Cara Menulis Surat yang Tepat untuk Pemilik Anda

Menulis surat yang sesuai untuk pemilik Anda tidak jauh berbeda dengan menulis jenis surat bisnis lainnya. Surat-surat Anda harus berkomunikasi, dengan cara yang sopan dan santun, kekhawatiran Anda dan resolusi yang Anda harapkan. Surat yang ditulis dengan baik dapat sangat membantu dalam menyelesaikan masalah apa pun yang mungkin Anda miliki dengan pemilik rumah dan bahkan dapat meningkatkan hubungan Anda.

Persiapkan Diri Anda untuk Menulis

Menulis surat penting kepada seseorang membutuhkan persiapan terlebih dahulu. Ini terutama benar jika Anda memiliki hubungan antagonis dengan pemilik rumah Anda, atau Anda mengeluh tentang yang serius, masalah yang belum terselesaikan. Jangan pernah menulis ketika Anda sedang marah. Tunggu sampai Anda tenang sebelum menulis. Jika Anda menulis tentang masalah yang tercakup dalam sewa atau undang-undang penyewa tuan tanah negara bagian Anda, review keduanya sebelum menulis. Surat Anda akan lebih persuasif jika Anda dapat mengutip undang-undang hukum atau klausul sewa guna membenarkan permintaan Anda.

Identifikasi Diri Anda

Pastikan pemilik Anda tahu siapa yang dia dengar dengan memasukkan nama dan alamat Anda dalam surat Anda. Jika Anda berada di gedung atau kompleks yang memiliki nama, gunakan itu juga. Jika Anda ingin tanggapan cepat dari pemilik Anda, sertakan nomor telepon dan alamat email Anda dan beri tahu pemilik rumah Anda kapan waktu terbaik untuk menelepon Anda.

Nyatakan Bisnis Anda Dengan Jelas

Jelaskan dengan jelas tujuan surat dan tindakan apa, jika ada, Anda ingin pemilik Anda mengambilnya. Jika Anda meminta perbaikan, nyatakan ini dalam surat Anda dan beri tahu pemilik rumah Anda kapan waktu yang tepat untuk menjadwalkan kunjungan pemeliharaan. Jika Anda memberi tahu pemilik rumah bahwa Anda tidak akan memperbarui sewa Anda, jelaskan ini dalam beberapa kalimat pertama, kemudian beri tahu pemilik Anda tentang tanggal kepindahan Anda dan alamat baru Anda sehingga dia tahu ke mana harus mengirim deposit Anda.

Bersikap sopan, Bahkan jika Anda Mengeluh

Sangat mudah untuk frustrasi dengan pemilik yang mengabaikan permintaan perbaikan berulang kali atau menolak untuk berurusan dengan tetangga yang berisik. Tetap, penting untuk bersikap sopan dan masuk akal. Tuan tanah Anda mungkin menganggap kekasaran atau sarkasme sebagai pembenaran untuk mengabaikan surat Anda atau bahkan tidak memperbarui sewa Anda. Ambil pendekatan "hanya fakta" saat menangani kekhawatiran Anda dan meminta resolusi.

Koreksi Surat Anda dan Verifikasi Alamatnya

Kesalahan ejaan dan tanda baca merusak kredibilitas surat Anda. Tinjau surat Anda dan bacalah dengan keras untuk memastikan surat itu mengalir dengan baik. Mintalah seorang teman atau anggota keluarga untuk membaca surat itu. Dia dapat menemukan kesalahan yang Anda lewatkan dan memberi Anda umpan balik tentang kejelasan dan nada surat Anda.

Pertimbangkan Menggunakan Surat Bersertifikat

Surat bersertifikat memberi Anda bukti pengiriman dan bukti pengiriman atau percobaan pengiriman. Memiliki bukti komunikasi Anda dapat membantu jika situasinya meningkat. Di beberapa tempat, Anda harus menggunakan surat bersertifikat saat mengirim jenis surat tertentu ke pemilik rumah Anda. Sebagai contoh, di Maryland, penyewa berhak untuk hadir pada pemeriksaan pindah tuan tanah jika dia memberi tahu tuan tanah tentang alamat barunya melalui surat resmi 15 hari sebelum pindah.