10 Manfaat Utama dari Otomatisasi AP

Apa itu otomatisasi AP?

Perangkat lunak otomatisasi hutang usaha (AP) memberdayakan bisnis dengan mengurangi tugas manual dan membebaskan arus kas. Anda dapat mengirimkan faktur, mengelola persetujuan dan memproses pembayaran melalui satu platform dengan persetujuan cepat serta visibilitas dan kontrol yang lebih baik atas proses dan data keuangan penting.

Sekitar 55% bisnis menangani data keuangan secara manual, menurut Laporan Wawasan Hutang 2018 PayStream Advisors. Pemrosesan manual itu membutuhkan waktu, membutuhkan personel yang mahal dan menimbulkan ruang untuk kesalahan—dan itu hanya puncak gunung es dalam hal manfaatnya.

10 Manfaat Otomatisasi Hutang (AP)

Mengotomatiskan proses hutang akun menambah nilai sambil membebaskan tim Anda untuk fokus pada peningkatan back office. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari otomatisasi AP.

1. Penghematan waktu: Secara tradisional, faktur akan duduk di meja atau menunggu di kotak masuk email untuk persetujuan. Perutean otomatis memotong penundaan tersebut dan menyederhanakan proses persetujuan. Aturan khusus dapat diterapkan ke alur kerja sehingga orang yang tepat secara otomatis menerima faktur pada waktu yang tepat dengan pengingat yang dapat diprogram. Dasbor memberi pengguna tingkat tinggi, tampilan real-time dari pemrosesan faktur, mengurangi jumlah waktu yang dibutuhkan untuk memburu status. Keseluruhan, Otomatisasi AP berarti sekitar 18% lebih sedikit hari yang harus dibayar yang belum dibayar (DPO), menurut Grup Aberdeen. Itu setara dengan penghematan rata-rata sekitar 5,55 hari.
2. Faktur berbiaya rendah: Otomatisasi proses bisnis menghemat biaya tenaga kerja dan mengurangi biaya sulit, seperti perlengkapan kantor dan perangko untuk surat antar kantor. Biaya bulanan rata-rata untuk memproses 5, 000 faktur secara manual adalah $64, 500, menurut data dari Jaringan APP2P. Memproses jumlah faktur yang sama dalam operasi otomatis akan menelan biaya sekitar $8, 850. Itu kira-kira penghematan 85%.
3. Peningkatan akurasi: Memilih otomatisasi AP berarti mengurangi kesalahan. Perangkat lunak otomatisasi AP dirancang untuk melindungi Anda dari beberapa kesalahan paling umum. Tidak perlu memasukkan header faktur atau data item baris secara manual. Lebih-lebih lagi, data faktur divalidasi terhadap informasi perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), membuatnya mudah untuk menangkap pembayaran duplikat.
4. Wawasan yang ditingkatkan: Dengan dasbor yang komprehensif, Perangkat lunak otomatisasi AP menyediakan jendela yang jelas untuk siklus pembayaran. Sangat mudah untuk melihat di mana faktur berada dan siapa yang harus dihubungi jika terjadi penundaan. Data dapat diimpor dan diekspor dengan akses waktu nyata—sempurna untuk pelaporan dan analisis, terutama pada akhir siklus bisnis.
5. Perlindungan penipuan: Diperkirakan 81% perusahaan menjadi target penipuan pembayaran pada 2019, catat Survei Penipuan dan Kontrol Pembayaran AFP. Perangkat lunak otomatisasi AP dapat membantu perlindungan bisnis Anda dari penipuan dengan mengontrol karyawan mana yang memiliki akses ke persetujuan faktur dan pelepasan pembayaran. Anda dapat membangun alur kerja persetujuan dengan banyak orang dan meningkatkan kemungkinan menangkap faktur palsu sebelum pembayaran diproses. Dengan sistem manajemen proses seperti itu, tidak ada satu pun karyawan yang berfungsi sebagai satu-satunya orang yang ditugaskan untuk menyetujui pembayaran. Ini tidak hanya membantu mengurangi kemungkinan penipuan, tetapi juga membantu Anda memeriksa ulang data yang hilang atau salah.
6. Peningkatan transparansi data: Dasbor yang disempurnakan membuat pelacakan produktivitas karyawan lebih mudah, yang juga berguna untuk ulasan karyawan. Manajer dapat memanfaatkan alat untuk melacak kinerja dan produktivitas individu dan tim.
7. Pelestarian data berbiaya rendah: IRS merekomendasikan menyimpan catatan hingga tujuh tahun. Biaya penyimpanan untuk semua dokumen itu dapat bertambah. Biaya tahunan rata-rata untuk memelihara satu lemari arsip lima laci standar adalah $2, 603.64 menurut Departemen Teknologi Informasi North Dakota. Sementara itu, satu terabyte biaya data serendah $6,99 per bulan untuk pemeliharaan.
8. Audit mudah: Perangkat lunak otomatisasi AP yang komprehensif dapat membantu Anda dengan manajemen dokumen, yang dapat bermanfaat untuk audit. Sistem menghubungkan semua dokumen dan pesan yang terlibat dengan setiap transaksi, sambil mencocokkan faktur dengan pesanan pembelian dan tanda terima. Jejak audit yang dapat dicari ini mengurangi peluang Anda kehilangan dokumen penting. Ini juga dapat membantu Anda mempertahankan kepatuhan terhadap peraturan untuk pengajuan triwulanan atau tahunan.
9. Integrasi dengan sistem yang ada: Perangkat lunak otomatisasi AP dapat dengan mudah diintegrasikan dengan ERP perusahaan Anda, database dan sistem keuangan utama. Tidak perlu masuk dan keluar dari aplikasi yang berbeda atau memasukkan kembali data ke beberapa sistem (dan meningkatkan kemungkinan kesalahan).
10. Diskon pembayaran awal: Sebagian besar vendor menawarkan diskon pembayaran lebih awal. Dan lagi, menurut Institut Manajemen Keuangan (IOFM), sebagian besar bisnis mendapatkan kurang dari 21% dari semua penawaran diskon pembayaran awal, dan 12% bisnis tidak mengumpulkan diskon pembayaran awal. Ada banyak alasan mengapa diskon ini terlewatkan. Namun, menurut Laporan AP &Modal Kerja PayStream Advisors, 31% responden mengatakan perutean faktur secara manual untuk pembayaran dan persetujuan menghalangi diskon pembayaran awal.

