Panduan Inventaris Usang:Cara Mengidentifikasi,

Bahan baku juga bisa menjadi usang. Meminimalkan keduanya adalah fungsi dari praktik terbaik inventaris dan teknik analisis.

Takeaways Kunci

• Organisasi harus segera meninjau neraca mereka untuk melihat apakah persediaan usang berdampak negatif pada keuangan mereka.
• Prakiraan yang buruk, desain yang salah, pembelian yang tidak tepat dan sistem manajemen inventaris yang ketinggalan zaman menghasilkan visibilitas inventaris yang buruk. Ini adalah akar penyebab persediaan usang.
• Perusahaan dapat membatasi kebutuhan untuk menghapus persediaan dengan memantau persediaan secara real time dan secara teratur mengukur perputaran persediaan, hari persediaan di tangan dan metrik utama lainnya hingga ke tingkat SKU.
• Mempekerjakan prakiraan inventaris dan praktik terbaik manajemen plus teknologi memberikan manfaat ganda:Anda menjaga kelebihan inventaris dalam jumlah besar agar tidak menumpuk dan membantu para pemimpin menemukan saham yang bergerak lambat dan mencari cara untuk menjualnya sebelum kehilangan semua nilainya.

Inventaris Usang Dijelaskan

Bisnis yang menjual produk fisik, serta orang-orang di industri pemeliharaan dan perbaikan, perlu melacak persediaan usang. Jumlah inventaris usang yang dimiliki organisasi merupakan indikator penting apakah organisasi tersebut mengoptimalkan pembelian dan manajemen inventaris, alias perencanaan kebutuhan material (MRP), atau perlu mengevaluasi kembali aspek-aspek bisnisnya.

Karena persediaan usang dapat menyebabkan masalah arus kas yang besar, itu dapat merusak kemampuan bisnis untuk melewati masa sulit. Jika sebuah perusahaan dengan margin tipis secara konsisten menemukan dirinya dengan persediaan usang dan tidak mengatasi masalah, itu bisa berakhir di lubang yang dalam.

Bagaimana Cara Kerja Inventaris Usang?

Bisnis harus datang dengan parameter mereka sendiri ketika berbagai jenis inventaris menjadi usang, dan ini akan bervariasi antar industri—pikirkan tentang makanan vs. furnitur, misalnya—dan kategori produk. Mulailah dengan standar khusus industri untuk membuat pedoman kapan item inventaris harus dikategorikan sebagai slow-moving, berlebihan dan usang.

Alasan persediaan bisa menjadi usang termasuk masalah dengan produk, prakiraan buruk, kekurangan manajemen persediaan atau masalah lainnya. Tapi kabar baiknya adalah perusahaan dapat meminimalkan persediaan mati dengan melacak posisi persediaan mereka secara dekat:Jika Anda dapat melihat item saat mereka masih dalam tahap bergerak lambat atau kelebihan, Anda bisa mendapatkan uang dari mereka sebelum mereka menjadi usang.

Dalam panel pengecer Brainyard baru-baru ini, distributor dan produsen, mayoritas peserta menyebutkan perkiraan permintaan sebagai bidang perhatian utama.

5 Kekhawatiran Ritel Terbesar Untuk 2020 vs. 2019

Mengapa Persediaan Usang Penting?

Karena persediaan usang adalah persediaan yang tidak dapat dijual lagi oleh perusahaan, itu dapat berdampak negatif terhadap kesehatan keuangan perusahaan secara keseluruhan. Bisnis telah menginvestasikan uang dan, dalam hal produsen, waktu dalam barang-barang ini dan tidak dapat lagi menutup biaya tersebut—dan semakin lama Anda menyimpan persediaan yang tidak menguntungkan, semakin banyak uang yang akan berakhir dengan biaya.

Sebanyak 20% hingga 30% dari inventaris bisnis usang pada waktu tertentu, dan mereka dapat menghapuskan sebagian besar atau seluruh barang tersebut sebagai kerugian. Itu angka yang besar, dan dapat mewakili titik puncak bagi organisasi yang sedang berjuang.

Bahkan untuk bisnis yang sehat, itu menyakitkan intinya.

