Berapa Lama Untuk Menyimpan Catatan Keuangan? Berikut Panduan Singkat

Posting ini berisi beberapa tautan afiliasi dari merek yang kami percayai yang membantu kami mengembangkan Clever Girl Finance! Silahkan lihat pengungkapan kami untuk informasi lebih lanjut.

Pernah bertanya-tanya berapa lama untuk menyimpan catatan keuangan? Atau berapa lama untuk menyimpan laporan bank? Catatan apa yang akan menjadi kekacauan yang tidak perlu? Catatan mana yang akan menjadi paling penting jika terjadi kesalahan yang disebabkan oleh orang lain? Apa yang harus Anda simpan dan apa yang harus Anda hancurkan?

Nah, inilah panduan singkat tentang berapa lama untuk menyimpan berbagai jenis catatan keuangan Anda. Ingatlah bahwa jika Anda merasa tidak nyaman membuang sesuatu, Anda pasti harus menyimpannya!

Catatan keuangan untuk disimpan secara permanen / selamanya

Ada dokumen keuangan yang harus Anda simpan selamanya "untuk berjaga-jaga" jika diperlukan. Ini adalah dokumen penting, dan ada beragam alasan mengapa Anda membutuhkannya. Namun, beberapa yang lain mungkin jarang Anda butuhkan.

Pencatatan yang baik terlepas dari penggunaan masih sangat penting. Penting juga untuk memberi tahu orang yang Anda cintai di mana Anda menyimpan dokumen-dokumen ini jika Anda tidak mampu atau mendahului mereka dalam kematian.

Dokumen-dokumen ini harus disimpan di tempat yang aman, sebaiknya brankas tahan api atau brankas. Ada pilihan yang lebih murah seperti amplop tahan api/tahan air. Namun, efektivitas metode ini tidak sekuat memiliki brankas tahan api.

Beberapa catatan yang perlu disimpan selamanya, "untuk berjaga-jaga, ” adalah beberapa dokumen terpenting.

Rekor selamanya

• Akta kelahiran / Dokumen adopsi: Biasanya dibutuhkan untuk pekerjaan, mendaftar di sekolah, mendapatkan SIM, manfaat, penambahan asuransi, dll.
• Sertifikat Kematian: Biasanya diperlukan untuk penutupan, membatalkan, dan transfer rekening. Juga diperlukan untuk memenuhi polis asuransi jiwa, pensiun, manfaat kematian, dll.
• Surat Nikah: Biasanya diperlukan untuk status dan/atau perubahan nama BPJS, perubahan nama SIM, pinjaman hipotek, asuransi jiwa, asuransi kesehatan, dll.
• Kehendak: Hal ini diperlukan setelah kematian untuk penunjukan properti, hak, dan permintaan orang yang meninggal. Menyimpan catatan juga membantu ketika mungkin ada kesalahan dalam sistem pengarsipan di panitera seperti panitera, atau bahkan kurangnya pengajuan sama sekali.
• Catatan hipotek yang dilunasi untuk perumahan, tanah, dan properti lainnya: Akta amanah, surat promes, dan catatan kepuasan bisa menjadi dokumen yang sangat penting. Terutama dalam hal terjadi kesalahan administrasi baik dari kantor pemberi pinjaman hipotek, kantor pengacara, atau kantor panitera kabupaten, selama transfer atau penjualan rumah atau properti.
• Pernyataan kontribusi IRA untuk kontribusi yang tidak dapat dikurangkan untuk membuktikan bahwa Anda membayar pajak: Untuk menghindari implikasi pajak karena kesalahan atau misfiling.

Pentingnya menyimpan catatan ini

Dokumen-dokumen ini penting untuk disimpan karena memberikan bukti peristiwa tertentu yang terjadi atau ketika pertukaran properti terjadi.

Sebagian besar dari dokumen-dokumen ini juga diarsipkan di kantor register atau pencatat akta di daerah tempat properti itu berada atau di mana peristiwa itu terjadi. Menyimpan catatan ini sangat penting terutama ketika ada kesalahan dalam pengarsipan atau tidak ada catatan yang diajukan sama sekali.

Dokumen yang perlu Anda arsipkan ke registrar lokal mungkin juga tersedia secara online. Beberapa, seperti catatan vital, hanya dapat tersedia untuk diminta secara langsung dari individu yang berwenang.

