Perencanaan dan Analisis yang Diperluas (xP&A) Ditetapkan

Departemen keuangan di perusahaan yang dikelola dengan baik telah bertahun-tahun mengembangkan praktik terbaik seputar perencanaan dan analisis keuangan (FP&A), yang memberikan wawasan dan analitik berguna yang membantu memandu arah masa depan bisnis. Namun, bahkan tim FP&A terbaik pun terkadang memiliki kelemahan yang berpotensi fatal:Fokusnya pada perencanaan keuangan memisahkannya dari perencanaan operasional departemen dan unit bisnis di seluruh perusahaan.

Membuat rencana keuangan secara terpisah dari pengambilan keputusan strategis yang terjadi di sudut lain bisnis tidak lagi cukup. Masukkan perencanaan dan analisis yang diperluas (xP&A) — perluasan literal dari praktik dan alat FP&A di luar keuangan ke organisasi yang lebih besar.

Apa itu Perencanaan &Analisis yang Diperluas (xP&A)?

Salah satu definisi paling sederhana dari xP&A berasal dari firma riset Gartner, yang menggambarkannya sebagai perpanjangan proyek FP&A di luar departemen keuangan. Ketika sebuah organisasi mengadopsi xP&A, setiap fungsi dalam bisnis yang menghasilkan rencana bisnis operasional — sumber daya manusia, penjualan, pemasaran, operasi, rantai pasokan, DIA, penelitian dan pengembangan — melakukannya menggunakan platform FP&A bersama yang menyatukan model data dan metodologi analitik.

Pendekatan ini menawarkan banyak manfaat. Secara tradisional, Proses FP&A telah memberikan pendekatan terstruktur untuk penganggaran, perencanaan, peramalan dan pelaporan sehingga tim keuangan dapat memberikan analisis yang membantu eksekutif senior memahami dampak keuangan dari keputusan mereka. Namun, fungsi lain dalam bisnis adalah membuat rencana dan mengambil tindakan yang juga dapat memengaruhi postur keuangan dan arah masa depan organisasi.

Pendekatan xP&A menyematkan praktik dan alat terbaik FP&A di seluruh organisasi untuk menciptakan gambaran yang lebih terpadu tentang dampak keuangan dari rencana operasional departemen dan unit bisnis, strategi dan kegiatan. Ia melakukannya melalui platform pusat yang mendukung aplikasi perencanaan operasional khusus yang menggunakan platform FP&A yang sama, arsitektur dan model data, sehingga meningkatkan keselarasan praktik perencanaan di seluruh perusahaan.

Adopsi xP&A semakin cepat dalam menanggapi tantangan yang dihadapi oleh organisasi yang ingin mengeksploitasi model bisnis digital baru sambil menavigasi ketidakpastian ekonomi.

Takeaways Kunci

• Perencanaan dan analisis yang diperluas (xP&A) memperluas penggunaan prinsip FP&A, peralatan, model dan proses data ke departemen non-keuangan di seluruh perusahaan.
• Adopsi xP&A meningkat pesat; para ahli memperkirakan itu akan segera menjadi pendekatan dominan untuk FP&A.
• xP&A meningkatkan keselarasan antara keuangan dan departemen lain serta unit bisnis di seluruh organisasi.
• Hal ini juga memungkinkan departemen keuangan untuk menjadi lebih berwawasan ke depan, mitra strategis untuk bisnis.

FP&A Dijelaskan

Perencanaan dan analisis keuangan (FP&A) mencakup semua perencanaan keuangan, penganggaran, proses peramalan dan pelaporan yang dilakukan bisnis untuk mempersenjatai kepemimpinan dan dewan eksekutifnya dengan akurat, intelijen yang diturunkan dari data untuk pengambilan keputusan. Tim FP&A berkumpul, menyiapkan dan menganalisis data keuangan untuk membuat laporan yang memberikan jawaban berdasarkan data untuk pertanyaan bisnis utama, seperti:

1. Produk/jasa/lini produk mana yang menghasilkan porsi terbesar dari laba bersih perusahaan?
2. Produk/layanan mana yang memiliki margin keuntungan tertinggi atau terendah?
3. Berapa persentase sumber daya keuangan perusahaan yang dikonsumsi setiap departemen?
4. Peluang apa yang harus dipertimbangkan perusahaan untuk berkembang dan tumbuh?