Analisis Inventaris

Sangat penting bagi perusahaan untuk secara teratur mencermati tingkat dan tren inventaris sebagai bagian dari upaya mereka untuk memaksimalkan visibilitas dan efisiensi rantai pasokan.

Staf harus meninjau angka penjualan sebagai bagian dari analisis inventaris mereka setidaknya setiap bulan dan membandingkannya dengan tingkat inventaris saat ini, sering ditentukan dengan penghitungan persediaan fisik. Bisnis dapat menggunakan angka-angka ini untuk menghitung perputaran persediaan, yang merupakan rasio seberapa sering ia menjual melalui inventaris selama periode waktu tertentu.

Rumus untuk menghitung perputaran persediaan adalah:

Perputaran Persediaan = Penjualan / Inventaris Rata-rata

Sebuah organisasi mungkin menemukan bahwa produk tertentu sangat musiman — mereka jauh lebih banyak penjual di musim gugur dan musim dingin daripada musim semi dan musim panas, misalnya—atau penjualan turun tiba-tiba untuk kategori barang tertentu. Pada kasus ini, mereka dapat melakukan penghitungan siklus persediaan untuk kategori tertentu.

Metrik lain yang dapat membantu menemukan sumber persediaan usang adalah jumlah hari (atau bulan) persediaan yang ada. Ini memberi tahu perusahaan berapa lama mereka memiliki stok tertentu di gudangnya. Untuk mengukur hari yang ada, gunakan rumus ini:

Hari Persediaan Di Tangan = Inventaris Rata-Rata / Harga Pokok Penjualan x 365

Meninjau metrik inventaris ini dan lainnya secara teratur akan membantu bisnis meningkatkan pembelian dan manajemen inventaris, yang membantu mengurangi persediaan usang.

Konsekuensi dari Persediaan Usang

Tingkat persediaan usang yang tinggi pada akhirnya dapat memengaruhi profitabilitas dan kelangsungan bisnis jangka panjang. Ketika kesehatan keuangan suatu organisasi menurun, yang merusak kemampuannya untuk menarik investor atau memenuhi syarat untuk pinjaman.

Persediaan usang juga muncul sebagai beban di neraca, salah satu dokumen keuangan terpenting perusahaan.

Selain itu, persediaan usang sering diabaikan terlalu lama bahkan karena menghabiskan ruang berharga di gudang. Alih-alih menggunakan real estat yang mahal ini untuk menyimpan produk yang menguntungkan dan bergerak cepat, stok lama mengumpulkan debu dan terus terdepresiasi.

Manfaat Menyingkirkan Persediaan Usang

Di samping itu, mengurangi persediaan usang dapat meningkatkan kesehatan keuangan bisnis. Ini menurunkan biaya persediaan secara keseluruhan dan kerugian yang datang dengan penghapusan saham ini. Tidak membuang-buang uang untuk persediaan usang membebaskan uang tunai yang dapat diinvestasikan perusahaan di area lain untuk membantunya berhasil.

Untuk bisnis muda, menghindari persediaan usang bisa menjadi langkah penting di jalan menuju margin unit yang lebih kuat.

Selain itu, meminimalkan persediaan usang memudahkan perusahaan untuk menyusun laporan keuangan yang akurat dan mendapatkan gambaran yang jelas tentang biaya penyimpanan persediaan mereka saat ini. Ada lebih sedikit peluang untuk kesalahan pembukuan atau untuk mengabaikan persediaan berlebih yang ada di sudut gudang yang berdebu.

5 Penyebab Persediaan Berlebih dan Usang

Ada sejumlah masalah umum yang menyebabkan persediaan menjadi usang. Bisnis harus mencermati operasi mereka untuk melihat apakah ada masalah dan jika demikian, atasi mereka sebelum mereka kehilangan uang:

Peramalan yang tidak akurat

Peramalan yang buruk adalah salah satu pendorong terbesar persediaan usang. Jika perusahaan memperkirakan SKU tertentu akan menjadi penjual teratas untuk dua kuartal pertama, itu secara alami akan menempatkan pesanan besar dengan pemasok untuk barang-barang tersebut. Tetapi jika permintaan gagal memenuhi harapan tersebut, bisnis yang tersisa dengan banyak persediaan ekstra. Lembur, persediaan itu akan kehilangan nilainya.

