Cara Membuat Laporan Pengeluaran (+ Template)

Mungkin Anda salah mengira bahwa laporan pengeluaran hanya diperlukan untuk bisnis besar dengan ribuan karyawan.

Meskipun benar bahwa bisnis menengah dan besar memproses ribuan laporan pengeluaran setiap tahun, laporan pengeluaran sama pentingnya untuk bisnis kecil, dan dalam beberapa hal, laporan itu mungkin bahkan lebih penting.

Mitos lainnya adalah bahwa laporan pengeluaran hanya menjadi kebutuhan bagi karyawan Anda. Tidak benar.

Laporan pengeluaran adalah suatu keharusan bagi setiap karyawan yang ingin mendapatkan penggantian biaya bisnis yang telah mereka keluarkan seperti jarak tempuh, bensin, atau makan.

Namun sebagai pemilik bisnis, Anda juga harus mencatat pengeluaran bisnis yang mungkin Anda keluarkan sendiri.

Meskipun kebutuhannya mungkin berbeda, membuat laporan pengeluaran dapat sangat membantu Anda dalam operasi bisnis reguler Anda, memberi tahu Anda dengan tepat berapa banyak yang telah Anda habiskan untuk bensin, jarak tempuh, atau transportasi selama setahun.

Informasi ini bisa sangat berharga saat mempersiapkan pengembalian pajak bisnis Anda, atau bahkan untuk membuat proyeksi keuangan untuk tahun berikutnya.

Bagaimana Anda dapat membuat laporan pengeluaran Anda sendiri

• Laporan pengeluaran tidak hanya untuk karyawan Anda. Menyelesaikan laporan pengeluaran untuk pengeluaran Anda sendiri akan membantu Anda melacak tingkat pengeluaran Anda dengan lebih baik.
• Sebagian besar aplikasi perangkat lunak akuntansi tidak menawarkan kemampuan untuk membuat laporan pengeluaran. Sebagai gantinya, mereka bekerja dengan aplikasi pihak ketiga untuk mengambil gambar tanda terima, mencatat pengeluaran, dan membuat laporan pengeluaran.
• Jika Anda mencari template laporan pengeluaran gratis, lihat yang ditawarkan di Microsoft Excel. Ini memiliki beberapa variasi yang tersedia untuk melacak pengeluaran, dan juga menawarkan log jarak tempuh dan template untuk memperkirakan biaya.

Apa itu laporan pengeluaran?

Laporan pengeluaran melacak pengeluaran yang telah dikeluarkan selama melakukan tugas pekerjaan yang diperlukan. Laporan pengeluaran dapat berupa banyak hal:catatan jarak tempuh yang digunakan untuk penggantian biaya, tanda terima biaya hotel dan parkir, atau rekening biaya makan dan hiburan.

Informasi apa yang biasanya ditemukan pada laporan pengeluaran?

• Tanggal pengeluaran
• Jenis pengeluaran (makan, penginapan, parkir, jarak tempuh, dll.)
• Jumlah total pengeluaran
• Akun biaya yang harus dibebankan
• Subtotal untuk setiap pengeluaran menurut kategori
• Total keseluruhan dari semua pengeluaran
• Pengurangan dari setiap penarikan tunai
• Total yang harus dibayarkan kepada karyawan

Di masa lalu, membuat laporan pengeluaran adalah tugas yang menakutkan, tetapi pengenalan aplikasi laporan pengeluaran, serta template yang mudah digunakan, telah membuat prosesnya tidak terlalu membosankan.

Dalam banyak kasus, laporan pengeluaran biasanya digunakan untuk merinci pengeluaran karyawan yang meminta penggantian biaya oleh karyawan tersebut, tetapi laporan pengeluaran juga dapat digunakan untuk membenarkan pengeluaran yang terjadi saat menggunakan kartu kredit yang disediakan perusahaan juga.

Manfaat menggunakan laporan pengeluaran

Ada lebih dari 30,2 juta pemilik usaha kecil pada tahun 2018, dan kemungkinan besar mereka menghasilkan banyak laporan pengeluaran.

Tentu saja, pemilik bisnis adalah penerima manfaat utama dari laporan pengeluaran. Memiliki laporan terperinci dari karyawan Anda (atau Anda sendiri) memungkinkan Anda untuk melihat dengan tepat berapa jumlah pengeluaran terkait perjalanan Anda sebenarnya.

Memiliki informasi ini di ujung jari Anda juga memungkinkan Anda untuk membuat anggaran yang lebih baik untuk pengeluaran tersebut, atau mungkin mengurangi perjalanan jika biayanya berlebihan.

Cara membuat laporan pengeluaran

Jika Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi bisnis kecil seperti QuickBooks Online, Xero, atau FreshBooks, Anda mungkin tahu bahwa tidak mungkin membuat laporan pengeluaran di aplikasi ini dan yang serupa.

Sebagai gantinya, sebagian besar aplikasi perangkat lunak akuntansi bisnis kecil telah bermitra dengan aplikasi laporan pengeluaran pihak ketiga yang dibuat khusus untuk mengelola pengeluaran dan membuat laporan pengeluaran.

Anda mungkin juga menggunakan salah satu template gratis yang dapat ditemukan di internet, atau template Microsoft Excel.

