15 Manfaat Akuntansi Cloud

Jika perusahaan Anda masih menggunakan perangkat lunak desktop atau spreadsheet untuk akuntansi, mungkin sudah waktunya untuk mempertimbangkan untuk meningkatkan ke sistem akuntansi berbasis cloud. Perangkat lunak berbasis cloud menawarkan banyak manfaat dibandingkan solusi lokal, termasuk memungkinkan pengguna untuk bekerja dari mana saja, kapan saja, otomatisasi proses manual yang memakan waktu, meningkatkan akurasi dan kepatuhan serta kemampuan untuk mempercepat proses penutupan keuangan dengan sedikit usaha.

Tergantung pada perangkat lunaknya, perusahaan dapat memperoleh manfaat tambahan, seperti biaya perangkat lunak yang lebih dapat diprediksi, lebih sedikit pengeluaran untuk perangkat keras, overhead TI yang lebih rendah, pemulihan bencana yang lebih baik, ancaman canggih dan pemantauan keamanan, tingkat ketersediaan yang lebih tinggi, kinerja dan skalabilitas yang lebih besar.

15 Manfaat Akuntansi Cloud yang Perlu Diketahui

Dengan sistem awan, pekerjaan hosting dan memperbarui perangkat lunak akuntansi Anda diambil oleh penyedia. Anda memindahkan buku Anda secara online dan kemudian mengakses perangkat lunak melalui internet dari browser, membayar layanan secara berlangganan. Tidak perlu membeli atau menginstal perangkat lunak apa pun di komputer di kantor Anda, dan perangkat lunak cloud lebih murah untuk diterapkan dan diterapkan ke banyak lokasi.

Setiap sistem berbasis cloud membawa berbagai keuntungan, seperti memastikan pengguna yang berwenang dapat mengakses up-to-date, informasi keuangan yang akurat dari rumah atau saat bepergian. Beberapa sistem juga menyediakan kemampuan yang lebih maju, seperti otomatisasi proses akuntansi yang canggih.

1. Kurang administrasi: Dengan perangkat lunak akuntansi cloud, pemilik bisnis menghilangkan kebutuhan untuk bersaing dengan instalasi perangkat lunak yang memakan waktu, backup dan tugas administratif lainnya, karena Anda mengakses perangkat lunak melalui internet. Anda tidak perlu membeli atau mengelola server atau infrastruktur TI lainnya untuk menjalankan perangkat lunak akuntansi Anda. Anda tidak perlu melakukan backup rutin data keuangan penting, karena penyedia akuntansi Anda secara otomatis melakukannya untuk Anda. Lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk administrasi membebaskan staf untuk menghabiskan lebih banyak waktu untuk kegiatan produktif yang mengembangkan bisnis Anda.

2. Perangkat lunak selalu up-to-date: Karena perangkat lunak ada di cloud, Anda selalu memiliki versi terbaru. Penyedia cloud secara otomatis memperbarui perangkat lunak akuntansi untuk memasukkan perubahan tarif pajak dan aturan akuntansi dan menambahkan fitur baru. Anda tidak perlu khawatir tentang memutakhirkan perangkat lunak Anda agar tetap up-to-date; setiap kali Anda masuk, Anda akan segera mendapatkan akses ke versi terbaru.

3. Otomatisasi: Platform akuntansi berbasis cloud mengotomatiskan banyak tugas akuntansi dan perbankan, mengurangi pekerjaan manual. Sebagai contoh, perangkat lunak dapat secara otomatis mengimpor transaksi bank dan kartu kredit, menghasilkan faktur berulang, jadwal laporan, membayar langganan dan memposting transaksi ke buku besar yang benar. Ini dapat secara otomatis menghitung diskon dan pajak dan menandai pengecualian di mana faktur tidak sesuai dengan pesanan pembelian. Beberapa program perangkat lunak akuntansi cloud sangat berguna untuk penjualan internasional, secara otomatis menangani perhitungan pajak untuk banyak negara yang berbeda.

4. Kemudahan kepatuhan: Platform akuntansi cloud membantu perusahaan swasta dan publik dengan kepatuhan pajak dengan menghasilkan laporan keuangan yang akurat, perkiraan pajak triwulanan dan pengembalian pajak tahunan. Ini membantu pemilik bisnis menghindari kewajiban pajak yang kurang dilaporkan, yang dapat meminta audit atau denda, atau terlalu banyak melaporkan dan membayar terlalu banyak. Dengan mengotomatisasi perhitungan pajak domestik dan internasional, platform cloud juga membantu memastikan kepatuhan terhadap semua aturan pajak yang berlaku. Beberapa solusi akuntansi cloud terkemuka bahkan mengotomatiskan pengakuan pendapatan untuk mematuhi standar akuntansi yang diterima.