Sistem Manajemen Inventaris yang Tidak Memadai

Sistem manajemen inventaris yang menunjukkan angka yang tidak akurat atau tidak memiliki kemampuan pelaporan untuk memberikan pandangan komprehensif tentang stok saat ini hanya akan memperburuk masalah inventaris yang sudah usang. Jika sistem manajemen persediaan memberi tahu pengecer bahwa ia memiliki 100 pasang celana dalam ukuran tertentu, tapi sebenarnya ada 400 pasang di gudang, Misalnya, itu akan berakhir membeli lebih banyak produk daripada yang dibutuhkan. Demikian pula, jika bisnis tidak dapat memantau perputaran persediaan atau hari persediaan yang ada, itu harus menebak kapan harus memesan lebih banyak persediaan.

Kualitas atau Desain Produk Buruk

Terkadang tidak sulit untuk melihat mengapa produk gagal. Mungkin barang mudah rusak atau tidak berfungsi seperti yang diiklankan, karena salah desain atau kesalahan dalam proses manufaktur. Pelanggan dapat mengembalikan barang-barang ini—masalahnya sendiri—dan meninggalkan ulasan negatif. Ketika orang lain mendengar tentang masalah, penjualan anjlok. Demikian pula, item baru yang tidak memiliki keunggulan dibandingkan produk serupa yang sudah ada di pasar dapat berkinerja buruk dan mengakibatkan kelebihan persediaan.

Pembelian Ceroboh

Pembelian harus didorong oleh data dan terkait erat dengan peramalan dan perencanaan permintaan. Bila tidak, dan tim pembelian membeli berdasarkan pengetahuan anekdot atau faktor lain yang tidak dapat diandalkan, itu mengarah pada masalah. Manajer pembelian yang haus kesepakatan yang bersedia membeli semuanya dalam jumlah besar untuk mengurangi biaya per item juga dapat meninggalkan perusahaan dengan terlalu banyak produk di tangannya.

Waktu Lead yang Tidak Akurat

Lead time membuat pekerjaan pembeli lebih sulit. Mereka perlu memahami berapa lama setelah mereka memesan, mereka akan benar-benar menerima produk, yang dapat bervariasi di antara vendor. Waktu tunggu yang diperpanjang, terutama jika lebih lama dari yang diharapkan, bisa sangat bermasalah karena permintaan akan suatu produk bisa turun dalam beberapa bulan sebelum organisasi menerima barang.

6 Cara Menyingkirkan Inventaris yang Usang

Sebanyak organisasi mungkin mencoba untuk menghilangkan persediaan usang, sebagian besar akan ditinggalkan dengan setidaknya sejumlah kecil barang yang tidak dapat mereka jual. Ketika itu terjadi, inilah yang dapat mereka lakukan dengan saham itu, dalam urutan apa yang mungkin mendorong pengembalian finansial terbaik:

Produk Pasar Ulang

Jika barang tersebut masih memiliki potensi penjualan yang solid, pikirkan kembali bagaimana Anda memposisikannya. Ini dapat mencakup memindahkannya ke tempat lain di toko atau situs web, atau menyorotinya dalam email pemasaran kepada pelanggan. Bisnis juga dapat bereksperimen dengan saluran yang berbeda—jika item tertentu tidak dijual di toko, mempromosikannya melalui media sosial atau iklan online yang mengarahkan pembeli ke situs e-niaga.

Jual Dengan Diskon

Promosi adalah cara yang terbukti untuk memindahkan produk yang tidak terjual secepat yang diharapkan. Meskipun ini mungkin memakan margin keuntungan, ia menawarkan pengembalian investasi yang lebih baik daripada opsi lain yang tercantum di bawah ini. Cobalah sedikit diskon pada awalnya, dan tingkatkan seperlunya hingga produk mulai keluar dari rak dengan klip yang lebih cepat.

Bundel Produk

Item yang tidak laku dengan sendirinya mungkin berkinerja lebih baik sebagai bagian dari sebuah paket. Menjual item inti dengan dua atau tiga yang terkait, aksesori murah dapat membantu Anda menyingkirkan produk yang bergerak lambat atau berlebih. Sebaiknya harga paket lebih rendah daripada biaya untuk membeli ketiga item secara terpisah untuk mendorong penjualan.

