4 Cara untuk Mencapai Kolaborasi yang Mulus Saat Beralih ke Model Kerja Hibrida

Cara Mencapai Kolaborasi yang Sempurna dalam Model Kerja Hibrida

Menggabungkan WFH dengan kehidupan kantor adalah jalan ke depan, tetapi ini menimbulkan beberapa tantangan — terutama dalam kelancaran operasional. Mari kita pertimbangkan bagaimana rintangan itu dapat diatasi.

Kembali pada tahun 2019 ketika Covid-19 hanya ada di benak para ahli virologi, kerja jarak jauh masih jarang. Di sebagian besar dunia (setidaknya dunia barat), akses ke internet telah cukup cepat dan konsisten selama tahun , namun pengusaha menentang konsep memberi pekerja mereka lebih banyak kebebasan karena mereka takut apa yang akan dilakukan dengan itu.

Kisah horor yang mereka bacakan ketika diminta menggambarkan para profesional yang malas menggunakan relatif kurangnya pengawasan mereka untuk tidak menyelesaikan apa pun sambil mengaku bekerja dengan rajin. Apakah mereka benar-benar percaya bahwa ini akan terjadi? Beberapa melakukannya, sementara yang lain hanya mengulanginya karena mereka tidak ingin berubah. Perubahan itu rumit dan canggung, sedangkan status quo nyaman.

Jadi ketika penguncian pertama dimulai dan pemerintah di mana-mana tidak memberikan pilihan kepada bisnis selain mengadopsi metode kerja jarak jauh, itu adalah besar-besaran perubahan, mirip dengan lompatan generasi yang tiba-tiba dalam teknologi. Semua orang mengharapkan kerja jarak jauh menjadi besar suatu hari , tetapi mereka tidak siap untuk hari itu untuk beralih ke hari ini .

Lewati ke titik ini dan kami telah mengumpulkan beberapa wawasan penting. Nah, dua wawasan yang secara alami mengarah ke yang ketiga:

1. Bekerja dari jarak jauh sangat memungkinkan. Kekhawatiran bahwa hal itu akan menyebabkan keruntuhan produktivitas jelas tidak berdasar. Ini naik dalam beberapa kasus dan sedikit di tempat lain, dengan sebagian besar perusahaan secara kasar sama produktifnya dengan sebelum shift.
2. Kolaborasi menderita dari kejauhan. Bekerja di tempat yang terpisah sulit untuk tim. Komunikasi online hanya berjalan sejauh ini, dan sulit untuk termotivasi ketika Anda menghabiskan setiap hari di ruang kantor rumah yang terisolasi.
3. Pendekatan hibrida adalah jalan yang harus ditempuh. Dengan mempertahankan ruang kantor tetapi menjadikan kehadiran sebagai opsional, perusahaan yang berpikiran maju bisa mendapatkan yang terbaik dari keduanya:kebebasan dan murahnya kerja jarak jauh, dan kepuasan koneksi langsung.

Pindah ke model hibrida tidak akan secara otomatis mengarah pada kolaborasi yang luar biasa, meskipun. Ini adalah pendekatan yang baru lahir yang membutuhkan banyak pemikiran dan upaya untuk dioptimalkan. Mengingat hal ini, fokus posting ini adalah mencapai kolaborasi yang mulus dengan struktur hibrida — dan kami akan melihat empat cara di mana Anda dapat mewujudkannya. Mari kita temui mereka.

Konsisten Dengan Sistem yang Anda Gunakan

Pada hari tertentu, tinjau beban kerja dan kebiasaan dua pekerja:satu di kantor, dan yang lainnya bekerja dari rumah. Apa perbedaannya? Jika mereka beristirahat pada waktu yang berbeda, membingkai hari-hari mereka secara berbeda, dan berkomunikasi dengan rekan kerja mereka pada tingkat yang berbeda, tidak ada masalah. Tetapi bagaimana jika mereka secara fundamental bekerja melalui sistem yang berbeda?

