Cara DIY Payroll Bisnis Kecil Anda pada tahun 2021

Mengelola penggajian adalah tugas yang kompleks dan menuntut, dan penting untuk melakukannya dengan benar. Usaha kecil memiliki banyak pilihan untuk pemrosesan penggajian, termasuk perangkat lunak dan solusi online yang mengotomatiskan sebagian besar langkah dan membantu memastikan akurasi. Tetapi jika Anda hanya memiliki beberapa karyawan, dimungkinkan untuk mengambil pendekatan do-it-yourself (DIY)—selama Anda memastikan bahwa Anda memahami semua langkah, tetap up to date dengan pajak dan persyaratan hukum dan menyisihkan waktu untuk hati-hati mengelola seluruh proses.

Mengapa Anda Harus Menangani Penggajian Sendiri?

Banyak pemilik bisnis memulai dengan satu atau beberapa karyawan, dan tidak dapat memprediksi seberapa besar bisnis akan berkembang. Dalam keadaan tersebut, mungkin masuk akal untuk memproses penggajian secara manual, setidaknya di awal. Ini berarti bisnis tidak perlu meneliti solusi penggajian atau membayar untuk teknologi itu.

Tetapi memproses penggajian secara manual memakan waktu dan sulit untuk menghindari kesalahan, terutama karena perusahaan menambah karyawan dan penggajiannya menjadi lebih kompleks. Kegagalan untuk membayar karyawan Anda dengan benar dapat menyebabkan kehilangan karyawan dan merusak reputasi Anda di industri. Apalagi, jika penggajian dilakukan secara tidak benar, bisnis dapat dikenai denda. Itulah sebabnya banyak usaha kecil akhirnya memilih untuk menggunakan perangkat lunak penggajian untuk mengotomatisasi proses dan mengurangi kesalahan.

Tantangan Penggajian Umum untuk Usaha Kecil

Pemrosesan penggajian manual bisa sangat menantang, apalagi bisnisnya semakin berkembang karena perhitungan upah dan pajak rumit dan ada konsekuensi negatif yang signifikan jika Anda melakukan kesalahan atau gagal mematuhi semua peraturan.

• Akurasi penggajian. Menangani pemrosesan penggajian sendiri meningkatkan kemungkinan kesalahan manusia, yang merupakan penyebab utama ketidakakuratan penggajian. Kesalahan dalam menghitung upah dan pajak dapat menyebabkan karyawan tidak puas dan denda yang cukup besar dari otoritas pajak karena ketidakpatuhan.
• Tetap up to date dengan undang-undang ketenagakerjaan dan perubahan pajak. Secara umum, Anda sebagai pemilik bisnis bertanggung jawab untuk menghitung dan memotong pajak gaji secara akurat, membayar pajak tepat waktu dan mengajukan formulir pajak bisnis yang relevan. Itu menantang karena aturan terus berkembang di federal, tingkat negara bagian dan lokal, dan kegagalan untuk mematuhi peraturan yang berubah itu dapat mengakibatkan hukuman lagi.
• Pencatatan. Memelihara catatan yang akurat adalah penting tidak hanya untuk tujuan bisnis tetapi juga untuk kepatuhan. Sebagai contoh, Fair Labor Standards Act (FLSA) mengharuskan perusahaan untuk menyimpan catatan pendapatan karyawan setidaknya selama tiga tahun. Banyak pemilik usaha kecil merasa itu tidak mudah ketika mereka mencoba mengelola jadwal operasi harian yang padat dengan sumber daya yang terbatas.
• Salah mengklasifikasikan karyawan. Banyak perusahaan memiliki campuran karyawan penuh waktu, pekerja paruh waktu dan kontraktor. Setiap kategori pekerja berhak atas tunjangan yang berbeda, dan kesalahan klasifikasi pekerja dapat memiliki konsekuensi serius. Sebagai contoh, jika Anda salah mengkategorikan karyawan penuh waktu sebagai kontraktor independen, Anda dapat menghadapi hukuman serta kewajiban untuk pajak dan manfaat yang belum dibayar.

Tiga Langkah dalam Proses Penggajian

Pada tingkat tinggi, mengelola penggajian dapat dibagi menjadi tiga tahap:Persiapan, pembayaran karyawan dan kegiatan pasca pembayaran.

