Alur Kerja Manajemen Biaya:Merampingkan dan Mengotomatiskan Sistem Akuntansi Anda

Manajemen biaya adalah fungsi penting bagi perusahaan mana pun dengan lebih dari segelintir karyawan. Apakah mereka melakukan pengeluaran saat bepergian, bekerja dari jarak jauh atau melakukan pekerjaan mereka di tempat, sebagian besar staf memiliki setidaknya beberapa tanda terima untuk diserahkan untuk penggantian pada bulan tertentu. Secara historis, mengelola proses itu membutuhkan banyak tanda terima, pengocokan kertas dan serah terima persetujuan di antara para manajer dan eksekutif senior.

Hari ini, semakin banyak perusahaan yang menggunakan perangkat lunak untuk mengotomatiskan langkah-langkah ini dan menyederhanakan proses untuk semua orang sekaligus membuatnya lebih cepat dan lebih akurat.

Apa itu? Manajemen Biaya Alur kerja?

Alur kerja manajemen pengeluaran dengan jelas menguraikan rute yang diambil tanda terima dari saat dimasukkan ke dalam sistem manajemen pengeluaran perusahaan hingga karyawan diganti atau biaya dibayar oleh bisnis.

Ini adalah proses langkah demi langkah yang berlaku untuk semua pengeluaran dan menentukan bagaimana pengeluaran tersebut akan diterima, disetujui dan diselesaikan.

Mengapa Penting untuk Menetapkan Alur Kerja Manajemen Biaya?

Tanpa alur kerja manajemen biaya yang ditentukan, perusahaan akan terbatas dalam hal menerima, akuntansi untuk, menyetujui dan mengganti biaya karyawan.

Pendekatan tidak terstruktur untuk manajemen biaya mungkin cukup untuk perusahaan yang hanya memiliki segelintir karyawan yang menyerahkan pengeluaran mereka. Namun seiring dengan pertumbuhan perusahaan, dibutuhkan cara otomatis untuk mengelola aspek bisnis ini.

Dengan menetapkan alur kerja yang dapat diprediksi untuk semua pengeluaran, perusahaan dapat menghemat waktu, mengurangi kesalahan, lebih mudah mencegah potensi penipuan dan menghemat uang.

Mengapa Sistem Manajemen Biaya Penting?

Untuk tetap beroperasi, semua organisasi harus membayar tagihan mereka tepat waktu. Untuk setiap perusahaan yang memiliki karyawan yang menjalankan bisnis di luar "empat dinding, ” Akan selalu ada kebutuhan untuk manajemen pengeluaran yang baik. Bahkan biaya kegiatan yang biasa seperti makan siang yang dibayar perusahaan dengan klien harus didokumentasikan, disetujui dan dikembalikan kepada orang yang membayar tab.

Dengan adanya proses manajemen biaya yang efektif, perusahaan dapat mengeluarkan penggantian tersebut dengan cepat dan akurat. Tidak ada yang lebih buruk daripada harus menunggu berbulan-bulan setelah pengeluaran untuk mendapatkan penggantian, terutama untuk karyawan yang membayar sendiri untuk suatu produk atau layanan.

Contoh Alur Kerja Manajemen Beban

1. Kumpulkan catatannya . Karyawan yang menyerahkan laporan pengeluaran untuk penggantian mengumpulkan tanda terima, laporan kartu kredit, tagihan atau dokumentasi lain yang membuktikan bahwa pembelian telah dilakukan.

   tim akuntansi, penyelia dan/atau manajer akan menggunakan dokumentasi ini untuk mendukung pengeluaran dan memastikan bahwa itu sah dan dapat diganti.

2. Karyawan membuat laporan. Karyawan harus mengacu pada kebijakan manajemen pengeluaran perusahaan saat mengembangkan laporannya, yang akan mencerminkan satu atau lebih biaya yang akan dijadwalkan untuk penggantian.

   Laporan tersebut berfungsi sebagai dokumentasi utama yang akan digunakan seorang pekerja untuk mengajukan klaimnya atas pengeluaran dan umumnya diisi dan diserahkan setiap bulan.

3. Laporan diserahkan untuk persetujuan akhir. Setelah diserahkan, laporan akan ditinjau oleh supervisor langsung dan tim akuntansi untuk memvalidasi klaim.

   Pada saat ini, laporan mencapai tahap "persetujuan akhir" dan bergerak ke langkah berikutnya.