Ini tidak masuk akal seperti kedengarannya. Alat tertentu mungkin telah diperkenalkan di kantor, dengan asumsi mendasar bahwa pekerja jarak jauh akan diberi tahu tidak terpenuhi. Selain itu, pekerja jarak jauh — merasa terputus dari tim mereka — dapat mulai menggunakan lebih banyak waktu untuk alat mereka lebih suka menggunakan, menghindari yang direkomendasikan kepada mereka.

Masalah dengan disparitas semacam ini adalah bahwa mereka menimbulkan kebingungan dan kerjasama yang lambat. Karyawan A berkonsultasi dengan Karyawan B pada tugas tertentu, tetapi mereka menggunakan perangkat lunak yang berbeda untuk menangani hal serupa dan tidak dapat berkomunikasi secara efektif. Inilah mengapa sangat penting bagi perusahaan (terutama perusahaan besar) untuk berinvestasi dalam perangkat lunak yang mencakup semua.

Sistem berbasis cloud yang luas (seperti Really Simple Systems CRM, tentu saja) tidak hanya lebih kuat daripada alternatif. Mereka juga lebih baik untuk menyatukan perusahaan, memastikan bahwa semua orang berada di halaman yang sama dan mengurangi hambatan operasional. Singkatnya, setiap pekerja harus bersandar pada sistem yang sama baik di dalam maupun di luar kantor.

Membuat Orang-Orang Mengerjakan Tugas di Seluruh Perusahaan

Tidak mungkin mencapai kolaborasi yang mulus jika Anda tidak terlibat dalam apa pun kolaborasi — dan tidak, membuat banyak orang bekerja untuk tujuan yang sama tidak memerlukan kolaborasi. Melepaskan karyawan dari struktur kantor klasik dengan menjadikannya opsional juga memungkinkan mereka untuk tetap diam. Bahkan bisa terjadi secara tidak sengaja, dengan Karyawan A ingin berada di kantor pada hari Senin dan Selasa dan Karyawan B lebih memilih hari Kamis dan Jumat.

Selain itu, sifat sebagian besar perusahaan meninggalkan kolaborasi ekstensif karena kebanyakan tambahan opsional:sesuatu yang cenderung muncul karena diskusi kebetulan selama rapat kantor. Jadi ketika adalah suatu keharusan (ketika sebuah proyek datang yang secara sah menuntut upaya gabungan dari semua pekerja perusahaan), itu aneh dan sulit dipahami orang.

Jika Anda ingin mahir berenang, Anda perlu berenang secara teratur — dan jika Anda ingin pandai berkolaborasi, Anda perlu lebih banyak berkolaborasi. Oleh karena itu, penting untuk memberikan tugas di seluruh perusahaan secara semi-sering — betapapun dibuat-buatnya — yang dapat membuat orang bekerja sama dan meningkatkan keterampilan komunikasi mereka.

Idealnya, tugas-tugas itu akan benar-benar berguna bagi perusahaan secara keseluruhan. Sumber daya adalah investasi besar, misalnya:membawa semua orang untuk berkontribusi pada basis pengetahuan (situs yang dapat diakses yang dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan pelanggan tanpa memerlukan komunikasi langsung) adalah salah satu pilihan, seperti merombak situs web bisnis Anda dengan cara yang mencerminkan kepribadian di balik struktur perusahaan (orang ingin mendukung perusahaan yang pada dasarnya tampak seperti manusia).

Pastikan Setiap Orang Mengetahui Penjadwalan

Karyawan A menyelesaikan bagian proyek mereka tetapi benar-benar dapat memperoleh manfaat dari penilaian Karyawan B sebelum mengirimkannya untuk persetujuan. Mereka menuju ke kantor pada hari berikutnya sehingga mereka dapat mendiskusikannya dengan mereka secara langsung, hanya untuk mengetahui bahwa Karyawan B tidak ditemukan di mana pun. Ternyata, Karyawan B memutuskan untuk mencampuradukkan rutinitas kerja campuran mereka dan akan bekerja dari rumah selama sisa minggu, mengharuskan diskusi dilakukan secara online (atau tidak sama sekali).