Sementara FP&A pernah menjadi fungsi yang lebih taktis yang menyediakan informasi historis tentang kinerja keuangan atau gambaran tentang keadaan keuangan bisnis saat ini, itu semakin berwawasan ke depan, proses strategis. Teknologi canggih dan praktik terbaik baru (termasuk xP&A) memungkinkan tim FP&A memahami mengapa sesuatu terjadi dan memprediksi dengan lebih akurat apa yang mungkin terjadi di masa depan.

Asal usul xP&A

Sementara Gartner menciptakan istilah xP&A pada tahun 2020, konsepnya sendiri sebenarnya tidak terlalu baru. Juga disebut sebagai perencanaan kolaboratif atau terhubung atau FP&A terintegrasi, xP&A mewakili kodifikasi dari berbagai multidisiplin, pendekatan lintas fungsi untuk perencanaan bisnis, sebagai lawan dari latihan diam yang lebih khas di masa lalu. Pendekatan yang lebih kolaboratif ini memungkinkan bisnis untuk mengintegrasikan perencanaan keuangan di seluruh fungsi — mulai dari penjualan dan pemasaran hingga operasi, sumber daya manusia, rantai pasokan dan TI — sehingga setiap orang bekerja dari data dan wawasan keuangan yang sama saat membuat rencana dan strategi bisnis, mengukur kinerja dan membuat perubahan arah.

Sementara kurangnya keselarasan antara proses FP&A tradisional dan bisnis lainnya telah lama menjadi tantangan, masalahnya sekarang yang terpenting. Dalam lingkungan ekonomi yang berubah, perencanaan dan analitik yang lebih holistik sangat penting. Pada waktu bersamaan, kemajuan teknologi sekarang memungkinkan perencanaan yang diperluas.

Bisnis yang telah menganut xP&A cenderung melihat peningkatan kinerja keuangan dibandingkan bisnis dengan proses FP&A yang lebih picik. xP&A menciptakan landasan untuk perencanaan strategis yang lebih kolaboratif dan inklusif, perencanaan dan peramalan operasional. Hasil dari, model ini dengan cepat meningkat popularitasnya. Menurut Gartner, 70% dari semua proyek FP&A baru akan menjadi proyek xP&A pada tahun 2024, memperluas cakupan mereka di luar domain keuangan ke area lain dari perencanaan dan analisis perusahaan.

FP&A vs. xP&A

Proses FP&A menawarkan pendekatan terstruktur untuk penganggaran keuangan, perencanaan, peramalan dan pelaporan yang telah lama memungkinkan tim keuangan untuk memberikan analisis kritis yang menginformasikan pengambilan keputusan oleh manajemen senior dan dewan direksi. Masalah dengan penerapan tradisional FP&A, Namun, adalah bahwa hal itu terjadi semata-mata dalam fungsi keuangan — tertutup dari sisa bisnis. Seringkali gagal untuk menggabungkan kegiatan dan rencana fungsi bisnis lainnya. Lebih tepatnya, setiap fungsi melakukan perencanaannya sendiri dengan sedikit wawasan atau mempertimbangkan efek gabungannya pada bisnis.

xP&A, di samping itu, mengambil proses dan prinsip terstruktur dari FP&A dan menerapkannya ke semua fungsi dalam bisnis. Ketika prinsip standar FP&A diadopsi di departemen lain, ini membuka jalan bagi integrasi yang lebih besar, perencanaan dan analisis keuangan yang lebih akurat dan peningkatan kinerja. Dengan FP&A yang lebih tradisional, penjualan, pemasaran, manufaktur dan tim lain memiliki kampanye mereka sendiri, rencana, prakiraan dan target — dan bahkan SDM mengembangkan rencananya sendiri untuk staf dan tingkat kompensasi. Dengan xP&A, Anda bekerja untuk mengintegrasikan semua fungsi ini. Sebagai contoh, mungkin menjadi jelas bagi eksekutif senior bagaimana pertumbuhan yang direncanakan oleh tim penjualan akan membutuhkan peningkatan kapasitas produksi, yang berarti tambahan staf dan peralatan.

