Departemen Hutang Usaha:Mengapa Penting dan Bagaimana Menyusunnya

Apa itu Hutang Dagang?

Hutang usaha adalah kewajiban jangka pendek perusahaan. Perusahaan yang menggunakan akuntansi berbasis akrual memiliki hutang, atau uang yang menjadi hutang perusahaan kepada vendor dan pemasoknya, dan piutang (AR), atau uang yang dipinjam oleh pelanggannya.

Hutang usaha disajikan di neraca perusahaan, potret kesehatan keuangan perusahaan. Mereka terdaftar di sisi kanan di bawah "kewajiban lancar." Kewajiban diurutkan sesuai dengan waktu yang harus dibayar. Hutang usaha dicantumkan terlebih dahulu karena biasanya harus dibayar dalam waktu 30 hari.

Pentingnya Departemen Hutang Usaha

Minggu kedua di bulan Oktober, Institute of Financial Operations merayakan AP Recognition Week. Setiap orang sebaiknya mengenali minggu itu dengan memberikan salah satu cangkir ini kepada petugas AP—karena tidak ada bisnis yang dapat eksis tanpa fungsi AP.

Departemen hutang dagang bertanggung jawab untuk melacak secara akurat apa yang terutang kepada pemasok, memastikan pembayaran disetujui dengan benar dan memproses pembayaran. Informasi yang akurat tentang hutang usaha sangat penting untuk menghasilkan neraca yang akurat.

Pekerjaan ini juga penting bagi bisnis karena:

• Departemen AP memastikan hubungan baik dengan pemasok dengan memastikan informasi pemasok akurat dan terkini dalam sistem perusahaan. Mereka memastikan pemasok dibayar tepat waktu dan meningkatkan hubungan untuk mendapatkan syarat pembayaran dan diskon yang menguntungkan.
• Departemen AP menyimpan pembukuan yang akurat untuk memastikan perkiraan kas akurat dan modal kerja dapat dioptimalkan.
• Departemen AP membantu mencegah kesalahan dan penipuan.

Apa yang Dilakukan Departemen AP?

Perusahaan melacak hutang dagang pada bagan akun mereka. Tergantung pada ukuran organisasi, tanggung jawab untuk hutang dan piutang dapat digabungkan. Tetapi pada perusahaan yang lebih besar, mereka adalah fungsi yang terpisah. Berikut adalah contoh deskripsi pekerjaan petugas AP:

Peran tanggung jawab Tinjau dan catat faktur

• Atur dan prioritaskan faktur yang harus dibayar
• Faktur kode
• Menyelesaikan perbedaan
• Tinjau pernyataan vendor
• Memproses memo kredit
• Mencocokkan faktur, pesanan pembelian dan slip pengepakan (untuk barang fisik)

Rutekan faktur untuk persetujuan

• Pastikan kontrol dengan meminta faktur disetujui oleh orang yang berbeda dari orang yang membayar faktur
• Pastikan persetujuan tepat waktu untuk pemrosesan faktur
• Dokumentasikan masalah apa pun

Membebaskan dari iuran

• Tinjauan, kode dan proses pemeriksaan manual, kabel dan pembayaran ACH
• Memproses pembayaran berulang
• Pantau log pemeriksaan manual untuk membantu penutupan akhir bulan

Laporan

• Membantu menghasilkan dan menganalisis laporan bulanan

Hubungan dengan pemasok

• Bantu vendor menyiapkan sistem dan memelihara data yang akurat
• Kumpulkan W-9s
• Berkorespondensi dengan vendor dan menanggapi pertanyaan
• Pertahankan file induk vendor
• Pantau akun untuk memastikan pembayaran terbaru

Apa itu Proses AP?

Proses dasar AP berjalan seperti ini:Petugas AP menerima faktur. Petugas memasukkan data secara manual dan memeriksa faktur terhadap pesanan pembelian dan akun buku besar (GL) yang relevan. Petugas mengarahkan faktur untuk persetujuan. Setelah disetujui, petugas menjadwalkan pembayaran terhadap faktur.

Dalam proses AP, penting untuk memahami pembukuan double-entry dan konsep debit dan kredit. Pembukuan entri ganda membantu menghilangkan kesalahan akuntansi dengan mencatat setiap transaksi keuangan dua kali:sebagai debit di satu akun dan kredit di akun lain.

Contohnya, katakanlah Bob's Balloons membeli $500 dalam persediaan balon pada bulan Agustus dari pemasoknya Balloonys, yang mengirimkan faktur pada bulan Agustus jatuh tempo bersih 30 hari pada bulan September. Pemegang buku akan membuat entri jurnal hutang usaha untuk Ballooneys dan mengkredit akun itu $500. Ini akan mendebit $500 dari akun aset persediaannya.

Secara umum, ketika sebuah perusahaan menerima tagihan, itu mengkredit hutang dan mendebet akun aset (atau beban) di GL. Saat Bob's Balloons membayar tagihan dari Balloonys, itu mendebet akun AP dan mengkredit akun aset inventaris.