Catatan keuangan untuk disimpan untuk hal-hal yang aktif

Jika Anda memiliki kontrak aktif, Pinjaman, atau kewajiban/kontribusi keuangan lainnya yang bersifat aktif, Anda ingin menyimpan catatan itu tanpa batas.

Contohnya meliputi:

• Dokumen asuransi
• Kontrak
• Kontribusi program pensiun
• Catatan ekuitas/saham
• Pernyataan broker
• Catatan perbaikan rumah
• Catatan pajak properti
• Pembayaran hutang yang sedang berlangsung
• Catatan untuk item yang terkait dengan jaminan aktif
• Catatan untuk barang yang tidak melebihi tanggal pengembaliannya

Ini adalah dokumen yang harus disimpan untuk berjaga-jaga jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Anda tidak pernah tahu kapan akan ada masalah beberapa tahun dari sekarang dan Anda mungkin memerlukan dokumen-dokumen ini.

Ada kasus di mana masalah properti tidak ditemukan sampai beberapa dekade kemudian. Jadi, penting untuk menyimpan dokumen-dokumen ini tanpa batas waktu.

Berapa lama untuk menyimpan pengembalian pajak dan dokumen?

Untuk catatan tertentu, setelah 7 tahun tidak perlu lagi menyimpannya. Apalagi untuk hal-hal seperti utang yang sudah lunas. Ini karena 7 tahun biasanya merupakan kerangka waktu yang diperbolehkan untuk item-item tersebut untuk ditantang.
Namun Anda dapat menyimpannya lebih lama jika Anda mau. Jenis rekaman ini meliputi:

• Kembalian pajak
• Catatan terkait pajak mis. pembayaran tunjangan, kontribusi amal, dll

Penting juga untuk mengingat pedoman di bawah ini dari IRS karena berkaitan dengan pengembalian pajak Anda:

• Pengembalian pajak atau kredit: Simpan catatan selama 3 tahun sejak tanggal Anda mengajukan pengembalian asli Anda. Atau 2 tahun dari tanggal Anda membayar pajak. Mana yang lebih lambat jika Anda mengajukan klaim untuk kredit atau pengembalian dana setelah Anda mengajukan pengembalian Anda.
• Klaim kerugian: Simpan catatan selama 7 tahun jika Anda mengajukan klaim atas kerugian dari sekuritas yang tidak berharga atau pengurangan kredit macet.
• Pendapatan yang tidak dilaporkan: Buat catatan selama 6 tahun jika Anda tidak melaporkan pendapatan yang harus Anda laporkan, dan itu lebih dari 25% dari pendapatan kotor yang ditunjukkan pada pengembalian Anda.
• Tidak ada pengembalian pajak yang diajukan: Simpan catatan tanpa batas waktu jika Anda tidak mengajukan pengembalian.
• Laporan penipuan: Simpan catatan tanpa batas waktu jika Anda mengajukan laporan pengembalian palsu.
• Catatan pajak pekerjaan: Menyimpan catatan pajak pekerjaan setidaknya selama 4 tahun setelah tanggal jatuh tempo atau pembayaran pajak, mana yang kemudian.

Catatan keuangan untuk disimpan setidaknya 3 tahun

Ada beberapa dokumen yang dapat Anda simpan untuk waktu yang lebih singkat tetapi masih dianggap relevan untuk disimpan. Banyak dari dokumen-dokumen ini harus disimpan selama tiga tahun untuk memberikan bukti pembayaran, menyelesaikan, atau layanan klaim sebelumnya.

• Polis asuransi yang dibatalkan
• Catatan penjualan properti mis. investasi dan real estate
• Membayar tagihan medis (dari pembayaran akhir perawatan tertentu)
• Dokumentasi apa pun yang Anda perlukan untuk pajak capital gain atau untuk mendukung pemotongan atas pengembalian pajak Anda.

Setiap klaim aktif/terbuka berdasarkan polis sebelumnya harus disimpan selama tiga tahun sejak tanggal klaim diselesaikan.

Berapa lama untuk menyimpan laporan bank?

Laporan bank termasuk dalam kategori dokumen keuangan untuk disimpan setidaknya satu tahun. Pada dasarnya, laporan bank Anda menunjukkan catatan transaksi keuangan Anda dan Anda ingin menyimpannya setidaknya satu tahun.