Dengan xP&A, perencanaan menjadi proses yang lebih lintas fungsi yang dapat berkembang terus menerus, menghasilkan bisnis yang lebih terintegrasi — dan tangkas —.

FP &A tradisional xP&A Terjadi hanya pada fungsi keuangan Meluas ke semua fungsi dalam bisnis Mencakup hanya data dari fungsi keuangan pusat Mengintegrasikan data/aktivitas dari seluruh bisnis Diperbarui setiap bulan dan setiap tiga bulan Memberikan analisis waktu nyata dan perencanaan skenario Membuat perencanaan dan proses yang tersembunyi atau terputus-putus Memungkinkan kolaboratif tempat nning dan satu sumber data dan analisis Berwawasan ke depan, fokus pada data saat ini Pandangan ke depan dan prediktif

Mengapa xP&A Penting untuk Bisnis?

Pendekatan FP&A yang berdiri sendiri tidak mampu memenuhi beragam persyaratan perencanaan dari departemen non-keuangan. Sebaliknya, xP&A dapat digunakan untuk membuat proses perencanaan keuangan dan operasional organisasi yang berkelanjutan. Ini mengoordinasikan data, rakyat, proses dan rencana bisnis dalam satu platform, memberikan pandangan yang komprehensif tentang bisnis. Integrasi perencanaan keuangan dan operasional dalam satu platform adalah transformasional bagi organisasi modern.

Berkat kemajuan teknologi digital, bisnis sekarang dapat memanfaatkan alat xP&A yang mengakomodasi kebutuhan yang berbeda dari berbagai fungsi dalam bisnis, menjaga akurasi dan kontrol data serta menyematkan otomatisasi dan kecerdasan ke dalam tugas FP&A. Hasil dari, organisasi keuangan dapat membuat rencana bisnis holistik dan memungkinkan visibilitas penuh ke dalam kinerja organisasi. Organisasi yang mengadopsi xP&A sering kali mencapai peningkatan kinerja bisnis dan kelincahan yang lebih besar.

Pada tahun 2020, banyak bisnis melihat ke tim FP&A mereka untuk mendapatkan wawasan dan analisis yang siap dalam menavigasi disrupsi dan ketidakpastian yang ekstrem. Karena fungsi keuangan mengantisipasi masa depan volatilitas yang berkelanjutan, xP&A menawarkan kemampuan yang memungkinkan wawasan yang lebih luas dan lebih tepat waktu untuk pengambilan keputusan perusahaan. Seperti yang tercantum dalam prediksi FP&A untuk tahun 2021, kelincahan akan menjadi prioritas untuk keuangan, dan perencanaan keuangan yang kuat namun fleksibel akan sangat penting.

Cara Menggunakan xP&A

Perbedaan utama antara FP&A tradisional dan xP&A adalah variasi dan volume data yang masuk ke dalam proses dan koneksi xP&A ke tujuan bisnis departemen. Hasil dari, xP&A hanya sebaik data yang memberikannya dan integrasi analisis yang dihasilkan ke dalam strategi, manajemen dan pengambilan keputusan.