Ada berbagai cara untuk membuat laporan pengeluaran tergantung pada bisnis Anda, perangkat lunak akuntansi yang Anda gunakan, dan seberapa otomatis proses yang Anda inginkan. Apa pun alat yang Anda gunakan, yang terpenting adalah Anda membuatnya.

Gunakan salah satu template yang tersedia online

Banyak bisnis kecil memilih untuk menggunakan template laporan pengeluaran umum seperti yang ditawarkan oleh Excel. Template Excel dapat diunduh dengan mudah dan memungkinkan Anda memasukkan data item baris ke dalam kolom yang sesuai, yang akan dihitung secara otomatis.

Spreadsheet Excel ini sangat berguna untuk usaha kecil yang ingin melacak pengeluaran tanpa biaya tambahan untuk membeli perangkat lunak tambahan.

Kategori pengeluaran bisnis default yang disertakan dalam template itu nyaman, dan mereka dapat dengan mudah diedit jika Anda mau. Anda selalu dapat menambahkan kolom tambahan jika Anda memiliki pengeluaran lain yang tidak termasuk dalam kategori ini.

Tentu saja, informasi pada spreadsheet perlu dimasukkan ke dalam perangkat lunak akuntansi Anda untuk memproses penggantian yang harus dibayar oleh karyawan Anda -- dan untuk memastikan pengeluaran bisnis Anda akurat dan terkini dalam aplikasi perangkat lunak akuntansi Anda.

Gunakan software akuntansi

Sementara perangkat lunak akuntansi memainkan peran penting dalam proses manajemen pengeluaran, sebagian besar aplikasi perangkat lunak akuntansi bisnis kecil di pasaran saat ini tidak menawarkan cara untuk membuat laporan pengeluaran.

Sebagai gantinya, Anda dapat memilih untuk menggunakan salah satu dari banyak aplikasi manajemen pengeluaran pihak ketiga yang dirancang hanya untuk tujuan itu.

Gunakan perangkat lunak manajemen pengeluaran

Certify menawarkan integrasi langsung dengan QuickBooks Online, sementara Abacus terintegrasi dengan QuickBooks Online, Sage, dan Xero.

ReceiptBank adalah aplikasi perangkat lunak manajemen pengeluaran lainnya dengan harga terjangkau yang mengotomatiskan seluruh proses pembuatan laporan. Bahkan Zoho menawarkan aplikasi Manajemen Biaya yang dirancang untuk berintegrasi dengan Zoho Books.

Manfaat menggunakan aplikasi pihak ketiga ini adalah tingkat otomatisasi yang mereka bawa ke proses pembuatan laporan pengeluaran.

Aplikasi ini dirancang untuk melakukan hal berikut:

• Ambil gambar tanda terima
• Rekonsiliasi pengeluaran dengan lembaga keuangan
• Buat laporan pengeluaran secara otomatis
• Rutekan ke individu yang sesuai untuk mendapatkan persetujuan

Template laporan pengeluaran

Meskipun ada banyak template laporan pengeluaran yang tersedia di internet, pilihan terbaik Anda adalah menggunakan salah satu dari banyak template laporan pengeluaran yang tersedia di Excel.

Laporan Pengeluaran Excel dengan Mileage

Template Laporan Pengeluaran dengan Mileage memberi Anda kemampuan untuk melacak pengeluaran umum secara memadai termasuk hotel, makan, dan transportasi, tetapi bagian yang sangat berguna adalah kemampuannya untuk melacak biaya terkait transportasi.

Anda dapat memasukkan jarak tempuh awal dan akhir Anda, dan spreadsheet akan secara otomatis menghitung biaya jarak tempuh terkait. Antarmuka ditata dengan baik dan menampilkan total untuk setiap kategori yang disertakan di bagian atas spreadsheet yang dapat dengan mudah dimasukkan ke dalam perangkat lunak akuntansi Anda untuk memproses penggantian atau sekadar melacak tagihan.

Kalkulator Biaya Perjalanan Excel

Meskipun bukan templat laporan pengeluaran, Kalkulator Biaya Perjalanan memberi Anda dan karyawan Anda cara mudah untuk menghitung pengeluaran potensial dengan memasukkan biaya transportasi, penginapan, dan makan, dengan kolom untuk masing-masingnya. Ini terbukti menjadi alat yang berguna untuk menentukan apakah perjalanan layak secara finansial sebelum mengeluarkan biaya, dan ini bisa sangat berguna jika bisnis Anda beroperasi dengan anggaran terbatas.

Log Mileage Excel dan Laporan Pengeluaran

Catatan Mileage dan Laporan Pengeluaran dapat menjadi alat yang sangat diperlukan bagi siapa saja yang menghabiskan banyak waktu di perjalanan, dan ini tersedia untuk Anda dan karyawan Anda.

Pelaporan pengeluaran untuk bisnis Anda

Baik Anda menjalankan operasi satu orang, atau Anda mengelola 10 staf, pelaporan pengeluaran adalah bagian penting dari operasi bisnis Anda. Jika Anda atau karyawan Anda sering berada di jalan (atau di bandara), ada baiknya Anda mempelajari cara terbaik untuk membuat laporan pengeluaran.

Ini akan menghabiskan waktu dengan baik!