Panduan Langkah demi Langkah untuk Membuat Anggaran Kerja

Anggaran kerja, tidak seperti anggaran statis, dapat berubah setiap hari. Pelajari apa itu anggaran kerja dan cara membuatnya untuk bisnis kecil Anda.

Baik Anda pemilik tunggal atau memiliki bisnis kecil yang berkembang, menyiapkan anggaran bisnis adalah manajemen keuangan yang baik. Meskipun anggaran statis, atau anggaran yang tidak berubah, dapat membantu, menyiapkan dan menggunakan anggaran kerja dapat jauh lebih bermanfaat bagi pemilik usaha kecil, memungkinkan mereka melakukan penyesuaian seiring berjalannya waktu.

Pelajari mengapa menulis anggaran, terutama anggaran kerja, penting untuk bisnis kecil Anda, dan dapatkan beberapa tips tentang cara membuat rencana anggaran kerja untuk bisnis Anda.

Ikhtisar:Apa itu anggaran kerja?

Anggaran kerja adalah anggaran yang Anda siapkan dan konsultasikan setiap hari, mingguan, atau bahkan bulanan. Misalnya, jika Anda menyiapkan anggaran statis, Anda memiliki jumlah yang ditetapkan dalam anggaran Anda untuk pendapatan dan pengeluaran. Dengan menggunakan anggaran kerja, Anda dapat menyesuaikan total tersebut sesuai keinginan Anda, meningkatkan pendapatan saat Anda mendapatkan pelanggan baru, atau meningkatkan pengeluaran saat uang sewa Anda naik secara tidak terduga.

Biasanya, Anda akan membuat anggaran kerja menggunakan perangkat lunak spreadsheet karena banyak aplikasi perangkat lunak akuntansi yang dirancang untuk usaha kecil tidak dapat membuat anggaran kerja.

Anggaran kerja tidak harus diubah. Namun, ketika keadaan berubah dalam bisnis Anda, seperti yang kemungkinan besar akan terjadi, anggaran kerja akan memungkinkan Anda untuk mencerminkan perubahan tersebut dalam anggaran Anda.

Mengapa penting bagi bisnis Anda untuk memiliki anggaran kerja?

Anggaran kerja tidak menggantikan anggaran statis. Inti dari memiliki anggaran yang fleksibel atau bekerja adalah untuk menyesuaikan anggaran Anda saat keadaan berubah. Misalnya, Anda telah menganggarkan $10.000 untuk biaya pemasok untuk tahun ini, tetapi pemasok Anda baru-baru ini menaikkan harganya menjadi $1.500 per bulan, yang menjadi $18.000 per tahun.

Dengan menggunakan anggaran kerja, yang dirancang untuk fleksibilitas, Anda dapat menyesuaikan anggaran setiap bulan untuk mencerminkan total baru. Jika Anda menemukan pemasok lain, Anda kemudian dapat mengubah total yang dianggarkan untuk mencerminkan biaya pemasok baru.

Cara menulis anggaran kerja untuk bisnis Anda

Membuat anggaran kerja atau anggaran fleksibel membutuhkan pengetahuan tentang pendapatan dan pengeluaran tahun sebelumnya, yang mudah diperoleh dari laporan keuangan Anda. Cara terbaik untuk memulai adalah dengan membuat garis besar penganggaran, merinci informasi apa yang Anda butuhkan untuk memulai dan di mana Anda bisa mendapatkannya.

Jika Anda tidak memiliki informasi tahun sebelumnya, cukup perkirakan total anggaran bulanan Anda berdasarkan rencana bisnis Anda.

Misalnya, jika rencana Anda mengatakan Anda akan menyediakan layanan pembukuan untuk 25 klien, dengan setiap klien membayar Anda $5.000 per tahun, dan itu adalah satu-satunya sumber pendapatan Anda yang diproyeksikan untuk tahun pertama bisnis Anda, Anda akan memperkirakan pendapatan Anda sebesar $125.000. Jika Anda tidak yakin berapa banyak klien yang akan Anda miliki, Anda dapat memasukkan perkiraan yang lebih rendah. Kemudian sesuaikan total Anda naik atau turun berdasarkan angka aktual, saat terjadi, dalam anggaran kerja Anda.

Cukup ikuti langkah-langkah mudah ini untuk membuat anggaran bisnis yang berfungsi untuk bisnis Anda.

1. Tinjau pendapatan Anda

Pendapatan adalah pendorong nomor satu untuk sisa anggaran Anda. Jika Anda tidak memiliki pendapatan yang mengalir ke bisnis Anda, Anda tidak akan memiliki uang untuk membayar pengeluaran apa pun.

Anda perlu memeriksa operasi bisnis dengan cermat untuk menentukan pendapatan untuk tahun mendatang. Apakah Anda berencana untuk menjual produk dan layanan yang sama dengan yang Anda lakukan tahun lalu, atau apakah Anda menambahkan atau menghilangkan produk atau layanan dari penawaran Anda?

Jika Anda telah beroperasi selama beberapa tahun, Anda dapat memeriksa tren masa lalu untuk menentukan pendapatan yang Anda harapkan untuk tahun mendatang harus dianggarkan. Jika bisnis Anda relatif baru, Anda harus memperkirakan pendapatan berdasarkan perkiraan realistis pelanggan, produk, dan layanan yang Anda harapkan untuk dijual.

