Panduan Penting untuk Perencanaan Inventaris

Perencanaan Inventaris

Perencanaan persediaan membantu perusahaan membeli jumlah stok yang tepat dan memutuskan seberapa sering memesan ulang. Perencanaan persediaan membantu menurunkan biaya penyimpanan barang dan membantu memastikan ada cukup persediaan untuk membuat dan menjual barang.

Perencanaan persediaan adalah bagian penting dari manajemen rantai pasokan. Manajemen rantai pasokan memastikan bahwa bahan baku, barang dalam proses dan barang jadi bergerak secara efisien dari sumber atau pabrik ke konsumen.

Esensi Perencanaan Inventaris yang Baik

Perencanaan inventaris berdampak langsung pada arus kas dan keuntungan organisasi mana pun. Ini mencegah kehabisan stok, sehingga Anda dapat menjaga produksi tetap berjalan dan menghemat uang untuk pembelian menit terakhir yang mahal, dan memungkinkan diskon untuk pesanan massal dan reguler. Perencanaan persediaan yang baik membutuhkan campuran orang yang tepat, proses dan teknologi.

• Teknologi Perencanaan Inventaris :
  Anda dapat menggunakan perangkat lunak yang memulai pesanan untuk memastikan Anda mengisi stok ke tingkat yang sesuai dan mencegah kelebihan stok. Sistem perencanaan digital menyediakan data historis untuk peramalan dan pandangan ke tingkat inventaris saat ini. Perangkat lunak yang tepat dapat membantu Anda menskalakan bisnis Anda.
• Peran dan Tanggung Jawab Perencanaan Inventaris :
  Perencana inventaris menganalisis tren dan memberikan perkiraan. Idealnya, perencana persediaan bekerja dengan manajer pemasok, pembelian dan pemimpin manajemen kontrak, analis keuangan rantai pasokan dan pemangku kepentingan produksi dan kontrol kualitas.
• Kebijakan Perencanaan Inventaris, Proses dan Prosedur :
  Kebijakan inventaris membantu Anda mengatur aktivitas perencanaan dan proses pemeliharaan inventaris langkah demi langkah. Penting bagi Anda untuk menentukan dan mendokumentasikan proses perencanaan inventaris Anda dan mengomunikasikan kebijakan Anda di seluruh organisasi dan di luarnya, khususnya pada rantai pasok. Prosedur Anda dapat berkisar dari cara Anda menggunakan perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) dan perangkat lunak inventaris lainnya hingga cara Anda menyimpan dan memilih item. Prosedur inventaris dan daftar periksa dapat membantu Anda memandu staf gudang dan pusat distribusi dalam menangani inventaris.

Terlepas dari keuntungan perencanaan persediaan, banyak organisasi tidak melakukannya. Ketika perusahaan tidak merencanakan, perencana persediaan atau konsultan sering datang seperti dokter selama keadaan darurat kesehatan untuk menangani kelebihan persediaan atau laba yang menyusut.

Darrel Whiteley adalah master sabuk hitam, master lean dan pakar Kaizen dengan Firefly Consulting. “Inventarisasi seharusnya tidak terjadi begitu saja pada Anda, ia menyatakan. “Jika Anda sudah sampai pada titik di mana Anda ingin merencanakan inventaris Anda, Anda tahu ada variabel tertentu yang perlu Anda ketahui. Anda perlu mengetahui waktu tenggang Anda untuk pemasok material Anda. Anda perlu mengetahui waktu online Anda untuk pabrik manufaktur Anda, dan itu harus real time. Alih-alih berasumsi, menggunakan data nyata. Pisahkan produk berdasarkan jenisnya. Jangan takut untuk membuat stratifikasi data dan berkonsentrasi pada pelanggan yang membayar tagihan Anda. Jangan khawatir tentang pelanggan yang hanya menelepon setiap tiga tahun.”

Tujuan Perencanaan Inventaris

Tujuan No. 1 dari bisnis apa pun, selain menghasilkan uang, adalah kepuasan pelanggan. Dalam hal persediaan, jika produk yang tepat dalam kondisi prima tidak tersedia pada waktu yang tepat, loyalitas pelanggan mungkin menderita. Loyalitas pelanggan dapat mempengaruhi keuntungan karena mendapatkan pelanggan baru lebih mahal daripada mempertahankan pelanggan, dan pelanggan setia menghabiskan lebih banyak seiring berjalannya waktu.

