Otomasi Manajemen Biaya:Apa itu? Bagaimana cara kerjanya?

Setelah gaji dan tunjangan karyawan, perjalanan dan hiburan perusahaan (T&E) adalah pengeluaran terkendali terbesar kedua bagi perusahaan. Karena itu merupakan bagian besar dari arus keluar keuangan perusahaan, biaya perjalanan tidak boleh dikelola menggunakan catatan kertas, kuitansi kusut dan lembar kerja Excel.

Dengan mengotomatisasi proses manajemen biaya, perusahaan dapat menghemat banyak waktu, meningkatkan akurasi dan mengurangi waktu yang diperlukan untuk mengganti biaya pengeluaran karyawan.

Apa itu Otomasi Manajemen Biaya?

Perusahaan yang mendapat manfaat dari otomatisasi manajemen biaya menggunakan perangkat lunak untuk mengelola proses pencatatan, pelacakan, menyetujui dan membayar biaya yang dapat diganti yang dikeluarkan oleh karyawan. Mengikuti kebijakan manajemen biaya perusahaan, perangkat lunak ini juga membantu memastikan bahwa perusahaan tidak mengeluarkan biaya berlebihan untuk area pengeluaran yang disetujui—atau tidak disetujui.

Otomatisasi manajemen biaya juga menyiratkan penggunaan alat analisis untuk membuat keputusan pengeluaran yang lebih cerdas dan membantu organisasi mempertahankan kepatuhan dan akuntabilitas dengan melacak dan melaporkan semua pengeluaran secara akurat.

Mengapa Mengotomatiskan Manajemen Biaya?

Manajemen pengeluaran manual membutuhkan banyak kertas dan spreadsheet; yang dapat membuat proses tidak efisien, memakan waktu dan rawan kesalahan. Satu survei terhadap hampir 600 profesional keuangan menunjukkan bahwa 43% perusahaan menggunakan proses manual untuk mengelola laporan pengeluaran, dan 46% tidak melacak biaya yang terkait dengan pekerjaan itu.

Dari mereka yang melakukannya, 25% mengatakan harganya lebih dari $11 per rekaman; untuk 8%, angka itu naik menjadi $31 atau bahkan lebih.

Tetap, biaya bukanlah pendorong utama otomatisasi. Menurut 82% perusahaan yang telah berinvestasi atau berencana untuk berinvestasi dalam teknologi untuk meningkatkan manajemen biaya, menyederhanakan proses pelaporan pengeluaran untuk karyawan dan manajer adalah alasan utama untuk pindah.

Motivasi lainnya termasuk mendapatkan akses ke wawasan real-time untuk visibilitas tren pengeluaran dan keinginan untuk memiliki semua data pengeluaran perusahaan pada satu platform—dibandingkan tersebar di spreadsheet dan sistem berbasis kertas.

Proses Manajemen Biaya Tradisional

11 Langkah Memproses Laporan Pengeluaran Karyawan

1. Karyawan mengumpulkan tanda terima kertas saat mereka mengumpulkan biaya.
2. Secara bulanan atau triwulanan, mereka mengambil tanda terima tersebut dan mencatatnya dalam laporan pengeluaran berbasis spreadsheet.
3. Laporan tersebut ditinjau oleh tim akuntansi atau keuangan dan atasan langsung karyawan tersebut.
4. Laporan dikirim ke pemberi persetujuan yang sesuai—manajer, eksekutif senior—untuk ditinjau.
5. Laporan pengeluaran disetujui seluruhnya atau sebagian, dengan biaya yang tidak disetujui dikirim kembali ke tim akuntansi dan, kemudian, karyawan untuk ditinjau dan direvisi.
6. Laporan dikirim ke koordinator hutang untuk diposting dan ditetapkan untuk pembayaran.
7. Semua tanda terima yang dikirimkan diverifikasi sebagai sah.
8. Tanda terima dimasukkan ke dalam file untuk tujuan pajak dan akuntansi.
9. Tim akuntansi memasukkan kode pajak yang benar ke dalam laporan pengeluaran.
10. Laporan pengeluaran diposting di sistem akuntansi perusahaan atau ERP untuk tujuan audit dan akuntansi.
11. Pembayaran penggantian diotorisasi dan diberikan kepada karyawan atau perusahaan kartu kredit, sebagaimana berlaku.

Pengeluaran #1
Perangkat Lunak Manajemen

Cara Tradisional vs. Otomatis untuk Manajemen Pengeluaran

Manajemen biaya melacak perilaku pengeluaran karyawan dan menentukan bagaimana organisasi akan mengganti mereka untuk biaya yang dikeluarkan.

Dengan manajemen biaya tradisional, perusahaan menggunakan sistem pemrosesan berbasis kertas dan spreadsheet, membayar dan mengaudit pengeluaran karyawan mereka. Biaya ini biasanya mencakup perjalanan, akomodasi, makan dan biaya lain yang dikeluarkan saat seorang karyawan melakukan “bisnis resmi, ” tetapi karyawan juga dapat membebankan biaya kerja dari rumah, perangkat lunak sebagai layanan, perlengkapan kantor dan lainnya.

Menggunakan sistem manajemen biaya otomatis, perusahaan dapat menyederhanakan proses penyampaian laporan, menghilangkan kertas, mengurangi kesalahan dan risiko penipuan biaya, dan membayar kembali karyawan mereka lebih cepat.

