5 Metode Mudah untuk Melacak Pengeluaran Otomatis dan Jarak Tempuh Secara Efisien

Jika Anda seperti kebanyakan pemilik bisnis, pengusaha atau penjual, Anda mungkin memiliki kotak sepatu yang penuh dengan tanda terima gas. Kotak sepatu Anda mungkin menyamar sebagai lantai kursi belakang mobil Anda, atau bagian bawah laci meja Anda, tetapi Anda mungkin memiliki "kotak sepatu" itu.

Sayangnya, Anda akan memiliki pekerjaan penyortiran besar di depan Anda ketika waktu pajak bergulir. Anda tidak hanya akan membuang waktu Anda yang berharga untuk mencoba mengatur sebelum Anda menyerahkan pengembalian pajak Anda ke kantor akuntan Anda – waktu yang bisa lebih baik dihabiskan untuk mengembangkan bisnis Anda – bahkan lebih buruk lagi, Anda mungkin tidak mengklaim semua potongan Anda yang memenuhi syarat dan, karena itu, membayar pajak lebih dari yang seharusnya.

Tahun ini, mengapa tidak membuang kotak sepatu itu dan mencoba sesuatu yang berbeda? Untuk menghemat waktu dan uang Anda, siapkan sistem pelacakan yang cepat dan mudah untuk mengendalikan pengeluaran mobil Anda sekarang daripada menunggu sampai batas waktu pajak.

Langkah Cepat dan Sederhana untuk Melacak Pengeluaran Mobil

• Pastikan Anda melacak semua pengeluaran yang memenuhi syarat untuk mobil Anda. Ini termasuk biaya kepemilikan Anda seperti pembayaran sewa, depresiasi jika Anda memiliki kendaraan Anda sendiri (juga dikenal sebagai tunjangan biaya modal atau CCA), atau biaya bunga jika Anda membiayai untuk memiliki. Juga memenuhi syarat adalah biaya yang Anda keluarkan untuk mengoperasikan kendaraan Anda seperti bahan bakar, Pertanggungan, parkir, cuci mobil, penggantian oli dan biaya perawatan lainnya, serta semua biaya lisensi dan pendaftaran.
• Buat folder file untuk masing-masing kategori ini. Masukkan tanda terima Anda ke dalam file yang sesuai di akhir setiap hari. Pastikan untuk menyimpan sistem pengarsipan Anda di tempat yang praktis seperti laci arsip di meja Anda. Jika file Anda tidak dekat, terlalu menggoda untuk kembali ke kotak sepatu tua itu. Ketika tiba saatnya untuk menyerahkan pajak Anda, semua penyortiran selesai! Anda hanya perlu menjumlahkan kuitansi.
• Buat spreadsheet dengan kolom untuk setiap kategori yang dibahas di atas. Saat Anda mengajukan setiap tanda terima, luangkan waktu sebentar untuk menambahkan biaya ke spreadsheet Anda. Di akhir tahun, cukup jumlahkan setiap kolom untuk menjumlahkan pengeluaran mobil Anda dengan cepat. Untuk menyederhanakan proses ini lebih jauh, gunakan perangkat lunak atau layanan pelacakan keuangan (seperti milik kami di sini di Mint) dan pastikan Anda menggunakan fitur kategori atau memo untuk melacak setiap jenis pengeluaran. Di akhir tahun, cetak laporan berdasarkan kategori dan selesai.
• Anda juga perlu menyimpan catatan jarak tempuh. Untuk melakukan ini, cukup masukkan pembacaan odometer awal dan akhir Anda di perencana Anda, PDA, atau kalender ponsel cerdas di awal dan akhir setiap hari kerja. Anda juga dapat menggunakan kalender berbasis cloud gratis seperti Google Kalender sehingga Anda dapat mengakses log Anda dari perangkat apa pun yang terhubung ke Internet. Setiap akhir minggu kerja, bulan, atau tahun, cukup kurangi pembacaan jarak tempuh pembukaan dan penutupan. Sebagai cadangan, jika terjadi kerusakan komputer, tuliskan bacaan odometer Anda pada tanda terima Anda setiap kali Anda mengisi tangki bensin Anda.
• Setelah Anda mengajukan pajak, tempatkan semua folder dan lembar kerja tercetak atau laporan ringkasan Anda di kotak bankir untuk referensi di masa mendatang. Pastikan untuk menyimpan info setidaknya lima tahun yang lalu jika IRS meminta klarifikasi di kemudian hari.
• Setelah Anda menutup tahun, buat folder file baru dan ulangi proses untuk tahun mendatang.

Sederhana, cepat, akurat dan mudah. Lebih penting, ketika tiba saatnya untuk menyerahkan pajak Anda pada akhir tahun, semua pekerjaan kasar selesai. Sekarang Anda dapat fokus pada hal-hal yang lebih penting. Hal-hal seperti menjalankan bisnis Anda!

Susan A. Enns adalah Pelatih Penjualan B2B, Penulis dan Managing Partner dari B2B Sales Connections. Dia memiliki rekam jejak kesuksesan yang terbukti, dengan pengalaman lebih dari 26 tahun, dan buku-bukunya telah terjual di empat benua yang berbeda.