualan ketika pelukis menyelesaikan pekerjaan, meskipun tidak ada uang yang berpindah tangan. Demikian pula, pemilik bisnis akan mencatat tagihan listrik saat terjadi.

Perbedaan Utama Antara Akuntansi Basis Kas dan Akuntansi Basis Akrual

Akuntansi berbasis kas umumnya lebih mudah dan lebih mudah untuk dikelola, menyisakan lebih banyak waktu untuk sekadar menjalankan bisnis. Untuk perusahaan kecil atau startup, akuntansi berbasis kas seringkali cukup.

Ketika bisnis tumbuh dan menjadi lebih kompleks, akuntansi akrual sering menjadi lebih tepat. Ini memungkinkan untuk mencatat pendapatan dan pengeluaran pada periode terjadinya, bahkan jika tidak ada uang yang berpindah tangan pada saat itu. Hal ini juga memungkinkan untuk pelacakan persediaan, serta piutang dan hutang. Hasil dari, dapat memberikan gambaran yang lebih akurat tentang kesehatan keuangan perusahaan.

Pada sisi negatifnya, metode akrual biasanya lebih memakan waktu dan lebih sulit dipahami daripada akuntansi berbasis kas. Ini juga bisa lebih menantang untuk menentukan jumlah uang tunai yang dimiliki bisnis.

Memilih Antara Basis Kas dan Akuntansi Akrual

Meskipun bisnis tidak perlu mendapatkan persetujuan dari Internal Revenue Service saat pertama kali memilih teknik akuntansi, itu akan jika memutuskan untuk mengubah metode. Pemberitahuan ini dilakukan dengan mengisi Formulir 3115, Permohonan Perubahan Metode Akuntansi, dengan IRS.

Dan, jika bisnis menggunakan metode tunai untuk pendapatan, itu juga perlu menggunakannya untuk pengeluaran.

Beberapa faktor tambahan dapat ikut bermain ketika memutuskan antara kas dan akuntansi berbasis akrual:

• Karena bisnis yang menggunakan akuntansi basis kas tidak mencatat pendapatan sampai menerima uang tunai, kecil kemungkinannya untuk membayar pajak penghasilan atas penjualan yang belum menerima pembayaran. Di akhir tahun, mungkin bisa mempercepat beberapa pengeluaran, sehingga menurunkan laba bersihnya dan menurunkan pajak yang harus dibayarnya.
• Perusahaan publik di AS harus mengikuti prinsip akuntansi yang berlaku umum (GAAP), yang membutuhkan metode akuntansi akrual.
• Banyak pemberi pinjaman dan investor mengharuskan perusahaan tempat mereka berbisnis untuk menggunakan metode akrual akuntansi. Bahkan jika bisnis saat ini tidak mencari pendanaan dari luar, jika mengharapkan untuk melakukannya dalam beberapa tahun ke depan, mungkin masuk akal untuk menggunakan akuntansi berbasis akrual dari awal.
• Demikian pula, beberapa pembeli bisnis memerlukan laporan keuangan yang diaudit, dan audit yang dilakukan berdasarkan US GAAP memerlukan akuntansi akrual. Pemilik bisnis yang berencana untuk menjual bisnis mereka dalam beberapa tahun mungkin ingin mulai menggunakan akuntansi akrual jika mereka belum melakukannya.

Faktor terpenting dalam memutuskan metode akuntansi mana yang akan dipilih hanyalah:Apa yang paling sesuai dengan bisnis Anda?

Contoh Akuntansi Basis Kas

Pertimbangkan layanan pengecatan rumah yang menyelesaikan proyek dan mengirimkan faktur pada bulan April dan menerima pembayaran kartu kredit ke akun bisnisnya dari pemilik rumah pada bulan Mei. Di bawah metode akuntansi basis kas, perusahaan mencatat pendapatan saat pembayaran diterima, meskipun itu terjadi beberapa minggu setelah pekerjaan selesai. Ada kesenjangan antara waktu saat "peristiwa ekonomi" terjadi dan dicatat.

Sebaliknya, katakanlah pengecat rumah menerima tagihan listrik $175 yang mencakup bulan April dan membayarnya pada bulan Mei. Dengan metode akuntansi kas, bahwa $175 dicatat sebagai biaya bulan Mei meskipun itu mencakup layanan yang diberikan pada bulan April.

Pro dan Kontra Akuntansi Basis Kas

Kedua metode akuntansi menarik bagi bisnis yang berbeda karena alasan yang berbeda.

Keuntungan Akuntansi Basis Kas

Kesederhanaan akuntansi basis kas menarik bagi banyak pemilik usaha kecil. Ini adalah metode yang relatif mudah untuk melatih personel keuangan untuk digunakan dan tidak memerlukan banyak pembukuan untuk dipertahankan seperti akuntansi akrual namun memberikan informasi yang cukup sehingga banyak usaha kecil dapat melacak kinerja mereka secara wajar. Dan karena tidak mempertimbangkan pendapatan dan pembayaran di masa mendatang, itu memberikan pandangan yang kuat tentang kas perusahaan saat ini.

Kekurangan Akuntansi Basis Kas

Di samping itu, karena akuntansi berbasis kas tidak mencocokkan pengeluaran dengan pendapatan yang mereka bantu hasilkan, dapat memberikan gambaran yang tidak akurat tentang kinerja bisnis. Katakanlah sebuah perusahaan membeli T-shirt senilai $500 pada bulan Agustus dan menjualnya seharga $700 pada bulan September. Di bawah akuntansi berbasis kas (dan dengan asumsi tidak ada pendapatan atau pengeluaran lain), itu akan menunjukkan kerugian $500 pada bulan Agustus dan keuntungan $700 pada bulan September. Tidak ada nomor, dengan dirinya sendiri, benar-benar mencerminkan kinerja bisnis.

Dasar akrual akuntansi, karena itu termasuk hutang dan piutang, dapat lebih akurat menunjukkan kinerja perusahaan. Ini berarti dapat menawarkan dasar yang lebih baik untuk perencanaan jangka panjang.

Beberapa pemberi pinjaman mengharuskan klien bisnis mereka untuk menggunakan akuntansi akrual. Bisnis ini umumnya meliputi:

• Korporasi (selain korporasi S) dengan penerimaan bruto tahunan rata-rata untuk tiga tahun pajak sebelumnya melebihi $25 juta, diindeks untuk inflasi.
• Kemitraan yang memiliki korporasi (selain korporasi S) sebagai salah satu mitra mereka, dan penerimaan bruto tahunan rata-rata untuk tiga tahun pajak sebelumnya melebihi $25 juta (diindeks untuk inflasi).
• Tempat penampungan pajak.

Bagaimana Perangkat Lunak Akuntansi Dapat Membantu Akuntansi Berbasis Tunai

Perangkat lunak akuntansi dapat membantu bisnis apa pun secara akurat menggunakan sistem akuntansi berbasis kas atau berbasis akrual. Perangkat lunak ini dapat merampingkan proses akuntansi dan membantu memastikan akurasi dan kepatuhan terhadap peraturan. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang solusi akuntansi NetSuite, jadwalkan konsultasi gratis hari ini.