Proses Quote-to-Cash:Apa Adanya,

Proses quote-to-cash mencakup semua yang perlu dilakukan bisnis Anda mulai dari saat calon pelanggan diberi penawaran untuk produk atau layanan Anda hingga pembelian dilakukan, produk atau layanan dikirimkan dan pembayaran dikumpulkan. Meskipun kutipan-ke-tunai mungkin terlihat berbeda di seluruh industri dan jenis bisnis, banyak langkah proses quote-to-cash umum dapat ditingkatkan atau diotomatisasi untuk membantu perusahaan meningkatkan pendapatan sambil memotong biaya.

Apa Artinya Quote-to-Cash (QTC atau Q2C)?

Penawaran-ke-tunai, terkadang disingkat QTC atau Q2C, adalah istilah untuk sebagian dari proses penjualan dan pembayaran. Aspek lain dari bisnis Anda yang mendahului penawaran termasuk branding dan pemasaran. Tetapi awal yang konkret untuk proses QTC biasanya dianggap sebagai persiapan penawaran. Pada saat itu, Anda memiliki prospek di saluran penjualan Anda, dan mengukur keberhasilan dalam mengubah potensi menjadi pelanggan dan mengumpulkan pembayaran adalah indikator kinerja utama (KPI) yang berwawasan luas, bukan hanya proses penjualan Anda, tetapi juga aspek lainnya, termasuk pemenuhan pesanan, faktur dan piutang.

Apa itu Proses Quote-to-Cash?

Quote-to-cash adalah proses dengan beberapa bagian yang bergerak yang dapat memanfaatkan otomatisasi penjualan dan pembayaran. Sudah umum bagi usaha kecil dan pemula untuk menggunakan solusi perangkat lunak mandiri untuk mengelola berbagai bagian bisnis mereka pada awalnya. Sebagai contoh, mereka mungkin memiliki satu vendor untuk perangkat lunak akuntansi, satu lagi untuk rantai pasokan dan yang ketiga untuk manajemen hubungan pelanggan. Masalah dengan pendekatan ini adalah Anda tidak dapat melihat proses Anda secara holistik. Perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) mengintegrasikan data dari berbagai area menjadi satu, lingkungan digital yang sangat berguna untuk proses quote-to-cash karena menghubungkan semua langkah dari penjualan hingga pemenuhan pesanan dan pembayaran.

Tergantung pada ukuran bisnis Anda, industri dan faktor lainnya, proses penawaran-ke-tunai Anda akan bervariasi. Berikut adalah beberapa langkah umum yang sering disertakan.

• Konfigurasi produk atau layanan
• Harga
• Mengutip
• Manajemen kontrak dan pesanan
• Faktur
• Proses pembayaran

8 Langkah Quote-to-Cash Workflow

1. Mempersiapkan kutipan: Ini adalah cara untuk secara formal menyajikan harga dan detail untuk suatu produk, pekerjaan atau perintah. Ini akan memberi pelanggan Anda ide yang jelas tentang harga. Sudah umum bagi calon pelanggan untuk meminta penawaran dari beberapa perusahaan dan mempertimbangkan pro dan kontra, bersama dengan harga sebelum membuat keputusan. Tetapi kutipan biasanya berarti mereka mempertimbangkan untuk berbisnis dengan Anda dan upaya pemasaran Anda telah berhasil. Ini selalu melibatkan penetapan harga tetapi tidak selalu memerlukan konfigurasi. Saatnya penjualan mengambil alih.

2. Konfigurasi, harga, kutipan (CPQ): CPQ adalah serangkaian langkah yang menghasilkan proposal penjualan yang dioptimalkan untuk penjualan dengan sentuhan tinggi (atau produk yang biasanya membutuhkan lebih banyak interaksi dengan pelanggan daripada rata-rata). Penjual online dapat menggunakan CPQ untuk membuat diskon khusus, kustomisasi produk atau paket penjualan. CPQ dapat dilakukan secara manual atau dengan harga yang sepenuhnya otomatis, yang membuat kutipan dengan cepat dan akurat. Konsep CPQ berasal dari manufaktur, khusus make-to-order dan engineer-to-order. Kecuali Anda menjual produk yang kompleks dengan banyak pilihan berbeda yang dapat dipilih pelanggan, Anda mungkin tidak memerlukan konfigurator.

