Apa itu Manajemen Perjalanan Perusahaan?

Manajemen perjalanan perusahaan menangani semua fungsi yang terkait dengan mendukung perjalanan bisnis bagi karyawan, pelanggan, vendor dan mitra bisnis. Perusahaan dapat mengandalkan tim manajemen perjalanan perusahaan internal, agen perjalanan, alat pemesanan online atau kombinasi dari opsi tersebut untuk menjalankan fungsi ini. Kebijakan manajemen perjalanan perusahaan membuat atau menerapkan prosedur pertemuan dan perjalanan sambil meneruskan data perjalanan ke sistem dan tim akuntansi dan keuangan.

Bagaimana Cara Kerja Manajemen Perjalanan Perusahaan?

Selain memastikan karyawan mematuhi kebijakan perjalanan perusahaan, manajemen perjalanan perusahaan mendukung tugas-tugas lain seperti mengatur perjalanan bisnis, menetapkan pengaturan pilihan dengan operator (maskapai penerbangan, perusahaan rental mobil, dll.) dan penyedia perhotelan, dan menerbitkan laporan waktu nyata yang menyampaikan pengeluaran perjalanan ke departemen akuntansi dan pemangku kepentingan perusahaan lainnya.

Mengapa Manajemen Perjalanan Perusahaan Penting?

Manajemen perjalanan bisnis memainkan peran kunci dalam membantu perusahaan mendapatkan hasil maksimal dari anggaran perjalanan mereka dengan memastikan mereka tidak membayar lebih untuk transportasi dan akomodasi. Ini juga menetapkan bagaimana karyawan mengatur perjalanan bisnis dan memastikan semua pengeluaran perjalanan dialokasikan untuk kepentingan terbaik perusahaan. Program perjalanan perusahaan yang dikelola dengan baik juga penting untuk memastikan keselamatan wisatawan.

Tugas apa yang termasuk dalam Manajemen Perjalanan?

• rencana perjalanan
• Harga
• Akomodasi
• Angkutan
• Rapat &Acara
• Biaya &Kepatuhan Kebijakan
• Dukungan Perjalanan
• Pelaporan &Analisis Data

rencana perjalanan

Perusahaan memiliki pendekatan yang berbeda dalam hal bagaimana karyawan membuat rencana perjalanan untuk perjalanan bisnis mereka. Pertimbangan termasuk biaya, diimbangi dengan tanggung jawab bisnis karyawan dan kebijakan perjalanan perusahaan. Umumnya, karyawan sekarang menggunakan alat pemesanan online untuk membuat rencana perjalanan mereka sendiri. Beberapa perusahaan besar mungkin memiliki personel atau sumber daya agen perjalanan untuk membuat rencana perjalanan bagi para pemimpin senior atau mereka yang sering bepergian. Perusahaan dengan program perjalanan perusahaan dapat mengonfigurasi perangkat lunak manajemen perjalanan dengan alat pemesanan online untuk memastikan pelancong membuat rencana perjalanan yang memenuhi pedoman perjalanan perusahaan sambil menyediakan mekanisme untuk persetujuan perjalanan dan pelaporan perjalanan dan pengeluaran.

Harga

Manajemen perjalanan perusahaan bertanggung jawab untuk menjaga biaya tetap terkendali, karena harga perjalanan sangat bervariasi. Mengoptimalkan harga dapat memiliki dampak terukur dalam mempertahankan anggaran dan membantu perusahaan mendanai lebih banyak perjalanan bisnis tanpa menambah anggaran secara signifikan. Manajemen perjalanan korporat dapat menetapkan pedoman tentang berapa banyak yang dapat dibelanjakan karyawan untuk berbagai biaya perjalanan, berdasarkan harga yang wajar dan adat di tempat tertentu.

Beberapa perusahaan menegosiasikan harga dengan penyedia tertentu, sementara yang lain bergantung pada agensi dan pihak ketiga lainnya yang mungkin memiliki pengaruh lebih besar. Beberapa mungkin mengandalkan tim internal dan perusahaan manajemen perjalanan. Di mana masuk akal, perusahaan juga harus memanfaatkan hubungan klien bisnis apa pun yang mungkin mereka miliki dengan mereka yang menyediakan transportasi, perhotelan atau fungsi pendukung perjalanan lainnya.