Likuidasi Barang Anda

Di sebagian besar industri, ada likuidator yang membeli sisa persediaan dengan diskon besar-besaran dan kemudian menjualnya kembali. Ini adalah pilihan yang baik jika Anda mencoba pemasaran ulang, diskon dan bundling dan itu tidak cukup memindahkan produk. Sementara harga yang dibayar likuidator mungkin sama atau di bawah biaya, itu masih lebih baik daripada menghapuskan saham usang sebagai kerugian.

Sumbangkan Inventaris Usang

Bisnis mungkin dapat menyumbangkan inventaris usang mereka untuk amal. Tidak hanya ini lebih disukai untuk membuang barang, tetapi dapat membuat organisasi memenuhi syarat untuk pengurangan pajak yang setara dengan biaya produk tersebut. Opsi ini lebih relevan untuk pengecer dan distributor yang menjual barang jadi, daripada produsen atau pemasok yang bekerja dengan bahan baku.

Penghapusan Persediaan Usang

Ketika sebuah organisasi telah kehabisan semua pilihan lain, itu harus menghapus persediaan usang sebagai kerugian. Berdasarkan Prinsip Akuntansi yang Diterima Umum (GAAP), itu harus mencantumkan inventaris usang sebagai beban dan menggunakan akun cadangan inventaris (sejenis akun kontra aset) untuk mengimbangi kerugian.

4 Cara Mencegah Persediaan Usang

Apa yang lebih baik daripada menyingkirkan inventaris usang? Tidak terjebak dengan itu di tempat pertama. Berikut adalah beberapa cara untuk menjual sebanyak mungkin saham yang Anda beli:

Perkiraan Permintaan yang Akurat

Seperti dicatat sebelumnya, peramalan adalah kunci untuk mencapai keseimbangan yang tepat dengan persediaan. Bisnis harus menghabiskan waktu mempelajari permintaan historis, termasuk tren musiman untuk produk tertentu, saat mereka membangun prakiraan. Alat peramalan yang kuat, seperti modul pengoptimalan inventaris, yang dapat menjelaskan faktor internal dan eksternal akan membantu menutup kesenjangan antara harapan dan kenyataan. Peramalan yang akurat membutuhkan orang yang tepat dan alat yang tepat.

Pastikan Inventaris Terlihat dan Tersedia di Seluruh Saluran

Jika ada sesuatu yang tidak terjual di toko—tetapi sedang online atau di lokasi fisik lain—Anda dapat memanfaatkan inventaris yang ada dan menjualnya sebelum menjadi basi dan Anda tidak memesan lebih banyak untuk mengisi kembali lokasi di mana ia menjual melalui.

Ketahui Titik Pemesanan Ulang Anda

Untuk menghindari inventaris yang tidak perlu, staf harus tahu kapan mereka harus memesan lebih banyak barang dan seberapa besar pesanan itu seharusnya. Perangkat lunak dapat memicu peringatan bagi pembeli ketika tiba waktunya untuk memesan ulang, tetapi karyawan rantai pasokan harus waspada terhadap lonjakan atau penurunan penjualan item inventaris tertentu.

Berikut rumus umum untuk menghitung reorder point:

Titik pemesanan ulang = (Penjualan Unit Rata-Rata Harian x Rata-Rata Lead Time dalam Hari) + Stok Pengaman

Lacak Level Inventaris secara Real Time

Visibilitas ke tingkat inventaris waktu nyata sangat penting dalam memungkinkan organisasi untuk mengoptimalkan pembelian dan manajemen inventaris, yang akan meminimalkan stok usang. Karyawan rantai pasokan membutuhkan akses konstan ke posisi inventaris mereka untuk setiap SKU sehingga mereka dapat melakukan pemesanan pembelian atau mempromosikan produk saat stok rendah atau tinggi, masing-masing. Angka-angka ini dapat berubah dengan cepat, sehingga karyawan membutuhkan informasi yang paling up-to-date. Sistem inventaris ERP memanfaatkan berbagai sumber data untuk membantu perusahaan lebih memahami riwayat kinerja berbagai SKU, antara wawasan lainnya.