Proses xP&A dimulai dengan koordinasi keuangan dengan pemimpin fungsional dan operasional lainnya untuk memahami metrik utama mereka dan bagaimana metrik tersebut memengaruhi hasil bisnis. Sebagai contoh, jika HR menghargai retensi dan biaya perekrutan atau penjualan berfokus pada jumlah dan pendapatan salurannya, pemikiran mereka masuk ke dalam proses xP&A. Dengan menghubungkan setiap bagian bisnis dengan rencana terintegrasi, pemimpin bisnis dapat mengarahkan organisasi mereka lebih efektif, terutama pada saat gangguan. Mereka dapat segera menganalisis dampak pada kinerja bisnis dari perubahan aktual, pergeseran yang diantisipasi atau bahkan beberapa kemungkinan keputusan yang berbeda.

Jika bisnis menghadapi masalah dalam rantai pasokan, pemimpin dapat lebih cepat mengidentifikasi solusi sumber. Mereka dapat melihat prakiraan penjualan dan proyeksi ROI kampanye pemasaran yang berkorelasi dengan tren makroekonomi untuk mengidentifikasi peluang pertumbuhan baru. Mengintegrasikan rencana tenaga kerja dengan anggaran, prakiraan pendapatan dan rencana keuangan perusahaan membantu perusahaan menentukan kapan dan di mana akan melakukan ekspansi berikutnya dan bagaimana menempatkan staf di lokasi baru atau area praktik apa yang akan dikembangkan. Memang, xP&A menciptakan visibilitas yang lebih baik bagi semua pemimpin untuk melihat apa yang terjadi di semua sudut bisnis. xP&A juga dapat membuat dasar untuk perencanaan skenario sehingga bisnis dapat menganalisis dampak dari berbagai strategi untuk membuat keputusan berbasis data terbaik untuk masa depan.

xP&A dan Perubahan Peran CFO

Lebih dari sekedar penatalayan keuangan, peran CFO terus berkembang. Survei CFO NetSuite baru-baru ini menemukan bahwa lingkup CFO — bahkan di bisnis kecil dan menengah — berkembang melampaui tanggung jawab tradisional. Memang, perhatian terbesar bagi CFO adalah mengelola tanggung jawab mereka yang berlipat ganda dan berkembang. Pendekatan xP&A sangat bermanfaat karena CFO memajukan peran mereka dalam bisnis; xP&A lebih holistik, analisis berbasis data dapat memberdayakan CFO untuk memimpin inisiatif strategis di seluruh perusahaan dan membantu mengoptimalkan hasil bisnis.

CFO di usaha kecil dan menengah sekarang mengambil jenis peran yang dulu hanya ada di kantor keuangan dari perusahaan yang jauh lebih besar. Perusahaan mereka juga ingin akurat, menyeluruh, data real-time dan wawasan untuk pengambilan keputusan. Hasil dari, CFO ini akan menemukan nilai dalam proses dan alat xP&A untuk memberikan intelijen keuangan dan analisis risiko yang lebih lengkap dan akurat di seluruh bisnis untuk keunggulan kompetitif.

9 Manfaat Utama xP&A

Integrasi seluruh perusahaan, standarisasi dan penyelarasan bahwa pendekatan xP&A memberikan berbagai keuntungan tidak hanya untuk tim keuangan, tetapi juga untuk seluruh organisasi mereka. Manfaat utama termasuk yang berikut.

1. Pandangan holistik tentang kinerja keuangan: xP&A memecah silo organisasi dan data untuk membuat satu tampilan aktivitas keuangan dan operasional. Ini memberi pemimpin keuangan visibilitas ke semua aset, sumber daya dan perubahan di seluruh perusahaan. Di masa lalu, rekonsiliasi seperti itu akan membutuhkan kerja manual yang signifikan. Pandangan holistik ini memungkinkan keuangan untuk membangun rencana untuk seluruh organisasi.

2. Harmonisasi data: xP&A menyatukan berbagai jenis data keuangan dan operasi dari seluruh bisnis (keuangan, penjualan, pemasaran, SDM, operasi, TI) menjadi satu platform dengan model data terpadu, sehingga memberikan informasi yang konsisten.