3. Usul: Proposal adalah dokumen rinci yang diserahkan kepada pelanggan potensial dalam upaya untuk mendapatkan bisnis mereka. Istilah ini biasanya digunakan untuk keterlibatan layanan di mana hasil yang ditawarkan perlu dijabarkan secara lebih rinci daripada kutipan sederhana. Ini akan sering mencakup beberapa kutipan yang memperkirakan biaya persediaan atau tenaga kerja dan mungkin juga mencakup informasi waktu. Proposal dapat diminta oleh calon pelanggan atau pelanggan selain penawaran harga untuk lebih memahami bagaimana biaya bertambah, dan ini biasanya ditandatangani untuk menunjukkan pemahaman atau persetujuan terhadap dokumen tersebut.

4. Mengontrak: Disebut juga dengan tinjauan hukum, tahap kontrak adalah titik di mana Anda dan pelanggan menegosiasikan persyaratan penjualan, sampai kesepakatan tercapai dan kontrak ditandatangani. Ini bisa sesederhana pelanggan menerima penawaran, atau serumit banyak komunikasi dan negosiasi bolak-balik untuk penjualan yang lebih kompleks.

5. Pemenuhan pesanan: Ketika pelanggan menandatangani kontrak atau proposal, tahap selanjutnya adalah pemenuhan pesanan. Sangat penting untuk mengisi pesanan itu seakurat mungkin dan pada jadwal yang disepakati untuk pengalaman pelanggan terbaik. Beberapa perusahaan yang menyediakan produk yang lebih kompleks, dan perangkat lunak sebagai layanan (SaaS) bisnis dapat sepenuhnya mengotomatiskan pemrosesan pesanan, sementara yang lain mungkin memerlukan proses tambahan untuk mengirimkan pesanan atau membuat produk atau layanan yang disesuaikan.

6. Faktur: Beberapa faktur dapat sepenuhnya otomatis dan berisi instruksi swalayan untuk pembayaran pelanggan dengan perangkat lunak manajemen keuangan. Tergantung pada kebutuhan Anda, Anda dapat menyertakan nomor pesanan pembelian (PO), rincian pajak dan biaya, dan hal lain yang dibutuhkan pelanggan Anda untuk mengirimkan pembayaran. Terlepas dari bagaimana mereka dikirim, sangat penting untuk menyimpan catatan pembayaran yang teliti sehingga setiap pesanan dibayar. Ini juga merupakan area di mana peningkatan efisiensi dapat membantu meningkatkan arus kas Anda. Dengan mengirimkan faktur tepat waktu dan membuat proses piutang sesederhana mungkin, Anda dapat membantu mendapatkan uang tunai lebih cepat dan meningkatkan arus kas Anda. Alat pengenalan pendapatan dalam perangkat lunak manajemen keuangan dapat membantu Anda memastikan pengakuan pendapatan yang akurat dan menangani berbagai kewajiban kinerja sehingga Anda dapat menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengelola pendapatan, lebih mematuhi pedoman industri dan dengan mudah memvisualisasikan pemasukan pendapatan yang diharapkan di masa depan.

7. Proses pembayaran: Sangat penting untuk membuat proses pembayaran semudah mungkin bagi pelanggan, bahkan jika itu berarti biaya tambahan untuk penjual. Tergantung pada bisnis Anda, Anda harus siap menerima pembayaran melalui kartu kredit, sakit, transfer bank atau cek. Lagi, ini dapat sepenuhnya otomatis dalam banyak kasus. Dan ketika pelanggan tidak membayar faktur tepat waktu, Anda harus memiliki proses pengumpulan di tempat.

8. Laporan dan analisis: Dengan melihat ke seluruh operasi yang dibungkam secara tradisional (mis., penjualan, manajemen pesanan dan piutang) dan melihat seluruh proses penawaran-ke-tunai sebagai satu perjalanan, Anda dapat lebih memahami proses internal dalam operasi dan akuntansi. Ini juga merupakan cara untuk mencoba menemukan inefisiensi atau area yang mungkin dapat ditingkatkan sehingga Anda dapat mengonversi lebih banyak calon pelanggan dan mempercepat pembayaran untuk meningkatkan arus kas Anda. Dasbor yang ditampilkan dalam perangkat lunak ERP dapat membantu Anda melihat sekilas KPI dan metrik lainnya untuk memberi Anda wawasan tentang proses QTC. Anda dapat melihat dalam visual yang mudah dipahami hal-hal seperti churn rate, pendapatan dan hari penjualan yang luar biasa. Salah satu manfaat utama perangkat lunak ERP adalah bahwa data dari semua area yang berbeda ini dapat digabungkan ke dalam satu ruang digital sehingga Anda dapat lebih mudah memantau setiap langkah dalam proses kutipan-ke-tunai.

