Cara Membuat Alur Kerja Perangkat Lunak Inventaris yang Ideal

Empat elemen yang harus disertakan dalam setiap penyiapan alur kerja perangkat lunak inventaris.

Di dunia di mana mengelola inventaris secara akurat telah menjadi keharusan bagi semua bisnis yang berfokus pada produk, menciptakan alur kerja perangkat lunak inventaris yang ideal adalah langkah penting dalam mengoptimalkan aset utama ini.

Pola berulang dari langkah-langkah atau urutan kegiatan yang diselesaikan secara teratur, alur kerja perangkat lunak dengan jelas mendefinisikan tugas, informasi, data atau dokumen yang diteruskan dari satu departemen (atau karyawan) ke departemen berikutnya.

Menggunakan perangkat lunak inventaris, organisasi secara efisien mengatur dan melacak semua barang yang mereka miliki pada waktu tertentu. Kemudian, setelah barang tersebut terjual, persediaan itu menjadi pendapatan.

Sebuah bisnis distribusi grosir yang mengkhususkan diri dalam pemeliharaan, produk perbaikan dan operasi (MRO), Misalnya, bergantung pada keberhasilan operasi beberapa area fungsional, termasuk:

• Manajemen Gudang
• Manajemen persediaan
• Pengiriman/penerimaan
• Transfer inventaris
• Jumlah siklus
• Pemenuhan
• Pembayaran

Saat mengembangkan alur kerja perangkat lunak yang ideal, mulai dengan mengidentifikasi titik awal dan akhir untuk operasi spesifik Anda. Kemudian, menentukan apa yang perlu terjadi untuk menyelesaikan proses, menguraikan tugas dan kegiatan terkait, dan mengidentifikasi urutan tugas-tugas tersebut harus diselesaikan.

Khusus untuk perangkat lunak inventaris, tugas-tugas ini harus mencakup:

1. Tetapkan poin pemesanan ulang, tingkat stok pengaman, tingkat saham preferen dan waktu tunggu untuk semua item persediaan. Menetapkan titik pemesanan ulang lokasi persediaan, tingkat stok pengaman, tingkat saham preferen dan waktu tunggu untuk setiap item persediaan. Ini menghilangkan dugaan dari proses pengadaan dan memungkinkan perangkat lunak inventaris untuk secara otomatis membuat pesanan pembelian (PO) untuk item ketika tingkat stok mulai menipis. Jika kurang dari enam bulan riwayat transaksi tersedia, gunakan nilai statis untuk menentukan ambang batas tersebut. Jika Anda memiliki riwayat transaksi lebih dari enam bulan, gunakan hitung otomatis untuk menentukan nilai prasetel untuk setiap item inventaris.

2. Menetapkan pesanan transfer untuk pergerakan inventaris intra-perusahaan. Langkah ini membahas barang yang dipindahkan antar lokasi dan tidak memerlukan tindakan pengiriman dan penerimaan "resmi". Sebagai contoh, Anda dapat menggunakan pesanan transfer untuk mengelola pergerakan produk di dalam gudang Anda untuk melacak pergerakan aset antar ruang stok perusahaan. Anda akan ingin menggunakan biaya item untuk semua pesanan transfer (bila memungkinkan) dan menentukan harga di platform perangkat lunak inventaris Anda. Jika proses pesanan transfer perusahaan Anda memerlukan beberapa tingkat kriteria untuk disahkan dan/atau jika Anda ingin dapat membedakan tanggung jawab antar pengguna yang berbeda (yaitu, orang yang memasukkan perintah transfer versus orang yang memprosesnya), buat alur kerja persetujuan untuk menerapkan proses ini secara sistematis.

3. Gunakan penyesuaian persediaan untuk memperhitungkan pencurian, kehilangan, kerusakan dan kesalahan. Penyesuaian inventaris membantu Anda mencocokkan tingkat inventaris dengan kuantitas aktual item tertentu yang ada. Ini membantu mengurangi kekhawatiran apakah suatu barang benar-benar ada di rak gudang saat tiba waktunya untuk mengambilnya (atau, jika rusak dan dibuang di tumpukan di sudut). Dengan memasukkan penyesuaian inventaris ke dalam alur kerja perangkat lunak Anda, setiap penambahan atau pengurangan item yang dibuat ke inventaris akan secara otomatis sesuai dengan stok yang Anda miliki (sampai ke level item tunggal).

4. Kembangkan strategi penghitungan siklus untuk mengklasifikasikan item dengan jelas, berdasarkan kecepatan gerakan dan frekuensi di mana barang-barang tersebut harus dihitung. Proses audit inventaris di mana sebagian kecil inventaris—terletak di tempat tertentu—dihitung pada hari tertentu, penghitungan siklus membantu Anda menentukan apakah catatan inventaris Anda sesuai dengan apa yang sebenarnya tersedia. Dengan menjadikan penghitungan siklus sebagai bagian dari alur kerja perangkat lunak inventaris Anda, Anda akan dapat menghitung secara akurat sejumlah kecil inventaris dan lebih sering. Kamu bisa, Misalnya, membagi inventaris itu ke dalam kelompok-kelompok (yaitu, berdasarkan lokasi atau jenis produk), mengatur jadwal untuk menghitung satu kelompok seminggu, dan kemudian mematuhi jadwal itu.

Ambil Pendekatan Holistik

Dalam perangkat lunak inventaris Anda, Anda dapat menggunakan fungsionalitas perencanaan permintaan untuk menghasilkan rencana permintaan dan penawaran formal dan untuk membantu mendorong aktivitas pengadaan. Menara kontrol rantai pasokan memberikan gambaran yang jelas tentang tingkat inventaris saat ini dari item tertentu, berdasarkan transaksi yang ada dalam perangkat lunak inventaris.

Akhirnya, menetapkan indikator kinerja utama (KPI) dan memanfaatkan pelaporan untuk melacak kinerja item, dan gunakan dasbor 360 derajat untuk memantau kinerja pengoperasian secara keseluruhan dan ketersediaan item.

Dengan mengambil pendekatan holistik untuk alur kerja perangkat lunak inventaris, organisasi berkembang sangat efisien, pendekatan manajemen persediaan yang disesuaikan yang memenuhi kebutuhan masing-masing. Sebagai imbalannya, mereka melihat manfaat nyata dalam bentuk visibilitas bisnis yang lebih baik, manajemen keuangan yang lebih baik, penyelesaian audit yang lebih cepat dan biaya TI yang lebih rendah.