3. Waktu siklus yang lebih pendek: Berkat otomatisasi dan integrasi yang diberikan oleh pendekatan dan alat xP&A, perusahaan secara substansial dapat mengurangi waktu siklus untuk proses perencanaan utama. Penganggaran dan peramalan dapat berkembang dari latihan triwulanan menjadi proses yang berkelanjutan.

4. Penyelarasan bisnis yang ditingkatkan: Karena xP&A menghubungkan informasi dari seluruh pelosok bisnis untuk membuat rencana terintegrasi, perusahaan menjadi lebih selaras. Tujuan strategis dapat dihubungkan dengan aktivitas yang mendorong hasil yang diinginkan. Tambahan, pemimpin dapat dengan cepat memvisualisasikan dan menganalisis dampak perubahan atau gangguan.

5. Kelincahan yang lebih besar: Organisasi yang mengadopsi xP&A dapat membuat proses seperti penetapan target dan perencanaan skenario menjadi lebih efisien. Ini sangat penting karena organisasi mengeksplorasi model bisnis digital baru dan menavigasi ketidakpastian atau volatilitas ekonomi.

6. Peningkatan kolaborasi dan akuntabilitas: Ketika seluruh organisasi menggunakan data dan asumsi yang sama, mereka dapat bekerja sama dalam perencanaan bisnis dengan lebih efektif. Transparansi yang diberikan oleh data bersama menggambarkan bagaimana aktivitas satu fungsi berdampak pada fungsi lainnya, menjanjikan akuntabilitas yang lebih besar.

7. Perkiraan yang lebih akurat: Proses dan alat xP&A terintegrasi dapat memberikan prakiraan berkualitas lebih tinggi yang menggabungkan data utama dari semua pemangku kepentingan bisnis. Ketika ramalan lebih akurat, pemimpin dapat menanggapi varians lebih efektif.

8. Skalabilitas: Kejelasan dan wawasan yang diberikan oleh model data terpadu xP&A dapat memungkinkan perusahaan untuk tumbuh dengan datanya. Pertimbangkan volume besar data yang dihasilkan oleh pemasaran digital tentang pelanggan dan prospek, atau melalui teknologi internet of things tentang mesin industri di lantai pabrik (hanya satu contoh potensi penggunaan IoT).

9. Identifikasi peluang dan risiko yang lebih mudah: Berkat peningkatan visibilitas, pemimpin dapat lebih cepat mengidentifikasi peningkatan biaya atau efisiensi, peluang pertumbuhan dan risiko yang muncul. Pemodelan skenario dapat digunakan untuk mensimulasikan hasil dari perubahan yang diusulkan atau diantisipasi.

6 Langkah untuk Transisi ke xP&A

Perencanaan dan analisis yang diperluas mungkin merupakan evolusi logis dari FP&A, tetapi memperluas penggunaan proses ini, data dan alat di luar fungsi keuangan membutuhkan pemikiran dan perencanaan yang matang. Organisasi yang ingin memperkenalkan xP&A dapat mengambil sejumlah langkah untuk meningkatkan kemungkinan keberhasilan penerapan di seluruh bisnis:

1. Dapatkan pembelian. Berkembang dari FP&A ke xP&A membutuhkan dukungan dari tim eksekutif dan kepemimpinan departemen. Keuangan harus memastikan bahwa setiap orang memahami tidak hanya peran mereka dalam proses baru ini, tetapi juga manfaat yang dapat diberikan xP&A kepada mereka.

2. Kembangkan strategi xP&A. Keuangan harus membuat rencana tentang bagaimana hal itu akan memimpin perluasan FP&A di seluruh bisnis. Ini juga harus mengembangkan strategi untuk koordinasi berkelanjutan dari perencanaan berkelanjutan dan manajemen kinerja, mengintegrasikan masukan dari pemangku kepentingan utama.

