ETFFIN Finance >> Kursus keuangan >  >> Manajemen keuangan >> Akuntansi

Rekonsiliasi Buku Besar:Panduan Langkah-demi-Langkah

Bahkan dengan bantuan perangkat lunak, kesalahan masih terjadi. Untuk mengetahui dan memperbaiki kesalahan akuntansi, ikuti panduan ini untuk menyelesaikan rekonsiliasi buku besar.

Jika Anda tahu cara menyeimbangkan buku cek, Anda sudah lebih dari setengah jalan untuk mempelajari cara menyeimbangkan buku besar.

Ikhtisar:Apa itu rekonsiliasi buku besar?

Buku besar menyimpan transaksi bisnis yang diatur berdasarkan akun. Rekonsiliasi buku besar memastikan Anda mencatat setiap transaksi dengan benar dengan membandingkan dokumen sumber -- laporan keuangan, cek, dan faktur -- dengan catatan akuntansi.

Sebelum perangkat lunak akuntansi ada, bisnis akan mencatat setiap transaksi bisnis dalam "jurnal umum", log transaksi kronologis. Transaksi yang sama dicatat di buku lain yang disebut “buku besar”, yang menjaga saldo berjalan setiap akun.

Katakanlah ini tahun 1999, dan bisnis Anda menerima tagihan utilitas $500. Anda akan membuka jurnal umum dan mencatat entri jurnal:

Tanggal Akun Debit Kredit 15/10/20 Beban Utilitas $500 Hutang Usaha $500 Untuk listrik bulan September - Faktur #1044

Kemudian, Anda akan membuka buku besar untuk memperbarui saldo akun yang terpengaruh. Bagian hutang akun buku besar Anda akan terlihat seperti ini.

Tanggal Transaksi Debit Kredit Saldo Saldo awal $1.000 10/1 Tagihan Telepon - Faktur #4194 $100 $1.100 10/5 Perlengkapan kantor (berbayar) - Faktur #33 $300 $800 15/10 Utilitas - Faktur #1044 $500 $1.300

Bisa dibayangkan betapa mudahnya melakukan kesalahan pencatatan transaksi yang sama di dua tempat. Akuntan secara teratur melakukan rekonsiliasi buku besar untuk mendeteksi kesalahan.

Jurnal umum dan buku besar tetap eksis di era akuntansi modern, hanya saja tidak dalam format analog. Alih-alih mencatat setiap transaksi di dua tempat, Anda mencatat transaksi satu kali, mengurangi kemungkinan kesalahan transposisi.

Sekarang, rekonsiliasi buku besar terlihat berbeda -- dan lebih mudah -- berkat munculnya perangkat lunak akuntansi. Bisnis Anda harus tetap melakukan rekonsiliasi buku besar setidaknya setiap tiga bulan untuk mendeteksi kesalahan dalam jumlah dan kategori transaksi. Teknologi tidak kebal terhadap kesalahan.

Cara menyiapkan rekonsiliasi buku besar

Akuntansi menuntut ketelitian dan kesabaran. Ambil beberapa napas pembersihan sebelum mencapai langkah pertama.

1. Bandingkan saldo akun awal dan akhir

Sebelum Anda mulai mendalami transaksi bisnis Anda, pastikan saldo akhir akun aset, kewajiban, dan ekuitas sebelumnya sama dengan saldo awal periode ini, hingga satu sen. Jika Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi, Anda akan dapat menyelesaikan langkah ini dengan cepat karena kecil kemungkinan perangkat lunak Anda melakukan kesalahan, namun hal itu dapat terjadi.

Akun sementara -- pendapatan dan beban -- dimulai dari nol di awal setiap periode. Perangkat lunak akuntansi dapat secara otomatis menyiapkan entri penutup pada akhir setiap periode akuntansi, meniadakan pendapatan dan pengeluaran untuk awal yang baru di periode mendatang. Tutup buku Anda setidaknya setiap tahun, tetapi praktik terbaik adalah melakukannya setiap bulan.

Mereka yang menyimpan buku mereka secara manual harus meluangkan waktu mereka dalam langkah pertama ini. Anda tidak ingin memeras otak Anda kemudian mencoba menemukan apa yang ternyata merupakan kesalahan administrasi yang tidak masuk akal.

Untuk membandingkan saldo akun awal dan akhir, lihat saldo percobaan yang disesuaikan perusahaan Anda dari periode akuntansi sebelumnya dan buku besar dari periode akuntansi ini. Untuk akun aset, kewajiban, dan ekuitas, cocokkan saldo akhir pada neraca percobaan dengan saldo awal buku besar. Akun pendapatan dan pengeluaran harus dimulai dengan saldo nol.

Saya sedang melakukan rekonsiliasi buku besar untuk contoh perusahaan yang menggunakan QuickBooks Online. Saya mencocokkan saldo rekening kas perusahaan per 30 September 2020 dengan saldo awal buku besar Oktober.