• Peramalan :
  Juga dikenal sebagai estimasi persediaan, Peramalan adalah proses sistematis menggunakan rencana pemasaran untuk memprediksi penjualan masa depan dan, dengan demikian, kebutuhan persediaan masa depan. Rekanan peramalan adalah pengendalian persediaan, proses penghitungan dan pemeliharaan item inventaris untuk memahami pola penggunaan dan mempertahankan tingkat inventaris yang optimal.
• Mengontrol Biaya :
  biaya persediaan, atau biaya penyimpanan dan penyimpanan, dapat total 20-30% dari biaya bisnis Anda. Biaya penyimpanan dapat mencakup biaya pembelian barang, pajak, tenaga kerja untuk menerima dan menempatkan persediaan, Pertanggungan, keamanan dan bahkan keusangan stok, yang merupakan stok yang kehabisan permintaan, tua atau berlebihan. Tujuan dari perencanaan persediaan adalah untuk mengurangi semua biaya ini.
• Penyimpanan yang Efisien :
  Dengan fasilitas penyimpanan yang dirancang dengan baik dan dengan mengulangi tata letak dan desain dari waktu ke waktu, Anda dapat berdampak baik pada garis bawah. Penggunaan akhir dari persediaan, baik di bidang manufaktur, produksi atau pemenuhan, mempengaruhi tata letak. Poin kuncinya adalah mengatur barang-barang dengan permintaan tinggi untuk mengurangi waktu perjalanan. Dalam hal ini, permintaan tinggi sama dengan jumlah barang yang sering diminta daripada jumlah barang yang tinggi. Pelajari lebih lanjut tentang merancang fasilitas penyimpanan dengan membaca “Panduan Manajemen Inventaris Gudang:Praktik Terbaik, Studi Kasus dan Saran Ahli.”

Tantangan dalam Perencanaan Inventaris

Perencanaan inventaris dan perencanaan permintaan menghadirkan banyak tantangan, baik untuk retail atau manufaktur. Selain kesulitan mengantisipasi kebutuhan masa depan dan penjualan, berbagai macam hambatan dapat menghambat peramalan.

Secara eceran, sifat bisnis terkadang mengaburkan pendekatan yang masuk akal untuk pesanan saham. Patricia Johnson dan Richard Outcalt adalah salah satu pendiri The Retail Owners Institute®.

“Pengecer senang membeli, ” kata Outcalt. “Mereka menyukai barang dagangan baru. Staf mereka mengatakan, 'Kita harus membawa ini atau itu.' Semua orang memberi tahu mereka, 'Oh, kita harus memiliki lebih banyak barang dagangan.’ Kecuali seseorang di atas memiliki disiplin untuk mengelola persediaan akhir yang ditargetkan itu dan melakukan penurunan harga dengan cepat sehingga mereka pasti mencapai target, mereka dalam masalah. Tekanan untuk membeli lebih besar daripada tekanan untuk mengontrol. Seseorang pasti tangguh.”

Dalam produksi, Whiteley mengatakan produsen sering memperlakukan setiap lini produk sama, bahkan ketika hanya satu baris yang musiman. Pabrikan juga memproduksi persediaan berlebih karena menurut mereka penting untuk menjaga tingkat layanan tetap konsisten setiap saat.

“Itu mungkin benar jika Anda membuat katup jantung untuk bayi, " dia berkata, “tetapi tidak semua produk sangat penting. Hal terpenting yang harus diketahui tentang perencanaan persediaan adalah memahami permintaan pelanggan.”

Faktor-faktor lain dapat memperumit proses perencanaan itu sendiri:

• Data Tidak Terorganisir :
  Anda memerlukan tingkat inventaris historis dan informasi penjualan, tetapi seringkali data ini berada di lebih dari satu sistem. Anda mungkin harus melihat ke akuntansi, pemenuhan, logistik atau sistem point-of-sale (POS) untuk menyatukan gambaran yang lengkap. Jika Anda memiliki tanggung jawab lain, ini bisa memakan waktu.
• Tidak Ada Otomatisasi :
  Perangkat lunak menyediakan kemampuan pelacakan dan pemesanan ulang otomatis. Manusia melakukan kesalahan, seperti lupa melakukan pemesanan atau salah hitung stok.
• Staf yang tidak terlatih :
  Di sisi lain, perangkat lunak hanya berguna saat pengguna memasukkan data. Staf memerlukan pelatihan yang tepat pada sistem apa pun untuk hasil terbaik. Manajemen data master yang buruk juga membatasi kegunaan data dan dapat mengakibatkan masalah seperti waktu tunggu pengiriman yang salah perhitungan.
• Inventaris yang mudah rusak :
  Persediaan yang mudah rusak mencakup barang-barang dengan tanggal kedaluwarsa yang memburuk dari waktu ke waktu, seperti makanan dan kosmetik, dan beberapa item layanan, seperti meja restoran atau tiket konser. Stok yang mudah rusak membutuhkan upaya terampil untuk mempertahankan tingkat layanan tanpa memesan inventaris yang melebihi permintaan dan kemudian rusak atau usang.
• Ketergantungan yang berlebihan pada Otomatisasi :
  Teknologi saja tidak dapat merencanakan inventaris. Menurut Outcalt, “Ada ilusi bahwa komputer dan sistem POS menggantikan pelatihan perencanaan inventaris yang baik atau mengurus perencanaan. sistem POS, seperti sistem akuntansi, adalah sejarawan. Mereka menunjukkan kepada sen apa yang telah terjadi. Tapi bagaimana Anda memproyeksikan ke depan? Apa rencana keuntungan Anda untuk tahun ini? Apa rencana pembelian Anda untuk tahun ini? Untuk banyak pengecer, ini seperti mengemudi di jalan bebas hambatan dengan kecepatan 65 mil per jam dengan lampu depan dimatikan. Apakah Anda akan melakukannya? Tidak. Tapi begitulah cara mereka menjalankan bisnis mereka, meluncur bersama. Mereka membutuhkan rencana untuk dapat melihat ke depan dan melihat bagaimana menyesuaikan diri.”
• Pergudangan Multisaluran :
  Organisasi sering menarik inventaris dari beberapa lokasi, seperti toko batu bata dan mortir, pusat distribusi atau gudang. Melacak beragam sumber menambah kompleksitas pada manajemen inventaris dan pemenuhan pesanan. Memenuhi pesanan dari berbagai lokasi meningkatkan biaya pengiriman, mengecewakan pelanggan yang menunggu.
• Jumlah Siklus Terbatas :
  Dengan hitungan siklus tahunan, Anda mengurangi keefektifan karena biasanya berarti menutup operasi setidaknya selama satu hari. Anda dapat mengambil pendekatan yang lebih mudah dikelola dan informatif dengan penghitungan yang sering pada inventaris tertentu.
• Proses Pengambilan yang Buruk :
  Dengan pengaturan stok yang tidak efisien, Anda mengurangi produktivitas. Pertimbangkan seberapa jauh barang harus berpindah dari inventaris ke ruang ritel atau lantai produksi. Tempatkan barang yang sering diminta di area untuk pengambilan cepat.
• Tidak Ada Komunikasi Lintas Fungsional :
  Di beberapa organisasi, R&D, pengadaan, produksi dan kontrol kualitas tidak berbicara tentang persyaratan persediaan dan masalah potensial sampai masalah terjadi selama produksi.
• Perencana Pergi :
  Sering, perencana inventaris mempelajari merek Anda dan bekerja selama beberapa musim untuk membangun pengetahuan tentang pola penjualan, dan kemudian mereka melanjutkan. Perencana inventaris baru mungkin kesulitan memahami latar belakang dan lingkungan inventaris tanpa data historis yang akurat atau sistem suara untuk menangkapnya.

Apa yang Tidak Dapat Dilakukan oleh Perencanaan Inventaris

Meskipun Anda harus berlatih perencanaan persediaan, pastikan untuk memahami keterbatasannya. Sebagai contoh, perencanaan membutuhkan waktu dan uang, dan Anda dapat menyia-nyiakan keduanya jika Anda tidak menerapkan rencana dengan baik atau jika Anda mengabaikannya karena diskon karena rencana tersebut tampaknya tidak mengembalikan keuntungan dengan cukup cepat. Tambahan, agar rencana berjalan, staf harus mengikuti proses. Tetapi tidak ada jaminan bahwa staf terlatih tidak akan pergi. Dan meskipun sistem inventaris yang kuat dapat memunculkan dan mengurangi kerugian, itu tidak menghentikan orang untuk mencuri.

Keuntungan Perencanaan Inventaris

Perencanaan persediaan yang baik memberikan banyak keuntungan. Pada tingkat tinggi, memahami apa yang Anda miliki saat ini membantu memperkirakan masa depan.

Menurut Outcalt, “Jika pemilik tidak merencanakan persediaan sebelumnya, mereka harus keluar dari ritel. Tidak merencanakan adalah pemecah kesepakatan. Dan nomor yang paling penting untuk difokuskan adalah inventaris akhir yang ditargetkan untuk setiap bulan dari rencana mereka.”

Semakin cepat Anda merencanakan inventaris di masa mendatang, semakin cepat Anda menuai manfaat perencanaan ini:

• Mengurangi atau menghilangkan stockout.
• Mengurangi atau menghilangkan kelebihan persediaan, yang menguras margin keuntungan.
• Optimalkan stok sehingga Anda dapat dengan mudah menemukan item yang bergerak lambat yang perlu Anda diskon.
• Putar stok ke tampilan depan untuk menghapus item usang atau mudah rusak.
• Meningkatkan arus kas melalui arus persediaan. Perencanaan persediaan sangat penting untuk bisnis kecil, yang mengandalkan perputaran cepat.
• Tingkatkan keuntungan dengan produksi yang efisien atau penjualan yang kuat. Outcalt menjelaskan, “Di ritel, satu-satunya cara mereka menghasilkan uang adalah dengan memutar inventaris itu:bawa masuk, singkirkan itu, baik online atau melalui batu bata dan mortir. Persediaan adalah uang yang terikat di neraca Anda. Dan semakin banyak uang yang terikat di neraca, semakin sedikit uang tunai yang Anda miliki dan semakin banyak hutang yang Anda miliki. Sederhana saja:semakin rendah inventaris, semakin baik Anda. Semakin tinggi tikungan, semakin kuat pengecer. Menjual persediaan adalah satu-satunya cara untuk menghasilkan uang.”
• Mengambil barang dengan mudah dari gudang atau ruang penyimpanan.
• Mengurangi pencurian dan penyalahgunaan. Bahan baku dan barang yang tidak terkontrol dapat dengan mudah hilang.
• Menghilangkan redudansi, atau kelebihan dari objek yang sama, dan mencegah keusangan, atau item yang tetap terlalu lama dalam persediaan.
• Mengatasi variabilitas dalam rantai pasokan. Masalah pemasok seperti pemadaman listrik atau masalah transportasi dapat menunda pengisian ulang. Perencanaan yang baik membantu Anda mempertahankan tingkat layanan, yang merupakan tingkat jaminan yang Anda berikan kepada pelanggan bahwa penjualan dan waktu produksi tidak hilang karena kehabisan stok.

