15 Pertanyaan Penggajian Usaha Kecil Teratas Dijawab

Jika Anda memiliki bisnis kecil — atau ingin memulainya — kemungkinan Anda sudah tahu bahwa Anda harus menangani penggajian untuk karyawan Anda. Tetapi mengelola penggajian bisa lebih rumit daripada yang diperkirakan banyak orang. Untuk membantu Anda memulai, kami telah menjawab 15 pertanyaan penggajian bisnis kecil yang paling sering diajukan.

1. Apa Itu Pajak Gaji?

   Pajak gaji, juga dikenal sebagai pajak pekerjaan, adalah pajak yang harus dibayar oleh pengusaha dan pekerja. Mereka biasanya dihitung sebagai persentase dari upah karyawan. Pajak gaji meliputi:

   • Pajak pendapatan federal dan negara bagian, yang dipotong dari penghasilan karyawan dan secara teratur dibayarkan ke IRS dan agen pajak negara bagian oleh pemberi kerja.
   • Pajak Federal Insurance Contributions Act (FICA), yang mendanai Jaminan Sosial dan Medicare. Pengusaha dan karyawan berbagi kewajiban pajak FICA, masing-masing menyumbang 50% dari total tarif pajak.
   • Pajak Federal Unemployment Tax Act (FUTA), yang mendanai asuransi pengangguran dan hanya dibayar oleh pemberi kerja. Beberapa negara bagian memiliki kredit pajak yang menurunkan kewajiban pajak FUTA majikan.
   • Pajak negara bagian atau lokal lainnya yang relevan, seperti asuransi cacat, kompensasi pekerja atau pajak gaji yang dikenakan oleh yurisdiksi lokal Anda.

2. Informasi Apa yang Saya Butuhkan untuk IRS untuk Memulai Penggajian Bisnis saya?

   Sebelum Anda dapat mulai menjalankan penggajian, Anda harus melakukan beberapa pekerjaan administratif untuk menetapkan bisnis Anda sebagai entitas pembayar pajak dengan IRS, dan Anda harus mengumpulkan beberapa formulir pajak dari karyawan Anda. Perencanaan ke depan dapat membantu mencegah kesulitan penggajian. Berikut cara memulai:

   • Pilih struktur bisnis. Anda harus memilih struktur bisnis jika Anda belum melakukannya. Struktur bisnis termasuk kepemilikan tunggal, korporasi dan LLC—semuanya memiliki pertimbangan hukum dan pajak yang berbeda.
   • Terapkan untuk EIN. Bisnis kecil Anda harus mengajukan nomor identifikasi pemberi kerja (EIN). Anda harus menunjukkan struktur bisnis Anda pada aplikasi EIN. IRS akan menggunakan EIN Anda untuk mengidentifikasi bisnis Anda pada dokumen pajak yang berbeda, mirip dengan nomor Jaminan Sosial individu. Anda bisa mendapatkan EIN dengan mendaftar secara online, melalui surat atau faks.
   • Pilih tahun pajak. Penghasilan kena pajak Anda dihitung berdasarkan tahun pajak Anda, yang merupakan periode 12 bulan yang Anda pilih untuk tujuan akuntansi dan pajak. Bisnis dapat memilih untuk menggunakan tahun kalender atau tahun fiskal yang tidak berakhir pada 31 Desember. Anda akan menetapkan tahun pajak Anda dengan IRS saat Anda mengajukan pengembalian pajak penghasilan bisnis pertama Anda.
   • Mengumpulkan informasi karyawan. Karyawan harus mengisi formulir IRS I-9 dan W-4 untuk menetapkan kelayakan kerja dan pemotongan pajak penghasilan yang sesuai, masing-masing.

3. Apakah Saya Membutuhkan Rekening Bank Bisnis?

   Jika Anda akan menerima dan membelanjakan uang sebagai bisnis, Anda biasanya harus membuka rekening bank bisnis. Selain menyediakan lokasi sentral untuk penarikan dan penyetoran pembayaran bisnis, mereka juga memudahkan untuk memisahkan dana perusahaan dari dana pribadi. Anda memerlukan EIN untuk membuka rekening bank bisnis.