Gunakan Perangkat Lunak Manajemen Inventaris

Perangkat lunak manajemen inventaris yang tepat akan membantu perusahaan mengadopsi semua strategi ini dan mengurangi inventaris usang dengan melacak pergerakan barang masuk dan keluar dari gudang saat terjadi dan memberi tahu staf saat bisnis kehabisan barang tertentu. Perangkat lunak manajemen inventaris dapat secara otomatis melacak KPI yang relevan dengan inventaris seperti titik pemesanan ulang, hari persediaan di tangan dan perputaran persediaan dan memberikan laporan harian dengan nomor kunci. Solusi manajemen inventaris juga dapat membantu membuat perkiraan yang lebih akurat saat terintegrasi dengan perangkat lunak penjualan dan keuangan.

Sistem Kontrol Inventaris vs. Sistem Manajemen Inventaris

Tabel fitur berikut untuk kontrol inventaris dan sistem manajemen inventaris dapat membantu Anda memutuskan apakah Anda memerlukan salah satu sistem atau keduanya.

Contoh Inventaris Usang

Central City Electronics adalah pengecer elektronik rumah dengan empat toko dan situs web. Tahun lalu, keuntungannya turun untuk pertama kalinya dalam satu dekade, dan melalui dua kuartal tahun ini, total keuntungan masih turun. Setelah melihat angka-angkanya, tim akuntansi pengecer memperhatikan kenaikan biaya persediaan baru-baru ini.

Setelah diperiksa lebih dekat, akuntan menyadari bahwa perusahaan menghapus produk senilai ratusan ribu dolar tahun lalu, sebagian besar televisi LCD 1080p. Perkiraannya menyerukan TV 1080p untuk menjadi penjual besar, tetapi jauh lebih banyak orang yang membeli set 4K dan OLED. Seorang manajer pembelian memperburuk keadaan dengan membeli 200 set 1080p lebih banyak daripada perkiraan yang diminta dengan imbalan harga per TV yang lebih rendah.

Central City Electronics hanya mendapatkan laporan inventaris bulanan, sehingga tidak menyadari masalah sampai terlambat. Pada saat itu, bahkan sebagian besar likuidator tidak tertarik dengan TV dengan teknologi usang ini.

Pengalaman ini meyakinkan bisnis untuk berinvestasi dalam sistem manajemen inventaris yang akan memperbarui nomor inventaris secara real time. Sistem ini juga memungkinkan karyawan Central City Electronics untuk melihat perputaran persediaan dan hari persediaan berdasarkan kategori produk atau SKU dan memberi tahu mereka kapan waktunya untuk membuat pesanan pembelian baru—dengan jumlah yang disarankan. Setiap pesanan pembelian secara otomatis dikirim ke manajer untuk persetujuan untuk mencegah pemesanan berlebih.

Setelah dua kuartal dengan perangkat lunak manajemen inventaris, biaya persediaan usang turun 70%, menghemat Central City seikat uang dan mengembalikan keuntungan pada lintasan ke atas. Ketika bisnis memang perlu menghapus persediaan, integrasi dengan sistem akuntansi mengotomatiskan banyak pekerjaan yang terlibat dalam membuat entri jurnal persediaan usang yang mendebit penghapusan dan kredit dari akun kontra aset.

Kesimpulan

Banyak bisnis membuang terlalu banyak uang untuk persediaan usang. Meskipun penghapusan sejumlah kecil persediaan seringkali tidak dapat dihindari, stok usang tidak perlu menjadi kontributor besar untuk kewajiban di neraca.

Menemukan rumah kedua untuk persediaan yang terlalu lama berada di gudang adalah salah satu cara untuk menutup biaya kelebihan persediaan. Perangkat lunak yang menyediakan visibilitas inventaris terperinci dan pelaporan ekstensif dapat membantu mencegah masalah sebelum terjadi dengan memberi karyawan informasi yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan pembelian dan manajemen inventaris yang lebih cerdas.

Akhirnya, mengurangi persediaan usang adalah cara yang mudah bagi perusahaan berbasis produk untuk meningkatkan laba mereka.