Ini tidak terdengar seperti masalah besar, tetapi kita berbicara tentang semulus kolaborasi sebagai tujuan, dan membuang-buang waktu mencoba mengejar ketinggalan dengan seseorang tidak cocok dengan itu. Pekerja akan mengetahui percakapan mana yang paling baik ditangani secara langsung dan mana yang lebih baik sebagai obrolan online — mereka hanya perlu tahu apa yang akan dilakukan rekan kerja mereka sehingga mereka dapat mengakomodasi.

Oleh karena itu, sebanyak mungkin orang harus mengatur jadwal mereka dengan cukup jelas sebelumnya, dengan penyesuaian menit terakhir dijaga seminimal mungkin. Jika ada karyawan yang tidak menggunakan model hybrid (mereka bekerja secara eksklusif dari kantor atau dari rumah) maka mereka jelas dapat dikeluarkan dari persamaan, tetapi mereka yang mencampur dan mencocokkan harus jelas tentang rencana mereka sehingga rekan-rekan mereka dapat membuat keputusan yang tepat.

Selanjutnya, mendorong orang untuk merangkul fleksibilitas kolaboratif akan sangat membantu. Dengan kata lain, lebih baik memiliki pekerja yang bersedia mengubah jadwal mereka dengan cepat daripada memiliki pekerja yang secara kaku mengatur jadwal mereka dan tidak akan pernah mengubahnya. Anda tidak dapat mengamanatkan ini, dan tidak boleh mencoba — tetapi kemungkinan besar benar bahwa karyawan Anda akan bersedia mengalah sedikit jika mereka tahu itu untuk kepentingan kolega mereka.

Rampingkan Garis Besar Proyek Anda

Bolak-balik proyek kolaboratif selalu berpotensi menimbulkan masalah, dan pengenalan kerja jarak jauh hanya menambah itu. Anda dapat menghubungkannya dengan elemen serah terima dari perlombaan estafet:bahkan serah terima yang paling anggun menambah waktu keseluruhan, dan setiap kaki tambahan mengurangi efisiensi umum. Pertimbangkan bagaimana hal ini memperumit masalah yang telah kita bahas, seperti penjadwalan yang tidak jelas yang mengganggu komunikasi.

Sebuah proyek yang membutuhkan keterampilan sepuluh orang tidak boleh diuraikan dengan rangkaian pertukaran yang berbelit-belit, dengan Karyawan A meneruskannya ke Karyawan B yang meneruskannya ke Karyawan C yang kemudian harus meneruskannya kembali ke Karyawan B. Kolaborasi apa pun yang mengambil pendekatan itu akan menghabiskan lebih banyak waktu dan usaha daripada yang sebenarnya dibutuhkan.

Dengan merencanakan setiap proyek untuk mengurangi pertukaran dan meminimalkan pertemuan (satu pertemuan panjang dengan semua orang di kantor lebih baik daripada enam pertemuan singkat yang dapat dengan mudah ditunda), Anda dapat menghilangkan admin yang tidak perlu dan melewatkan banyak kerusakan yang jadwal yang bertentangan dapat menyebabkan. Pendeknya? Buat semuanya sederhana .

Pemikiran Akhir

Pada akhirnya ada dua kunci untuk kolaborasi yang kuat:komunikasi dan penjadwalan. Semakin banyak yang dapat Anda lakukan untuk membuat anggota tim Anda terbiasa bekerja bersama dan menyelaraskan jadwal mereka, semakin mudah dan bermanfaat mereka dapat menggabungkan upaya mereka. Dengan mengikuti saran yang telah kami bahas di sini, Anda akan memiliki peluang yang jauh lebih baik untuk memanfaatkan pendekatan hybrid yang akan segera menjadi standar agar berhasil.