Dokumen Keuangan:Apa yang Harus Disimpan dan Apa yang Harus Dilempar

Ingin berorganisasi? Pastikan Anda tidak membuang apa pun yang mungkin Anda perlukan.

Jika, seperti kebanyakan dari kita, Anda memiliki tumpukan dokumen keuangan yang disimpan di sekitar rumah Anda, Anda mungkin penasaran berapa lama Anda harus menyimpan semuanya. Berikut adalah ikhtisar dari apa yang perlu Anda simpan dan apa yang dapat Anda hancurkan.

Dokumen untuk disimpan saat aktif

Beberapa dokumen keuangan harus disimpan sampai dibatalkan, dijual, diuangkan, kadaluwarsa, atau tidak lagi memiliki tujuan. Mereka termasuk:

• Dokumen asuransi
• Kontrak 
• Garansi 
• Sertifikat saham
• Perjanjian sewa (Anda dapat membuangnya setelah Anda pindah dan pemilik telah mengembalikan uang jaminan Anda)

Dokumen untuk disimpan selama 12 bulan

Selama Anda tidak memerlukan salah satu dari berikut ini untuk tujuan pajak, mereka dapat diparut dan didaur ulang setelah satu tahun:

• Tagihan utilitas
• Potongan gaji
• Cek yang dibatalkan
• Kwitansi kartu kredit
• Laporan bank dan kartu kredit bulanan 
• Laporan investasi triwulanan

Dokumen untuk disimpan minimal selama tiga tahun

Umumnya, undang-undang pembatasan bagi IRS untuk mengaudit pengembalian adalah tiga tahun (walaupun ada pengecualian terhadap aturan tersebut, seperti yang kita bahas lebih rinci di bawah). Simpan semua dokumen terkait IRS setidaknya selama tiga tahun. Berikut adalah beberapa item yang dapat Anda lempar pada saat itu:

• W-2
• 1099-an
• Tagihan medis 
• Catatan dari penjualan saham
• Laporan investasi tahunan 
• Tanda terima sumbangan amal
• Bukti pembayaran tunjangan
• Pernyataan bunga hipotek
• Pernyataan kontribusi program pensiun
• Dokumen pendukung yang digunakan pada pengembalian pajak Anda, seperti tanda terima (termasuk pajak properti), cek yang dibatalkan, dan laporan bunga

Dokumen untuk disimpan minimal selama enam tahun

IRS dapat mengaudit Anda hingga enam tahun jika Anda melaporkan pendapatan Anda lebih dari 25%, melebih-lebihkan basis Anda (berbohong tentang berapa banyak Anda awalnya membayar untuk investasi), atau gagal melaporkan pendapatan, hadiah, atau aset asing . Catatan :Jika Anda mengajukan pengembalian palsu, tidak menandatangani pengembalian Anda, atau memilih untuk tidak mengajukan sama sekali, IRS tidak terikat pada undang-undang pembatasan jika mereka dapat membuktikan bahwa Anda mencoba melakukan penipuan.

Ini adalah dokumen yang akan Anda gunakan untuk menghitung keuntungan modal saat Anda menjual rumah. Simpan, untuk berjaga-jaga jika Anda diaudit dalam waktu enam tahun setelah mengklaim pengeluaran pajak Anda:

• Dokumen yang terkait dengan pembelian rumah dan catatan perbaikan substansial yang dilakukan, seperti penambahan baru atau pipa ledeng.
• Catatan pengeluaran yang dikeluarkan untuk membeli (dan kemudian menjual) rumah Anda, seperti komisi yang dibayarkan kepada agen real estat dan biaya hukum.

Dokumen untuk disimpan selamanya

Meskipun itu belum tentu dokumen keuangan, Anda harus menyimpan kartu Jaminan Sosial, KTP, paspor, catatan tembakan, akta kelahiran dan kematian, surat nikah, izin usaha, dan surat adopsi tanpa batas waktu. Juga, simpan dokumen keuangan berikut:

• Catatan hipotek dan akta yang telah dibayar
• Kehendak
• Kebijakan asuransi jiwa
• Surat kuasa
• Keinginan hidup
• Perjanjian sebelum dan sesudah pernikahan
• Program pensiun dan pensiun

Dan jika Anda perlu mengajukan klaim asuransi, simpan dokumen yang terkait dengan pembelian barang-barang ini (atau sampai Anda tidak lagi memilikinya):

• Perhiasan
• Komputer (dan elektronik lainnya)
• Seni mahal

Buatlah titik untuk menghancurkan dokumen yang tidak lagi Anda perlukan untuk melindungi informasi berharga dan mengurangi risiko menjadi korban penipuan kartu kredit. Tempat terbaik untuk menyimpan catatan yang tersisa adalah di suatu tempat yang tidak terlihat oleh pengunjung biasa, sebaiknya di dalam kotak tahan air/tahan api. Sebelum menyimpan catatan itu, pindai dan simpan secara online untuk memastikan bahwa Anda memiliki salinan cadangan.

Kecuali Anda adalah orang yang menikmati prosesnya, tidak ada yang menyenangkan tentang mengumpulkan dan mengatur surat-surat penting. Namun, hal itu dapat menghemat waktu dan stres Anda ketika Anda membutuhkan akses ke sana. Ini juga dapat membantu Anda memahami situasi keuangan Anda dengan lebih baik, termasuk berapa banyak yang Anda miliki di rekening bank Anda.