Jenis dokumen ini biasanya merupakan dokumen yang lebih umum yang mungkin Anda miliki. Mereka juga penting untuk dimiliki jika Anda perlu menyengketakan transaksi atau membuktikan pembayaran atau penyelesaian.

Dokumen pernyataan lain yang harus Anda simpan juga meliputi:

• Cek yang dibatalkan
• Catatan gaji
• Catatan pembayaran tagihan

Catatan: Jika salah satu dari dokumen-dokumen ini merupakan persyaratan untuk pengurangan pajak, Anda harus menyimpannya lebih lama - lihat di atas.

Banyak perusahaan sekarang menawarkan catatan gaji elektronik, layanan pembayaran tagihan online, dan perbankan online. Jika Anda menggunakan layanan ini dan menyimpan dokumen dengan data sensitif, penting untuk mengenkripsi perangkat dan/atau file yang disimpan.

Penting juga untuk menggunakan langkah-langkah keamanan umum. Contohnya, menggunakan perangkat atau komputer yang telah memperbarui perlindungan malware, sering ganti password, dan menahan diri untuk tidak menggunakan perangkat yang tidak Anda percayai.

Berapa lama untuk menyimpan catatan bisnis?

Ada aturan berbeda untuk penyimpanan catatan untuk bisnis Anda. Karena sebagian besar bisnis memiliki lebih banyak bagian yang bergerak dan berurusan dengan lebih dari sekadar pemilik, akan ada lebih banyak catatan. Juga, sebagian besar persyaratan penyimpanan catatan bisnis lebih ketat.

Beberapa catatan berhubungan dengan bisnis, beberapa berurusan dengan pelanggan, beberapa berurusan dengan karyawan, dan beberapa berurusan dengan Internal Revenue Service.

Di bawah ini adalah beberapa catatan yang perlu disimpan oleh bisnis dan menyarankan jumlah waktu untuk menyimpannya:

• Pajak penghasilan: 6 tahun, 7, jika ada pengurangan untuk kerugian utang atau cek buruk.
• Catatan pembayaran/pajak karyawan: 4 tahun setelah pajak tersebut dibayar atau harus dibayar.
• Catatan Kompensasi Pekerja: 10 tahun.
• Biaya dan pengeluaran operasional bisnis: Sebagian besar biaya ini dianggap sebagai dokumentasi pendukung untuk tujuan pajak. Apa pun yang dianggap sebagai dokumentasi pendukung harus disimpan selama 3 tahun kecuali jika berada di bawah pedoman IRS lainnya. Dokumen yang terkait dengan pertanggungan polis asuransi yang mungkin memerlukan bukti pembelian/biaya, dll harus disimpan lebih lama jika perusahaan asuransi membutuhkan. Dokumentasi apa pun yang terkait dengan jaminan harus disimpan sampai pertanggungan berakhir jika melampaui 3 tahun.
• Laporan bank bisnis: 7 tahun. Sebaiknya simpan catatan tahunan yang terperinci untuk meminimalkan dokumen yang terkait dengan laporan bulanan.

Catatan: Jika Anda menggunakan sesuatu untuk tujuan pajak, pedoman untuk IRS akan berlaku. Lihat di atas atau situs web resmi IRS.

Poin IRS utama tentang pencatatan keuangan

IRS secara khusus menyebutkan dua poin, baik untuk bisnis maupun individu. Semoga, Anda tidak memiliki persyaratan untuk melakukannya:

• Buat catatan selama 6 tahun jika Anda tidak melaporkan pendapatan yang harus Anda laporkan, dan pendapatan yang tidak dilaporkan ini lebih dari 25% dari pendapatan kotor yang ditunjukkan pada pengembalian Anda.
• Tidak mengajukan pengembalian pajak? Simpan catatan tanpa batas waktu jika Anda tidak mengajukan pengembalian.
• Apakah Anda korban penipuan pajak? Simpan catatan tanpa batas waktu jika Anda mengajukan laporan pengembalian palsu.

Banyak perusahaan sekarang menggunakan teknologi untuk beberapa layanan keuangan dan atau penagihan. Penting untuk memastikan ketika Anda menggunakan layanan ini untuk keuangan, penagihan, dan/atau menyimpan data yang berpotensi rahasia dan pribadi, Anda menggunakan teknologi tepercaya dan aman untuk mencegah pencurian identitas dan penipuan.