4. Bisakah Bisnis Kecil Melakukan Penggajian Sendiri?

   Ya, Anda dapat mengelola penggajian bisnis kecil Anda menggunakan spreadsheet atau kalkulator online. Tetapi semakin banyak karyawan yang Anda miliki, semakin sulit untuk melacak jam kerja karyawan, membayar karyawan, mengelola pajak penggajian dan menyimpan catatan—terutama karena setiap karyawan mungkin memiliki kombinasi upah yang unik, manfaat, persyaratan pemotongan pajak dan pemotongan lainnya. Anda juga memerlukan pemahaman mendalam tentang semua federal, undang-undang tenaga kerja negara bagian dan lokal dan kewajiban pajak gaji.

   Mengingat kompleksitasnya, umumnya hanya masuk akal untuk menjalankan penggajian secara manual jika bisnis Anda memiliki beberapa karyawan dengan struktur pajak dan tunjangan yang sederhana. Bahkan untuk bisnis tersebut, solusi perangkat lunak penggajian dapat mengotomatisasi kompleks, pekerjaan yang memakan waktu seperti menghitung gaji. Pertimbangkan untuk mengintegrasikan perangkat lunak penggajian dan akuntansi Anda agar tetap mematuhi peraturan dan menghubungkan dua sumber daya terpenting bisnis Anda, orang dan uang.

5. Haruskah Saya Menyewa Layanan Penggajian atau Mencoba Perangkat Lunak/Otomasi?

   Sebelum memilih untuk menyewa layanan penggajian outsourcing, menggunakan solusi perangkat lunak penggajian otomatis atau menjalankan penggajian secara manual, mempertimbangkan biaya opsi penggajian usaha kecil, serta waktu yang terlibat dan sumber daya yang dapat Anda dedikasikan.

   Layanan penggajian yang dialihdayakan harus menangani setiap aspek penggajian. Ini menghitung upah dan pemotongan, mendistribusikan cek gaji dan bertanggung jawab untuk mematuhi semua undang-undang pajak dan tenaga kerja—sehingga bisnis Anda tidak harus bertanggung jawab atas kesalahan penggajian apa pun. Ini adalah cara yang paling tidak memakan waktu untuk menjalankan penggajian, tetapi juga cenderung lebih mahal.

   Solusi perangkat lunak penggajian mengotomatisasi banyak aspek penggajian, seperti semua perhitungan penggajian, sambil memberi bisnis Anda lebih banyak kendali atas prosesnya. Beberapa solusi perangkat lunak penggajian juga secara otomatis mengajukan pajak dan membayar karyawan melalui setoran langsung atau metode lainnya. Anda mungkin masih ingin memiliki ahli penggajian di tim Anda untuk memastikan bahwa data dimasukkan secara akurat, dan proses berjalan dengan lancar. Karena bisnis Anda masih memiliki kendali atas proses penggajian, Anda bertanggung jawab untuk mematuhi semua undang-undang pajak dan peraturan ketenagakerjaan. Namun, solusi perangkat lunak penggajian yang baik harus tetap up to date dengan perubahan pajak dan persyaratan tenaga kerja di federal, tingkat negara bagian dan lokal. Perangkat lunak penggajian dapat membantu Anda mengatasi beberapa tantangan penggajian umum untuk usaha kecil.

   Menjalankan penggajian secara manual adalah cara yang paling memakan waktu untuk menjalankan penggajian karena Anda harus menghitung semua pajak dan potongan, mengikuti tunjangan dan waktu istirahat karyawan, melacak jam, mengirimkan slip gaji, dan menangani semua kewajiban pelaporan pajak tahunan dan triwulanan. Ini bisa menjadi pilihan termurah, tetapi penting untuk dicatat bahwa kesalahan penggajian dapat membuat karyawan kesal dan juga membuat bisnis Anda terkena sanksi keuangan dari IRS atau Departemen Tenaga Kerja AS.

