Cara Menyelenggarakan Retret Virtual

Apakah Anda ingin merencanakan retret virtual untuk perusahaan Anda tetapi tidak tahu harus mulai dari mana? Kami akan membagikan kiat dan trik kami sendiri agar retret virtual Anda juga bisa sukses.

Itu adalah hari yang menyedihkan ketika kami memutuskan untuk membatalkan retret tim YNAB yang kami cintai pada tahun 2020. (COVID!). Perusahaan kami telah sepenuhnya terpencil sejak awal, dan retret pribadi setahun sekali itu telah melegenda! Tetapi dengan perencanaan yang terarah, kami melakukan retret virtual yang masih menangkap keajaiban.

Retret kami berlangsung selama dua hari kerja, enam jam setiap hari, termasuk istirahat. Berikut adalah beberapa aktivitas yang kami sertakan, bersama dengan tips dan pelajaran untuk menginspirasi aktivitas Anda sendiri!

Bagaimana Kami Menjalankan Retret Virtual yang Sukses

Bangun Semangat

Sekitar sebulan sebelum retret, kami membuat saluran Slack retret yang ditunjuk untuk membangun kegembiraan, dan memulai obrolan yang baik. Antisipasi adalah kuncinya! Kami membuang teaser tentang kedatangan barang curian, permainan papan, dan hal-hal lain yang membuat tim kami terpesona.

Bawa Keajaiban dengan Camilan

Makanan ringan adalah bagian yang tidak dapat dinegosiasikan dari retret pribadi kami! Jadi, untuk tetap menyertakannya, kami menggunakan SnackMagic, sebuah platform pemberian snack. Sekitar seminggu sebelum retret, semua orang menerima email dari SnackMagic yang mentraktir mereka sekotak penuh makanan ringan yang bisa mereka pilih. Kotak-kotak itu tiba tepat sebelum retret, dan wow, Anda akan mengira kami mengejutkan tim dengan perjalanan ke Maui! ! (Catatan editor:ini tidak berlebihan. Mereka luar biasa.)

Anda Tidak Bisa Salah Dengan Kartu Hadiah Pengiriman Makanan

Makan bersama juga merupakan bagian yang sangat disukai dari retret tatap muka di YNAB. Kami mengirimkan kartu hadiah elektronik kepada setiap anggota tim ke layanan pengiriman makanan (apa pun yang mereka miliki secara lokal) sehingga orang-orang tetap dapat makan “bersama” jika mereka mau.

Mainkan Game Online (Dan Uji Terlebih Dahulu)

Permainan papan adalah keharusan mutlak di retret YNAB! (Mungkin #1 must-have.) Tim Operasi kami mencoba beberapa game online sebelumnya, (hei, seseorang harus melakukannya!), lalu kami meminta tim untuk mendaftar ke game yang mereka inginkan bermain setiap hari. Sebelum dan selama retret, kami memastikan semua orang tahu tempat untuk setiap permainan, siapa pemimpin kelompok mereka, dan bahkan mengirim undangan kalender yang menyertakan info grup dan tautan permainan. Codenames dan Drawphone sama-sama sukses besar!

Rencanakan Beberapa Kegiatan Menyenangkan dan Tak Terduga

Kami menyertakan beberapa kegiatan menyenangkan dan tak terduga lainnya yang membantu orang-orang bertemu dalam kelompok yang lebih kecil dan saling mengenal. Kami menggunakan Puzzle Break untuk ruang pelarian virtual (menyukai ini!), Icebreaker untuk obrolan satu lawan satu yang ditugaskan secara acak, dan proyek kerja untuk bersenang-senang yang kami beri judul Proyek Kerja Super Rahasia Tim Kecil. Kami menyimpan detail untuk yang itu, yah, rahasia, sampai proyek dimulai!

Coba Tur Kampung Halaman

Anggota tim masing-masing dapat memilih untuk membuat video opsional yang menunjukkan kepada kita rumah atau kampung halaman mereka. Kami menonton Tur Kampung Halaman ini bersama-sama selama 30 menit beberapa kali selama retret. Kami senang melihat sekilas ini ke rumah dan lingkungan satu sama lain!

