Cara Mencatat Biaya Prabayar

Biaya dibayar di muka mengacu pada pengeluaran yang dibayarkan sebelum pengeluaran terjadi. Setiap kali Anda membayar tagihan di muka, itu dianggap sebagai biaya prabayar dan harus dicatat seperti itu.

Membayar biaya adalah bagian dari berbisnis. Tetapi beberapa pengeluaran ditangani secara berbeda dari yang lain. Misalnya, jika Anda membayar sewa pada tanggal 31 Januari untuk bulan Februari, itu bukan biaya dibayar di muka. Tetapi jika Anda membayar sewa untuk satu tahun mendatang, itu adalah biaya dibayar di muka dan harus dicatat sebagai satu.

Pelajari lebih lanjut tentang biaya dibayar di muka, pengaruhnya terhadap laporan keuangan Anda, dan mengapa biaya tersebut perlu dicatat secara berbeda dari pengeluaran biasa.

Ikhtisar:Apa itu biaya dibayar di muka?

Biaya prabayar adalah biaya yang Anda bayarkan yang belum terjadi. Juga dikenal sebagai biaya yang ditangguhkan, mencatat biaya ini adalah bagian dari proses akuntansi akrual. Ini mengharuskan Anda untuk mencatat pengeluaran saat terjadi, memperhitungkannya pada saat itu. Jika Anda menggunakan akuntansi berbasis tunai, Anda tidak perlu khawatir tentang biaya dibayar di muka. Dalam akuntansi tunai, Anda hanya mencatat pengeluaran saat uang berpindah tangan.

Beban dibayar di muka akan muncul di neraca Anda sebagai aset, dan saat aset digunakan, itu akan muncul di laporan laba rugi Anda sebagai beban.

Misalnya, Anda pindah ke gedung baru pada akhir Desember, dengan sewa bulan pertama Anda jatuh tempo 1 Januari. Karena pemilik baru Anda mengizinkan Anda untuk pindah lebih awal, dia sekarang meminta Anda membayar sewa sepanjang tahun, di muka.

Pembayaran sewa bulanan Anda adalah $2.000, jadi Anda membayar seluruh $24.000 pada akhir Desember, mendebit akun biaya sewa prabayar dan mengkredit rekening bank Anda sebesar $24.000, dengan akun sewa prabayar dicatat sebagai akun aset.

Ketika bulan Januari tiba, Anda kemudian akan mendebit $2.000 sebagai biaya sewa untuk bulan Januari dan mengkredit akun biaya sewa prabayar Anda sebesar $2.000, sehingga Anda memiliki saldo sebesar $22.000. $2.000 yang Anda keluarkan untuk sewa bulan Januari muncul di laporan laba rugi Anda sebagai biaya sewa, sementara akun aset sewa prabayar Anda dikurangi $2.000 di neraca Anda. Pada akhir tahun, Anda akan mengeluarkan seluruh $24.000, dan akun sewa prabayar Anda akan memiliki saldo $0.

Terkadang, perangkat lunak akuntansi Anda dapat menangani proses pembuatan biaya amortisasi, sehingga entri jurnal bulanan Anda akan diselesaikan secara otomatis. Jika Anda menggunakan buku besar manual untuk akuntansi Anda, Anda dapat membuat spreadsheet yang menguraikan pengeluaran bulanan Anda yang perlu dicatat dalam buku besar Anda sebagai entri penyesuaian.

Cara mencatat pengeluaran prabayar

Anda akan mengambil beberapa langkah untuk mencatat pengeluaran prabayar Anda dengan benar. Ini dimulai dengan menentukan apakah jumlah tersebut harus dibebankan selama beberapa periode akuntansi, berapa banyak yang harus dibebankan setiap periode, dan untuk berapa lama. Misalnya, jika Anda membayar di muka biaya akuntansi sebesar $1.650, untuk menutupi enam bulan ke depan, Anda perlu mengeluarkan $275 setiap bulan selama enam bulan.

1. Bayar pengeluaran

Langkah pertama dalam mencatat biaya dibayar di muka adalah pembelian aktual dari biaya tersebut. Misalnya, jika Anda membayar asuransi untuk tahun yang akan datang, pertama-tama Anda akan membayar biayanya, pastikan untuk mencatatnya dengan benar.

Tanggal Akun Debit Kredit 01-01-2021 Asuransi Prabayar $12.000 01-01-2021 Rekening Tunai $12.000

Entri jurnal ini diselesaikan untuk membuat akun aset Asuransi Prabayar Anda yang mewakili jumlah prabayar. Entri juga mengurangi Akun Kas Anda dengan jumlah yang dibayarkan. Ingat, untuk melacak biaya dibayar di muka dengan benar, biaya tersebut perlu dicatat dalam buku besar Anda sebagai aset biaya dibayar di muka, dengan sebagian dari aset dibayar di muka dicatat setiap bulan sebagai biaya.