Data dan Kerajinan dalam Perencanaan Inventaris

Tidak ada yang bisa dengan sempurna memprediksi persediaan selama setengah tahun hingga satu tahun ke depan. Untuk mendekati sasaran membutuhkan data real-time tentang inventaris dan komunikasi di seluruh operasi, keuangan, merchandising dan pemasaran. Anda tidak hanya membutuhkan data yang tepat tetapi juga kemampuan untuk menginterpretasikannya. Sebaliknya, Anda juga perlu memahami nuansa merek atau produk Anda dan konteks merek dalam ekosistem komersial yang lebih besar. Pemahaman Anda tentang pengaruh dan tren akan membantu memandu keputusan tentang diskon dan promosi.

Perencanaan Kebutuhan Material

Perencanaan kebutuhan material (MRP) digunakan dalam perencanaan produksi dan pengendalian persediaan untuk mempertahankan tingkat persediaan yang rendah secara optimal sambil menjamin pengiriman sumber daya dan keluaran yang berkualitas secara teratur. Organisasi sebelumnya melakukan praktik MRP secara manual di atas kertas.

Hari ini, perusahaan melacak inventaris dalam perangkat lunak. MRP mencakup tiga langkah dasar:

1. Identifikasi stok Anda saat ini, setiap perintah abadi, kiriman yang direncanakan dan stok sudah berkomitmen untuk pesanan yang ada. Masukan untuk langkah pertama ini meliputi perkiraan permintaan pelanggan, bill of material (BOM) untuk lini produk dan jadwal produksi induk.
2. Hitung persyaratan tambahan untuk inventaris yang menurut Anda penting, dipercepat atau ditunda.
3. Memesan komponen yang dibutuhkan. Perhitungan menghasilkan empat jenis dokumen:pesanan pembelian ke pemasok; perintah kerja dan rencana material untuk departemen produksi Anda; laporan utama, yang mencakup informasi dari pesanan dan laporan sekunder, yang mencakup informasi statistik tentang pesanan dan produksi.

MRP menggunakan dua input utama:jadwal produksi induk dan bill of material (BOM). A jadwal produksi induk menjelaskan persyaratan staf mingguan, persediaan yang dibutuhkan dan tingkat output yang diharapkan dari kiriman. Ini adalah panduan tingkat tinggi untuk manajemen, pembelian dan produksi dari mana manajemen membuat jadwal jangka pendek dan alokasi sumber daya. A BOM adalah daftar lengkap semua bahan baku, suku cadang dan sub-rakitan yang diperlukan untuk produk jadi. Organisasi dapat menggunakan BOM secara internal, atau rekanan manufaktur dapat membaginya satu sama lain. BOM adalah input penting untuk sistem MRP.

Kontrol Inventaris

Sedangkan perencanaan persediaan melihat ke masa depan untuk mengantisipasi kebutuhan, pengendalian persediaan membahas proses penerimaan, membongkar, memverifikasi, menyimpan dan mengeluarkan persediaan. Perusahaan menggunakan pengendalian persediaan untuk membangun sistem restocking, termasuk titik pemesanan ulang dan jumlah pemesanan ulang.

Beberapa perusahaan menggunakan analisis ABC untuk mengklasifikasikan stok berdasarkan nilai konsumsi, yang merupakan nilai total suatu barang selama periode tertentu. A barang memiliki nilai konsumsi tertinggi, dan C item memiliki nilai terendah. Analisis ini berfokus pada item stok kritis.

