Bagaimana Melakukan Rekonsiliasi Dengan QuickBooks Online

Untuk pengguna QuickBooks Online, ada cara cepat dan mudah untuk merekonsiliasi laporan mutasi bank. Kami akan menjelaskan apa itu rekonsiliasi bank, mengapa itu penting, dan bagaimana menyelesaikannya menggunakan QuickBooks.

Baik Anda memiliki bisnis yang sedang berkembang atau wiraswasta, perangkat lunak akuntansi seperti QuickBooks Online dapat membantu Anda mengelola keuangan dengan lebih baik dengan menawarkan cara yang lebih sederhana untuk merekonsiliasi rekening bank dan kartu kredit Anda. Bahkan akuntan bisnis kecil menghargai fitur rekonsiliasi otomatis di QuickBooks Online yang dapat membuat akun Anda direkonsiliasi dalam hitungan menit, bukan jam.

Kami akan memberi Anda tutorial rekonsiliasi cepat, menyoroti langkah-langkah yang diperlukan untuk menggunakan fitur praktis ini, dan memberi Anda petunjuk tentang apa yang harus diwaspadai saat menggunakan fitur rekonsiliasi.

Ikhtisar:Apa itu rekonsiliasi bank?

Rekonsiliasi rekening bank digunakan untuk memastikan bahwa saldo buku besar Anda dan saldo bank Anda cocok. Ini dilakukan dengan mencatat perbedaan antara dua akun, menemukan informasi yang hilang, dan membuat penambahan atau koreksi dalam buku besar Anda.

Misalnya, jika bank Anda secara teratur membebankan biaya layanan kepada Anda setiap bulan, itu tidak akan diposting ke buku besar Anda, meninggalkan Anda dengan saldo yang tidak akurat. Dengan asumsi tidak ada transaksi terutang lainnya yang perlu diposting, setelah Anda mencatat biaya layanan bank di buku besar Anda, saldo bank dan saldo buku besar Anda akan sama.

Apa yang harus dipertimbangkan sebelum Anda melakukan rekonsiliasi menggunakan QuickBooks Online

Meskipun menghubungkan rekening bank Anda secara langsung ke aplikasi perangkat lunak akuntansi seperti QuickBooks Online memudahkan pelacakan dan pencocokan transaksi, Anda tetap harus menyelesaikan proses rekonsiliasi.

Anda mungkin perlu mempertimbangkan saat merekonsiliasi akun Anda apakah Anda telah menghubungkan rekening bank Anda ke aplikasi atau Anda hanya mengunggah transaksi Anda secara elektronik pada akhir bulan. Berikut adalah beberapa hal lain yang mungkin ingin Anda pertimbangkan saat menggunakan QuickBooks Online.

1. Laporan mutasi bank dan buku besar Anda jarang cocok

Meskipun mengurangi jumlah waktu yang Anda perlukan untuk bekerja pada rekonsiliasi akun Anda, kemungkinan laporan bank Anda dan pencocokan buku besar Anda segera cukup tipis. Bukannya tidak ada keuntungan untuk menghubungkan rekening bank Anda ke perangkat lunak Anda, tetapi itu tidak melakukan semua pekerjaan untuk Anda. Satu-satunya waktu keduanya kemungkinan akan cocok adalah jika tidak ada aktivitas di akun.

2. Melacak cek yang beredar

Jika Anda membayar vendor atau karyawan Anda dengan cek, Anda harus melacak cek tersebut. Yang terpenting, Anda harus mengetahui berapa banyak cek terutang yang Anda miliki di akhir bulan.

Misalnya, jika Anda membayar vendor Anda dengan cek yang dijalankan pada hari kerja terakhir bulan tersebut, tidak satu pun dari cek tersebut akan dikliringkan oleh bank pada saat Anda siap untuk merekonsiliasi akun Anda. Meskipun cek yang beredar tidak memerlukan entri jurnal tambahan, karena sudah dicatat, Anda dapat menguranginya dari saldo akhir bank untuk merekonsiliasi saldo dengan buku besar Anda.

3. Selalu mencari kesalahan

Sangat mudah untuk berasumsi bahwa lembaga keuangan besar tidak membuat kesalahan, tetapi mereka melakukannya. Beberapa tahun yang lalu, saya memiliki cek milik orang lain yang dikliringkan di rekening saya selama tiga bulan berturut-turut. Jika saya tidak melihat cek yang dikliringkan untuk mencocokkannya dengan transaksi saya, kemungkinan besar saya tidak akan pernah melihatnya.

Ini terutama benar jika Anda mengalami kesulitan untuk mendamaikan kedua saldo. Selalu lihat apakah ada sesuatu yang membersihkan akun Anda yang seharusnya tidak ada di sana.