Manfaat Quote-to-Cash

Menganalisis dengan cermat proses kutipan-ke-tunai dapat menghasilkan berbagai manfaat, termasuk peningkatan pendapatan, arus kas yang lebih baik dan efisiensi keseluruhan yang lebih besar.

Pikirkan tentang setiap langkah yang dimulai setelah penawaran diberikan kepada pelanggan. Dari proses penjualan, untuk pemenuhan pesanan, manajemen persediaan, penagihan, piutang dan lainnya. Ada banyak peluang untuk menyempurnakan proses dan mengotomatiskan tugas berulang yang dapat menguntungkan perusahaan Anda, termasuk semuanya, mulai dari tim penjualan yang lebih produktif hingga kesalahan penawaran dan proposal yang lebih sedikit, serta pemenuhan pesanan dan penagihan yang lebih cepat. Dan akhirnya, proses QTC yang ditingkatkan membantu meningkatkan pengalaman pelanggan yang mengarah ke bisnis yang berulang dan lebih banyak pendapatan. Meningkatkan inefisiensi juga harus membantu mengurangi biaya. Menghabiskan waktu di setiap tahap siklus hidup pelanggan dapat membantu Anda mengidentifikasi area di mana Anda dapat mengotomatisasi dengan lebih baik untuk memangkas biaya dan meningkatkan pengalaman pelanggan.

Otomatisasi Kutipan ke Tunai

Saat teknologi berkembang dengan kecepatan secepat kilat, area untuk kemungkinan otomatisasi juga tumbuh. Beberapa kemungkinan utama untuk otomatisasi termasuk tugas yang berlebihan atau berulang yang membutuhkan banyak upaya manual. Dari entri data, untuk faktur kemungkinan ada banyak area fungsi bisnis Anda dalam proses QTC yang dapat mengambil manfaat dari otomatisasi. Tergantung pada ukurannya, industri dan jenis usaha, otomatisasi mungkin terlihat sangat berbeda. Selain itu, Anda akan membutuhkan teknologi dan alat untuk mewujudkannya. Perangkat lunak ERP sangat ideal untuk mengotomatisasi proses QTC karena semua data bisnis Anda digabungkan ke dalam satu ekosistem digital, daripada tinggal di silo yang terpisah. Berikut adalah beberapa tempat yang mungkin dipertimbangkan oleh perusahaan Anda untuk diotomatisasi.

Mengutip: Mengumpulkan berbagai informasi dan data dari spreadsheet yang berbeda untuk menyusun kutipan adalah proses yang memakan waktu dan rumit. Perangkat lunak ERP dapat menyederhanakan proses ini untuk tim penjualan Anda dengan mengotomatiskan penawaran dan mengirimkannya ke prospek yang memintanya.

Konfigurasi, harga, kutipan (CPQ): Proses ini sangat ideal untuk pendekatan penjualan yang dipersonalisasi. Sesuaikan diskon dan promosi dan bahkan produk dengan harga akurat dan informasi produk yang dikumpulkan dari data dalam ERP Anda.

Mengontrak: Setelah pesanan dilakukan atau pembelian dilakukan, Perangkat lunak ERP dapat memulai proses pemesanan otomatis. Ini dapat berintegrasi dengan portal belanja online Anda, jadi setelah pembelian dilakukan, pemetikan, proses pengepakan dan pengiriman dimulai secara otomatis. Prakonfigurasi pendekatan inventaris (seperti last in, pertama keluar) dan berintegrasi dengan perusahaan pengiriman sehingga label pencetakan dibuat saat pesanan yang akurat dipenuhi.

Faktur: Mengirim tagihan yang akurat dengan segera membantu mendorong lebih banyak pembayaran tepat waktu. Setelah pesanan dilakukan, faktur dapat dikirim atau dijadwalkan secara otomatis dengan perangkat lunak manajemen keuangan. Itu juga dapat melacak pembayaran dan mengirim pengingat untuk faktur yang lewat jatuh tempo. Dan dengan pembayaran tagihan online, Anda menerima pembayaran lebih cepat sambil membuatnya lebih mudah dan lebih cepat bagi pelanggan.

