6 Masalah Umum Faktur dan Cara Mengatasinya

Perusahaan Anda dapat melakukan pekerjaan yang sangat baik, memiliki anggota tim yang berdedikasi dan melayani sekelompok besar pelanggan, tetapi jika fungsi fakturnya tidak berfungsi dengan baik, Anda tidak akan lama berbisnis.

Faktur adalah dasar untuk setiap perusahaan. Prosesnya juga membutuhkan ketelitian dan ketepatan waktu. Salah, dan Anda tidak akan dibayar atau Anda akan dibayar terlambat untuk produk atau layanan Anda, yang benar-benar memengaruhi arus kas Anda. Dan ketika Anda tidak dibayar, Anda tidak dapat memberikan kompensasi kepada karyawan Anda atau menutupi biaya overhead Anda.

Kesalahan dalam proses pembuatan faktur juga dapat menimbulkan kecurigaan pelanggan tentang praktik bisnis Anda. Kesalahan berulang akan meningkatkan potensi bahaya ini lebih tinggi dan memaksa pelanggan Anda untuk memikirkan kembali apakah mereka ingin berbisnis dengan Anda (atau tidak).

Kabar baiknya adalah ada beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk mengurangi kesalahan faktur dan menanamkan tingkat kepercayaan yang tinggi dalam basis pelanggan Anda.

6 Masalah dan Solusi Faktur

1. Faktur tidak ada

   Jika faktur tidak sampai ke penerima yang dituju, mereka tidak akan dibayar. Dan jika Anda menggunakan syarat pembayaran net 30 dengan pelanggan Anda—dan Anda tidak menerima konfirmasi penerimaan otomatis—maka mungkin perlu satu bulan atau lebih sebelum Anda menyadari bahwa faktur tersebut hilang. Hal ini dapat secara signifikan mempengaruhi arus kas, belum lagi memaksa Anda untuk memulai proses faktur dari awal lagi.

   Hindari masalah ini dengan menggunakan perangkat lunak keuangan yang tidak hanya secara otomatis mengirimkan atau mengirimkan faktur langsung ke orang yang tepat di departemen hutang pelanggan Anda, tetapi itu juga memberi tahu Anda ketika faktur telah dibuka dan dilihat. Pastikan alamat email yang benar dikaitkan dengan setiap akun pelanggan dan Anda secara teratur memeriksa faktur yang “belum dilihat”. Itu adalah sinyal bahwa mereka tidak diterima atau ditinjau. Cari sistem otomatis yang dapat diatur untuk menandai dan mengingatkan Anda ketika faktur tidak dilihat untuk jangka waktu tertentu.

2. Faktur yang Membingungkan

   Meskipun bahasa yang digunakan pada faktur Anda mungkin cukup jelas bagi Anda (kami melakukan pekerjaan X dengan imbalan X sejumlah dolar), pelanggan Anda mungkin melihat pesan itu melalui lensa yang berbeda. Hal ini dapat menyebabkan kebingungan atas faktur, dan ini sangat bermasalah jika Anda menjual beberapa produk atau layanan yang berbeda kepada pelanggan yang sama, dan menagihnya beberapa kali berbeda.

   Abaikan masalah ini dengan menjelaskan bahasa dan format faktur Anda sejelas mungkin dan dengan menggunakan pesanan pembelian (PO) asli, kutipan pekerjaan atau dokumentasi lain untuk menghasilkan deskripsi Anda. Dengan membuat faktur sesederhana mungkin untuk dipahami, proses persetujuan akan berjalan lebih lancar karena departemen akuntansi dan pemberi persetujuan memahami dengan tepat apa yang mereka bayar.

3. Data Hilang

   Jika Anda ingin faktur Anda dibayar tepat waktu dan tanpa perlu campur tangan manusia tambahan, mereka harus akurat. Ketika data yang dibutuhkan pelanggan untuk dapat memproses faktur hilang, ada kemungkinan besar pembayaran Anda akan jatuh ke belakang sampai seseorang mengetahui masalahnya.

   Sebagai contoh, alih-alih hanya menggunakan "setelah diterima" sebagai tanggal jatuh tempo, sangat spesifik tentang kapan tepatnya faktur jatuh tempo. Itu akan membantu pelanggan Anda mengelola jadwal pembayaran mereka sendiri tanpa harus menebak kapan faktur jatuh tempo. Catat setiap diskon atau insentif untuk membayar lebih awal serta denda keterlambatan dan jenis pembayaran yang diterima.

   Memiliki konsistensi, data yang diperbarui di seluruh sistem Anda sangat penting, itulah sebabnya membantu untuk memiliki sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) untuk mengikat semuanya bersama-sama. Sistem otomatis Anda harus menandai jenis masalah ini untuk Anda, atau Anda dapat meninjaunya dengan tangan untuk memastikan semua bidang diisi dengan logis, informasi yang relevan. Bagaimanapun, memiliki proses untuk meninjau data faktur secara menyeluruh sebelum menekan "kirim."