Memilih Solusi Otomatisasi AP

Sebelum Anda mulai berbelanja perangkat lunak otomatisasi AP, penting untuk mempertimbangkan proses hutang usaha Anda yang ada. Ini dimulai dengan mensurvei tim Anda. Apa poin rasa sakit mereka? Hambatan apa yang mereka hadapi dalam interaksi AP sehari-hari? Apa yang mereka perlukan untuk mencapai tujuan di masa depan? Gunakan tanggapan mereka untuk merumuskan daftar fitur perangkat lunak otomatisasi AP yang "harus dimiliki".

Setelah Anda mengumpulkan wawasan dari tim Anda, saatnya untuk menilai lanskap teknologi Anda saat ini. Periksa dengan tim teknologi informasi (TI):Apakah ada persyaratan perangkat lunak khusus yang perlu diperhatikan? Anda juga perlu mempertimbangkan integrasi sistem. Yang utama di antaranya adalah sistem ERP Anda; Anda ingin mengurangi entri data ganda. Anda mungkin juga ingin mengintegrasikan sistem manajemen pengeluaran atau perangkat lunak perencanaan anggaran.

Tergantung pada berapa banyak sistem yang Anda miliki, Anda mungkin menemukan taruhan terbaik Anda adalah menggunakan sistem otomatisasi mandiri. Namun, jika bisnis Anda baru, atau Anda ingin mengganti perangkat lunak, Anda lebih baik dengan suite procure-to-pay yang mencakup otomatisasi AP. Software ini mencakup semua kebutuhan pengadaan, termasuk manajemen AP dan terdiri dari modul terpisah yang dapat digunakan dalam berbagai kombinasi.

Perlu diingat:Solusi perangkat lunak otomatisasi AP terbaik perlu mendukung setiap skenario utang usaha yang mungkin dihadapi bisnis Anda, yang dapat Anda lakukan dengan platform seperti NetSuite yang mengintegrasikan fitur-fitur ini. Melakukan pekerjaan rumah Anda dapat membantu Anda memastikan Anda membuat pilihan yang tepat untuk jangka panjang.