2. Rekonsiliasi akun ke buku besar

Saatnya menyingsingkan lengan baju Anda untuk audit buku besar. Akun demi akun, sisir semua transaksi yang terdaftar di buku besar Anda untuk periode tersebut. Pastikan Anda memiliki dokumentasi yang mendukung tanggal, jumlah dolar, dan akun yang terlibat.

Rekening bank Anda mungkin yang paling aktif, artinya butuh waktu paling lama untuk berdamai. Sebagian besar paket perangkat lunak akuntansi memiliki fitur rekonsiliasi bank yang mengotomatiskan sebagian proses.

Jika Anda bukan satu-satunya orang yang memiliki akses ke dana bisnis Anda, Anda harus mencocokkan dokumentasi persetujuan untuk setiap transaksi. Auditor di suatu tempat akan berterima kasih.

Setelah Anda merekonsiliasi akun kas Anda, Anda dapat pindah ke akun lain yang lebih kecil. Beberapa perangkat lunak akuntansi, QuickBooks Online, misalnya, memiliki alat rekonsiliasi akun untuk akun non-tunai.

Pembukuan manual perlu menambahkan langkah ekstra di sini. Karena Anda menyimpan transaksi di jurnal umum dan buku besar, ada kemungkinan Anda melewatkan transaksi di satu tempat. Buat kolom di buku Anda untuk memberi tanda centang saat transaksi di buku besar dan jurnal umum cocok. Anda juga harus menghitung ulang setiap total akun untuk menghilangkan kesalahan administrasi.

Katakanlah saya ingin merekonsiliasi transaksi terakhir di akun hutang usaha perusahaan sampel kami.

Untuk menyelesaikan rekonsiliasi, saya menarik faktur perusahaan, yang menguatkan tanggal dan jumlah transaksi

3. Buat entri koreksi

Jadi, Anda menyelesaikan rekonsiliasi akun dan melihat jumlah yang dimasukkan salah. Jangan panik:Anda dapat memperbaikinya dengan entri yang benar.

Ini praktik terbaik untuk tidak mengedit entri yang salah. Sebagai gantinya, catat entri yang mengoreksi. Anda dapat membalikkan transaksi yang salah dan membuat entri baru. Atau, Anda dapat membuat entri baru yang memperbaiki kesalahan dalam satu gerakan. Anda cenderung tidak membuat kesalahan lagi jika mencoba metode sebelumnya.

Misalnya, saya menemukan seseorang yang salah mencatat pembayaran dari pelanggan bernama Travis. Buku besar mengatakan dia membayar $81, tapi cek menunjukkan dia membayar $810.

Balikkan entri yang salah dengan menukar akun yang semula Anda debet dan dikreditkan:

Akun Debit Kredit Piutang Usaha - Travis $81 Uang Tunai $81

Kemudian, catat entri yang benar:

Akun Debit Kredit Uang Tunai $810 Piutang Usaha - Travis $810

Jika Anda mengidentifikasi transaksi yang hilang dalam pembukuan Anda, catat entri jurnal seolah-olah Anda tidak melewatkannya sejak awal.

4. Siapkan jurnal penyesuaian

Merupakan kebiasaan untuk mencatat penyusutan dan entri penyesuaian lainnya pada akhir periode akuntansi, setelah Anda yakin tidak ada kesalahan dalam pembukuan Anda. Perangkat lunak akuntansi Anda dapat secara otomatis membuat entri jurnal berulang jika diperlukan.

Misalnya, perusahaan sampel membuat entri jurnal berulang yang mencatat $500 dalam depresiasi mesin pada akhir setiap bulan.

Akun Debit Kredit Beban Penyusutan - Mesin $500 Akumulasi Penyusutan - Mesin $500

Ayat jurnal penyesuaian untuk biaya yang masih harus dibayar dan pendapatan yang ditangguhkan pada akhirnya harus dibalik untuk menghindari salah saji posisi keuangan Anda.

5. Jalankan laporan

Selamat, Anda sudah selesai! Saya merasa musik jenis film superhero harus mulai diputar di latar belakang.

Sekarang setelah Anda yakin dengan keakuratan saldo akun Anda, Anda dapat membuat laporan keuangan dasar untuk menganalisis transaksi buku besar Anda.

Intinya, Anda baru saja melakukan rekonsiliasi laporan laba rugi dan neraca. Saat Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi untuk menyusun laporan keuangan, Anda tidak perlu melakukan rekonsiliasi akun GL lagi… sampai bulan depan.

Jangan menunggu

Musim pajak bukan satu-satunya saat Anda harus berpikir untuk mendamaikan buku besar. Melaporkan pajak Anda cukup membuat stres, dan mencoba memperbaiki kesalahan yang dibuat beberapa bulan yang lalu pada saat yang sama hanya akan menambah stres Anda.


Akuntansi

Akuntansi