8 Tindakan Retret Virtual

1. Jelaskan agendanya . Apakah ada kegiatan tertentu yang semua orang di tim ingin hadiri? Apa itu opsional?
2. Bersikaplah peka terhadap fakta bahwa orang-orang akan hadir dari rumah. Mereka akan memiliki kebutuhan dan interupsi (halo, balita lapar!) yang tidak akan ada jika retret dilakukan secara langsung. Beri tahu grup Anda bahwa tidak apa-apa untuk fleksibel dengan jadwal mereka saat dibutuhkan!
3. Tinggalkan sedikit misteri! Rencanakan beberapa kejutan atau aktivitas tanpa menunjukkan semua kartu Anda.
4. Berikan kesempatan kepada orang-orang untuk berinteraksi satu lawan satu atau dalam kelompok kecil. Sebisa mungkin, buat kembali obrolan dadakan yang terjadi secara langsung, saat orang-orang benar-benar saling mengenal.
5. Berikan makanan dengan cara tertentu!! Banyak orang berhubungan dengan makanan. Tetapi jika makanan bukan milik tim Anda, temukan hal lain yang bisa bangun koneksi di tim Anda, dan gabungkan.
6. Berkomunikasi, berkomunikasi, berkomunikasi. Beri tahu grup Anda tanggal, jadwal, dan (setidaknya) rencana tentatif sebelumnya, lalu pastikan semua orang tahu ke mana harus pergi pada waktu tertentu. Kami memiliki agenda utama (Google doc), dan memposting tautan rapat Zoom dan pengingat di Slack selama retret.
7. Kenali tim Anda! Apakah mereka membutuhkan satu minggu penuh untuk retret? Apa yang memicu percakapan? Apa yang membantu mereka terhubung? Aktivitas masa lalu apa yang telah mereka bicarakan lama setelah itu terjadi? Lelucon dalam hati apa yang sering muncul?
8. Jalani seluruh retret seolah-olah Anda adalah anggota tim. Pertanyaan apa yang bisa muncul untuk seseorang pada titik tertentu? Sesuaikan jadwal, instruksi, dan rencana Anda sehingga tim Anda sebebas mungkin dari stres. Bantu itu mengalir untuk mereka.

3 Hal yang Harus Dihindari Selama Retret Virtual

1. Melakukan terlalu banyak aktivitas. Ada banyak pilihan menyenangkan untuk retret virtual, tetapi tahan keinginan untuk melakukan semuanya. Pilih yang paling sesuai dengan tim Anda! Pikirkan kualitas daripada kuantitas.
2. Melempar sesuatu bersama-sama. Bahkan retret virtual membutuhkan banyak perencanaan yang matang, atau itu akan terasa seperti konferensi murahan lainnya. Jangan hanya mengadakan retret demi retret.
3. Berpikir bahwa itu akan sempurna. Lakukan yang terbaik untuk merencanakan dan terobsesi dengan detail, tetapi kemudian bersiaplah ketika ada sesuatu yang tidak berjalan sesuai rencana.

Apa Lagi yang Kami Pelajari

• Bangun dalam jeda nyata. Pertimbangkan untuk memasukkan waktu selama jam retret yang benar-benar istirahat, ketika tidak ada yang terjadi. Dengan begitu orang tidak harus memilih antara kegiatan "pilihan" atau benar-benar melepaskan diri dari kesosialan retret. Ini membantu menurunkan FOMO.
• Bersikaplah peka terhadap anggota tim di zona waktu yang berbeda. Kali ini, kami menjaga aktivitas kami pada jam kerja standar untuk sebagian besar tim. Tetapi karena kami juga memiliki banyak anggota tim internasional, lain kali kami akan menjadwalkan lebih banyak kegiatan selama mereka jam kerja standar.
• Beri ruang di antara aktivitas. Orang-orang ingin waktu hanya untuk mengobrol dan mengobrol, terpisah dari bermain game bersama atau melakukan aktivitas lain. Mereka membutuhkan kesempatan untuk percakapan dan interaksi yang tidak direncanakan. Lain kali, kita mungkin meninggalkan sedikit ruang untuk bernafas di antara aktivitas.

Dengan retret apa pun, virtual atau tidak, yang terpenting adalah orang-orangnya. tim Anda. Jadi, apa pun yang Anda pilih untuk retret virtual Anda, tetap ingat orang-orang Anda, dan bersenang-senanglah dengannya. Jika Anda bertujuan untuk menyenangkan mereka, dan menunjukkan betapa berharganya mereka, Anda bisa menjadi prrreeeetty yakin Anda akan berhasil!

Ingin mempelajari lebih lanjut tentang budaya perusahaan YNAB atau bagaimana berkembang sebagai tenaga kerja jarak jauh? Ikuti kami di LinkedIn atau dengarkan podcast mingguan pendiri kami!