Tidak jarang mendapatkan saran bahwa Anda harus menyimpan segalanya untuk bisnis Anda. Jika Anda memiliki kemewahan ruang tak terbatas, fisik atau digital, dan hebat dengan organisasi, ini juga selalu menjadi pilihan.

Seperti disebutkan sebelumnya, jika Anda merasa tidak nyaman untuk menyingkirkan sesuatu, Simpan saja.

Jadi di mana Anda harus menyimpan catatan keuangan Anda?

Cara paling aman adalah memindai dan mengenkripsi catatan Anda yang dapat Anda simpan secara lokal di hard drive dengan cadangan cloud terenkripsi.

Jika Anda menyukai ide rekaman digital tanpa menyiapkan teknologinya sendiri, bank tertentu sekarang menawarkan brankas virtual. Mereka memungkinkan Anda mengunggah dokumen dengan aman, banyak dari mereka gratis jika tetap di bawah ukuran penyimpanan tertentu.

Jika Anda tidak nyaman dengan salinan digital, maka Anda dapat menyimpan salinan kertas dengan aman di brankas yang terkunci. Pastikan itu tahan api dan tahan air atau Anda dapat menyimpannya di brankas di brankas di bank Anda.

Brankas favorit kami meliputi:

• Kotak kunci tahan api dari SentrySafe. Ini fitur kunci kunci datar untuk mencegah tutup dari membuka jika terjadi kebakaran dan termasuk dua kunci. Brankas menampung file gantung ukuran letter (dibeli terpisah) untuk memudahkan penyimpanan paspor, kartu jaminan sosial, dan akta kelahiran.

• Brankas Keamanan AmazonBasics. Brankas kompak ini menawarkan kapasitas 0,5 kaki kubik. Ini dengan baik menampung berbagai item, termasuk dokumen hukum dan keuangan, paspor, perhiasan, uang tunai, dan banyak lagi.

Satu hal penting yang perlu diperhatikan adalah bahwa surat wasiat dan dokumen lain yang biasanya diperlukan dalam keadaan darurat atau dalam jangka waktu yang singkat tidak boleh disimpan dalam brankas. Sebagai contoh, dokumen yang berisi keinginan pemakaman seseorang. Ini karena mengaksesnya biasanya terbatas pada jam perbankan. Dan mereka biasanya hanya dapat diakses oleh individu yang berwenang.

Catatan apa yang harus Anda hancurkan?

Ketika sampai pada catatan spesifik apa yang harus Anda hancurkan, berikut daftar yang perlu diingat:

1. Penawaran kartu kredit melalui pos. Jadi tidak ada orang lain yang mengajukan kredit atas nama Anda.
2. Cek yang dibatalkan atau dibatalkan. Cek ini memiliki nomor rekening dan informasi perutean Anda.
3. Kartu kredit yang kedaluwarsa . Strip magnetik masih memiliki informasi yang disandikan di atasnya.
4. Potongan gaji lama . Anda selalu dapat meminta ini dari majikan Anda.

Ingatlah bahwa, jika Anda memilih untuk tidak lagi menyimpan catatan keuangan atau pribadi, itu ide yang baik untuk rusak untuk melindungi diri dari pencurian identitas. Untuk menghancurkan dokumen di rumah, Anda dapat membeli penghancur kertas dan penghancur kartu kredit murah seperti ini di bawah ini dari Amazon.

Pencatatan keuangan yang tepat dapat menghemat banyak stres

Pencatatan keuangan yang tepat memastikan bahwa Anda mengetahui gambaran besar keuangan Anda. Dan yang sangat penting, ketika Anda mengetahui semua catatan Anda, Anda dapat melindungi diri dari dan dengan cepat mengidentifikasi pencurian identitas.

Pastikan bahwa jika Anda pernah menjadi tidak mampu, orang-orang dalam hidup Anda yang membutuhkan dokumen-dokumen ini tahu di mana menemukannya. Penting untuk memastikan bahwa siapa pun yang perlu membayar tagihan dan menemukan jenis dokumen ini dapat mengaksesnya dengan mudah.

Jangan lupa, jika Anda tidak yakin apakah Anda harus menyimpan sesuatu, Simpan saja. Lebih baik menyimpannya dan tidak membutuhkannya daripada membutuhkannya tetapi membuangnya.