SOP Pengendalian Inventaris:Merampingkan Operasi &Mengurangi Kerugian

Kredit Gambar:Jupiterimages/Photos.com/Getty Images

Menetapkan prosedur operasi standar – atau SOP – untuk pengendalian inventaris sangatlah penting, jika Anda ingin menjalankan bisnis yang menguntungkan. Penyusutan inventaris – jumlah kehilangan inventaris karena pencurian atau kehilangan – dapat sangat merugikan Anda jika Anda tidak berhati-hati. Dengan membuat prosedur lebih cepat, Anda dapat memastikan bahwa karyawan Anda mengetahui apa yang harus dilakukan di setiap langkah proses manajemen inventaris. Untuk itu, mari kita lihat berbagai mata rantai dalam rantai tersebut.

Menerima Barang dan Perlengkapan

Kontrol inventaris dimulai saat produk tiba di fasilitas Anda. Departemen penerimaan Anda memulai jejak kertas yang memungkinkan Anda melacak setiap barang yang Anda miliki. Untuk itu, tim penerima Anda harus memeriksa secara visual setiap barang saat memasuki fasilitas Anda. Anggota tim harus menolak barang apa pun yang rusak, dan mereka harus mendokumentasikan barang tersebut untuk catatan Anda. Selain itu, pengiriman harus sama persis dengan pesanan Anda. Tolak item apa pun yang tidak diharapkan karena Anda mungkin akan ditagih jika menerimanya.

Bisa dibilang, ini adalah aspek terpenting dari pengendalian inventaris, jadi Anda mungkin ingin meluangkan waktu ekstra pada langkah ini saat menyusun prosedur operasi standar untuk pengendalian inventaris. Ingatlah bahwa dokumentasi sangat penting di sini. Jika Anda tidak mendokumentasikan barang yang rusak atau hilang, Anda tidak dapat meminta pertanggungjawaban pemasok.

Penyimpanan dan Kontrol Inventaris

Sistem penyimpanan yang tidak efisien atau kurang dapat menyebabkan pemborosan. Misalnya, dalam sistem yang tidak efisien, barang bisa kadaluwarsa atau hilang. Anda harus mengatur penyimpanan Anda dengan cara yang logis sehingga memungkinkan pekerja mendapatkan barang secepat mungkin. Misalnya, jika Anda memiliki tempat penitipan anak, Anda dapat mengatur perlengkapan Anda seperti ini:

• Persediaan. Ini adalah bahan habis pakai yang digunakan setiap hari, seperti kertas, kapur, perlengkapan seni, dan alat tulis.
• Peralatan. Ini adalah barang-barang yang dapat digunakan kembali yang membantu guru atau pengasuh melakukan pekerjaan mereka. Ini termasuk komputer, tablet, kamera video, TV, tape recorder, dan alat musik.
• Buku teks dan buku lainnya. Barang-barang tersebut sebaiknya disimpan dalam kondisi baik agar tidak perlu sering diganti. Oleh karena itu, masuk akal untuk menyimpannya secara terpisah.
• Perangkat Lunak. Penggunaan perangkat lunak berlisensi untuk pendidikan harus diinventarisasi dalam buku besar terpisah. Buku besar akan mencantumkan komputer mana yang menjalankan perangkat lunak karena beberapa vendor hanya mengizinkan aktivasi perangkat lunak pada satu mesin.

Ingatlah bahwa setiap barang di fasilitas Anda memiliki persyaratan penyimpanannya sendiri. Bahkan item yang tidak digunakan oleh tanggal mungkin harus disimpan dengan cara tertentu. Misalnya, beberapa barang mungkin perlu disimpan pada atau di bawah suhu tertentu. Item lainnya mungkin perlu dirotasi – dikenal sebagai FIFO – atau, 'masuk pertama, keluar pertama' - untuk memastikan bahwa item lama digunakan terlebih dahulu. Terakhir, beberapa barang, seperti bahan kimia tertentu, tidak dapat disimpan bersama barang lainnya.

Sistem pelacakan inventaris Anda harus mampu memenuhi persyaratan ini. Sebagai bagian dari SOP akhir untuk pengendalian inventaris, Anda mungkin ingin meminta staf memeriksa sistem inventaris secara berkala untuk memastikan sistemnya mutakhir.

Gudang dan Keamanan

Jika Anda menyimpan inventaris di gudang, penting untuk meluangkan waktu ekstra untuk memikirkan keamanan. SOP gudang Anda harus menentukan prosedur penyimpanan dan prosedur keamanan. Di sisi keamanan, Anda ingin menentukan protokol personel keamanan untuk pemantauan kamera keamanan. Anda juga harus membuat jadwal untuk pemeliharaan dan pengujian peralatan keamanan.

Anda juga ingin menetapkan prosedur untuk memindahkan barang dari gudang ke lantai penjualan. Seperti halnya penerimaan inventaris, proses ini harus didokumentasikan sehingga Anda memiliki catatan di mana setiap barang berada setiap saat. Perlu diingat bahwa salah satu alasan utama penyusutan inventaris adalah pencurian oleh karyawan.

Pengiriman Produk

Saat suatu barang terjual, barang tersebut berpindah dari lantai penjualan atau gudang Anda ke konsumen. Tentu saja, Anda ingin mendokumentasikan proses ini dengan sistem pengendalian inventaris Anda. Kuncinya di sini adalah menghapus barang yang terjual dari inventaris pada saat penjualan. Jika prosedur Anda lemah, Anda bisa mendapat masalah. Sistem kontrol inventaris modern akan menangani hal ini untuk Anda, namun tetap bijaksana untuk memiliki prosedur yang menjelaskan seberapa sering staf harus mengaudit perangkat lunak untuk memastikan perangkat lunak berfungsi dengan baik.

Seperti yang Anda lihat, pengendalian inventaris adalah tentang dokumentasi. Dengan mengerjakan prosedur operasi standar untuk pengendalian inventaris sebelumnya, Anda sudah siap memastikan bahwa inventaris berpindah dengan lancar dari dok pemuatan ke gudang, dan akhirnya, ke konsumen akhir.