2. Catat pengeluaran di buku besar Anda

Langkah Anda selanjutnya adalah mencatat biaya asuransi untuk 12 bulan ke depan. Anda mungkin dapat mengatur entri jurnal berulang dalam perangkat lunak akuntansi Anda yang akan menyelesaikan ini secara otomatis. Jika tidak, Anda harus membuat jadwal amortisasi untuk membantu Anda menentukan berapa banyak yang harus Anda bayarkan setiap bulan dan untuk berapa bulan. Ini sangat penting jika jangka waktunya kurang dari 12 bulan.

Tanggal Akun Debit Kredit 31-01-2021 Biaya Asuransi $1.000 31-01-2021 Asuransi Prabayar $1.000

Ayat jurnal di atas menunjukkan bagaimana pengeluaran pertama untuk bulan Januari dicatat.

3. Masukkan pengeluaran bulanan untuk setiap periode akuntansi

Karena Anda membagi biaya asuransi secara merata untuk tahun itu, Anda perlu mencatat pengeluaran setiap bulan, yang berarti entri jurnal di atas perlu dicatat setiap bulan selama dua belas bulan berikutnya.

Jika Anda membuat spreadsheet untuk melacak pengeluaran bulanan, tampilannya akan seperti ini.

Akun Tanggal Pembayaran Jumlah yang Dibayar Jangka Waktu Tertanggung Januari Februari Maret Asuransi Prabayar 1-2-2021 $12.000 1-1-2021 hingga 31-12-2021 $1.200 $1.200 $1.200 Sewa Prabayar 1-2-2021 $24,000 1-1-2021 hingga 31-12-2021 $2.000 $2.000 $2.000 Penasihat Hukum 1-2-2021 $  3,000 1-1-2021 hingga 31-12-2021 $   250 $   250 $   250

Spreadsheet akan berlanjut hingga Desember, menampilkan jumlah yang perlu dikeluarkan setiap bulan. Ini dapat berguna untuk membuat entri penyesuaian bulanan Anda.

Entri ini juga akan mempengaruhi laporan keuangan Anda, dengan akun aset Anda (Asuransi Prabayar) terus berkurang sementara jumlah Biaya Asuransi Anda akan meningkat.

4. Lanjutkan proses hingga akun biaya prabayar menjadi $0

Pada bulan Desember, Anda akan mencatat entri jurnal untuk terakhir kalinya. Entri terakhir ini akan menutup saldo Asuransi Prabayar Anda menjadi $0, sedangkan Beban Asuransi Anda untuk tahun ini akan menjadi $12.000.

Tanggal Akun Debit Kredit 31-12-2021 Biaya Asuransi $1.000 31-12-2021 Asuransi Prabayar $1.000

Contoh biaya dibayar di muka

Hampir semua biaya yang dibayar di muka dapat dianggap sebagai biaya dibayar di muka. Berikut adalah biaya prabayar umum yang mungkin dikeluarkan oleh usaha kecil.

• Asuransi (kesehatan, jiwa, dan harta benda)
• Pajak
• Sewa
• Biaya hukum
• Pengikut
• Persediaan massal
• Semuanya dibayar di muka

Misalnya, karena masalah hukum baru-baru ini, Jill menempatkan pengacaranya sebagai punggawa. Biaya punggawa adalah $3.000 per tahun. Meskipun dia membayar punggawa secara penuh, Jill masih perlu menentukan berapa banyak yang harus dia keluarkan setiap bulan karena punggawa digunakan.

$3,000 12 =$250

Pertama, Jill perlu mencatat pembayaran awal kepada pengacaranya sebesar $3.000.

Tanggal Akun Debit Kredit 1-05-2021 Biaya Hukum Prabayar $3,000 1-05-2021 Rekening Tunai $3,000

Setelah pembayarannya dicatat, Jill kemudian perlu mencatat biaya hukum setiap bulan hingga uang simpanan digunakan dan akun Biaya Hukum Prabayar memiliki saldo $0.

Tanggal Akun Debit Kredit 1-31-2021 Biaya Hukum $250 1-31-2021 Biaya Hukum Prabayar $250

Pengeluaran prabayar dapat dikelola dengan mudah

Jika Anda bukan akuntan yang berpengalaman, mengelola biaya prabayar mungkin tampak rumit, tetapi ini hanya masalah mencatat biaya sebagai aset dan kemudian mengambil biaya setiap bulan untuk menggunakan sebagian dari aset tersebut.

Cara termudah untuk mengelola biaya prabayar adalah dengan menggunakan perangkat lunak akuntansi, yang secara otomatis akan memposting entri jurnal setiap bulan untuk mengurangi saldo di akun prabayar Anda. Tetapi meskipun Anda hanya menggunakan spreadsheet untuk menghitung pengeluaran bulanan, mengelola pengeluaran prabayar adalah salah satu hal yang lebih mudah yang perlu Anda kelola.