4. Penyetuju menerima pemberitahuan untuk ditinjau. Laporan tersebut kemudian didistribusikan kepada pemberi persetujuan yang sesuai, apakah manajer atau eksekutif senior, untuk diteliti kembali.

   Orang-orang ini meninjau laporan, memastikan bahwa semua entri di dalamnya sah dan dapat diganti dan kemudian ditandatangani.

5. Laporan pengeluaran disetujui. Peninjau menempelkan stempel persetujuan mereka pada laporan. Setiap laporan yang tidak disetujui dikirim kembali ke tim akuntansi—dan selanjutnya, karyawan—untuk ditinjau dan direvisi.

   Untuk setiap pengeluaran yang tidak disetujui, proses dimulai lagi di "mengumpulkan catatan, ” dengan tanggung jawab pada karyawan untuk menarik kembali klaim atau mendukungnya.

6. Laporan dikirim ke kontak hutang usaha. Pada titik ini dalam alur kerja sistem akuntansi, laporan pengeluaran pergi ke koordinator hutang untuk diposting.

   Setelah laporan diposting, biaya dapat diatur untuk pembayaran. Kontak hutang usaha bertanggung jawab untuk memastikan bahwa karyawan dibayar tepat waktu.

7. Tanda terima diverifikasi. Setiap tanda terima yang diserahkan karyawan diverifikasi sebagai sah dan dimasukkan ke dalam file untuk tujuan pajak dan akuntansi.

   Jika tanda terima hilang atau tidak dapat digunakan, ada cara untuk membuatnya kembali untuk tujuan pengurangan pajak. Dan, IRS menganggap kuitansi digital sebagai bukti pengeluaran yang sah.

8. Kode buku besar (atau kode pajak) dimasukkan ke dalam laporan. Tim akuntansi memasukkan kode yang benar ke dalam laporan pengeluaran untuk setiap item baris.

   Kode-kode ini bervariasi sesuai dengan biaya itu sendiri, dengan perjalanan, akomodasi, makanan dan hiburan menjadi salah satu kategori paling populer untuk karyawan di luar kantor

9. Laporan pengeluaran diposting. Item biaya ditambahkan ke ERP atau sistem akuntansi sebagai entri jurnal, ditinjau dan disetujui, dan kemudian diposkan ke GL sehingga karyawan tersebut dibayar—biaya biasanya harus ada dalam sistem utang usaha untuk menerbitkan cek—serta untuk tujuan audit dan akuntansi.

   Jika terjadi perselisihan keuangan atau audit IRS di masa mendatang, laporan ini akan berfungsi sebagai bukti total pengeluaran bisnis karyawan selama periode waktu tertentu.

10. Pembayaran penggantian diotorisasi. Selama langkah ini, pembayaran penggantian diotorisasi dan ditetapkan untuk pembayaran berdasarkan jadwal yang ditetapkan dalam kebijakan manajemen biaya perusahaan.

    Otorisasi penggantian adalah langkah terakhir yang akan diambil oleh tim akuntansi dalam proses alur kerja manajemen biaya.

11. Karyawan diganti. Karyawan menerima penggantian biayanya melalui setoran langsung, cek atau uang tunai. Jika karyawan menggunakan kartu kredit perusahaan, pembayaran akan dilakukan ke perusahaan kartu kredit.

    Setelah karyawan tersebut dibayar kembali, saatnya untuk mulai mengumpulkan tanda terima dan mengumpulkan informasi untuk laporan pengeluaran berikutnya.

Manfaat Otomatisasi Manajemen Biaya untuk Persetujuan Biaya

Ketika proses manajemen biaya diotomatisasi, karyawan dapat mengirimkan pengeluaran dari mana saja melalui browser web atau perangkat seluler. Perusahaan dapat menyesuaikan alur kerja dan proses persetujuan untuk memenuhi bisnis unik mereka, akuntansi proyek dan kebutuhan manajemen biaya. Sebagai imbalannya, organisasi mendapatkan biaya pemrosesan laporan yang lebih rendah, akurasi pelaporan yang lebih baik dan lebih sedikit jam yang dihabiskan untuk memilah-milah spreadsheet dan kertas. Akhirnya, sistem manajemen biaya otomatis meningkatkan kolaborasi di antara anggota tim akuntansi, karyawan dan pemberi persetujuan—semuanya tanpa perlu mengangkat telepon atau mengirim email.