Akomodasi

Biaya penginapan bersifat siklis tergantung pada kondisi ekonomi, lokasi, waktu tahun dan faktor lainnya. Biaya akomodasi juga sangat bervariasi di seluruh dunia. Dengan demikian, manajemen perjalanan perusahaan dapat menegosiasikan harga dengan jaringan hotel besar atau mereka yang menyediakan akomodasi alternatif seperti Airbnb—atau mengawasi agen yang melakukannya. Selain biaya, bisnis harus mempertimbangkan akomodasi yang memenuhi kebutuhan bisnis karyawan dan memiliki kebijakan pembatalan yang menguntungkan atau bersedia membebaskan biaya tertentu.

Angkutan

Dalam hal transportasi, manajemen perjalanan perusahaan memainkan beberapa peran, termasuk menentukan moda transportasi terbaik untuk tujuan tertentu. Ini adalah saluran di mana karyawan membuat pengaturan mereka dengan operator pilihan dan memastikan pengaturan transportasi sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Rapat dan Acara

Perusahaan yang menyelenggarakan pertemuan dan acara mereka sendiri membutuhkan sumber daya untuk memesan restoran, hotel, pusat konvensi atau tempat lain yang dapat menampung segala sesuatu mulai dari pertemuan eksekutif kecil hingga konferensi besar. Tim atau alat manajemen perjalanan perusahaan memfasilitasi pemesanan ini.

Untuk rapat dan acara penting, tim akan memeriksa berbagai tempat dan memastikan masing-masing dapat memenuhi kebutuhan dan anggaran pertemuan atau acara. Jika itu adalah pertemuan besar yang akan menyatukan pelanggan, investor atau pemangku kepentingan lain yang berpengaruh, tim manajemen perjalanan perusahaan akan mengunjungi tempat tersebut. Selain mengevaluasi fasilitas pertemuan, tim akan memastikan akomodasi dan logistik di sekitarnya sesuai.

Biaya dan Kepatuhan Kebijakan

Banyak perusahaan mengharuskan manajemen perjalanan perusahaan untuk tidak hanya menetapkan ambang batas biaya tetapi juga melacak dan memaksa karyawan untuk mematuhinya. Idealnya, manajemen perjalanan perusahaan mengikat kepatuhan terhadap kebijakan penggantian biaya. Lebih-lebih lagi, sistemnya harus mencegah karyawan membuat pengaturan yang gagal memenuhi kebijakan perusahaan.

Karena keadaan kadang-kadang mungkin memerlukan pengecualian, manajemen perjalanan perusahaan harus memiliki mekanisme persetujuan yang fleksibel. Banyak bisnis juga mengeluarkan kartu kredit perusahaan, yang memungkinkan pelacakan perjalanan dan pengeluaran yang lebih baik, pemesanan perjalanan yang disederhanakan, penggantian lebih cepat dan akses ke data real-time mengenai biaya karyawan.

Dukungan Perjalanan

Kadang-kadang, tim manajemen perjalanan perusahaan akan berfungsi sebagai saluran antara karyawan, supervisor dan hutang mereka. Organisasi yang lebih besar dapat mengalihdayakan peran ini ke agen perjalanan, seperti American Express, yang memiliki platform manajemen perjalanan yang canggih. Beberapa organisasi akan memberikan tingkat dukungan yang lebih tinggi, seperti mengatur transportasi ke bandara, membuat reservasi makan malam atau melayani sebagai penghubung para pelancong ketika mereka membutuhkan bantuan. Dalam kedua skenario, selain eksekutif puncak dan tamu VIP, karyawan semakin diharapkan untuk mengandalkan alat swalayan untuk memenuhi kebutuhan perjalanan umum.

Pelaporan dan Analisis Data

Manajemen perjalanan perusahaan harus melaporkan semua biaya perjalanan ke akuntansi. Departemen keuangan menggunakan informasi tersebut untuk tidak hanya melacak pengeluaran yang terjadi selama periode akuntansi tetapi juga menginformasikan anggaran dan prakiraan saat ini dan ke depan.