1. Persiapan. Anda harus menyiapkan penggajian sebelum Anda dapat mulai membayar karyawan. Ini termasuk menentukan frekuensi pembayaran untuk karyawan per jam dan bergaji dan mekanisme untuk melacak waktu mereka. Anda perlu meminta formulir W-4 dari karyawan untuk menentukan berapa banyak pajak yang harus dipotong dari gaji mereka, serta formulir I-9 untuk mengonfirmasi kelayakan mereka untuk bekerja di A.S. Bisnis Anda juga memerlukan Nomor Identifikasi Pemberi Kerja (EIN) dari IRS. Secara umum ada baiknya membuat rekening bank penggajian terpisah untuk melacak dan mengelola penggajian dengan lebih mudah. Sebagian besar pemberi kerja membayar dengan setoran langsung, yang memerlukan pengaturan kemampuan setoran langsung dengan bank Anda dan mendapatkan detail rekening bank karyawan Anda, serta otorisasi setoran langsung mereka.
2. Membayar karyawan. Untuk setiap proses penggajian, Anda menghitung gaji kotor setiap karyawan, memotong pajak dan potongan lainnya. Kemudian Anda mendistribusikan gaji bersih kepada karyawan melalui setoran langsung, cek atau cara lain.
3. Setelah pembayaran. Anda perlu membayar pajak dan mengajukan formulir yang relevan dengan tenggat waktu IRS. Anda akan mengirimkan kepada IRS pajak federal yang telah Anda potong dari gaji karyawan, ditambah bagian majikan dari pajak Jaminan Sosial dan Medicare, biasanya setiap bulan. Anda juga akan membayar pajak negara bagian dan lokal. Pada akhir tahun kalender, membagikan formulir pajak kepada karyawan.

8 Langkah untuk Memproses Penggajian Sendiri

Berikut adalah tampilan yang lebih rinci tentang langkah-langkah yang terlibat dalam pemrosesan penggajian DIY:

1. Mengumpulkan formulir W-4. Anda memerlukan Formulir W-4 yang telah diisi lengkap dari setiap karyawan baru untuk menentukan berapa banyak gaji kotor mereka yang harus dipotong. Penundaan tergantung pada beberapa faktor, termasuk apakah seorang karyawan sudah menikah atau lajang dan berapa banyak tanggungan yang mereka miliki. W-4 tidak kedaluwarsa, namun harus dimutakhirkan jika ada perubahan status pegawai, seperti menikah, bercerai atau memiliki anak.
2. Mendapatkan Nomor Identifikasi Pemberi Kerja (EIN). IRS menggunakan EIN untuk mengidentifikasi bisnis, seperti menggunakan nomor jaminan sosial untuk mengidentifikasi orang. Anda memerlukan EIN bahkan jika Anda hanya memiliki satu karyawan, karena Anda tidak dapat membayar pajak karyawan tanpa itu. Melamar gratis dan mudah—Anda dapat melakukannya melalui telepon, surat, faks atau online. IRS lebih memilih aplikasi online dan akan segera memberi Anda EIN selama aplikasi Anda disetujui. Anda hanya perlu memberi tahu IRS jenis bisnis apa yang Anda miliki—apakah itu korporasi atau LLC, misalnya—berikan alamat bisnis dan katakan mengapa Anda menginginkan EIN.
3. Pilih jadwal penggajian Anda. Frekuensi pembayaran tipikal adalah mingguan, setiap dua minggu (dua mingguan), dua kali sebulan (semesteran) atau bulanan. Beberapa negara bagian hanya mengizinkan frekuensi pembayaran tertentu, jadi periksa persyaratan negara Anda sebelum membuat pilihan ini. Setiap pilihan memiliki kelebihan dan kekurangan, dan Anda perlu menyeimbangkan manfaat bagi perusahaan dengan manfaat bagi karyawan. Periode pembayaran bulanan membutuhkan pekerjaan paling sedikit bagi pemberi kerja dan dapat membantu meningkatkan arus kas bisnis, tetapi mereka sering kali bukan pilihan pertama karyawan. Banyak perusahaan membayar karyawan yang digaji dua kali sebulan dan karyawan per jam setiap minggu.
4. Menentukan dan memotong pajak penghasilan. Ini adalah salah satu aspek yang paling kompleks dalam menghitung gaji karyawan, dan mudah membuat kesalahan. Anda perlu mengurangi kontribusi sebelum pajak untuk asuransi kesehatan (medis, gigi dan penglihatan) dan rencana pensiun. Kemudian, untuk setiap karyawan, menghitung jumlah yang terutang dalam pajak pendapatan federal dan negara bagian serta pajak Federal Insurance Contributions Act (FICA), yang mendanai Jaminan Sosial dan Medicare, bersama dengan pajak daerah.
5. Jalankan angka. Kurangi potongan sebelum pajak dan pajak dari gaji kotor untuk mendapatkan gaji bersih setiap karyawan. Untuk karyawan tetap, gaji kotor tidak akan berubah dari gaji ke gaji kecuali ada keadaan luar biasa seperti cuti yang belum dibayar atau pembayaran variabel seperti bonus dan komisi. Gaji kotor untuk gaji pekerja dihitung dengan membagi gaji tahunan mereka dengan jumlah periode pembayaran per tahun. Untuk pekerja per jam, Anda harus mengetahui jam kerja dengan tarif upah per jam reguler ditambah lembur, dan memperhitungkan pembayaran liburan, cuti sakit dan hari libur yang dibayar.
6. Bagikan cek gaji atau setoran langsung. Setoran langsung sejauh ini merupakan metode pembayaran karyawan yang paling populer, tetapi banyak perusahaan memberi karyawan pilihan lain, seperti cek atau kartu pembayaran, yang merupakan kartu debit khusus yang dapat diisi ulang. Dengan kartu bayar, Anda menyetorkan gaji karyawan ke akun yang terhubung ke kartu; karyawan kemudian dapat menggunakan kartu tersebut untuk pembelian, seperti kartu debit biasa.
7. Membayar pajak. Anda perlu membayar pajak yang telah Anda potong dari gaji karyawan, ditambah bagian majikan dari pajak. Sebagai contoh, majikan dan karyawan masing-masing harus memberikan kontribusi pajak FICA sebesar 7,65% dari penghasilan karyawan. Anda juga perlu membayar asuransi pengangguran federal dan pajak negara bagian dan lokal. Waktu pembayaran pajak ini bervariasi tergantung pada ukuran bisnis Anda dan negara bagian tempat Anda beroperasi. Sebagian besar bisnis perlu membayar pajak federal baik bulanan atau setengah mingguan. Banyak negara bagian membutuhkan pembayaran triwulanan.
8. Mengajukan formulir pajak. Pengusaha umumnya perlu mengajukan beberapa formulir pajak setiap tiga bulan dan lainnya pada akhir tahun. Sebagai contoh, Anda perlu melaporkan pajak FICA dan beberapa pajak yang dipotong lainnya pada Formulir IRS 941 setiap kuartal. Di akhir tahun, Anda memberikan formulir W-2 kepada karyawan tetap yang merangkum upah mereka dan pajak yang dipotong, dan Anda juga harus mengirimkan formulir tersebut ke IRS. Anda juga bertanggung jawab untuk mengirimkan Formulir W-3, formulir ringkasan yang menyertai W-2 yang Anda kirim, serta Formulir 940 untuk pajak pengangguran federal. Ada tenggat waktu untuk pengajuan masing-masing formulir ini, dengan denda dan bunga atas keterlambatan pembayaran.