3. Pikirkan kembali data dan arsitektur. Sebuah "angkat dan pergeseran" dari sistem yang ada mungkin tidak cukup untuk mewujudkan manfaat penuh dari xP&A. Tentukan alat dan kemampuan digital apa yang akan memungkinkan tujuan xP&A organisasi. Kemungkinan akan ada perubahan dalam arsitektur untuk mengintegrasikan semua data bisnis yang relevan dalam satu platform. Penting juga untuk mempertimbangkan peningkatan persyaratan manajemen data.

4. Tentukan data dan metrik utama. Keuangan dapat bekerja dengan departemen dan unit bisnis lain untuk memahami data apa yang paling penting bagi kinerja operasional dan hasil keuangan mereka, perubahan apa yang mungkin dilakukan dan, akhirnya, metrik mana yang akan dimasukkan ke dalam xP&A.

5. Berinvestasi dalam manajemen perubahan. Menerapkan xP&A menuntut perubahan dari semua orang yang terlibat — dari eksekutif dan anggota dewan hingga manajer dan pengguna — belum lagi departemen TI. Jangan berhemat pada manajemen perubahan dan komunikasi selama proses penerapan xP&A.

6. Rencana untuk perbaikan terus-menerus. Proses xP&A dapat diperluas dan ditingkatkan dari waktu ke waktu. Mengadopsi pendekatan uji-dan-belajar dapat memungkinkan kesuksesan yang lebih besar karena organisasi menskalakan penggunaan xP&A mereka ke berbagai fungsi, unit bisnis atau lokasi geografis.

   

Mengintegrasikan xP&A Dengan ERP

Perusahaan yang pindah ke xP&A akan membutuhkan kemampuan teknologi tertentu untuk mendukung pendekatan perencanaan baru di seluruh perusahaan.

• Perencanaan dan data terintegrasi: Mereka akan membutuhkan solusi perencanaan dan penganggaran yang secara otomatis menarik data yang akurat dan terkini dari sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) mereka. Ini memastikan data berada di satu tempat dan dapat dilihat oleh semua orang, meningkatkan kerjasama dan akuntabilitas.

• Dukungan untuk beberapa jenis perencanaan: Karena xP&A meluas ke semua fungsi bisnis, sistem keuangan harus mendukung berbagai kebutuhan area operasional yang berbeda serta penganggaran di seluruh perusahaan dan departemen dalam satu kolaboratif, solusi terukur. Mereka perlu mendukung perencanaan tenaga kerja untuk SDM, perencanaan penjualan dan perencanaan permintaan. Solusi manajemen kinerja perusahaan dapat menawarkan solusi yang dibuat khusus untuk meningkatkan dan mengelola proses perencanaan dalam penjualan, pemasaran, sumber daya manusia, TI dan fungsi rantai pasokan.

• Penemuan data terpadu: xP&A membutuhkan jenis model data terpadu yang disediakan ERP, membuat penemuan data lebih mudah dan lebih intuitif.

• Pelaporan otomatis, visualisasi dan alat perencanaan prediktif: Tim FP&A yang paling efektif cenderung memiliki pelaporan otomatis, visualisasi data dan kemampuan prediktif. Ketika ini dibangun ke dalam sistem dan proses, departemen keuangan dapat menawarkan siklus perencanaan yang lebih cepat, pemodelan yang lebih canggih dan perkiraan yang lebih akurat untuk bisnis.

Kesimpulan

Keuangan berada dalam posisi yang unik dan berharga untuk mendorong perencanaan dan analisis yang diperluas dan berkelanjutan untuk seluruh bisnis, membantu mendorong keputusan dan hasil yang lebih baik. Tentu ada tantangan dalam berevolusi dari proses perencanaan keuangan tradisional dan sumber data yang berbeda untuk membuat data yang lebih terintegrasi, sistem dan proses yang diminta oleh xP&A. Tetapi organisasi-organisasi yang menangani masalah ini dan mengintegrasikan xP&A di seluruh bisnis mereka dapat meningkatkan peran keuangan karena mereka memungkinkan peningkatan kinerja bisnis — di seluruh perusahaan.