21 Cara Mengotomatiskan Usaha Kecil di Tahun 2020

Tanda paling pasti dari bisnis kecil adalah kehadiran "pemakai banyak topi." Itu sering benar apakah bisnis itu operasi satu orang atau memiliki staf yang cukup besar.

Masalah dengan memakai banyak topi di tempat kerja adalah tidak ada tanggung jawab Anda yang mendapatkan perhatian penuh Anda. Situasi ini biasanya memiliki salah satu dari dua hasil:baik Anda (dan kolega Anda) bekerja sepanjang waktu, atau hal-hal sering gagal dan pekerjaan selalu tertinggal.

Lebih-lebih lagi, tanpa proses standar untuk tugas-tugas bisnis utama, beberapa detail atau langkah mungkin dilewati, diabaikan, tidak perlu diulang atau ditinggalkan sebelum selesai. Proses bisnis memastikan kesesuaian dalam operasi sehari-hari perusahaan. Karena proses tertentu berulang dan tidak berubah, mereka adalah kandidat utama untuk otomatisasi.

Untung, alat otomatisasi tidak hanya untuk perusahaan besar—mereka menjadi sederhana dan terjangkau, sehingga mereka sesuai dengan anggaran banyak usaha kecil. Itu berarti Anda dapat mengotomatiskan banyak pekerjaan yang membosankan dan fokus pada inisiatif strategis yang akan menumbuhkan bisnis. Kombinasi bakat dan otomatisasi staf Anda akan menghemat waktu sekaligus memperkuat pertumbuhan.

Ada dua kategori fungsi bisnis:inti dan dukungan. Fungsi inti adalah kegiatan yang menghasilkan pendapatan untuk bisnis dan alasan utama bisnis itu ada. Fungsi pendukung adalah kegiatan sekunder yang mendukung fungsi inti.

Perusahaan dapat mengotomatiskan berbagai langkah baik dalam fungsi inti maupun fungsi pendukung untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya. Akhirnya, otomatisasi membuat bisnis lebih kompetitif dan menyiapkannya untuk sukses.

Jenis Otomasi yang Harus Digunakan oleh Usaha Kecil

Sering, usaha kecil dan menengah (UKM) memanfaatkan perangkat lunak yang mengotomatiskan proses dan menghasilkan wawasan dan laporan di dasbor yang mudah digunakan.

Sebuah solusi tunggal dapat mengotomatisasi berbagai tugas lintas departemen dan membuat perbedaan besar. Sebagai contoh, sistem CRM terkemuka dapat mengotomatisasi proses yang terkait dengan pemasaran, penjualan, operasi dan dukungan pelanggan.

Meskipun ada banyak jenis otomatisasi yang dapat dan harus digunakan oleh usaha kecil, mereka biasanya termasuk dalam salah satu dari tiga kategori besar:pemasaran, operasi dan penjualan.

Jenis Otomasi Pemasaran Usaha Kecil

Otomatisasi pemasaran telah ada untuk sementara waktu dan menjadi sangat populer. Meskipun Anda mungkin belum mengirimkan email blast melalui platform otomatisasi pemasaran, Anda mungkin pernah menerima pesan seperti itu sebelumnya. Otomatisasi pemasaran adalah alat yang ampuh untuk bisnis kecil karena mengoordinasikan pesan pemasaran dan mengirimkannya ke banyak saluran pada jadwal yang ditentukan.

Solusi otomatisasi pemasaran terkait erat dengan sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM). Platform otomatisasi pemasaran menarik data dari CRM, dan sejumlah solusi CRM populer juga memiliki kemampuan pemasaran email yang membantu perusahaan menargetkan calon pelanggan atau pelanggan yang sudah ada dengan penawaran pemasaran yang relevan.