2. Lihat biaya operasional

Sebelum Anda melihat biaya produksi dan harga pokok penjualan, periksa biaya operasional Anda. Ini adalah pengeluaran yang akan Anda keluarkan terlepas dari produk atau layanan yang ditawarkan bisnis Anda untuk tahun mendatang. Karena pengeluaran bisnis ini tidak akan bervariasi, akan lebih mudah untuk memperkirakannya berdasarkan biaya tahun sebelumnya, atau bahkan biaya sebenarnya.

Misalnya, jika Anda telah membayar sewa $1.600 per bulan, tetapi Anda tahu bahwa setiap tahun Anda memiliki kenaikan sewa sebesar 10%, mudah untuk menambahkan peningkatan tersebut ke dalam anggaran Anda. Anda selalu dapat menyesuaikan di akhir tahun berdasarkan aktual.

3. Perkirakan biaya variabel

Meskipun mungkin mudah untuk memperkirakan biaya tetap, lebih sulit untuk memperkirakan biaya variabel, atau biaya yang akan berfluktuasi dengan produksi. Jika Anda memiliki biaya variabel dari tahun sebelumnya, Anda dapat menggunakannya untuk memulai.

Namun, jika Anda baru memulai, Anda harus mendasarkan biaya variabel pada penjualan yang diproyeksikan untuk tahun mendatang, yang harus Anda lakukan saat menyelesaikan rencana bisnis atau rencana strategis Anda. Either way, dengan anggaran kerja, angka-angka ini dapat disesuaikan sesuai kebutuhan, sehingga perubahan produksi tidak akan berdampak negatif pada anggaran Anda.

4. Pendanaan satu kali dan darurat

Apakah Anda berencana mengganti mesin atau peralatan? Apakah Anda mempertimbangkan untuk membeli atau menjual bangunan? Pertimbangkan hal-hal ini saat membuat anggaran kerja Anda. Hal yang sama berlaku untuk penganggaran untuk pengeluaran darurat.

Kita semua suka berpikir bahwa komputer akan bertahan selamanya, peralatan tidak akan pernah berhenti bekerja, dan angin topan serta tornado tidak akan pernah memengaruhi bisnis kita, tetapi merencanakan acara semacam itu memungkinkan Anda untuk lebih siap secara finansial jika terjadi bencana.

5. Buat anggaran Anda

Langkah terakhir adalah mengambil semua perhitungan dan perkiraan Anda dan menempatkannya dalam format anggaran yang dapat Anda perbarui setiap bulan. Hal ini memungkinkan Anda melakukan penyesuaian secara teratur, daripada menjalankan bisnis dengan anggaran yang tidak lagi akurat.

Dengan menggunakan contoh rencana anggaran ini, Anda dapat meninjau total setiap bulan, dan memasukkan perkiraan yang lebih akurat untuk bulan mendatang. Anda mungkin juga menemukan bahwa memiliki kolom dengan aktual bulanan, seperti pada spreadsheet di bawah, dapat membantu Anda merencanakan anggaran setiap bulan dengan lebih baik.

3 praktik terbaik untuk menulis anggaran kerja

Membuat anggaran kerja mirip dengan membuat anggaran apa pun. Meskipun beberapa bisnis kecil mungkin ingin meninjau anggaran kerja mereka setiap hari, meninjau anggaran vs. aktual setiap bulan biasanya sudah cukup. Anda dapat melakukan hal berikut untuk memastikan anggaran kerja Anda tetap menjadi sumber daya yang berguna.

1. Gunakan anggaran tahunan Anda sebagai titik awal

Menggunakan anggaran kerja tidak berarti Anda harus mengorbankan anggaran operasional tahunan Anda. Sebaliknya, gunakan total anggaran tahunan Anda untuk mengisi kekosongan anggaran kerja Anda. Di akhir tahun, Anda akan memiliki gambaran yang lebih baik tentang bagaimana kinerja bisnis Anda secara finansial.

2. Perbarui anggaran kerja Anda secara teratur

Menggunakan anggaran kerja memungkinkan Anda melakukan penyesuaian proaktif secara teratur. Tidak ada gunanya membuat anggaran kerja dan kemudian tidak memperbaruinya secara teratur. Anda hanya dapat membuat penyesuaian yang diperlukan di masa mendatang dengan memperbarui total yang dianggarkan dengan total aktual. Misalnya, jika Anda melihat biaya perjalanan terlalu tinggi, Anda dapat mengurangi perjalanan untuk bulan-bulan mendatang, daripada menunggu hingga akhir tahun untuk mengatasi masalah tersebut.

3. Temukan metode yang paling sesuai untuk Anda

Beberapa usaha kecil suka melihat anggaran mereka setiap hari, sementara yang lain mungkin merasa lebih baik untuk meninjau pendapatan dan pengeluaran setiap bulan atau bahkan setiap tiga bulan. Anggaran kerja akan membuat Anda lebih proaktif dalam melacak keuangan Anda, jadi temukan metode yang paling sesuai untuk Anda dan patuhi itu.

Apakah Anda siap untuk membuat anggaran?

Anggaran adalah bagian penting dari akuntansi usaha kecil. Meskipun anggaran organisasi adalah suatu keharusan, Anda mungkin mendapati bahwa menggunakan anggaran kerja memberi Anda wawasan yang lebih luas tentang keuangan bisnis Anda, memungkinkan Anda untuk melakukan penyesuaian secara teratur.

Dengan sifatnya yang fleksibel dan kemampuannya untuk melakukan penyesuaian secara real time, anggaran kerja akan menguntungkan bisnis terkecil sekalipun.