Manajemen Perjalanan Otomatis vs. Menyewa Manajer Perjalanan

Sampai saat ini, perusahaan harus memutuskan apakah akan mempekerjakan orang untuk mendukung dan mengelola perjalanan atau mengandalkan agen luar untuk mengawasi fungsi tersebut dan kemudian membiarkan departemen hutang menjalankan kebijakan saat mengganti biaya karyawan. Sementara beberapa perusahaan memilih satu atau yang lain dan yang lain pergi dengan campuran keduanya, saat ini perusahaan memiliki pilihan untuk mengotomatisasi banyak proses manajemen perjalanan.

Beberapa platform manajemen bisnis, Misalnya, menawarkan kemampuan manajemen perjalanan perusahaan. Banyak platform terkemuka memiliki fitur termasuk manajemen biaya, analitik, manajemen klien dan manajemen proyek, yang bersama-sama berfungsi untuk mengotomatisasi manajemen perjalanan. Platform ini juga memberikan informasi waktu nyata kepada tim akuntansi tentang dampak perjalanan terhadap kinerja keuangan.

Bagaimana AI Mengubah Lanskap Manajemen Perjalanan?

Pelancong bisnis sekarang secara aktif menggunakan alat untuk mengotomatisasi manajemen perjalanan. Dengan kemajuan terbaru dalam kecerdasan buatan (AI), mereka sekarang dapat memesan perjalanan bisnis dengan alat pemesanan online lebih cepat. Sebagai contoh, American Express Global Business Travel (GBT) adalah salah satu perusahaan yang menggunakan AI untuk mengotomatiskan perencanaan perjalanan bisnis. Agen perjalanan global kini memiliki mesin rekomendasi yang menggunakan riwayat perjalanan untuk membantu menemukan akomodasi yang sesuai saat merencanakan perjalanan.

Tetapi bukan hanya biro perjalanan raksasa yang menggunakan AI untuk membantu mengotomatiskan pemesanan perjalanan bisnis dan proses terkait. Maskapai penerbangan, operator hotel dan agen persewaan mobil telah mulai memperkenalkan chatbot untuk menjawab pertanyaan dan masalah rutin. Orang-orang menggunakan perintah suara untuk rekomendasi dan melakukan reservasi. Teknologi ini mulai muncul dalam otomatisasi tenaga kerja, help desk dan sistem manajemen proses bisnis lainnya untuk memungkinkan peningkatan layanan mandiri ke proses rutin.

Potensi sebenarnya dari AI untuk manajemen perjalanan perusahaan berasal dari penggunaan semua data yang dikumpulkan oleh wisatawan untuk menghilangkan sebanyak mungkin tugas dalam perencanaan perjalanan, menurut majalah Travel &Hospitality.

Dengan menganalisis bagaimana perilaku wisatawan di seluruh perusahaan dalam membuat rencana perjalanan mereka, Alat otomatisasi AI dapat menjadi lebih tepat dalam memprediksi preferensi, menurut laporan. “Ketika preferensi dapat dipenuhi bahkan tanpa memintanya, waktu pencarian sangat berkurang, dan traksi meningkat. Bahkan pergeseran mitra wisatawan dapat dideteksi sebelumnya saat bernegosiasi dengan properti. Akhirnya, mekanisme rekomendasi bertenaga AI dapat menghilangkan ketergantungan pada potensi komplikasi dari perubahan menit terakhir.”

Tantangan Manajemen Perjalanan Perusahaan

• Keinginan karyawan untuk fleksibilitas dan kenyamanan dapat bertentangan dengan upaya perusahaan untuk mengelola biaya.
• Layanan yang dulunya termasuk dalam biaya tiket pesawat atau pemesanan hotel sekarang mungkin dikenakan biaya tambahan, menciptakan kesenjangan dalam kebijakan perusahaan.
• Menaikkan biaya pembatalan atau perubahan mahal jika karyawan melakukan kesalahan saat memesan.
• Kebijakan perusahaan seringkali dapat membatasi kemampuan karyawan untuk memilih layanan berbiaya lebih rendah yang mereka temukan sendiri.
• Banyak perusahaan masih kekurangan cara untuk mengkalibrasi kebutuhan bisnis dengan biaya dan perubahan kondisi bisnis dalam hal perjalanan.
• Kebijakan hutang usaha tidak selalu selaras dengan manajemen perjalanan perusahaan. Proses penggantian sangat manual dan membutuhkan sumber daya yang signifikan untuk meninjau dan memverifikasi tanda terima untuk biaya perjalanan.