Peran Perencana Inventaris

Perencana inventaris menganalisis permintaan dan memutuskan kapan dan berapa banyak inventaris baru yang akan dipesan. Misalkan Anda adalah seorang perencana inventaris untuk hypermarket. Tahun kerja Anda mungkin mengalir seperti ini:

• Pramusim :
  Sebelum musim dimulai, perencana inventaris menganalisis kinerja SKU untuk musim sebelumnya. Perencana juga membutuhkan data latar belakang yang penting tentang merek pesaing, seperti promosi dan harga mereka. Perencana kemudian membuat sketsa rencana pramusim untuk menetapkan level kategori, atau berapa banyak setiap jenis produk harus dijual.
• Pada musim :
  Setiap minggu, perencana mengevaluasi kinerja produk dan kategori untuk menentukan apakah penjualan melebihi atau tertinggal dari target. Hasil mempengaruhi produk berkinerja buruk mana yang Anda hapus dari stok. Evaluasi mingguan ini memberikan gambaran keadaan bisnis melalui filter persediaan.
  • Rekap Bisnis :
    Perencana harus belajar membaca bisnis berdasarkan promosi, masalah distribusi, promosi liburan atau acara cuaca. Penjualan diskon dapat memberikan pengembalian yang baik, meskipun pengecer sering menolak mereka. Perencana dapat melakukan analisis untuk mengungkapkan jenis keuntungan yang diperoleh dari diskon ini.
  • Penurunan harga dan Promosi :
    Penurunan harga dapat membantu Anda memindahkan inventaris ekstra saat barang tidak terjual dengan baik. Promosi dapat membantu Anda menarik pembelian yang tidak direncanakan dan memindahkan item musiman. Tugas perencana inventaris adalah memahami cara menggunakan alat ini dalam konteks bisnis.
  • Proses Prakiraan :
    Pemahaman perencana tentang pola penjualan dan tren baru dari minggu ke minggu menginformasikan iterasi prakiraan.
  • Inventaris Evergreen atau Dasar :
    Persediaan dasar lebih mudah diprediksi, dan perencana biasanya dapat mengaturnya secara terpisah dari inventaris musiman.
• Pasca Musim :
  perencana, pembeli dan pedagang bekerja sama untuk meninjau hasil yang diantisipasi dan aktual untuk musim berdasarkan pengalaman keuangan dan inventaris.

Bagaimana Mengembangkan Rencana Inventaris

Rencana inventaris adalah garis besar yang dapat diikuti bisnis setiap hari. Sebuah rencana membantu tatanan organisasi, melacak dan memproses stok. Idealnya, Anda harus mengikuti sasaran bisnis saat membuat rencana inventaris. Pertimbangkan pertanyaan-pertanyaan ini saat mengembangkan strategi inventaris:

• Berapa Volume Produknya?
  Peramalan permintaan adalah mungkin. Untuk eceran, gunakan riset kata kunci untuk menginformasikan pencarian Google Trends. Perangkat lunak perencanaan inventaris Anda juga harus menunjukkan tren historis, atau Anda dapat mencoba Google Analytics untuk memahami tren aktivitas e-niaga. Berdasarkan penelitian ini, jadwalkan pesanan untuk menambah stok saat Anda mengantisipasi permintaan yang tinggi. Sertakan item untuk penjualan di luar jam sibuk.
• Faktor-Faktor Apa yang Mempengaruhi Inventarisasi?
  Faktor-faktor yang mempengaruhi permintaan termasuk iklan yang dipertimbangkan dengan baik, potongan harga dan penawaran pesaing Anda, pendapatan dan konteks pasar sasaran Anda, permintaan musiman, tren dan preferensi pelanggan.
• Apakah Gudang Efisien?
  Dalam ruang penyimpanan yang terorganisir dengan baik, staf dapat dengan mudah menempatkan pengiriman baru dan dengan cepat memilih item untuk pemenuhan. Area harus cukup besar untuk menampung stok tambahan saat pemasok menawarkan penjualan, tetapi tidak terlalu besar sehingga Anda harus membayar sewa dan listrik untuk ruang yang tidak terpakai. Lokasi gudang dapat memberikan keuntungan ekonomi; gudang yang terletak di dekat pemasok dapat mengurangi biaya pengiriman dan memungkinkan Anda menerima bahan sebelum pesaing Anda. Perusahaan logistik pihak ketiga (3PL) dapat mengelola pergudangan dan pemenuhan untuk Anda.
• Apakah Proses Pemesanan Disederhanakan?
  Cari cara untuk meningkatkan hubungan antara inventaris dan manajemen pesanan.
• Apa yang Dapat Anda Otomatiskan?
  Sistem POS dan fungsi lainnya mengurangi kesalahan dalam tugas yang terperinci dan berulang, dan mereka membebaskan karyawan untuk fokus pada peningkatan perencanaan dan proses.

Model dan Strategi Pengisian Inventaris

Praktik yang baik dalam perencanaan dan pengendalian inventaris dapat membantu Anda mempertahankan inventaris yang ramping, sesuatu seperti suhu bubur Goldilocks — itu tepat, tidak terlalu banyak, juga tidak terlalu sedikit. Tetapi menemukan level yang tepat bisa menjadi masalah.

Untuk Outcalt dan Johnson, NS terbuka untuk membeli rencana sangat penting untuk pengecer.

