Menangani Pembayaran Kartu Kredit yang Ditolak:Panduan Profesional

Jangan mempermalukan pelanggan dengan berita Anda.

Kredit Gambar:Hemera Technologies/AbleStock.com/Getty Images

Sesekali, Anda akan berada dalam posisi di mana Anda harus memberi tahu pelanggan bahwa kartu kreditnya ditolak. Hal ini dapat menjadi situasi yang memalukan bagi konsumen, yang mungkin akan membantah klaim tersebut, mencoba meyakinkan Anda bahwa ada uang di rekening, atau meminta Anda untuk menjalankan kembali kartu tersebut. Menangani berbagai hal dengan bijaksana akan membantu pelanggan mempertahankan martabatnya, dan membantu bisnis kecil Anda mempertahankan pelanggan.

Langkah 1

Bersikaplah rendah hati. Jangan mengumumkan secara lantang bahwa kartu kredit Anda ditolak, bersikap menghakimi, atau berperilaku dengan cara yang berpotensi membuat pelanggan semakin tidak nyaman.

Langkah 2

Ajaklah pelanggan tersebut ke samping, atau berbisiklah, "Saya khawatir kartu ini ditolak. Jenis pembayaran apa lagi yang ingin Anda gunakan?" Pendekatan yang lugas ini menyatakan situasi dan memberikan peluang untuk menyelesaikan masalah tanpa insiden lebih lanjut.

Langkah 3

Hindari berdebat dengan pelanggan. Jika pelanggan menjadi agresif atau bersikeras bahwa Andalah masalahnya, tetaplah tenang dan terkendali dan jangan biarkan pelanggan membuat Anda marah. Sarankan pelanggan untuk menghubungi perusahaan kartu kreditnya secara langsung untuk menyelesaikan masalah tersebut, dan tanyakan lagi metode pembayaran lain yang lebih disukai.

Langkah 4

Pertahankan profesionalisme Anda sepanjang pertemuan. Bersimpatilah kepada konsumen dengan mengatakan bahwa Anda tahu bahwa gangguan komputer dapat membuat frustasi, yang menunjukkan bahwa Anda yakin masalahnya adalah sebuah kesalahan dan tidak mencerminkan tanggung jawab keuangan pemegang kartu. Hal ini akan membantu meredakan ketegangan dan membuat pelanggan merasa nyaman.

Kiat

Jika kartu kredit pelanggan ritel ditolak, tawarkan untuk menyimpan barang dagangan untuk sementara waktu sementara pelanggan pergi ke bank atau mesin ATM untuk mengambil dana.

Dalam bisnis seperti restoran atau salon, di mana suatu produk pada dasarnya dikonsumsi sebelum cek disajikan, Anda harus mempunyai rencana untuk menangani situasi tersebut. Misalnya, izinkan pelanggan untuk pergi sebentar sementara Anda masih menyimpan SIM atau jaminan lainnya untuk memastikan dia kembali untuk membayar tagihan.

Dalam bisnis kecil, kemungkinan besar Anda mengenal banyak pelanggan Anda dengan baik. Dalam hal ini, Anda mungkin merasa nyaman mengizinkan pelanggan untuk kembali lagi di kemudian hari untuk membayar tagihannya, atau menawarkan untuk mengirimkan faktur melalui pos. Hal ini dapat membantu menyelamatkan hubungan.