Otomatisasi pemasaran dapat membantu upaya seperti:

1. Manajemen memimpin: Saat prospek baru masuk, sistem otomasi pemasaran dapat melacak prospek ini saat mereka bergerak melalui siklus penjualan. Sistem akan menempatkan prospek ke dalam berbagai kategori:pemasaran prospek yang berkualitas, penjualan prospek yang memenuhi syarat, dan seterusnya. Ini akan merekam komunikasi atau perkembangan kunci, dan beberapa sistem akan memberikan skor kepada prospek berdasarkan potensi mereka untuk menjadi pelanggan yang membayar.
2. Kampanye email :Perangkat lunak otomatisasi pemasaran dapat membantu mengoordinasikan kampanye pemasaran email dan meningkatkan efektivitasnya dengan metrik kinerja. Sebagai contoh, itu mungkin melacak tanggal pelanggan Anda membeli lemari es dan mengirimi mereka pengingat pemeliharaan setiap tahun atau memberi tahu mereka tentang produk pelengkap yang sedang dijual.
3. Iklan bergambar: Prospek lebih cenderung berkonversi ketika mereka melihat banyak pesan di berbagai saluran, dan menampilkan iklan di situs web atau platform media sosial adalah cara lain yang efektif untuk menjangkau audiens Anda. Otomatisasi pemasaran dapat memastikan orang yang tepat melihat iklan ini. Sebagai contoh, bisnis dapat menargetkan seseorang yang mengklik email tentang lini produk baru dengan iklan Facebook tentang lini produk yang sama.
4. Postingan media sosial: Sistem otomatisasi pemasaran membantu perusahaan mengelola posting mereka di seluruh platform dan menjadwalkan posting di masa mendatang. Ini adalah tempat terpusat bagi semua orang untuk melihat aktivitas media sosial bisnis.
5. Kampanye surat langsung: Sistem mungkin, Misalnya, memicu pengiriman kupon kepada pelanggan yang mengunduh aplikasi merek.
6. Bot obrolan: Bot obrolan dengan cepat mendapatkan popularitas karena memungkinkan bisnis untuk berkomunikasi dengan prospek dan pelanggan tanpa bantuan karyawan. Bot obrolan dapat menjawab pertanyaan tentang suatu produk, membantu menyelesaikan masalah dengan pesanan atau bahkan mempromosikan barang atau jasa tertentu. Banyak penyedia bot obrolan berintegrasi dengan platform otomatisasi pemasaran terkemuka.

Bisnis yang mengadopsi otomatisasi pemasaran melihat peningkatan rata-rata 14,5% dalam produktivitas penjualan dan pengurangan 12,2% dalam overhead pemasaran, menurut Invest. Delapan puluh persen perusahaan yang mengadopsi otomatisasi pemasaran melihat peningkatan jumlah prospek, dan 77% mengalami peningkatan konversi.

Jenis Otomasi Operasi Usaha Kecil

Usaha kecil dapat mengotomatisasi berbagai proses operasional untuk membebaskan waktu staf, memastikan kepatuhan terhadap hukum dan bahkan menjalankan tugas saat orang tidak bekerja.

Area di mana bisnis dapat mengotomatisasi operasi meliputi:

