Perjanjian informal dan kesepakatan jabat tangan berhasil saat Anda pertama kali memulai. Tetapi melacak dan mengelolanya akan lebih sulit dikelola seiring waktu. Bagaimana Anda dapat menyesuaikan penerimaan dengan anggaran Anda atau melindungi perusahaan Anda tanpa dokumentasi formal?

Jika bisnis Anda dalam kondisi saat ini, saatnya untuk mempertimbangkan menggunakan pesanan pembelian.

Harus membeli lebih banyak inventaris tentu bukan hal yang buruk, itu berarti Anda menghasilkan penjualan. Tapi itu sedikit menyakitkan. Harus terus-menerus membuat dan mengisi pesanan pembelian adalah bagian dari manajemen persediaan yang memakan waktu, terutama bagi pedagang grosir yang membeli persediaan dari beberapa pemasok yang berbeda.

Mengapa pesanan pembelian penting?

Pesanan pembelian adalah bagian penting dari bisnis, dan melakukannya dengan benar merupakan bagian integral dari operasi UKM. Semakin sedikit waktu dan uang yang dihabiskan untuk pembelian inventaris yang salah, semakin banyak waktu yang dihabiskan untuk fokus pada tugas bisnis inti.

Terutama ketika UKM tumbuh atau memperluas lini barang dagangannya, mendapatkan pesanan pembelian yang benar menjadi semakin penting. Jumlah atau waktu yang salah dalam pesanan pembelian dapat berarti banyak bisnis yang sia-sia. Pesanan pembelian manual memiliki risiko kesalahan manusia dan banyak UKM telah belajar dengan cara yang sulit ketika hanya sebagian kecil dari stok mereka yang muncul… terlambat sebulan!

Pesanan pembelian juga penting dalam menciptakan jejak bisnis. Sebagai dokumentasi riwayat pembelian Anda, mereka menunjukkan di mana Anda pernah, bagaimana Anda membelanjakan, di mana Anda berhasil dan di mana Anda tidak. Mereka membantu Anda bergerak maju dan membuat keputusan yang tepat dalam pembelian di masa mendatang.

Blog Terkait:Mengapa PO Penting untuk UKM

Otomatiskan proses pesanan pembelian Anda dengan TradeGecko dalam 10 menit

Kedengarannya cukup mudah, tetapi pesanan pembelian dapat memperumit rantai pasokan Anda. Penting untuk berinvestasi dalam perangkat lunak manajemen inventaris yang akan mengelola pemasok dan vendor Anda secara efektif.

Fitur pesanan pembelian TradeGecko akan memungkinkan bisnis Anda untuk:

1. Buat dan edit pesanan pembelian secara mandiri atau langsung dari dalam laporan perkiraan
2. Terima Tambahkan item pesanan pembelian melalui pemindai kode batang Aplikasi Penerimaan Stok
3. Simpan dan kirim email atau cetak pesanan pembelian
4. Selesaikan alur kerja pembelian
5. Tandai pesanan pembelian sebagai diterima atau diterima sebagian
6. Buat laporan pemesanan ulang dan perkiraan permintaan dengan mudah untuk mengetahui dengan tepat kapan pemesanan ulang diperlukan
7. Audit dengan cepat semua pesanan pembelian yang dibuat dalam sistem, apa pun statusnya
   
   

Setiap pesanan pembelian yang dibuat melalui TradeGecko menampilkan salah satu status berikut:

• Draf:Ini adalah status opsional yang dapat Anda terapkan untuk pesanan pembelian tentatif. Pada tahap draft, pesanan belum dibuat dan tidak ada perubahan pada level stok Anda. Anda juga dapat mengedit PO dan menyimpannya kembali sesuai kebutuhan.
  
  Setelah Anda siap mengirim PO, Anda dapat menyetujui pesanan dan statusnya akan berubah menjadi 'Aktif'.
• Aktif:Tahap aktif adalah di mana Anda akan mulai menerima barang dalam pesanan pembelian Anda. Anda dapat memilih untuk menerima sebagian pesanan pembelian atau menerima semua barang. Anda juga dapat menambahkan biaya mendarat ke pengiriman yang Anda terima jika diperlukan.
  
  Jika akun TradeGecko Anda terintegrasi dengan perangkat lunak akuntansi seperti Xero atau QuickBooks Online, data Anda akan disinkronkan pada tahap ini. PO juga akan tercermin dalam laporan stok Anda sebagai Incoming.
  
  Pada tahap ini, Anda dapat mengedit semua bagian pesanan, seperti jumlah stok yang diterima (sebagian atau seluruhnya), menambahkan biaya masuk, atau membatalkan pesanan.
• Diterima:Pada tahap ini, semua barang Anda telah diterima dan tingkat stok Anda akan meningkat. PO tidak dapat diedit pada tahap akhir ini.

Dengan pendekatan terintegrasi untuk manajemen inventaris, platform kami membuat pembuatan dan pengelolaan pesanan pembelian menjadi sederhana dan mudah dilacak.

Dari dasbor, Anda dapat dengan mudah membuat, meninjau, dan memperbarui semua pesanan pembelian yang beredar, dengan tingkat stok dan informasi pemasok yang dimuat sebelumnya, semuanya di satu tempat. Harga juga secara otomatis disesuaikan agar sesuai dengan jumlah yang berbeda sesuai kebutuhan.

Seperti semua fungsi TradeGecko, dasbor manajemen PO memungkinkan bisnis yang sedang berkembang untuk bekerja lebih cerdas, merencanakan masa depan secara akurat, dan memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik untuk bisnis Anda.

Sebagai sistem manajemen inventaris dengan pendekatan holistik dan terintegrasi untuk memantau tingkat stok, TradeGecko membuat pembuatan dan pengelolaan pesanan pembelian menjadi sangat sederhana. Anda dapat dengan cepat melihat semua pesanan pembelian yang beredar dan membawa barang ke persediaan semudah mengklik tombol terima.

eBuku Terkait:Panduan UKM untuk Manajemen Pesanan Pembelian