Bagaimana Melembagakan Kebijakan Manajemen Perjalanan

Setiap perusahaan harus memiliki kebijakan manajemen perjalanan yang terdokumentasi dan kebijakan yang mereka terapkan. Kebijakan tersebut harus masuk akal dan idealnya dipadukan dengan masukan dari karyawan yang sering bepergian. Mengumpulkan masukan itu akan mengurangi ketidakpatuhan, yang menurut berbagai akun tinggi. Survei perjalanan perusahaan menunjukkan lebih dari separuh tidak memahami atau memenuhi kebijakan perjalanan perusahaan mereka. Masyarakat Manajemen Sumber Daya Manusia, asosiasi perdagangan nirlaba untuk profesional SDM membuat template yang menawarkan kebijakan dasar yang dapat disesuaikan perusahaan untuk memenuhi persyaratan kepatuhan mereka sendiri dan apa yang diyakini kepemimpinan sesuai dengan praktik terbaik organisasi mereka.

Tren Manajemen Perjalanan Perusahaan

Pelancong bisnis mengharapkan setiap aspek perjalanan mereka dapat diakses dari ponsel dan komputer mereka. Lewatlah sudah hari-hari menelepon agen perjalanan untuk memesan perjalanan mereka dan mengirimkan laporan pengeluaran manual.

Bisnis yang dapat mengintegrasikan semua informasi yang berkaitan dengan perencanaan perjalanan, pengeluaran dan bagaimana karyawan menghabiskan waktu mereka di jalan berada pada posisi yang lebih baik untuk menentukan nilai yang mereka terima.

Peningkatan teknologi dan kemajuan AI membantu perusahaan memastikan mereka menerima tarif paling kompetitif, lebih banyak fleksibilitas dan visibilitas yang lebih baik.

Alat Terbaik untuk Manajemen Perjalanan Perusahaan

Banyak perusahaan menghabiskan sumber daya yang signifikan untuk perjalanan perusahaan untuk pengembangan bisnis, penjualan dan pemasaran. Selain biaya perjalanan yang sangat bervariasi, ada biaya dalam hal manajemen sumber daya manusia—organisasi yang menggunakan alat manajemen perjalanan korporat modern secara efektif memiliki posisi yang lebih baik untuk mendapatkan ROI yang lebih tinggi.

Idealnya, organisasi harus memastikan solusi manajemen perjalanan perusahaan mereka terintegrasi dengan, atau termasuk, biaya dan sistem manajemen vendor. Juga, organisasi harus mengintegrasikan manajemen perjalanan perusahaan dengan manajemen keuangan inti dan platform akuntansi serta sumber daya dan solusi perencanaan.

Di ujung depan, melacak pengeluaran untuk perjalanan menjadi lebih mudah sekarang karena karyawan dapat menggunakan perangkat seluler mereka untuk memindai tanda terima saat mereka menerimanya. Hasil dari, banyak organisasi telah menyederhanakan proses manajemen pengeluaran mereka yang sebelumnya padat kertas.

Demikian, perusahaan harus memastikan solusi manajemen pengeluaran mereka mencakup aplikasi seluler yang dapat dikonfigurasi yang dapat memindai tanda terima dan memungkinkan karyawan untuk dengan mudah merinci dan mengkategorikan setiap pengeluaran.

Alat yang dapat melacak kebijakan akan secara otomatis menolak pengeluaran yang tidak diizinkan. Platform harus menawarkan alur kerja yang fleksibel dan dapat dikonfigurasi yang dapat menghindari kemacetan yang menunda persetujuan. Alat manajemen pengeluaran terbaik juga menawarkan konektivitas dengan ERP, manajemen proyek, akuntansi, penagihan, dan sistem analitik.

Solusi manajemen biaya perjalanan yang menawarkan integrasi bersertifikat dengan platform terkemuka dan membantu organisasi mengurangi jumlah entri data di antara mereka yang berada di departemen utang usaha. Juga, memudahkan karyawan dalam menyusun data pengeluaran, terutama yang menyediakan integrasi dengan penyedia kartu kredit yang disetujui.