   7 Penagihan yang Harus Dimiliki

   Inilah cara membuat faktur yang efektif

   
   • Terperinci, daftar item item yang ditagih.
   • Tanggal faktur dikeluarkan.
   • Rincian penagihan:Apakah Anda menagih per jam atau per proyek? Apakah ada biaya yang dipanggang?
   • Jenis pembayaran yang diterima dan cara pembayarannya.
   • Tanggal jatuh tempo—dan kejelasan adalah kuncinya di sini. Ungkapan umum yang dapat menyebabkan kebingungan meliputi:"Batas waktu X hari sejak diterimanya.", "hari kerja pertama" dan "akhir bulan". Semua tidak jelas. Sebagai gantinya, gunakan "Batas waktu X hari dari tanggal penerbitan faktur."
   • Setiap diskon atau insentif lain untuk membayar lebih awal.
   • Detail penalti terlambat, jika berlaku.

4. Kesalahan dalam Faktur

   Kesalahan terjadi. Mungkin Anda lupa merinci layanan yang dilakukan anggota tim, atau mungkin Anda tidak menyadari bahwa pelanggan Anda membutuhkan pesanan pembelian yang dicetak pada faktur dengan cara tertentu. Mungkin Anda dikenakan biaya dua kali untuk produk atau layanan yang sama, atau mungkin Anda meletakkan titik desimal di tempat yang salah—secara efektif mengubah $1 itu, 000.00 layanan menjadi $10, 000 kewajiban.

   Anda dapat meminimalkan atau menghilangkan kesalahan faktur dengan menggunakan platform keuangan otomatis yang menghitung untuk Anda, memberi tahu Anda saat bidang formulir dibiarkan kosong dan menyertakan persyaratan khusus pelanggan, seperti itu diperlukan nomor PO. Jika Anda mengelola faktur secara manual, pastikan untuk memeriksa ulang matematika Anda dan memastikan bahwa semua bidang telah diisi sebelum mengirim.

   Dengan mengambil "tampilan terakhir" ini pada pekerjaan Anda, Anda akan dapat secara signifikan mengurangi jumlah pengiriman uang yang tertunda karena kesalahan faktur.

5. Kesalahan Faktur Berulang

   Seperti yg disebutkan, penetapan harga yang salah, matematika yang tidak akurat, tanggal jatuh tempo pembayaran yang hilang dan kelalaian lainnya dapat menyebabkan penundaan pembayaran yang tidak dapat dilakukan oleh perusahaan mana pun. Ketika kesalahan ini terjadi berulang kali, mereka menyebabkan ketidakpercayaan dalam basis pelanggan Anda. Ketika orang keuangan harus meluangkan waktu untuk berputar kembali dan mencari tahu masalahnya, menentukan berapa banyak siklus yang terpengaruh, menghitung penyesuaian yang diperlukan dan memastikan itu tidak terjadi lagi, Anda menghabiskan banyak waktu untuk klien itu. Bahkan ketika kesalahan tidak disengaja, Anda dapat merusak hubungan atau bahkan kehilangan pelanggan itu.

   Untuk mencegah kesalahan berulang, menggali dan mencari tahu akar penyebabnya. Perbaikan satu kali hanya membuang-buang waktu semua orang. Sebagai contoh, jika sistem otomatis Anda menarik informasi harga dari database yang belum diperbarui dalam enam bulan, cabut steker pada penerbitan faktur sampai database dapat di-refresh. Atau, jika faktur yang dibuat secara manual rentan terhadap masalah matematika, periksa kembali masing-masing sebelum mengirim. Memiliki pelanggan senang yang membayar segera akan sepadan dengan waktu ekstra yang dihabiskan.

6. Informasi Kontak Salah atau Hilang

   Sebagian besar perusahaan memiliki kotak email atau karyawan khusus untuk menerima semua faktur yang masuk. Perusahaan yang lebih besar mungkin memiliki banyak orang yang menangani tugas ini di berbagai divisi perusahaan. Jika faktur Anda tidak sampai ke orang yang tepat, ada kemungkinan besar itu mendarat di "tumpukan surat yang hilang" dari faktur yang tidak pernah dibayar. Jika Anda tidak mengharapkan untuk dibayar hingga 30+ hari setelah mengirimkan faktur, itu akan menjadi setidaknya satu bulan sebelum Anda menangkap masalah.

   Selesaikan masalah secara proaktif dengan mengonfirmasi—dan mengonfirmasi ulang—penerima yang benar untuk faktur Anda, mengetahui bahwa mungkin ada beberapa karyawan berbeda yang ditugaskan ke akun Anda, tergantung pada diversifikasi produk dan layanan Anda. Juga menyadari bahwa orang pindah ke posisi baru atau meninggalkan perusahaan sama sekali, jadi tinjau dan perbarui kontak secara teratur, mengatakan setiap enam sampai 12 bulan.

Jika Anda membuat salah satu atau semua kesalahan faktur yang diuraikan dalam artikel ini, pikirkan bagaimana kesalahan yang tampaknya kecil ini memengaruhi arus kas dan laba Anda. Mungkin yang lebih penting, pertimbangkan bagaimana mereka berdampak negatif pada hubungan pelanggan Anda. Dengan mengambil saran yang diuraikan di sini, Anda dapat menghindari banyak masalah ini, meningkatkan hubungan pelanggan Anda dan menjalankan organisasi yang lebih menguntungkan.