Manajemen Pengeluaran Usaha Kecil:10 Cara Perangkat Lunak Pengeluaran Dapat Membantu UKM Tumbuh

Manajemen biaya adalah proses di mana bisnis mengganti uang karyawan yang dihabiskan untuk hal-hal yang terkait dengan bisnis. Ini paling sering dikaitkan dengan pengeluaran terkait perjalanan tetapi untuk benar-benar menguntungkan bisnis, manajemen biaya harus mencakup segala sesuatu yang mungkin dimintai penggantian oleh karyawan, yang bisa menjadi buram—dari perlengkapan kantor di rumah hingga langganan perangkat lunak.

Manajemen biaya menghadirkan banyak tantangan untuk bisnis kecil. Dilakukan secara manual, itu dapat memerlukan investasi yang signifikan dalam uang dan waktu. Dibutuhkan $58, rata-rata, untuk menyerahkan dan memproses laporan pengeluaran, dan tambahan $52 untuk memperbaikinya, menurut Asosiasi Perjalanan Bisnis Global (GBTA).

Manajemen pengeluaran yang tepat memungkinkan usaha kecil untuk mendapatkan wawasan tentang pengeluaran karyawan dan mengkategorikan pengeluaran. Ini memastikan kepatuhan pajak dan lengkap, pelaporan yang mudah diakses untuk audit. Itu menjelaskan kepada karyawan apa pedoman itu dan memberdayakan mereka untuk mematuhinya. Manajemen biaya yang dilakukan dengan benar berarti keuangan tidak perlu mempermasalahkan biaya dengan karyawan atau menjelaskan mengapa biaya tersebut tidak diganti tepat waktu.

Menghabiskan waktu dan uang untuk proses manajemen pengeluaran yang berat tidak bermanfaat bagi siapa pun. Mengotomatiskan mereka meletakkan dasar untuk pertumbuhan:Anda akan memiliki karyawan yang lebih bahagia dengan lebih banyak waktu untuk melakukan apa yang Anda mempekerjakan mereka dan data yang lebih akurat dan dapat diakses untuk membuat keputusan bisnis.

10 Cara Perangkat Lunak Manajemen Pengeluaran Dapat Menumbuhkan Usaha Kecil

1. Kendalikan biaya perjalanan.

   Biaya perjalanan terdiri dari 10-12% dari anggaran tahunan bisnis dan mewakili sekitar 1% dari pendapatannya, menurut data benchmark dari Accenture. Dan usaha kecil cenderung menghabiskan lebih banyak untuk perjalanan daripada perusahaan, di beberapa bagian karena mereka kekurangan daya beli dan negosiasi dengan mitra perjalanan dan dapat dimengerti bahwa mereka berusaha sekuat tenaga untuk tampil di depan pelanggan dan menyatukan staf mereka. Aturan yang menetapkan batasan dalam pengeluaran dapat membantu mengendalikan biaya. Dengan sistem perangkat lunak manajemen biaya, kepemimpinan dapat mengidentifikasi dan menetapkan batas-batas tersebut.

2. Pastikan kepatuhan kebijakan manajemen biaya.

   Aturan-aturan itu harus menjadi produk dari kebijakan manajemen pengeluaran yang baik. Sekitar dua pertiga orang yang disurvei oleh Allstar Business Solutions mengatakan mereka belum membaca kebijakan pengeluaran perusahaan mereka. Proporsi itu lebih besar di antara karyawan di perusahaan kecil. Sepersepuluh dari karyawan ini tidak pernah mencari penggantian sebagai hasilnya. Sementara itu, sekitar 56% CFO dalam survei Robert Half Management Resources baru-baru ini mengatakan bahwa mereka telah melihat peningkatan jumlah "pengajuan penggantian yang tidak pantas" dari pekerja selama periode tiga tahun.

   Sistem manajemen biaya bekerja di kedua ujung spektrum itu. Mereka menandai pengeluaran yang tidak patut atau dipertanyakan dan memudahkan karyawan yang ragu-ragu untuk mengajukan penggantian.

3. Kemudahan pengelolaan dan pelacakan penerimaan kertas.

   Sebagian besar kebijakan akan meminta karyawan untuk mencatat tanda terima. Tetapi kehilangan tanda terima kertas adalah salah satu tantangan terbesar bagi manajemen pengeluaran usaha kecil. Sistem manajemen pengeluaran yang baik dimulai dengan memudahkan bagian proses ini, yang memberatkan karyawan yang menyerahkan biaya dan akuntan yang memprosesnya. Perangkat lunak manajemen biaya dapat mencakup teknologi pengenalan karakter optik, di mana foto yang diambil pada ponsel secara otomatis dipetakan ke bidang laporan pengeluaran yang tepat.

4. Mengurangi kesalahan data yang menyebabkan kelebihan pembayaran.

   Rata-rata, 19% laporan pengeluaran memiliki kesalahan, menurut GBTA. Manajemen pengeluaran manual membutuhkan semacam tarian antara karyawan, manajer mereka dan departemen akuntansi dimana pengeluaran dicatat, ditinjau, dipertanyakan, ditinjau ulang, ditolak, disengketakan dan sebagainya. Sepanjang jalan, banyak kesalahan dapat membuat jalan mereka ke dalam penggantian. Dengan mengotomatiskan pengambilan tanda terima dan pengarsipan laporan, dan menandai klaim yang meragukan, perangkat lunak manajemen biaya dapat mengurangi kesalahan data secara signifikan.

   Salah satu kesalahan umum itu adalah membayar lebih kepada karyawan. Area tertentu rawan untuk jenis pelanggaran ini—termasuk pelacakan jarak tempuh manual atau pengeluaran yang memenuhi syarat yang tidak mengharuskan karyawan untuk menyerahkan tanda terima kertas. Satu survei memperkirakan penipuan biaya merugikan bisnis A.S. $2,8 miliar per tahun. Itu bahkan belum memperhitungkan biaya tambahan untuk memproses laporan, perangkat lunak manajemen biaya mana yang sangat berkurang. Perusahaan yang menggunakan perangkat lunak laporan pengeluaran memotong biaya pemrosesan sebesar seperempat, menurut Grup Aberdeen, sebuah perusahaan analis industri B2B.

5. Pastikan kepatuhan pajak dengan menyediakan pelaporan yang mudah diakses.

   Memastikan kepatuhan internal dengan kebijakan pengeluaran Anda juga dapat memastikan kepatuhan terhadap peraturan IRS saat mengajukan dan membayar pajak. Untuk perusahaan publik yang harus mematuhi peraturan Sarbanes-Oxley (SOX), perangkat lunak manajemen biaya menyediakan kontrol yang dapat disesuaikan dan alat untuk mengaudit sendiri SOX. Aturan IRS mengharuskan perusahaan untuk menyimpan data selama tujuh tahun. Perangkat lunak manajemen pengeluaran mencatat semua informasi yang terkait dengan pengeluaran yang dimulai oleh karyawan dan membuat laporan mudah ditarik untuk tujuan audit—baik internal atau diperlukan oleh investor, pemberi pinjaman atau badan pengatur.

6. Percepat penggantian dengan integrasi dengan sistem hutang dan penggajian.

   Waktu dari saat seorang karyawan melakukan pembelian terkait bisnis hingga saat mereka mendapatkan penggantian biaya dapat berlangsung selama empat minggu, menurut sebuah studi oleh Allstar Business Solutions. Mengintegrasikan perangkat lunak pengeluaran dengan sistem penggajian mempercepat proses. Perusahaan terbaik di kelasnya mengubah laporan pengeluaran karyawan menjadi penggantian dalam 3 1/2 hari, menurut Aberdeen.

   Integrasi dengan sistem buku besar juga penting agar data diposting ke bagan akun perusahaan. Integrasi dengan sistem akuntansi dan penggajian memudahkan untuk membagi pengeluaran karyawan berdasarkan kategori dan membandingkan pengeluaran dari waktu ke waktu untuk mengidentifikasi outlier, tren dan peluang untuk menabung.