“Rencana open-to-buy pada dasarnya adalah bahasa gaul untuk anggaran berapa banyak inventaris maksimum yang akan Anda bawa, ” jelas Johnson. “Hal lain tentang pengendalian persediaan adalah banyak pengecer memiliki penjualan yang sangat musiman. Penjualan naik, dan kemudian mereka turun. Penjualan ritel biasanya meningkat selama liburan dan kemudian melambat selama Januari dan Februari. Kuncinya adalah tingkat inventaris Anda juga naik dan turun. Di Januari, inventaris Anda harus turun kembali. Sangat mudah untuk naik, tetapi jika Anda tidak mengendalikannya untuk menurunkannya kembali, itulah bagaimana Anda berakhir dengan kelebihan persediaan. Dan itu menciptakan segala macam masalah arus kas.”

Untuk Whiteley, perencanaan persediaan sederhana:“Pahami suara pelanggan, memahami persamaan transformasi persediaan, kumpulkan orang-orang untuk membicarakannya—ini adalah hal terbaik yang dapat Anda lakukan. Ketika Anda bekerja di silo, Anda membiarkan diri Anda terbuka untuk menuntut penguatan. Dapatkan semua orang memahami parameter dan matematika. Itu adalah hal terbaik yang bisa kamu lakukan.”

Model Inventaris

Model persediaan membantu organisasi menentukan jumlah persediaan yang optimal untuk dipesan.

Untuk tujuan ini, perusahaan biasanya menggunakan pengendalian persediaan terus menerus. Model ini menggunakan fungsi Economic Order Quantity (EOQ) untuk menentukan pesanan tetap, yang dipicu ketika stok mencapai minimum yang telah ditentukan. Organisasi yang lebih besar yang memiliki konstan, permintaan yang dapat diprediksi atau lini produk sering mendukung metode ini.

Dengan metode EOQ, Anda dapat menentukan biaya pesanan dan biaya diskon yang optimal untuk pesanan yang lebih besar bila biayanya konsisten dari waktu ke waktu. Anda juga dapat menggunakan model EOQ untuk menentukan ukuran lot produksi dan ukuran lot pekerjaan dalam proses yang akan tersedia untuk tahap produksi berikutnya atau untuk diserahkan kepada pelanggan. Model juga dapat menunjukkan kepada Anda berapa banyak pesanan yang akan dilakukan dalam setahun.

Rumus EOQ

Sebaliknya, sistem pengendalian persediaan periodik menempatkan pesanan setelah periode yang telah ditentukan. Dengan pemesanan berkala, Anda dapat menyesuaikan jumlah dan jenis stok barang untuk mencerminkan perubahan lini produk dan permintaan. Perusahaan yang lebih kecil atau mereka yang memiliki stok musiman dapat memilih pengisian berkala.

Alat dan model inventaris tambahan meliputi:

• JIT (Tepat Pada Waktunya):
  Strategi Kanban yang populer di bidang manufaktur dan produksi, tepat waktu menyelaraskan pengiriman inventaris dengan jadwal produksi untuk memesan inventaris saat perusahaan menggunakannya.
• Inventaris Ramping:
  Pendekatan persediaan ramping memanfaatkan metode perbaikan berkelanjutan untuk mengurangi pemborosan waktu, bahan dan usaha.
• VMI (Inventaris yang Dikelola Vendor):
  Penjual, seperti penjual, mengelola persediaan dengan mengisi kembali tingkat persediaan bila diperlukan.
• Model Fractile Kritis atau Newsvendor:
  Karena model persediaan dan produksi ini menyediakan lebih banyak ketentuan untuk variabilitas permintaan, pengguna merasa itu mencerminkan situasi inventaris yang realistis. Model ini berfokus pada produk yang mudah rusak, seperti surat kabar harian. Alternatif terbaru untuk fraktil kritis adalah metode jaringan saraf dalam.

Tip Inventaris Ramping

Untuk mengelola persediaan dengan baik, Anda harus menerapkan studi dan analisis berkelanjutan. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk mengoptimalkan persediaan:

• Tinjau inventaris secara berkala dan perbaiki pola stok saat tren baru muncul. Praktik penyimpanan harus disesuaikan dengan setiap item—tidak setiap item memiliki permintaan atau jadwal pengiriman yang sama.
• Rencana inventaris Anda harus memenuhi situasi unik Anda. Hanya analisis terperinci dari masing-masing item dalam inventaris Anda dan tingkat perputarannya yang dapat mengungkapkan sifat inventaris Anda.
• Praktek manajemen katalog. Dengan kata lain, memahami pola untuk setiap kategori item. Manajemen katalog dapat menjadi sangat penting untuk ekstensif, inventaris yang beragam. “Di ritel, ada sedikit kendali yang berharga, dan salah satu yang sangat dapat dikontrol adalah inventaris, ” jelas Outcalt. “Para ahli perencana, yang seringkali merupakan usaha kecil, sangat cerdik dalam mengendalikan inventaris mereka. Mereka merencanakan untuk sen berapa persediaan mereka pada akhir setiap bulan, dan jika itu datang tinggi, mereka segera mengurusnya. Sayangnya, pengecer yang lebih besar—katakanlah, dengan 50 atau 100 atau 500 toko—tidak lagi mematuhi disiplin itu.”
• Anda tidak dapat mengelola inventaris dalam silo tanpa masukan dari area fungsional hulu dan hilir. Pemangku kepentingan dari masing-masing area fungsional harus memahami kebutuhan satu sama lain. Saat Anda mempelajari masalah dari anggota tim, mencatat kemungkinan perbaikan dan mengumpulkan data. Juga, pertimbangkan evaluasi diri tentang efektivitas sistem Anda saat ini atau menggunakan layanan pembandingan pihak ketiga. Gunakan informasi ini untuk membuat visi untuk metode yang lebih baik, dan kemudian berbagi dengan seluruh organisasi.