Hutang usaha dicatat di neraca perusahaan sebagai total ringkasan dari semua hutang usaha. Dalam persamaan neraca, Aset =Kewajiban + Ekuitas. Dengan menggunakan contoh di atas, balon adalah aset, dan tagihan untuk mereka adalah kewajiban.

7 Cara Mengatur Departemen Hutang Anda

1. Dapatkan dokumentasi yang tepat. Selalu memerlukan pesanan pembelian untuk barang dan jasa. Simpan file induk vendor, pusat semua informasi vendor yang mencakup W-9 dan nomor identifikasi pajak.
2. Sentralisasi semua catatan. Masukkan faktur ke dalam sistem segera jika menggunakan perangkat lunak; praktik terbaik adalah melakukannya pada hari mereka tiba. Saat diproses, menyertakan stempel tanggal. Catat semua hutang dagang dalam jurnal. Simpan semua catatan di satu tempat.
3. Rekonsiliasi akun setiap hari. Konfirmasikan apakah faktur cocok dengan pesanan pembelian. Melacak perselisihan dan resolusi.
4. Pisahkan tugas. Akuntansi adalah salah satu departemen di mana kesalahan tanpa disadari dan penipuan langsung paling mungkin terjadi. Memiliki orang yang berbeda yang bertanggung jawab untuk menyetujui dan memproses pembayaran.
5. Sertakan metode pembayaran elektronik. Rumah kliring otomatis (ACH) mentransfer data pembayaran yang dienkripsi untuk memastikan keamanan dan memungkinkan perusahaan untuk memanfaatkan diskon yang ditanggung dari pembayaran yang dipercepat.
6. Pertimbangkan pertukaran data elektronik (EDI). Proses tanpa kertas menghemat waktu dan memastikan pemrosesan faktur yang lebih akurat. Ini juga dapat membantu perusahaan memanfaatkan diskon dan syarat pembayaran yang menguntungkan. Perusahaan yang mengadopsi sistem manajemen hubungan pemasok untuk fungsi pengadaan dapat mengotomatiskan pesanan pembelian serta penerimaan dan persetujuan faktur. Mereka juga dapat melacak dan membayar inventaris dan layanan yang diterima dengan lebih baik.
7. Mengotomatiskan hutang. Otomatisasi AP dapat menghemat waktu dan uang sekaligus melindungi bisnis Anda dari kesalahan yang mahal. Otomatisasi AP dapat mengurangi jumlah hari yang harus dibayar (DPO) rata-rata 5,55 hari, menurut Grup Aberdeen.

Bagaimana Perangkat Lunak Otomatisasi AP Meningkatkan Efisiensi Departemen AP

Hutang usaha adalah "yang paling memakan waktu, keuangan dan administrasi fungsi yang melelahkan dan padat kertas, ” menurut pengontrol yang disurvei oleh Institute of Finance and Management.

Perangkat lunak otomatisasi AP mendigitalkan seluruh proses sehingga sebagian besar faktur dapat diproses tanpa intervensi manual, sementara departemen AP berurusan dengan pengecualian dan outlier. Ini menghemat waktu dan membuat seluruh proses lebih akurat.

Dalam sistem ini, faktur dipindai atau diemail ke alamat tertentu dan dibaca oleh perangkat lunak otomatisasi akuntansi. Contohnya, fungsi manajemen hutang perangkat lunak memungkinkan bisnis untuk mengelola daftar vendor, melacak tagihan dan hutang, dan melakukan pembayaran tanpa perlu memasukkan detail debit dan kredit. Faktur diarahkan untuk persetujuan sesuai dengan aturan dan alur kerja yang dibangun dalam sistem. Posting pembayaran ke buku besar sebagai beban, dan jumlah pembayaran secara otomatis dipotong dari hutang. Faktur disimpan dalam database pusat untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan pajak. Apalagi, bisnis memiliki gambaran real-time dari hutang.

Proses hutang dagang otomatis menyematkan kontrol pembayaran sebagai proses yang sederhana dan dapat diulang. Otomatisasi AP menetapkan peran terpisah dengan membuat kredensial masuk dan dasbor terpisah, serta autentikasi dua faktor untuk masuk. Hal ini mempersulit pemalsuan persetujuan dan menyimpan log semua persetujuan di lokasi pusat untuk memudahkan audit. Otomatisasi AP mencocokkan faktur dengan pesanan pembelian dan menandai apa pun yang tidak cocok.

Akuntansi menjadi lebih strategis bagi bisnis—dan tidak lagi dipandang hanya sebagai pusat biaya—ketika departemen mengambil langkah-langkah untuk memastikan akurasi yang lebih baik dan pemrosesan faktur yang lebih cepat, sambil menawarkan wawasan bisnis yang dapat digunakan untuk mengoptimalkan waktu dan persyaratan pembayaran dengan pemasok.