7. Mempersingkat alur kerja untuk keuntungan efisiensi bisnis.

   Menurut data dari Aberdeen, bisnis melihat rata-rata 1 1/2 laporan pengeluaran per karyawan per bulan. GBTA mengatakan dibutuhkan 18 menit bagi keuangan untuk mengoreksi setiap laporan rata-rata. Diambil bersama-sama, itu berarti dalam bisnis dengan 50 karyawan, tim keuangan menghabiskan hampir 23 jam sebulan untuk mengoreksi laporan. Mengotomatiskan proses pengiriman laporan, menandai pengeluaran atau kesalahan yang tidak pantas, memberi tahu pemberi persetujuan dan mengintegrasikan ke dalam penggajian dapat memangkas waktu tersebut secara signifikan.

8. Kemudahan penggunaan memastikan keterlibatan dan kepatuhan.

   Keluhan terbesar tentang manajemen pengeluaran manual—di sisi karyawan dan keuangan—adalah bahwa hal itu kikuk dan sama sekali tidak ramah pengguna. Produk yang mudah digunakan yang mencakup kemampuan menangkap tanda terima seluler, secara otomatis memberi tahu pengguna tentang kemungkinan kesalahan dan memastikan mereka mendapatkan penggantian dengan cepat sangat meningkatkan kemungkinan bahwa karyawan akan mematuhi kebijakan pengeluaran.

9. Data terpusat meningkatkan analisis pembelanjaan.

   Sistem manajemen biaya juga memungkinkan integrasi kartu kredit perusahaan untuk memudahkan rekonsiliasi. Mereka merasionalisasi data dalam format yang berbeda dan mencatat semuanya dalam database umum. Dengan pandangan lengkap tentang pengeluaran yang dimulai oleh karyawan, keuangan dapat lebih mudah mengidentifikasi penyimpangan dalam pembelanjaan dan menelusuri alasan di baliknya—untuk melihat apakah hal itu disebabkan oleh ekonomi atau penipuan. Pengeluaran departemen juga menjadi mudah untuk dilihat. Data dapat digunakan untuk mengidentifikasi atau menegosiasikan tarif dengan mitra atau penyedia perjalanan pilihan. Bisnis dapat memperhitungkan biaya ini untuk menentukan biaya akuisisi pelanggan yang sebenarnya.

10. Alat intuitif meningkatkan keterlibatan karyawan.

    Salah satu tantangan terbesar yang dihadapi bisnis kecil adalah menemukan dan mempertahankan karyawan yang baik. Proses yang dihadapi karyawan yang buruk akan dengan cepat merusak pengalaman karyawan, dan mungkin tidak ada yang lebih penting daripada memastikan yang tepat, pembayaran tepat waktu untuk proses perjalanan bisnis yang seringkali memberatkan. Menyediakan alat intuitif bagi karyawan yang memudahkan bagian pekerjaan mereka yang tidak menambah nilai, seperti biaya pengiriman dan pemrosesan, adalah salah satu dari banyak cara untuk membangun pengalaman karyawan yang berkualitas.

Perangkat lunak berbasis cloud adalah pilihan tepat untuk manajemen pengeluaran bisnis kecil. Usaha kecil tidak memiliki banyak orang untuk terlibat dalam proyek perangkat lunak. Migrasi ke sistem manajemen pengeluaran tidak dapat mengambil staf dari pekerjaan mereka selama berminggu-minggu atau berbulan-bulan pada suatu waktu. Mitra implementasi perangkat lunak yang baik akan memberikan praktik terbaik untuk mendefinisikan peran dan tanggung jawab, menilai dampak pada pemangku kepentingan yang berbeda, dan alat dan praktik migrasi data yang andal saat menerapkan sistem manajemen pengeluaran.

Proses manajemen biaya terbaik mengantisipasi perubahan ekonomi dan lingkungan. Juga, sistem manajemen biaya berbasis cloud dapat dengan mudah diperbarui dan ditingkatkan, serta skala ketika bisnis tumbuh dan membutuhkan dukungan multi-mata uang dan multi-bahasa. Yang paling penting, karyawan dapat mengakses perangkat lunak berbasis cloud di mana pun mereka berada, yang dalam hal pelaporan pengeluaran sering jauh dari meja mereka.