KPI Perencanaan Inventaris

Metrik dan KPI dapat membantu Anda dan pemangku kepentingan organisasi dalam mengukur keberhasilan orang dan proses perencanaan inventaris Anda. Pertimbangkan untuk menerapkan KPI seperti ini dan lainnya yang mungkin terkait dengan bisnis Anda:

• Perputaran persediaan
• Membawa biaya penjualan
• Tingkat kepuasan pelanggan
• Penjualan harian atau pergerakan inventaris
• Akurasi perkiraan
• Akurasi sistem untuk mengukur seberapa akurat sistem Anda mencerminkan stok fisik
• Penggunaan kapasitas penyimpanan
• Persentase pesanan tertunda karena kehabisan stok

Sistem Perencanaan Inventaris

Sistem kontrol inventaris ERP meningkatkan visibilitas, kontrol dan analisis di semua instalasi, dari pabrik ke gudang, termasuk fasilitas dinamis. Yang menonjol adalah modul manajemen material (MM) yang mengoordinasikan pesanan dengan pengadaan dan modul lainnya.

Meskipun sistem ERP mencakup manajemen lokasi untuk inventaris, mereka biasanya tidak menyertakan sistem manajemen gudang (WMS) di luar kotak, yang kurang fokus pada stok dan lebih banyak pada operasi gudang.

Sistem inventaris lama mencakup sistem CARDEX. Dalam sistem ini, setiap tempat sampah membawa kartu tempat sampah yang dicetak. Staf memperbarui kartu saat inventaris ditambahkan atau dikeluarkan dari tempat sampah. Bersamaan, staf mencatat transaksi stok secara manual di register. Di masa lalu, proses pengelolaan inventaris secara fisik termasuk daftar penyimpanan tercetak dan daftar pilihan yang digunakan operator untuk menyimpan atau mengambil inventaris. Operator mencatat nomor nampan dan palet dalam pena pada setiap daftar dan kemudian meneruskannya ke petugas entri data untuk diperbarui di WMS. Munculnya barcode dan pemindai berarti stiker yang dicetak muncul di setiap tempat sampah. Operator dengan pemindai genggam secara otomatis merekam setiap aktivitas dengan efisiensi dan akurasi yang lebih besar. Dengan perpanjangan tag ID frekuensi radio (RFID) di seluruh rantai pasokan, visibilitas dan akurasi yang lebih besar harus dimungkinkan.

Meskipun setiap bisnis membutuhkan sistem, platform perusahaan mungkin terlalu banyak tenaga untuk bisnis kecil. Beberapa bisnis memulai dengan spreadsheet atau aplikasi inventaris sederhana untuk merekam kode batang. Jika bisnis Anda kecil dan Anda paham kode, pertimbangkan untuk membuat aplikasi Anda sendiri.

Excel sebagai Alat Perencanaan Inventaris

Beberapa organisasi mungkin mempertimbangkan untuk menggunakan Excel untuk merencanakan dan melacak inventaris. Jika Anda menjual tembikar buatan sendiri di pasar petani Sabtu setempat, Excel dapat bekerja. Namun, melacak ribuan item hampir tidak mungkin. Tambahan, Excel tidak menawarkan wawasan waktu nyata tentang inventaris saat ini atau kemampuan analitis untuk membantu perkiraan. Akhirnya, Excel rawan kesalahan karena persyaratan untuk entri data manual.

Bagaimana Mengembangkan Sistem Inventaris

Dengan mengambil langkah-langkah dasar, Anda dapat membuat rencana baru atau mengembalikan sistem bermasalah yang ada ke jalan menuju kesuksesan. Anda harus mengulangi perencanaan inventaris dan kebijakan serta proses pelacakan dari waktu ke waktu.