7. Pembuatan skrip dan eskalasi pusat panggilan: Perangkat lunak dapat memasukkan data pelanggan dan produk ke dalam skrip pusat panggilan sehingga agen tidak perlu mencari informasi untuk memberikan dukungan pelanggan, melihat peluang upsell atau menangani masalah garansi. Dalam hal masalah pelanggan tidak dapat diselesaikan oleh agen, otomatisasi dapat meningkatkan panggilan ke agen dukungan atau manajer yang lebih berpengalaman.
8. Daftar gaji dan timesheets: Karyawan dapat melaporkan aktivitas dan jam kerja mereka secara online, yang dimasukkan ke dalam timesheets dan sistem penggajian otomatis. Pajak dan tunjangan karyawan kemudian dihitung dan dikurangkan dari setiap gaji, yang secara otomatis didistribusikan ke setiap karyawan.
9. Sumber daya manusia: Orientasi dan otomatisasi pendaftaran tunjangan memungkinkan karyawan dengan mudah dan cepat memberikan informasi pribadi mereka secara online untuk menghitung pemotongan pajak dan tunjangan. Dengan perangkat lunak manajemen sumber daya manusia, karyawan juga dapat menjadwalkan hari libur mereka sesuai dengan aturan majikan dan kebutuhan staf per periode.
10. Patch perangkat lunak dan keamanan: Solusi software-as-a-service (SaaS) akan mengotomatiskan upgrade software dan patch keamanan. Itu memastikan informasi Anda dilindungi dan Anda dapat memanfaatkan fitur-fitur terbaru, pekerjaan yang bisa gagal ketika staf sibuk di tempat lain.
11. Rantai pasokan: Pesanan pembelian dapat diotomatisasi berdasarkan kebutuhan perusahaan saat ini akan persediaan atau inventaris. Sebagai contoh, sistem dapat secara otomatis memesan bahan baku dari vendor tepercaya untuk memastikan pasokan yang memadai berdasarkan jadwal produksi pabrikan. Atau, bayangkan toko kelontong yang secara otomatis dapat menerima pesanan pengisian ulang agar sesuai dengan penjualan real-time sehingga rak tidak kosong namun gudang tidak dipenuhi dengan produk yang bergerak lambat.
12. Perencanaan/penjadwalan perjalanan bisnis: Perencanaan dan penjadwalan perjalanan bisnis otomatis memungkinkan karyawan untuk menjadwalkan dan membebankan biaya perjalanan bisnis sesuai dengan aturan dan anggaran biaya yang ditetapkan oleh pemberi kerja. Ini membebaskan manajer untuk fokus pada tugas-tugas utama yang membutuhkan keahlian mereka daripada aktivitas manajemen yang mengganggu tetapi perlu ini.
13. Manajemen biaya: Karyawan dapat mengambil gambar kwitansi perjalanan, makanan atau pengeluaran lain dan mengirimkannya melalui aplikasi yang kemudian memicu alur kerja untuk persetujuan, penggantian dan posting ke catatan akuntansi perusahaan.
14. Pemanfaatan karyawan: Sistem otomatis dapat menghitung jumlah karyawan yang dibutuhkan untuk periode waktu tertentu berdasarkan data historis dan rencana harian. Solusinya hanya dapat menunjukkan karyawan yang tersedia, memperhitungkan waktu liburan, jadwal perjalanan dan cuti lain yang diizinkan sehingga majikan dapat menetapkan shift kerja yang sesuai. Lebih jauh, karyawan dapat diurutkan sesuai dengan tingkat produktivitas mereka.

Jenis Otomasi Penjualan Usaha Kecil

Sementara banyak yang cenderung memikirkan e-niaga dalam hal otomatisasi penjualan, Penting untuk diingat bahwa beberapa aspek ritel fisik juga dapat diotomatisasi. Sebagai contoh, bayangkan sebuah bengkel mengirim SMS kepada pelanggan ketika layanan mereka selesai.

Lebih jauh, batas antara toko online dan toko fisik terus kabur karena semakin banyak pelanggan yang menggunakan banyak saluran, terkadang dalam transaksi yang sama. Sebagai contoh, mereka mungkin memesan produk secara online kemudian mengambilnya di pinggir jalan atau memesan secara online di dalam toko dengan bantuan rekanan untuk produk yang stoknya habis. Ketika informasi mengalir di antara saluran-saluran ini, itu harus membuat pengalaman pelanggan yang mulus baik pada saat pembelian dan setelahnya.

Area yang siap untuk otomatisasi penjualan meliputi:

15. Pemetaan kemajuan penjualan: Alat otomatisasi dapat melacak dan mengukur kemajuan penjualan sehingga tenaga penjualan dapat dengan cepat menentukan status prospek atau pelanggan tertentu dan kinerja penjualan secara keseluruhan.
16. Komunikasi: Alat otomatisasi penjualan dapat secara otomatis mengirim email tindak lanjut dan pengingat untuk pertemuan mendatang setelah prospek menyatakan minatnya pada produk atau layanan. Jika banyak waktu telah berlalu sejak interaksi terakhir antara perwakilan dan prospek, sistem dapat mengingatkan perwakilan untuk check-in.
17. Transaksi: Otomatisasi menyelesaikan detail transaksi dari pembayaran pada saat pembelian hingga pemeriksaan kredit otomatis dan faktur yang dikirim sesuai dengan ketentuan penjualan.
18. Manajemen kontrak: Otomatisasi memastikan kepatuhan terhadap aturan kontrak bisnis untuk mencegah masalah di kemudian hari. Itu juga dapat memicu peringatan untuk membantu memastikan persyaratan dipenuhi oleh perusahaan dan pelanggan.
19. Peningkatan dan pengingat e-niaga: Sistem dapat meningkatkan peluang upsell atau cross-sell dengan secara otomatis mencantumkan rekomendasi seperti “pelanggan yang membeli ini juga membeli, ” “diperlukan suku cadang atau alat perakitan tambahan” atau “karena Anda menyukai X, kami pikir Anda akan menyukai Z.” Pelanggan juga dapat menerima pengingat email otomatis tentang item yang mereka lihat atau masukkan ke keranjang mereka tetapi tidak dibeli.
20. Pesan dan kupon di dalam toko: Sebuah bisnis mungkin dapat mendeteksi ponsel konsumen saat mereka masuk ke toko, kupon pemicu atau insentif penjualan lainnya yang dikirimkan langsung ke ponsel mereka.
21. Pengembangan proposal: Otomatisasi dapat mengisi bidang untuk menyesuaikan proposal dan perjanjian lainnya dengan pelanggan sambil tetap mematuhi aturan perusahaan mengenai harga, diskon dan penawaran khusus lainnya.