8 Langkah untuk Pemrosesan Penggajian DIY 1 Verifikasi kelayakan Verifikasi identitas karyawan baru dan izin kerja dengan formulir I-9. 2 Kumpulkan formulir W-4 Dapatkan W-4 dari setiap karyawan baru untuk menentukan pemotongan pajak. 2 Dapatkan EIN Anda memerlukan Nomor Identifikasi Majikan dari IRS untuk membayar karyawan. 3 Pilih jadwal penggajian Pilihan bervariasi menurut negara bagian—frekuensi umum termasuk mingguan, dua mingguan dan setengah bulanan. 4 Hitung dan potong pajak Hitung pajak karyawan dan potongan lain yang akan Anda potong dari gaji mereka. 5 Jalankan angka Hitung gaji bersih untuk setiap karyawan dengan mengurangkan pajak dan potongan lainnya dari gaji kotor. 6 Bayar karyawan Pilihan termasuk setoran langsung, kartu cek atau bayar. 7 Membayar pajak Membayar bagian karyawan dan majikan dari federal, pajak negara bagian dan lokal 8 Formulir pajak file Ajukan formulir pajak triwulanan dan tahunan dengan federal, otoritas negara bagian dan lokal. Berikan W-2 kepada karyawan.

Memilih Perangkat Lunak Penggajian untuk Bisnis Kecil

Seiring berkembangnya bisnis, a pendekatan DIY menjadi kurang dapat dikelola. Perangkat lunak penggajian dapat sangat menyederhanakan pemrosesan penggajian, memastikan akurasi dan kepatuhan. Tergantung pada solusinya, perangkat lunak juga dapat mengotomatisasi pembayaran upah dan pajak dan pengajuan pajak, akuntansi untuk kredit pajak. Berikut adalah lima hal yang perlu dipertimbangkan ketika memilih solusi penggajian:

