Lihatlah Surat-surat yang Dikirimkan

Surat pengiriman pada dasarnya adalah dokumen yang berisi informasi tentang pengiriman atau pengangkutan sertifikat keamanan. Khas, mereka dikirim setiap kali ada perubahan kepemilikan sekuritas. Di bawah ini adalah beberapa fitur terpenting dari salinan pengiriman dan mengapa itu menjadi lampiran penting setiap kali sekuritas ditransfer.

Signifikansi Surat Pengiriman

Surat pengiriman memberikan informasi penting mengenai sekuritas yang dikirim. Dalam beberapa kasus, surat itu bahkan akan berisi data yang sangat sensitif, seperti kata sandi untuk perangkat penyimpanan elektronik yang menyertainya. Dengan memberikan rincian tentang surat berharga yang diangkut, salinan pengiriman juga akan mencegah penerima gagal untuk memperhatikan fakta-fakta penting yang dapat mempengaruhi perlakuan akuntansi, pengajuan atau, setidaknya, identifikasi yang tepat dari dokumen keamanan.

Fungsi dari Salinan Transmisi

Khas, jenis surat ini digunakan agar pihak yang berkepentingan dapat dengan mudah mengidentifikasi dan memverifikasi surat berharga yang dikirimkan. Jenis komunikasi tertulis ini secara khusus menggambarkan sifat atau jenis dokumen yang diangkut. Surat pengiriman harus ditulis sedemikian rupa sehingga memberikan gambaran singkat tentang dokumen yang menyertainya. Penting bahwa penulis menunjukkan berapa banyak sertifikat yang terkandung dalam pengiriman.

Jika sertifikat keamanan akan dikirim ke negara lain, akan lebih praktis jika surat itu memberikan rincian yang lebih jelas tentang dokumen-dokumen tersebut. Ini akan membantu instansi pemerintah yang ditugaskan di titik keberangkatan dan masuk dalam memverifikasi isi kiriman.

Format yang Diterima

Pengiriman surat harus singkat dan padat. Selalu ingat bahwa tujuan utama dari jenis surat ini adalah untuk memperkenalkan kepada penerima surat berharga yang dikirimkan. Isi surat biasanya menggambarkan transaksi yang mendasari yang memunculkan transfer kepemilikan dan pengiriman sertifikat keamanan.

Sebagai penulis atau pengirim, Anda juga dapat menekankan bahwa pengangkutan dan penerimaan sekuritas akan berarti pemenuhan tujuan yang ditetapkan atau perjanjian sebelumnya. Jika ada instruksi khusus yang ditujukan kepada penerima, rincian tersebut juga dapat dimasukkan dalam surat itu. Ini terutama benar jika ada kontrak yang menyertainya yang perlu ditandatangani oleh pihak penerima.

Waktu yang Tepat untuk Mengirimkan Transmittal

Sangat penting bahwa surat pengiriman dikirim bersama dengan sertifikat keamanan atau dokumen yang harus ditunjukkan. Mengirim surat sebelum atau setelah pengiriman sekuritas mengalahkan tujuan salinan pengiriman.

Karakteristik Penting Lainnya dari Surat Pengiriman

Jangan pernah menyertakan detail teknis di badan surat. Tetap berpegang pada informasi yang sederhana dan ringkas. Tambahan, jangan lupa untuk menambahkan detail kontak yang memungkinkan penerima untuk menghubungi Anda atau perwakilan perusahaan mana pun. Jika surat Anda berisi instruksi lebih lanjut untuk penerima, jangan lupa untuk menentukan tanggal jatuh tempo untuk bertindak berdasarkan instruksi tersebut. Akhirnya, surat pengiriman tidak boleh dilampirkan secara fisik atau harfiah pada sertifikat keamanan. Selalu ingat bahwa surat itu adalah dokumen terpisah.