Pelaporan yang berwawasan: Lewatlah sudah hari-hari ketika Anda perlu mengirimkan permintaan ke TI agar mereka mengumpulkan data dari seluruh bisnis dan membuat laporan khusus. Sebagai gantinya, visual yang mudah dipahami yang memberikan wawasan tentang berbagai tahapan dalam proses QTC Anda dapat tersedia untuk Anda melalui ERP. Dasbor yang telah dikonfigurasikan sebelumnya menyajikan KPI untuk manajemen pesanan, keuangan dan lainnya, sambil tetap menawarkan opsi untuk menyesuaikan laporan untuk memenuhi kebutuhan unik bisnis Anda.

Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM): Tingkatkan pengalaman pelanggan Anda dengan sistem CRM otomatis. Jenis perangkat lunak ini dapat membantu Anda melacak semua komunikasi dengan pelanggan, meningkatkan layanan pelanggan, dan membantu menghasilkan prospek di berbagai industri.

Kelola Proses Quote-to-Cash Dengan ERP

Daripada beroperasi dengan beberapa program perangkat lunak yang berbeda atau menggunakan formulir pengiriman kertas atau email, Perangkat lunak ERP dapat menghubungkan area berbeda yang terlibat dalam proses QTC. Cara ini, Anda dapat menemukan detail pelanggan, statistik penjualan, rincian tentang penjualan masa lalu dan potensi dan banyak lagi dari dasbor yang menampilkan informasi sekilas. Anda juga dapat menelusuri metrik dan KPI untuk melakukan investigasi lebih lanjut terhadap data.

Manfaat dari perangkat lunak ERP lebih dari sekadar menghubungkan data ke dalam satu lingkungan digital. Modul perangkat lunak juga dapat membantu dengan bagian individual dari proses. Sebagai contoh, setelah pesanan pelanggan diterima, bahwa riwayat pembelian dan interaksi diperbarui secara otomatis dalam sistem CRM. Ini kemudian memicu proses pemenuhan pesanan otomatis. Dan Anda akan sangat menyadari inventaris Anda, berkat perangkat lunak manajemen gudang dan rantai pasokan. Itu disimpan secara efisien sehingga membuat pengambilan dan pengepakan menjadi cepat. Lanjut, pelanggan menerima pesanan dan faktur secara otomatis dikirim. Dan akhirnya, Anda dapat mengawasi seluruh proses untuk mengidentifikasi hambatan atau area yang dapat ditingkatkan sehingga pelanggan memiliki interaksi yang lebih positif, menerima pesanan mereka secara tepat waktu dan bisnis Anda dibayar dengan cepat.

Proses quote-to-cash menyatukan penjualan, manajemen dan pemenuhan pesanan, penagihan, piutang dan lainnya. Itu dimulai ketika langkah nyata diambil oleh pelanggan potensial — penawaran diberikan. Dan mengikuti setiap langkah dalam proses saat klien melakukan pembelian, pesanan dipenuhi, faktur dikirim dan tagihan dibayar. Dan proses QTC yang benar-benar efisien diakhiri dengan memeriksa setiap langkah proses untuk mengidentifikasi hambatan sehingga bisnis Anda dapat mengonversi lebih banyak pelanggan, mengisi pesanan segera dan mendapatkan bayaran. Perangkat lunak ERP adalah komponen kunci dalam menganalisis setiap langkah proses QTC. Selain meningkatkan efisiensi melalui otomatisasi dan langkah-langkah lainnya, itu dapat menghasilkan laporan mendalam tentang kinerja proses OTC.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Bagaimana proses quote-to-cash?

Proses quote-to-cash adalah setiap langkah dalam perjalanan pelanggan dari saat penawaran atau proposal dikirimkan hingga saat pembelian dilakukan dan pembayaran diterima.

Apa proses kutipan-to-order?

Ini mewakili tahapan siklus penjualan dari saat penawaran pelanggan ditawarkan hingga penawaran diterima dan dipesan. Quote-to-order adalah bagian dari proses quote-to-cash.

Apa yang dimaksud dengan CPQ?

CPQ adalah singkatan dari configure, harga, mengutip. Ini mewakili tahap dalam proses kutipan-ke-tunai di mana kutipan disesuaikan dan dibuat untuk pelanggan.

Bagaimana proses order-to-cash?

Order-to-cash adalah bagian dari proses quote-to-cash. Ini mewakili tahapan penjualan dari saat pesanan pelanggan dilakukan hingga pembayaran diterima dan diproses.