1. Berapa banyak yang bisa Anda belanjakan? Cari sistem yang sesuai dengan anggaran Anda. Anda perlu menyeimbangkan biaya dengan manfaat, yang dapat mencakup akurasi dan kecepatan yang lebih besar selain membebaskan waktu staf untuk kegiatan lain. Banyak solusi penggajian diberi harga per karyawan, sehingga biaya sebanding dengan ukuran bisnis Anda. Beberapa solusi penggajian disediakan sebagai bagian dari rangkaian perangkat lunak bisnis yang lebih besar, yang dapat memberikan manfaat tambahan seperti akuntansi yang disederhanakan dan analisis biaya. Pastikan Anda memahami fitur layanan penggajian yang termasuk dalam biaya dasar, dan yang biaya tambahan. Pertimbangkan juga potensi pertumbuhan. Meskipun bermigrasi dari satu perangkat lunak penggajian ke perangkat lunak penggajian lainnya tidak terlalu rumit, itu adalah pertimbangan jika Anda mengharapkan pertumbuhan yang cepat.
2. Seberapa rumit kebutuhan penggajian Anda? Perusahaan yang lebih besar dengan kategori karyawan yang berbeda di beberapa yurisdiksi pajak akan membutuhkan perangkat lunak yang lebih canggih daripada perusahaan kecil dengan karyawan bergaji di satu negara bagian. Dan semakin sedikit keahlian penggajian yang Anda miliki, semakin besar nilai sistem yang menangani setiap aspek pemrosesan penggajian, termasuk pembayaran otomatis dan pengajuan pajak.
3. Apakah ada solusi yang disesuaikan dengan jenis bisnis Anda? Beberapa solusi dirancang untuk memenuhi kebutuhan jenis bisnis tertentu, seperti firma hukum atau restoran. Jika Anda beroperasi di segmen pasar yang memiliki banyak usaha kecil, mungkin ada setidaknya satu penawaran yang dirancang untuk bisnis profil Anda, dan perlu dilihat apakah solusi itu cocok untuk perusahaan Anda.
4. Jenis laporan apa yang ingin Anda buat? Yang terbaik, perangkat lunak penggajian dapat mendukung keputusan strategis dengan memungkinkan Anda menganalisis biaya dan dampak dari keputusan bisnis potensial dengan cepat. Berapa banyak yang dapat kita hemat dengan mengubah campuran karyawan tetap dan karyawan per jam untuk mengurangi lembur? Berapa biaya personel yang akan naik jika kita membuka kantor baru di Boston daripada di Chicago? Perangkat lunak penggajian yang merupakan bagian dari rangkaian terintegrasi juga dapat mempermudah melakukan analisis dan pelaporan tambahan yang menggabungkan data penggajian dengan informasi bisnis lainnya.
5. Seberapa senangkah orang lain dengan paket perangkat lunak yang Anda pertimbangkan? Membaca ulasan pelanggan online dan studi kasus dapat membantu. Tapi jangan berhenti di situ—hubungi vendor yang Anda minati dan minta referensi klien dari mereka.

FAQ Penggajian Usaha Kecil

• Mengapa saya membutuhkan sistem penggajian?

  Secara teoretis, siapa pun dapat mengelola penggajian sendiri menggunakan spreadsheet, tapi melakukannya itu rumit, memakan waktu dan membutuhkan keahlian. Jika Anda membuat kesalahan, Anda dapat menghadapi hukuman yang signifikan. Untuk sebagian besar bisnis, masuk akal untuk menggunakan sistem penggajian yang mengotomatisasi proses dan berpotensi berkonsultasi dengan akuntan yang berpengalaman dalam undang-undang dan pajak terbaru.

• Apa itu kalkulator penggajian?

  Kalkulator penggajian adalah alat online yang menghitung gaji bersih dan pemotongan karyawan. Anda memasukkan data seperti tarif gaji, yurisdiksi pajak lokal dan pengecualian apa pun. Kemudian kalkulator menjalankan angka.

• Apa yang dimaksud dengan jurnal penggajian?

  Akuntan dan pemegang buku menggunakan entri jurnal penggajian untuk mencatat kompensasi yang dibayarkan kepada karyawan. Entri ini kemudian dapat dimasukkan ke dalam buku besar perusahaan. Ada tiga jenis entri utama:pencatatan awal (upah kotor yang diperoleh karyawan bersama dengan pemotongan dan pajak tambahan apa pun), upah yang masih harus dibayar (entri dicatat pada penutupan setiap periode akuntansi untuk mencatat upah yang terutang tetapi belum dibayar), dan pembayaran manual (ini mencakup cek gaji manual sesekali yang dihasilkan karena penyesuaian atau penghentian gaji).

Dimungkinkan untuk mengelola penggajian sendiri, tapi rumit, padat karya dan rawan kesalahan, terutama untuk bisnis apa pun dengan lebih dari segelintir karyawan. Karena pemrosesan penggajian adalah biaya administrasi daripada aktivitas yang menghasilkan pendapatan, kebanyakan bisnis ingin meminimalkan jumlah waktu dan uang yang mereka habiskan untuk itu. Bagi banyak usaha kecil, menggunakan perangkat lunak penggajian untuk mengotomatisasi proses adalah pilihan yang jauh lebih baik daripada mencoba menangani penggajian secara manual.