1. Dapatkan dukungan eksekutif dan tetapkan tujuan terukur dan KPI untuk menunjukkan hasil.
2. Putuskan di mana menyimpan dan memproses inventaris. Jaga agar bahan yang mudah rusak tetap segar dan bebas dari kuman dan infestasi. Jaga stok lainnya tetap bersih dan aman. Bangun brankas, area yang nyaman dengan alat atau perlengkapan yang sesuai untuk membongkar, penyortiran atau pengemasan ulang.
3. Pilih aplikasi manajemen inventaris. Dengan perangkat lunak, Anda dapat merekam detail inventaris Anda, memesan inventaris baru pada waktu yang tepat untuk mencegah kehabisan stok atau kelebihan stok dan mendapatkan perspektif historis tentang tren inventaris. Tidak terbatas pada program tingkat perusahaan, vendor juga menawarkan izin usaha kecil.
4. Buat perjanjian vendor dengan pemasok Anda. Perjanjian vendor merinci pembayaran yang diharapkan dan pengaturan pengiriman. Perjanjian ini juga dapat membantu Anda memahami seberapa cepat Anda akan menerima kiriman setelah Anda melakukan pemesanan. Pelajari kebijakan pengembalian vendor untuk item yang tidak terjual.
5. Tentukan titik pemesanan kembali untuk persediaan. Gunakan persamaan atau lihat pola historis untuk menentukan waktu penyelesaian dan tingkat optimal untuk setiap item atau SKU. Saat memutuskan pemicu restocking, membangun lead time untuk menerima pesanan baru.
6. Meningkatkan perputaran persediaan. Perputaran persediaan adalah berapa kali Anda menjual atau mengganti stok barang dalam periode tertentu, seperti sebulan, kuartal atau tahun. Umumnya, Anda ingin omset tinggi. Perputaran tinggi sangat penting untuk persediaan dengan margin rendah; omset rendah dapat diterima untuk item margin tinggi. Salah satu pendekatan untuk memastikan perputaran yang tinggi adalah dengan mempraktikkan manajemen persediaan yang ramping—dengan kata lain, untuk memesan jumlah stok yang paling tidak layak. Anda juga dapat fokus memesan produk dengan permintaan tinggi. Akhirnya, negotiate with your suppliers to get the best wholesale prices.
7. Decide on a process for shedding unsold inventory that you cannot return. You can rid the business of excess stock through deep discounts or donations or by disposing of the items.
8. Develop your inventory strategy alongside your business plan, and make it a living document that employees use in the daily functions of the business. Update it regularly.
9. Execute the inventory plan. In today’s big-data, connected world, every manufacturing and distribution company must have the infrastructure in place to support detailed analysis and reporting from a user’s perspective of all aspects of inventory.
10. Retain the following data:
    • Inventory status, whether in stock, on order, in transit or allocated.
    • Coverage or length of time items can be sold, based on existing inventory and historical patterns, by item and stock location.
    • Inventory available to promise, or the inventory you can quote to a customer with a delivery date.
    • Units of each item and its location in warehouses or distribution centers.
    • Dollar value of items by location.
    • Inventory trends and intervals, or the time between reorders.
11. Measure your results and report on them.
12. Set goals for continual improvement.

Importance of Inventory Planning

Good inventory planning can make or break growth and profitability. Some analysts say that retailers lose as much as $1 trillion to stockouts annually. Namun, many retailers overstock by as much as 50%.

“There is another obesity epidemic in America:that’s the over inventoried retail business, ” says Johnson. “A lot of retailers are reluctant to make markdowns quickly enough because they’re trying to maintain gross margin, and that’s a false pursuit because it costs them more to have the cash tied up in inventory that’s not selling. They’re much better off marking it down quickly. The first markdown is the cheapest—get it out of there so you can get back whatever cash is possible and put that cash back into inventory that’s more likely to sell.”

Other costs of poor inventory planning include:

• Customer dissatisfaction
• Higher operating expenses
• Excess inventory and obsolescence
• Shortages and stockouts
• Frequent back-ordering
• Poor relationship with vendors
• Excesses or shortages of storage capacity

Graduated Inventory Plan

Graduated inventory planning, or graduated replenishment, aligns order sizes and timings with production and sales volume. As production or sales draw down inventory, it is replaced. There is never too much or too little of any item.

Kanban Planning in Oracle Inventory

Kanban planning is another way to replenish inventory besides MRP material release plans. In Kanban, each process pulls materials as needed. Kanban planning in Oracle is part of the Oracle Flow Manufacturing module.

How to Pick the Right Inventory Planning Software

Hari ini, large and small organizations can enjoy the benefits of inventory planning software, with enterprise and small-business versions available. On-premise implementations may offer added security and the confidence that comes from owning the software. Namun, cloud-based offerings now provide inventory management options for diverse situations. Inventory management software should offer these key features:

• Sales tracking through barcode and POS capability
• Inventory location and control
• Barriers to overselling stock
• Management for multiple sales channels
• Forecasting
• Coordination between online and brick-and-mortar sales and fulfillment

NetSuite Can Help Provide Actionable Insights Into Your Inventory Planning

Properly managing inventory can make or break a business, and inventory planning is essential to this process. Having insight into your stock at any given moment is critical to success. Decision-makers know they need the right tools in place so they can manage their inventory effectively. NetSuite offers a suite of native tools for tracking inventory in multiple locations, determining reorder points and managing safety stock and cycle counts. Find the right balance between demand and supply across your entire organization with the demand planning and distribution requirements planning features.

Learn more about how you can use NetSuite to help plan and manage inventory automatically, reduce handling costs and increase cash flow.