5. Bebas kertas/ramah lingkungan: Akuntansi tradisional sering kali memerlukan dokumen — banyak sekali. Di dunia digital saat ini, tidak efisien dan tidak perlu menyimpan catatan kertas yang diarsipkan secara fisik atau mendistribusikan laporan kertas secara manual kepada investor, pemberi pinjaman dan pihak lain. Minta vendor untuk mengirim faktur secara elektronik sehingga dapat diimpor langsung ke sistem akuntansi cloud. Anda dapat merapikan kantor dengan memindai tagihan kertas dan tanda terima untuk diproses. Mengirim faktur melalui email kepada klien menghilangkan biaya pencetakan dan ongkos kirim serta mempercepat perputaran pembayaran. Mengurangi kertas juga mengurangi dampak lingkungan Anda:Kantor rata-rata menghasilkan 350 pon kertas bekas per karyawan setiap tahun, dan 375 juta kartrid printer dibakar atau dikirim ke tempat pembuangan sampah setiap tahun — dan mengurangi konsumsi energi dengan mengurangi penggunaan server dan perangkat keras memiliki dampak yang lebih besar lagi.

6. Keamanan data: Anda mungkin memiliki kekhawatiran tentang menyimpan informasi sensitif di cloud. Tetapi layanan akuntansi cloud sebenarnya meningkatkan keamanan untuk sebagian besar bisnis dalam beberapa cara. Pertama, penyedia cloud menerapkan berbagai tingkat keamanan, termasuk enkripsi canggih dan kontrol akses, untuk memastikan bahwa hanya pengguna yang berwenang yang dapat mengakses data Anda. Mereka juga secara otomatis mencadangkan data Anda sehingga Anda tidak berisiko kehilangan catatan keuangan penting. Jika seorang karyawan kehilangan laptop atau kantor rusak karena kebakaran atau banjir, data Anda tetap aman karena disimpan secara online. Tim TI Anda kemudian dapat fokus untuk mengamankan titik akhir dan memastikan karyawan memiliki hak akses yang tepat untuk peran mereka.

7. Skalabilitas: Salah satu fitur cloud yang paling menarik adalah skalabilitas. Mengelola keuangan dengan spreadsheet dengan cepat menjadi tidak terkendali saat bisnis berkembang, dan sistem akuntansi berbasis desktop biasanya menawarkan fungsionalitas terbatas, yang dapat menghambat pertumbuhan bisnis. Jika Anda adalah startup dengan rencana ekspansi, Misalnya, Anda tidak ingin terjebak dengan sistem yang akan Anda lewati dalam setahun. Perangkat lunak akuntansi berbasis cloud yang komprehensif dapat menskalakan dan melenturkan agar sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda; Anda dapat mulai dengan fungsi akuntansi dasar dan menambahkan fitur dan pengguna seiring pertumbuhan bisnis Anda.

8. Ketepatan: Perangkat lunak akuntansi berbasis cloud meningkatkan akurasi dengan menghilangkan banyak langkah manual yang rawan kesalahan yang diperlukan saat menggunakan spreadsheet. Selain secara otomatis mengkategorikan transaksi dan menghitung pajak, perangkat lunak cloud dapat mencocokkan faktur yang diterima dengan pembayaran dan pengiriman dan bahkan mengotomatiskan proses rekonsiliasi, mencocokkan transaksi internal dengan catatan bank dan menandai kesalahan.

9. Sumber kebenaran tunggal: Sistem akuntansi cloud menyimpan semua informasi keuangan dalam satu database, jadi semua orang dalam organisasi bekerja dari informasi yang sama persis. Tidak ada lagi waktu yang terbuang saat tim mencoba mencari tahu versi spreadsheet mana yang benar. Tunggal, pusat, kumpulan data otoritatif memastikan konsistensi di semua proses akuntansi dan laporan keuangan.