Cara melakukan rekonsiliasi dengan QuickBooks Online

QuickBooks Online membuatnya lebih mudah untuk merekonsiliasi rekening bank Anda, dan juga dapat merekonsiliasi rekening kartu kredit. Ingatlah bahwa sementara aplikasi melakukan pekerjaan yang baik untuk secara otomatis mencocokkan transaksi antara buku besar dan rekening bank Anda, Anda masih harus melakukan beberapa pekerjaan, terutama jika sejumlah besar transaksi diproses melalui akun Anda.

Untuk mulai merekonsiliasi akun Anda, cukup ikuti proses tiga langkah yang mudah ini.

1. Pilih akun yang ingin Anda rekonsiliasi

Di QuickBooks Online, Anda dapat memilih untuk merekonsiliasi salah satu akun Anda yang terhubung, serta rekening bank yang tidak terhubung. Jika Anda ingin merekonsiliasi rekening giro Anda, Anda cukup memilih memeriksa dari menu tarik-turun. Anda juga dapat merekonsiliasi berbagai akun aset dan kewajiban menggunakan fitur rekonsiliasi.

Selalu pastikan bahwa saldo awal Anda di QuickBooks Online sesuai dengan saldo awal di laporan mutasi Anda. Jika Anda tidak melakukan rekonsiliasi untuk bulan sebelumnya, saldo ini mungkin tidak cocok. Setelah yakin, Anda dapat memasukkan saldo akhir yang ada di laporan mutasi bank serta tanggal akhir laporan.

2. Mulai rekonsiliasi akun

Jika Anda telah menghubungkan rekening bank Anda dengan QuickBooks Online, penting bahwa semua transaksi yang Anda unduh telah dicocokkan dengan pengeluaran yang tercatat. Transaksi ini juga perlu dikategorikan sebelum melanjutkan proses rekonsiliasi.

Setelah ini selesai, perbedaan antara kedua saldo akan disorot pada halaman rekonsiliasi. Jika Anda memiliki transaksi yang sangat terbatas untuk bulan tersebut, QuickBooks Online dan saldo rekening koran Anda mungkin cocok, yang jarang terjadi tetapi akan menunjukkan bahwa rekonsiliasi lebih lanjut tidak diperlukan.

3. Bandingkan total tagihan dengan total QuickBooks Online

Bagian terakhir dari proses rekonsiliasi adalah membandingkan total pernyataan dengan total QuickBooks Online. Setelah pengeluaran pada laporan mutasi Anda dapat dicocokkan dengan pengeluaran yang tercatat, Anda dapat mengklik lingkaran di sebelah jumlah untuk mencocokkan kedua jumlah tersebut.

Anda harus melanjutkan proses ini sampai semua transaksi telah diperhitungkan dengan mengikuti proses yang sama apakah rekening bank Anda terhubung atau Anda telah memasukkan transaksi secara manual.

Pastikan untuk mencatat setiap transaksi yang muncul di QuickBooks tetapi tidak ada di laporan mutasi Anda, serta setiap transaksi di laporan mutasi bank Anda yang tidak muncul di QuickBooks. Perbedaan rekonsiliasi ini harus membuat perbedaan di antara keduanya.

Misalnya, jika laporan mutasi Anda menampilkan biaya bank atau tagihan lainnya, kemungkinan tagihan tersebut belum dicatat. Anda dapat mengalami masalah yang sama jika menggunakan kartu tagihan untuk membayar tagihan tetapi lupa mencatatnya di QuickBooks Online.

Jika itu masalahnya, yang perlu Anda lakukan hanyalah mencatat transaksi di QuickBooks Online menggunakan layar Pengeluaran di atas. Mencatat pengeluaran akan berfungsi untuk mengurangi perbedaan antara laporan mutasi bank Anda dan saldo QuickBooks Online Anda, memberi Anda saldo yang direkonsiliasi. Proses yang sama harus diselesaikan untuk setoran yang dilakukan tetapi tidak dicatat dalam buku besar dengan mempostingnya di fitur Tanda Terima.

Rekonsiliasi akun lebih mudah menggunakan QuickBooks Online

Jika Anda takut merekonsiliasi rekening bank Anda, menggunakan fitur rekonsiliasi di QuickBooks Online akan membuat tugas menjadi jauh lebih mudah. Sebagai bonus, Anda juga dapat menggunakan proses rekonsiliasi untuk mengelola bagan aktivitas akun Anda, sehingga Anda dapat yakin bahwa total akun Anda akurat, yang berarti bahwa laporan keuangan Anda juga akurat.

Jika Anda pengguna QuickBooks Online, berhentilah menghabiskan waktu berjam-jam untuk merekonsiliasi akun Anda dan mulai gunakan fitur penghemat waktu ini sekarang juga.