6 Manfaat Otomatisasi Untuk Usaha Kecil Anda

Ada banyak manfaat yang datang dengan mengotomatisasi proses bisnis. Banyak dari manfaat tersebut berlaku untuk bisnis dari semua jenis dan ukuran, sementara beberapa unik untuk industri tertentu. Di bawah ini adalah lima manfaat terbesar dari otomatisasi untuk usaha kecil.

1. Produktifitas: Otomatisasi mempercepat proses sehingga pekerjaan selesai lebih cepat dan mencegah pekerjaan berulang, seperti rekeying data. Ini juga secara dramatis meningkatkan produktivitas di semua bidang bisnis Anda, termasuk penjualan, pemasaran, daftar gaji, akuntansi, rantai pasokan dan pemrosesan pembayaran.
2. Visibilitas: Ketika informasi dapat diakses oleh semua departemen karena secara otomatis mengalir antar sistem, ada peningkatan visibilitas ke dalam proses bisnis. Ini membuatnya lebih mudah untuk mengidentifikasi sumber masalah dan memperbaiki proses.
3. Analisis data yang ditingkatkan: Otomatisasi juga memungkinkan Anda menemukan lebih banyak wawasan dan menganalisis lebih banyak data daripada yang Anda lakukan jika melacak kinerja bisnis Anda secara manual. Sebagai contoh, Anda dapat melihat apakah pekerja pemeliharaan atau instalasi Anda sesuai jadwal atau terlambat. Anda dapat mengetahui sebelumnya jika Anda akan menjual produk sebelum pengiriman baru tiba. Dan, Anda dapat dengan mudah mengidentifikasi perubahan yang akan meningkatkan keuntungan Anda, apakah itu menggunakan vendor yang berbeda atau menaikkan harga Anda.
4. Komunikasi: Otomatisasi dapat melacak penjualan atau status proyek, perbarui kemajuan tim dan kirim pengingat dan petunjuk penting kepada karyawan dan pelanggan. Ini meningkatkan organisasi dan membuatnya lebih mudah untuk menjalankan dan mengembangkan bisnis Anda. Sebagai contoh, perangkat lunak dapat secara otomatis menghasilkan tonggak dan laporan kemajuan dan membaginya pada jadwal reguler yang dipilih perusahaan. Persediaan dapat diisi ulang secara otomatis, panggilan penjualan secara otomatis dijadwalkan, vendor diberitahu tentang perubahan kebijakan pembelian, dan data pelanggan dibagi di antara departemen.
5. Pengurangan biaya penggajian: Mengotomatisasi tugas membebaskan jadwal karyawan, memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan hasil kerja tanpa memperluas tenaga kerja atau harus membayar lembur. Sebaliknya, perusahaan dapat memotong biaya penggajian dan mempertahankan tingkat output dan produktivitas yang sama melalui otomatisasi.
6. Efisiensi operasional: Forrester memprediksi otomatisasi dapat memangkas biaya operasional hingga 90%. Tapi selain menghemat uang, otomatisasi dapat memberi Anda ketenangan pikiran karena mengetahui bahwa bisnis Anda mematuhi undang-undang dan peraturan, ada jauh lebih sedikit kesalahan dan sedikit atau tidak ada yang jatuh melalui celah-celah. Karena otomatisasi memungkinkan karyawan menyelesaikan pekerjaan mereka lebih cepat, mereka dapat menikmati keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik.