Apa Itu Laporan Pengeluaran? (Mengapa Penting &Template Gratis)

Apa itu Laporan Pengeluaran T&E?

Laporan pengeluaran perjalanan dan hiburan, juga dikenal sebagai laporan T&E, merinci biaya yang dikeluarkan saat karyawan melakukan perjalanan untuk bekerja dan perusahaan menyelenggarakan acara. Karyawan dapat mengirimkan laporan T&E untuk mendapatkan penggantian untuk barang-barang seperti jamuan bisnis dengan klien atau tiket pesawat untuk menghadiri konferensi industri. Bisnis dapat menggunakan laporan pengeluaran untuk melacak berapa banyak pengeluaran untuk perjalanan dan hiburan.

Apa itu Pengeluaran?

"Beban" adalah istilah luas yang mencakup semua jenis biaya bisnis. Biaya perjalanan dan hiburan adalah salah satu kategori pengeluaran. Biaya perjalanan dan hiburan yang umum dapat mencakup biaya mengikuti kelas pendidikan bisnis, menghadiri konferensi, bepergian untuk bertemu dengan klien atau pelanggan, dan mengatur piknik perusahaan untuk memberi penghargaan kepada karyawan.

Sebuah bisnis mencantumkan semua pengeluarannya pada laporan laba ruginya (juga dikenal sebagai laporan laba rugi).

Jenis Laporan Pengeluaran

Laporan pengeluaran T&E hanyalah salah satu dari banyak jenis laporan pengeluaran. Secara umum, semua laporan pengeluaran bertujuan untuk membantu perusahaan melacak dan menganalisis pengeluaran dengan lebih baik. Laporan pengeluaran T&E dapat membantu mengidentifikasi area di mana bisnis mungkin mengeluarkan uang terlalu banyak; beberapa laporan juga penting untuk tujuan perpajakan.

Untuk biaya T&E, karyawan biasanya menyerahkan laporan pengeluaran mingguan yang merinci pengeluaran sendiri untuk aktivitas atau pembelian, seperti makanan klien atau jarak tempuh yang dikeluarkan saat berkendara ke lokasi pelanggan. Dengan perangkat lunak manajemen biaya yang tepat, bisnis dapat menghasilkan laporan yang menganalisis data agregat dari laporan pengeluaran karyawan untuk melacak pengeluaran dan membantu mengembangkan kebijakan manajemen perjalanan perusahaan.

Bisnis menggunakan jenis laporan pengeluaran lain untuk melacak berbagai kategori pengeluaran, termasuk overhead seperti gaji dan sewa.

Laporan Pengeluaran Bulanan

Laporan pengeluaran bulanan membantu perusahaan melacak dan menganalisis semua pengeluaran yang terlibat dalam menjalankan bisnis. Ini membantu perusahaan memantau tren pengeluaran, menentukan apakah pengeluaran saat ini sesuai dengan perkiraan dan menemukan cara untuk mengurangi biaya.

Laporan Pengeluaran Jangka Panjang

Laporan pengeluaran jangka panjang biasanya mencakup kuartal atau tahun, dan merupakan cara lain untuk mengukur pola pengeluaran bisnis. Perusahaan juga dapat menggunakan laporan pengeluaran tahunan untuk mengidentifikasi pengurangan pajak untuk digunakan dalam pengajuan pajak tahunan.

Laporan Biaya Berulang

Laporan pengeluaran berulang biasanya menganalisis pengeluaran tetap, seperti sewa, gaji dan utilitas, yang harus ditanggung perusahaan setiap bulan. Mereka dapat mempermudah untuk menemukan peningkatan signifikan dalam pengeluaran ini yang secara diam-diam dapat merugikan laba.

Seperti Apa Laporan Pengeluaran?

Tergantung pada perusahaan, laporan pengeluaran bisa sesederhana spreadsheet dengan beberapa kolom untuk informasi penting atau serumit dokumen multi-halaman dengan banyak kolom, kategori dan kode untuk berbagai macam pengeluaran. Banyak usaha kecil mengandalkan formulir dan spreadsheet dasar daripada perangkat lunak manajemen biaya. Perusahaan yang lebih besar lebih cenderung menggunakan kode numerik pengeluaran dan nomor pesanan pembelian untuk beberapa pengeluaran.

Apa yang Termasuk dalam Laporan Pengeluaran?

Laporan pengeluaran biasanya mencakup beberapa kolom:

• Tanggal terjadinya biaya.
• Deskripsi biaya, yang biasanya merinci apa yang dibeli, atau, dalam hal makan, yang hadir dalam acara tersebut.
• kategori pengeluaran, seperti makan atau transportasi.
• Besarnya biaya.
• Departemen tempat karyawan bekerja dan manajer mereka.

Contoh Laporan Pengeluaran

Berikut adalah contoh entri dalam laporan pengeluaran T&E sederhana.

Tanggal Keterangan Penginapan Mengangkut Makanan Lainnya Jumlah 20/10/20 Makan siang bersama J. Smith
dari WidgetWare $72,50 $72,50 21/10/20 Biaya pendaftaran untuk
seminar penjualan online $275.00 $275.00 $0.00 $0.00 $72.50 $275.00 $347.50 Total $347.50

Kategori Laporan Pengeluaran T&E

Mengkategorikan pengeluaran T&E penting baik untuk melacak pengeluaran secara lebih rinci dan untuk tujuan pajak. Kategori umum untuk laporan T&E meliputi:

• Jarak tempuh otomatis
• Perjalanan (tiket pesawat, penginapan, taksi/Uber/Lyft)
• Makanan bisnis
• Biaya kantor (mis., penggantian untuk layanan internet rumah untuk karyawan jarak jauh)
• Pengeluaran lain (sebagaimana diperbolehkan menurut polis)

Kategori pelaporan biaya membantu bisnis mengelompokkan pengeluaran mereka untuk pelaporan dan kepatuhan pajak. IRS menetapkan biaya mana yang dapat dikurangkan dari pajak, biasanya pengeluaran yang termasuk dalam biaya "biasa dan perlu" dalam menjalankan bisnis. Karena U.S. 2017 Tax Cuts and Jobs Act (TCJA), sebagian besar biaya hiburan, seperti membawa klien ke teater, tidak dipotong pajak. Ada beberapa pengecualian, seperti biaya yang dikeluarkan untuk mengadakan pesta liburan bagi karyawan atau biaya tertentu yang berkaitan dengan menghadiri pertemuan bisnis dan konferensi.

Pentingnya Pelaporan Pengeluaran dalam Bisnis

Biaya yang terkait dengan mengemudi ke beberapa situs klien, penggantian karyawan untuk biaya kantor rumah dan membayar untuk konferensi dapat bertambah dengan cepat. Pelaporan pengeluaran T&E memungkinkan bisnis melacak ke mana uang mereka pergi dan membantu perusahaan mengendalikan pengeluaran ini.

Bagaimana Pelaporan Pengeluaran T&E Berbeda untuk Usaha Kecil vs. Perusahaan?

Pada usaha kecil, proses pelaporan pengeluaran umumnya mudah:seorang karyawan menyerahkan laporan pengeluaran T&E untuk persetujuan, dan setelah laporan disetujui, seseorang dari akuntansi mengirimi mereka pembayaran elektronik, memotong cek atau mengeluarkan pembayaran ke rekening kartu kredit perusahaan.

Untuk perusahaan yang lebih besar, pelaporan pengeluaran membantu mengidentifikasi pengeluaran menurut departemen, lokasi dan kategori lainnya. Laporan pengeluaran perusahaan cenderung sangat rinci. Perusahaan dapat memproses ratusan bahkan ribuan laporan karyawan setiap bulan, mencakup semuanya, mulai dari kursus pendidikan berkelanjutan departemen hukum hingga perjalanan tim penjualan ke lokasi pelanggan.

