Cara Mengajukan Keluhan Layanan Pelanggan

Terkadang mengajukan keluhan adalah satu-satunya cara untuk menyelesaikan masalah Anda

Ketika Anda tidak mendapatkan layanan yang Anda inginkan atau harapkan dari sebuah perusahaan, Anda mungkin harus mengajukan keluhan layanan pelanggan. Terkadang ini adalah satu-satunya cara Anda untuk menyelesaikan masalah. Jika Anda telah berbicara dengan perwakilan perusahaan, kasir, koresponden dan supervisor tidak berhasil, mengajukan keluhan resmi dapat memperbaiki masalah Anda dengan cepat.

Saat Anda bersiap untuk mengajukan keluhan, Anda mungkin harus mengumpulkan beberapa informasi dan mengikuti langkah dan prosedur yang benar. Perusahaan yang berbeda memiliki prosedur yang berbeda untuk mengajukan keluhan.

Hubungi Perusahaan untuk Petunjuk

Hubungi perusahaan tempat Anda mengajukan keluhan dan tanyakan prosedur untuk mengajukan keluhan layanan pelanggan. Beberapa perusahaan mengizinkan Anda mengajukan keluhan secara online, dan perusahaan lain ingin Anda menyampaikan keluhan Anda secara tertulis. Ikuti instruksi mereka ke surat itu.

Jika keluhan layanan pelanggan Anda perlu ditulis, mendapatkan alamat yang benar untuk departemen di mana ia harus pergi. Cari tahu apakah surat Anda harus ditujukan kepada seseorang secara khusus atau hanya sebuah departemen. Anda mungkin harus mengirimkan salinan keluhan Anda kepada presiden perusahaan.

Siapkan Semua Informasi Anda

Kumpulkan semua informasi Anda. Anda mungkin memerlukan nama orang yang Anda ajak bicara, jika dia adalah penyebab keluhan Anda. Dapatkan nama semua orang yang Anda ajak bicara, termasuk pengawas. Tuliskan nama departemen serta nomor telepon untuk departemen tersebut. Jika Anda mengetahui tanggal dan waktu Anda berbicara dengan individu, memasukkannya ke dalam dokumen Anda.

Terkadang Anda dapat menghabiskan beberapa hari berbicara dengan orang yang berbeda untuk mencoba menyelesaikan panggilan layanan. Tuliskan detail lain yang dapat Anda pikirkan mengenai keluhan layanan pelanggan Anda.

Tulis Surat Pengaduan

Tulis surat Anda. Saat Anda menulis surat Anda, pastikan Anda tidak meninggalkan informasi apa pun. Tuliskan urutan terjadinya hal-hal dan urutan Anda berbicara kepada orang-orang tertentu. Anda juga perlu menjelaskan secara rinci tentang apa keluhan Anda.

Berikan sedetail mungkin. Sertakan langkah-langkah yang Anda ambil untuk mengatasi masalah tersebut. Jelaskan mengapa perusahaan harus mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk memperbaiki situasi Anda. Beri tahu perusahaan bahwa Anda akan mengharapkan kabar dari mereka dalam waktu dekat.

Kirim Surat Pengaduan Anda

Kirim surat Anda. Sertakan dengan surat Anda fotokopi dokumen apa pun yang akan membantu kasus Anda. Simpan salinan surat Anda untuk catatan Anda.

Perusahaan harus menghubungi Anda kembali dalam waktu yang wajar. Izinkan mereka 10 sampai 15 hari untuk merespon. Anda mungkin ingin mengirim salinan surat Anda ke semua orang yang Anda ajak bicara, atau, setidaknya, supervisor di departemen terkait.

Tindak lanjuti Bila Diperlukan

Berhati-hatilah bahwa terkadang masalah layanan pelanggan Anda dapat berlangsung selama 6 bulan jika Anda tidak mengambil tindakan. Tidak jarang dipindahkan dari departemen ke departemen, dari orang ke orang, tanpa ada yang mengambil kepemilikan atas situasi Anda. Hati-hati dengan waktu penahanan yang lama itu. Anda mungkin ditunda untuk waktu yang lama ketika Anda mencoba untuk menyelesaikan masalah Anda.

Ketika Anda memiliki masalah seperti itu, menindaklanjuti dengan instansi terkait. Jika Anda menemukan bahwa Anda tidak dapat menyelesaikan masalah Anda, Anda mungkin perlu menghubungi Federal Trade Commission (FTC), Biro Bisnis yang Lebih Baik, lembaga pelaporan kredit atau bahkan Kejaksaan Agung. Mereka akan memiliki prosedur sendiri untuk mendaftarkan keluhan, demikian juga.