6. Seberapa Sering Saya Harus Menjalankan Penggajian?

   Frekuensi penggajian terutama bergantung pada dua hal:undang-undang negara bagian dan kebutuhan bisnis Anda. Sebagian besar bisnis menjalankan penggajian dua mingguan, tapi mingguan, bulanan dan setengah bulanan adalah periode pembayaran umum lainnya.

   Semakin jarang Anda menjalankan penggajian, semakin sedikit dokumen yang harus ditangani bisnis Anda, dan Anda mungkin memiliki biaya pemrosesan penggajian yang lebih rendah. Tetapi karyawan mungkin lebih suka dibayar lebih sering, terutama jika mereka dibayar per jam dan total gaji mereka bervariasi dari minggu ke minggu. Tambahan, beberapa negara bagian memiliki persyaratan frekuensi pembayaran minimum.

7. Apa Tanggung Jawab Majikan saya?

   Sebagai majikan, Anda bertanggung jawab untuk memastikan tugas penggajian berikut dilakukan, apakah Anda melakukannya secara manual, menggunakan perangkat lunak atau menyewa layanan penggajian.

   • Kumpulkan semua informasi karyawan yang diperlukan seperti W-4 dan I-9.
   • Klasifikasikan karyawan dengan benar (karyawan versus kontraktor independen; dan per jam versus gaji).
   • Tentukan periode pembayaran yang sesuai untuk bisnis dan karyawan Anda.
   • Menetapkan kebijakan cuti dan kelayakan manfaat, jika berlaku.
   • Siapkan setoran langsung atau metode pembayaran lainnya untuk karyawan.
   • Lacak jam kerja karyawan.
   • Hitung gaji.
   • Pemotongan pajak dan pemotongan yang diperlukan, termasuk pajak pendapatan federal, pajak FICA, pajak FUTA, ditambah pajak negara bagian, kompensasi pekerja dan pajak cacat.
   • Bayar pajak gaji yang harus dibayar bisnis dan bagian karyawan dari pajak gaji yang Anda potong dari gaji mereka.
   • Membayar karyawan.
   • Memberikan slip gaji kepada karyawan jika diperlukan.
   • Mematuhi semua persyaratan pelaporan penggajian di federal, tingkat negara bagian dan lokal.
   • Simpan catatan yang akurat.
   • Ikuti semua undang-undang perburuhan.
   • Membayar biaya gaji lainnya, termasuk penyedia manfaat dan perangkat lunak penggajian atau biaya outsourcing.

8. Apa Persyaratan Pelaporan Penggajian?

   Semua bisnis harus mematuhi persyaratan pelaporan penggajian, termasuk IRS atau persyaratan lembaga negara terkait:

   • Setiap kuartal, Anda harus melaporkan pajak penghasilan dan gaji yang dipotong dari cek gaji karyawan pada Formulir IRS 941.
   • Setiap tahun, Anda harus melaporkan beberapa kewajiban pajak gaji tambahan menggunakan formulir standar, seperti:
   • Formulir IRS 940 untuk melaporkan setoran pajak FUTA tahunan
   • Formulir IRS 945 untuk melaporkan pajak penghasilan non-gaji yang dipotong, seperti pajak penghasilan yang dipotong dari kontribusi program pensiun atau pensiun
   • Formulir IRS W-3 untuk melaporkan ringkasan semua upah dan kontribusi karyawan yang diserahkan ke Administrasi Jaminan Sosial pada tahun pajak tertentu
   • Anda harus melaporkan semua karyawan baru ke negara bagian yang sesuai segera setelah karyawan tersebut dipekerjakan.
   • Anda harus melaporkan semua sertifikat pemotongan W-4 karyawan ke IRS segera setelah mereka dipekerjakan atau merevisi W-4 mereka.
   • Anda harus memberikan formulir pajak akhir tahun W-2 kepada karyawan paling lambat tanggal 31 Januari setiap tahun, dan 1099-MISC untuk kontraktor independen.
   • Anda harus memberikan potongan gaji kepada karyawan, jika diperlukan oleh negara tempat bisnis Anda beroperasi.
   • Anda harus mematuhi peraturan negara bagian atau federal khusus lainnya yang berlaku untuk bisnis Anda.