Membuat Laporan Pengeluaran T&E yang Disesuaikan untuk Bisnis Anda

Sementara laporan pengeluaran T&E untuk organisasi yang berbeda memiliki banyak kesamaan, setiap perusahaan kemungkinan akan memiliki beberapa persyaratan unik. Itu menciptakan kebutuhan akan laporan pengeluaran khusus yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis masing-masing perusahaan.

Untuk membuat laporan ini, perusahaan dapat menyesuaikan template yang sudah jadi atau membuat laporan pengeluaran dari awal. Perangkat lunak manajemen pengeluaran yang lebih canggih memungkinkan bisnis untuk menyesuaikan laporan dengan kebutuhan spesifik mereka dan membangun alur kerja khusus yang akan mempercepat proses persetujuan.

Seberapa Sering Laporan Pengeluaran Harus Diarsipkan?

Tergantung. Untuk laporan T&E, karyawan mungkin lebih suka mengirimkan laporan mingguan, sehingga mereka dapat diganti dengan cepat untuk biaya out-of-pocket. Namun, ini bisa menghabiskan banyak waktu staf. Jika karyawan secara eksklusif menggunakan kartu kredit perusahaan untuk biaya T&E, mengirimkan laporan lebih jarang dapat mengurangi biaya administrasi. Praktik yang umum adalah menyerahkan laporan dalam periode akuntansi yang sama dengan biaya yang dikeluarkan.

Cara Mengotomatiskan Pelaporan Pengeluaran T&E

Pelaporan pengeluaran T&E dapat memakan waktu dan merepotkan baik bagi karyawan yang mengisi formulir pengeluaran maupun bagi tim akuntansi. Hal ini terutama benar karena volume laporan meningkat, yang juga dapat mempersulit pelaporan pengeluaran menurut kategori dan departemen.

Banyak perusahaan menggunakan perangkat lunak untuk mengotomatisasi bagian dari proses pelaporan pengeluaran, sehingga lebih efisien untuk mengisi, meninjau dan menyetujui laporan. Suatu sistem dapat mengurangi beban individu karyawan, manajer dan tim akuntansi sambil secara otomatis menghasilkan laporan terperinci untuk dianalisis oleh para pemimpin perusahaan. Perangkat lunak pelaporan biaya juga dapat menandai item yang mungkin tidak sesuai dengan kebijakan perusahaan dan menyerahkan biaya tersebut kepada staf yang tepat untuk ditinjau.

Perangkat Lunak dan Alat Laporan Pengeluaran T&E

Perangkat lunak dapat mengurangi waktu yang diperlukan untuk menyiapkan dan memproses laporan pengeluaran. Perangkat lunak pelaporan pengeluaran juga dapat secara otomatis menghasilkan laporan bulanan atau triwulanan yang menganalisis pengeluaran, membantu perusahaan mendapatkan wawasan berharga tentang biaya yang dikeluarkan oleh berbagai departemen dan unit bisnis.

Perangkat lunak dapat memudahkan untuk menangkap dan mengkategorikan pengeluaran, mengotomatisasi bagian dari proses. Sebagai contoh, itu dapat menggunakan teks pada tanda terima untuk secara otomatis mengisi kategori pengeluaran, nama dan jumlah bisnis setelah seorang karyawan mengambil gambarnya. Solusi ini juga dapat meningkatkan akurasi pelaporan, dengan mengizinkan perusahaan untuk membuat dan menggunakan aturan bisnis khusus.

Bisnis dapat menyesuaikan alur kerja sehingga laporan secara otomatis dirutekan ke manajer yang benar untuk disetujui. Perangkat lunak juga dapat melacak laporan T&E karyawan melalui siklus persetujuan dan penggantian dan mengirimkan peringatan jika laporan pengeluaran tidak disetujui pada waktu tertentu. Ini memastikan bahwa karyawan mendapatkan penggantian segera.

Template Laporan Biaya Gratis

Untuk memulai, unduh templat laporan pengeluaran gratis ini.

Unduh templatenya