Manfaat Manajemen Biaya Otomatis

Perusahaan dapat memperoleh manfaat yang signifikan dengan mengotomatisasi proses manajemen biaya mereka. Rata-rata, dibutuhkan 20 menit dan biaya $58 untuk memproses satu laporan pengeluaran secara manual, menurut Asosiasi Perjalanan Bisnis Global.

Jika ditemukan kesalahan dalam laporan, satu koreksi dapat menambah waktu 18 menit dan biaya $52 untuk prosesnya. Itu harga tinggi yang harus dibayar untuk apa yang mungkin merupakan kesalahan dokumen sederhana.

GBTA mengatakan perusahaan memproses rata-rata 51, 000 laporan pengeluaran setiap tahun; yang berarti sekitar $2, 650, 000 dalam biaya. Asosiasi mengatakan 19% dari laporan tersebut mengandung kesalahan, menambahkan tambahan $562, 000 dan 3, 000 jam untuk usaha.

Dengan mengotomatisasi proses pelaporan pengeluaran, perusahaan dapat mengurangi jumlah waktu yang dihabiskan untuk mengumpulkan catatan, mendapatkan catatan tersebut disetujui dan kemudian memperbaiki kesalahan. Ini, pada gilirannya, secara dramatis mengurangi biaya yang terlibat.

Manfaat tambahan dari otomatisasi meliputi:

• Kepatuhan yang lebih baik.
• Peningkatan akuntabilitas.
• Lebih sedikit penipuan biaya dan lebih sedikit entri duplikat.
• Sistem yang langsung selaras dengan kebijakan manajemen pengeluaran perusahaan Anda.
• Penghapusan spreadsheet dan catatan kertas dan laporan.
• Departemen akuntansi yang memiliki waktu untuk mengerjakan proyek yang lebih penting.
• Visibilitas waktu nyata ke dalam data keuangan untuk pengeluaran yang dibayar perusahaan.
• Identifikasi lebih mudah dan remediasi masalah mendasar, seperti kebijakan pengeluaran usang atau tidak patuh yang masih diikuti oleh karyawan.
• Karyawan yang tidak terhambat oleh dokumen dan tanda terima.

Sistem otomatis juga mempercepat proses persetujuan dan membantu karyawan mendapatkan penggantian lebih cepat. Ini mengarah pada kepuasan kerja yang lebih baik dan lebih sedikit frustrasi bagi rekanan yang dengan sabar menunggu penggantian biaya yang mereka bayarkan untuk diri mereka sendiri.

Fitur Solusi Manajemen Biaya Otomatis

Solusi manajemen pengeluaran otomatis membantu tim akuntansi melacak pengeluaran, mendapatkan persetujuan cepat atas laporan pengeluaran karyawan dan mengganti uang rekanan tepat waktu. Mereka juga membantu menghilangkan kesalahan dan penipuan serta menyediakan data pengeluaran yang akurat yang menghasilkan pengambilan keputusan yang lebih baik.

Fitur utama dari sistem ini termasuk tetapi tidak terbatas pada:

• Cara mudah bagi karyawan untuk menyerahkan dan mengelola pengeluaran mereka.
• Proses untuk mengirimkan pengeluaran dari mana saja melalui browser web atau perangkat seluler.
• Ekstraksi data otomatis dari, Misalnya, biaya, tip, pajak dan informasi penjual, untuk mempermudah proses pengarsipan.
• Verifikasi real-time dari kebijakan pengeluaran perusahaan dan pemberitahuan langsung dari setiap yang dilanggar.
• Integrasi dengan sistem pelaporan kartu kredit korporasi.
• Dasbor yang dapat digunakan administrator dan pemberi persetujuan untuk melihat dan menyetujui laporan pengeluaran.
• Beberapa tingkat otorisasi untuk pemberi persetujuan, seperti yang dipersyaratkan.
• Integrasi langsung ke dalam ERP perusahaan atau sistem keuangan dan akuntansi pusat lainnya.
• Bukti terdokumentasi dari semua penerimaan, interaksi, penerimaan dan penolakan dalam hal audit.
• Laporan data dan wawasan yang membantu perusahaan melacak pengeluaran dan mengontrol anggaran mereka.

Memilih Perangkat Lunak Manajemen Biaya Otomatis yang Tepat

Saat berbelanja perangkat lunak manajemen pengeluaran otomatis, Anda akan segera mengetahui bahwa tidak semua sistem sama. Cari solusi yang menghilangkan kertas, memungkinkan pelacakan dan kepatuhan yang lebih baik, memaksimalkan akurasi dan ketepatan waktu pelaporan pengeluaran dan meningkatkan pengalaman pengguna secara keseluruhan untuk semua orang.

Anda juga ingin memastikan solusi menawarkan tingkat fungsionalitas yang tepat, dapat mengakomodasi kebutuhan spesifik perusahaan Anda dan dilengkapi dengan dukungan purna jual yang diperlukan. Yang paling penting, temukan solusi yang terintegrasi langsung dengan ERP Anda atau sistem keuangan lainnya. Ini akan membantu menghilangkan entri data manual, masuk kembali dan kesalahan terkait.