9. Apa Yang Terjadi Jika Saya Melakukan Kesalahan?

   Kesalahan penggajian bisa mahal. Karyawan bergantung pada penerimaan gaji yang tepat waktu dan akurat, sehingga kesalahan penggajian dapat mengganggu pekerja dan menurunkan semangat kerja. Juga tidak jarang bisnis salah mengklasifikasikan karyawan sebagai kontraktor independen. Jika itu terjadi, sebuah bisnis mungkin berisiko dituntut atau didenda dan mungkin bertanggung jawab atas pajak gaji tambahan.

   Untuk membayar karyawan secara akurat tanpa bantuan perangkat lunak penggajian atau perusahaan pemrosesan penggajian yang dikontrak, Anda harus mengikuti banyak undang-undang pajak dan perburuhan, yang semuanya dapat berubah. IRS dan pemerintah negara bagian menjatuhkan hukuman atas kesalahan pajak, sementara Departemen Tenaga Kerja A.S. mungkin mendenda Anda untuk kesalahan penggajian seperti pelanggaran lembur atau karyawan yang membayar lebih rendah.

   Jika bisnis Anda melakukan kesalahan penggajian, penting untuk mengenali kesalahannya, menjelaskannya kepada karyawan, menjelaskan bagaimana bisnis akan memperbaiki masalah dan memastikan itu tidak terjadi lagi. Jika Anda mengetahui kesalahan sebelum karyawan dibayar, Anda mungkin dapat segera membatalkan siklus penggajian, menyelesaikan kesalahan dan menjalankan kembali penggajian. Sebaliknya, mengambil langkah-langkah untuk menyelesaikan masalah dan melaporkan setiap perbedaan kepada IRS dan lembaga pemerintah terkait lainnya sebagaimana diperlukan untuk meminimalkan kemungkinan hukuman ketidakpatuhan.

10. Bagaimana Saya Membayar Karyawan Versus Kontraktor?

    Perbedaan utama antara membayar karyawan versus kontraktor adalah tanggung jawab majikan untuk pajak gaji. Jika Anda membayar karyawan, bisnis Anda bertanggung jawab untuk menahan jumlah yang benar dari federal, pajak penghasilan negara bagian dan lokal dari setiap gaji karyawan. Pemotongan didasarkan pada pendapatan karyawan dan tunjangan pemotongan yang dihitung dalam bentuk W-4-nya. Anda kemudian membayar pajak karyawan yang dipotong ke IRS dan lembaga negara seperlunya. Sebagai pemilik bisnis, Anda juga bertanggung jawab untuk menahan pemotongan gaji lainnya yang diperlukan, seperti perawatan kesehatan atau manfaat program pensiun. Karyawan menerima W-2 pada akhir tahun pajak untuk membantu mereka menyelesaikan kewajiban pajak mereka dengan IRS.

    Jika Anda membayar kontraktor independen, juga dikenal sebagai pekerja lepas, Anda tidak diharuskan untuk memotong atau membayar pajak atas nama mereka. Kontraktor independen menerima gaji kotor penuh mereka di setiap gaji. Mereka diharuskan membayar pajak mereka sendiri ke IRS dan lembaga lainnya, termasuk taksiran pajak triwulanan. Alih-alih W-2, kontraktor menerima 1099-MISC pada akhir tahun.

11. Apa Perbedaan Penggajian Antara Karyawan Per Jam dan Gaji?

    Karyawan per jam dibayar berdasarkan upah per jam dan jumlah jam mereka bekerja selama setiap periode pembayaran. Gaji mereka umumnya diatur oleh Fair Labor Standards Act (FLSA) (untuk alasan ini, mereka dianggap sebagai karyawan "tidak dikecualikan"). Karyawan per jam harus membuat setidaknya upah minimum federal dan menerima upah lembur jika mereka bekerja lebih dari 40 jam dalam seminggu. Negara bagian mungkin memiliki upah minimum yang lebih tinggi dan persyaratan pembayaran lembur yang menggantikan persyaratan federal ini.

    Karyawan yang digaji dibayar berdasarkan gaji tahunan tetap. Jumlah ini dibagi dengan jumlah periode pembayaran dalam setahun untuk menghitung gaji karyawan untuk setiap periode. Beberapa karyawan yang digaji, seperti eksekutif dan karyawan dalam peran profesional atau administratif tertentu, dibebaskan dari undang-undang lembur FLSA dan oleh karena itu tidak diharuskan menerima lembur jika mereka bekerja lebih dari 40 jam dalam seminggu. Karyawan yang digaji umumnya menerima gaji pokok yang sama terlepas dari berapa jam mereka bekerja.

12. Bagaimana Cara Kerja Pembayaran Liburan atau Penggajian Bonus?

    Pembayaran hari libur adalah pembayaran yang diberikan kepada karyawan pada hari libur, bahkan jika mereka tidak bekerja. Sebagai contoh, beberapa perusahaan mungkin menawarkan cuti berbayar kepada karyawan untuk liburan seperti Memorial Day, Hari Kemerdekaan dan Hari Buruh. FLSA tidak mengharuskan bisnis untuk membayar karyawan untuk waktu istirahat, termasuk hari libur. Terserah masing-masing bisnis untuk memutuskan apakah akan melakukannya.

    Beberapa perusahaan mungkin memilih untuk menawarkan gaji yang lebih tinggi kepada karyawan jika mereka bekerja pada hari libur, tapi itu tidak diwajibkan oleh hukum. Dalam hal lain, pembayaran liburan diperlakukan sebagai gaji normal dan dikenakan pajak dengan cara yang sama.

    Pembayaran bonus adalah bentuk upah tambahan—gaji yang diterima karyawan di atas upah reguler mereka. Karena pembayaran bonus berbeda dengan upah biasa, itu dikenakan pajak secara berbeda. Ada dua cara untuk menghitung pajak gaji atas pembayaran bonus:metode agregat dan metode persentase.

    • Agregat: Jika bonus dibayarkan bersamaan dengan upah reguler, pembayaran bonus ditambahkan ke gaji reguler karyawan, yang dapat meningkatkan braket pajak karyawan. Pemotongan pajak kemudian dihitung berdasarkan braket pajak yang diperbarui sementara.
    • Persentase: Bonus harus diidentifikasi sebagai terpisah dari upah reguler dan kemudian dikenakan pajak dengan tarif tetap pada seluruh jumlah. Mulai tahun 2020, tarif pajak federal untuk pembayaran tambahan adalah 22%. Pembayaran bonus juga dikenakan pajak FICA dan pajak terkait lainnya.

13. Bagaimana Saya Harus Mengikuti Paket Employee Benefit di Payroll?

    Menawarkan tunjangan karyawan bisa mahal dan mengelolanya bisa memakan banyak waktu dan usaha. Tetapi seringkali hal itu sepadan karena paket tunjangan dapat menarik bakat yang lebih baik dan membantu bisnis Anda mempertahankan karyawan.

    Jika Anda berencana untuk menawarkan tunjangan karyawan seperti asuransi kesehatan atau kontribusi program pensiun yang sesuai, Anda harus melakukan pemotongan gaji terkait. Karena pengurangan mungkin berbeda untuk setiap karyawan, ini bisa menjadi rumit, terutama jika Anda melakukan penggajian secara manual. Namun, jika bisnis Anda menggunakan layanan perangkat lunak penggajian atau perusahaan outsourcing, penyedia harus secara otomatis menghitung pemotongan dan kontribusi untuk setiap proses penggajian, mengurangi kesalahan penggajian dan kesalahan perhitungan. Solusi perangkat lunak penggajian juga memungkinkan untuk dengan mudah mengintegrasikan informasi manfaat dengan penggajian, akuntansi dan fungsi bisnis SDM sehingga setiap departemen memiliki catatan terbaru tentang tunjangan karyawan.

14. Bagaimana Gaji Saya Berubah Saat Karyawan Cuti, Seperti Cuti Orang Tua?

    Saat karyawan mengambil cuti, perubahan gaji mereka tergantung pada sejumlah faktor. Ini termasuk ukuran perusahaan Anda, lokasinya, jenis cuti dan kebijakan cuti perusahaan Anda. Sebagai contoh, aturan berbeda tergantung pada apakah karyawan mengambil cuti orang tua, cuti militer atau cuti sukarela.

    Di bawah Undang-Undang Cuti Keluarga dan Medis (FMLA), karyawan dapat mengambil cuti hingga 12 minggu tanpa dibayar dalam periode 12 bulan jika mereka harus memenuhi kebutuhan keluarga atau medis. Karyawan juga diperbolehkan untuk menyimpan rencana kesehatan yang disponsori pekerjaan, tetapi mereka harus terus membayar kontribusi mereka. FMLA berlaku untuk bisnis swasta dengan setidaknya 50 karyawan, dengan beberapa batasan, dan semua instansi pemerintah dan sekolah.

    Beberapa negara bagian memiliki undang-undang cuti keluarga sendiri, yang dapat menggantikan persyaratan FMLA. Di New York, Misalnya, sebagian besar pengusaha swasta dengan lebih dari satu karyawan diharuskan memiliki asuransi cuti keluarga berbayar. Mulai tahun 2021, karyawan yang memenuhi syarat untuk menerima tunjangan cuti keluarga berbayar dapat menerima cuti hingga 12 minggu sambil menerima 67% dari upah rata-rata mingguan mereka.

    Majikan secara hukum diwajibkan untuk memberikan waktu istirahat bagi karyawan yang bertugas di militer, menawarkan pekerjaan yang sama atau serupa ketika mereka kembali.

    Undang-undang federal tidak mengharuskan Anda membayar karyawan untuk cuti sukarela, seperti mengambil cuti kerja untuk mengejar kesempatan pendidikan, tetapi bisnis dapat membuat kebijakan cuti sukarela mereka sendiri.

15. Bagaimana Saya Mengetahui Pengecualian Pajak yang Memenuhi Kualifikasi Bisnis saya?

    Untuk sepenuhnya dibebaskan dari pajak pendapatan federal, bisnis harus memenuhi syarat dan mendaftar sebagai organisasi nirlaba, yang biasanya berarti memenuhi persyaratan untuk organisasi amal yang ditentukan dalam bagian 501(c)(3) dari kode pajak federal. Organisasi semacam itu juga memenuhi syarat untuk mendapatkan hadiah amal yang dapat dikurangkan dari pajak dan dapat dibebaskan dari pajak pekerjaan federal. Selain sebagai organisasi nirlaba, mereka harus memenuhi persyaratan lain. Sebagai contoh, mereka:

    • Harus beroperasi untuk agama, ilmiah, pendidikan atau tujuan amal lainnya.
    • Tidak boleh berusaha mempengaruhi undang-undang pemerintah.
    • Tidak boleh melanggar kebijakan publik yang mendasar atau melakukan kegiatan ilegal.

    Bahkan jika bisnis Anda tidak bebas pajak, mungkin memenuhi syarat untuk beberapa pengurangan pajak usaha kecil umum, termasuk pengurangan pajak untuk biaya kendaraan, gaji dan upah, peralatan Kantor, keuntungan karyawan, furnitur dan peralatan, peralatan Kantor, biaya perjalanan, dan banyak lagi. Pengurangan pajak usaha kecil layak untuk diteliti karena dapat mengurangi tagihan pajak tahunan Anda—dalam beberapa kasus.

Kesimpulan

Mengelola penggajian bisa sangat kompleks, bahkan untuk usaha kecil dengan beberapa karyawan. Sangat penting untuk memahami apa yang diperlukan untuk penyiapan awal serta semua tanggung jawab pemberi kerja untuk pemotongan dan pembayaran pajak, mengklasifikasikan pekerja dan membayar cuti. Pertimbangkan perangkat lunak pemrosesan penggajian sehingga penggajian Anda berjalan dengan lancar dan akurat untuk membuat karyawan Anda senang, memberi Anda ketenangan pikiran dan membantu bisnis Anda tetap patuh.