10. Kustomisasi: Setiap bisnis berbeda, itulah sebabnya masuk akal untuk memilih perangkat lunak akuntansi cloud yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan individu organisasi Anda. Beberapa solusi akuntansi cloud memungkinkan Anda menyesuaikan proses dan alur kerja agar lebih sesuai dengan cara perusahaan Anda beroperasi. Anda dapat membuat dasbor yang dipersonalisasi yang memberi setiap pengguna pandangan sekilas tentang metrik terpenting mereka dan informasi lainnya. Anda juga dapat menambahkan branding perusahaan dan terminologi khusus perusahaan.

11. Aksesibilitas/ketersediaan: Tidak seperti perangkat lunak akuntansi desktop jadul, sistem berbasis cloud membebaskan Anda dari batas-batas kantor Anda. Dengan software akuntansi online, pengguna yang berwenang dapat masuk dari lokasi mana pun, 24/7, melalui browser web atau aplikasi seluler. Mereka dapat menyetujui pembayaran atau mengirim faktur tanpa harus menunggu sampai mereka kembali ke kantor. Anggota tim akuntansi selalu terhubung dengan informasi keuangan terkini dan analitik real-time. Karena semua data disimpan dalam sistem berbasis cloud yang sama, lebih mudah untuk berbagi dokumen elektronik di antara staf yang bekerja di rumah atau di jalan. Anda juga tidak perlu membeli perangkat lunak tambahan — seperti Citrix atau VPN — untuk mengakses perangkat lunak cloud yang sebenarnya.

12. Pelaporan waktu nyata dan visualisasi data: Ketika bisnis mengelola akuntansi menggunakan spreadsheet atau proses berbasis kertas, sulit untuk mendapatkan yang cepat, tepat, up-to-date pandangan kinerja bisnis. Hasil dari, pemimpin mungkin tidak menemukan masalah cukup dini untuk mencegahnya berkembang menjadi masalah yang lebih besar. Sistem akuntansi cloud dapat memecahkan masalah ini dengan menyediakan akses real-time ke data keuangan terpusat. Alih-alih menunggu laporan historis yang berminggu-minggu atau berbulan-bulan kedaluwarsa, pengguna selalu memiliki pandangan terkini tentang posisi keuangan perusahaan saat ini. Dasbor dan alat analitik bawaan lainnya menerjemahkan data kompleks menjadi bagan yang mudah dipahami dan indikator kinerja utama. Memvisualisasikan data memungkinkan tim untuk mendapatkan wawasan baru dan dengan cepat mengidentifikasi tren yang berdampak pada bisnis, dan biayanya jauh lebih murah dengan perangkat lunak cloud.

13. Kemungkinan integrasi: Beberapa penyedia solusi akuntansi cloud menawarkan rangkaian luas aplikasi bisnis terintegrasi yang berbagi database pusat yang sama. Seiring pertumbuhan perusahaan Anda, Anda dapat menambahkan modul yang menangani hampir setiap aspek bisnis, dari penggajian hingga manajemen inventaris, pemasaran dan e-niaga. Karena semua sistem ini bekerja dari database yang sama, Anda akan memiliki yang akurat, tampilan real-time data keuangan di seluruh bisnis. Solusi cloud terkemuka juga telah membangun ekosistem yang mencakup ratusan pemasok yang menyediakan produk pelengkap untuk menambahkan fungsi akuntansi khusus atau menyediakan otomatisasi tambahan. Anda juga dapat terhubung ke faktur online dan platform pembayaran.

14. Kolaborasi: Karena semua data keuangan disimpan secara online dalam satu database, anggota tim dapat berkolaborasi dengan lebih mudah. Tidak perlu mengelola beberapa versi dari file yang sama atau menyalin data ke thumb drive untuk membagikannya dengan orang lain. Karyawan dapat bekerja sama dari mana saja, selama mereka memiliki akses internet. Hal ini dapat mempercepat proses financial close dan menyederhanakan tugas-tugas lainnya, seperti peramalan.

15. Efisiensi: Proses akuntansi otomatis, akses real-time ke informasi yang akurat dan pengurangan administrasi berkontribusi pada fungsi akuntansi yang lebih efisien secara keseluruhan, yang membantu meningkatkan efisiensi seluruh bisnis. Staf Anda akan membuang lebih sedikit waktu untuk memasukkan dan memeriksa data secara manual, dan peningkatan akurasi dan kontrol bawaan berarti mereka mengeluarkan lebih sedikit upaya untuk melacak masalah, seperti faktur yang tidak cocok. Data dan otomatisasi yang lebih akurat berarti anggota staf tidak perlu berebut untuk mengkonsolidasikan data dari sistem yang berbeda untuk memenuhi tenggat waktu. Dan karena akurat, data keuangan terkini tersedia di seluruh organisasi, semua orang di seluruh perusahaan dapat menggunakannya untuk membuat keputusan yang meningkatkan kinerja bisnis.

Pindah ke Cloud Accounting

Apakah Anda bisnis yang sedang berkembang atau perusahaan global, pindah ke sistem perangkat lunak akuntansi berbasis cloud dapat meningkatkan efisiensi dan memberikan visibilitas real-time ke kinerja keuangan. Perangkat lunak manajemen keuangan NetSuite mengotomatiskan transaksi sehari-hari, mempercepat proses financial close, dan membantu memastikan kepatuhan terhadap peraturan pajak dan standar akuntansi. Karena perangkat lunak ini berbasis cloud, Anda tidak perlu berinvestasi atau mengelola perangkat keras dan perangkat lunak lokal. Anggota staf dapat mengakses informasi, menyetujui transaksi dan berkolaborasi dari mana saja. Perangkat lunak manajemen keuangan NetSuite terintegrasi dengan semua manajemen pesanan NetSuite, inventaris, Fungsi CRM dan e-niaga, menyediakan suite terpadu aplikasi ERP untuk menjalankan seluruh bisnis.

Solusi akuntansi cloud menawarkan manfaat yang signifikan dibandingkan produk akuntansi berbasis desktop dan proses berbasis spreadsheet manual. Solusi cloud terkemuka mengotomatiskan setiap tugas akuntansi, mengurangi upaya manual, meningkatkan akurasi dan mempercepat proses penutupan keuangan. Karyawan dapat mengakses informasi keuangan real-time dan berkolaborasi dari mana saja di dunia. Solusi berbasis cloud yang komprehensif terintegrasi dengan berbagai aplikasi bisnis lainnya dan dapat diskalakan serta dapat disesuaikan untuk menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang sedang berkembang.

FAQ Manfaat Akuntansi Cloud

T:Apa manfaat dari akuntansi cloud?

A: Akuntansi cloud menawarkan berbagai manfaat. Anda tidak perlu membeli lisensi perangkat lunak atau menyimpan perangkat keras di tempat bisnis Anda; sebagai gantinya, penyedia Anda menjalankan perangkat lunak di cloud, dan Anda mengaksesnya melalui internet, membayar perangkat lunak secara berlangganan sebagai layanan. Pengguna dapat bekerja dari mana saja. Penyedia secara otomatis meningkatkan perangkat lunak untuk menambahkan fitur baru dan mengikuti perubahan aturan pajak dan akuntansi. Beberapa solusi keuangan cloud juga mengotomatiskan proses akuntansi rutin dan membantu memastikan akurasi.

T:Mengapa akuntansi cloud bagus untuk bisnis?

A: Solusi akuntansi cloud terkemuka sangat skalabel, sehingga mereka dapat mendukung kebutuhan yang berkembang dari perusahaan yang sedang berkembang. Akuntansi cloud juga dapat membantu bisnis beroperasi lebih efisien. Pengguna dapat bekerja dari lokasi mana pun, dengan akses 24/7 ke informasi terkini tentang bisnis Anda. Solusi akuntansi cloud modern mengotomatiskan proses manual yang memakan waktu dan rawan kesalahan dan menghemat uang perusahaan Anda untuk lisensi, server dan waktu staf TI.

Q:Apa itu cloud dan manfaatnya?

A: Cloud membuat data tersedia online kapan saja, di mana saja, dari perangkat apa pun. Data dan program Anda disimpan di jaringan server terhubung yang beroperasi sebagai satu sistem yang dapat diskalakan. Jika kantor Anda terkena dampak situasi darurat seperti banjir atau kebakaran, tidak ada penurunan produktivitas, karena Anda dapat masuk ke sistem melalui internet.

T:Apa manfaat akuntansi?

A: Akuntansi adalah disiplin luas yang berfokus pada aktivitas keuangan bisnis saat ini. Akuntan membantu pemilik bisnis membuat anggaran dan mengendalikan pengeluaran, mengelola arus kas dan memperkirakan pendapatan. Hasil dari, pemimpin bisnis dapat membuat keputusan yang lebih tepat tentang pengeluaran besar, mengevaluasi kepegawaian dan penggajian, melacak pengeluaran bisnis, mengawasi kesehatan keuangan dan pertumbuhan bisnis dan memelihara catatan bisnis yang akurat.