Apa itu Hutang Usaha (AP)?

Hutang perusahaan mewakili kewajiban jangka pendeknya—faktur yang terutang kepada pemasok, Misalnya. Departemen AP bertanggung jawab untuk memproses laporan pengeluaran dan faktur dan untuk memastikan pembayaran dilakukan. AP adalah item baris utama di bagian kewajiban dari neraca organisasi.

Dalam bidang akuntansi, hutang usaha adalah lawan langsung dari piutang (AR).

Beberapa takeaways utama:

• Hutang usaha mewakili kewajiban jangka pendek organisasi.
• Tim AP bertanggung jawab untuk memproses faktur dan pesanan pembelian sesuai dengan kebijakan dan alur kerja yang ditetapkan.
• Total hutang jangka pendek adalah item baris utama pada neraca dan dalam buku besar.

Video:AP vs. AR

Utang Usaha Dijelaskan

Mari kita lihat beberapa hal mendasar untuk dipahami.

Hutang usaha vs. piutang

Dimana AP mewakili jumlah hutang bisnis dalam bentuk kewajiban jangka pendek kepada kreditur dan pemasok, AR adalah dana yang seharusnya diterima dari kreditur, seperti pelanggan, distributor dan mitra.

Jenis hutang dagang

Pengeluaran, pembayaran pinjaman jangka pendek dan penggantian semuanya terdaftar di neraca sebagai hutang usaha. Salah satu kewajiban utama yang tidak dianggap AP adalah penggajian, yang dirinci secara terpisah.

Hutang usaha vs. hutang usaha

Beberapa menggambarkan akun dan hutang usaha sebagai hal yang sama. Secara teknis, meskipun, hutang dagang adalah bagian dari AP yang menggambarkan jumlah terutang yang harus dibayar untuk persediaan yang dikirim ke bisnis.

Mengapa hutang dagang penting?

Pada dasarnya, AP mewakili porsi yang signifikan dari kewajiban bisnis. Gagal mengikuti praktik terbaik saat mengelola hutang usaha bisa jadi mahal. Beberapa perjanjian pemasok mencakup kenaikan biaya untuk pembayaran faktur yang terlambat. Tertinggal dapat menyebabkan keterlambatan dalam menerima barang dan jasa dari pemasok. Terbiasa membayar faktur terlambat juga sering menandakan masalah arus kas.

Alur kerja hutang dagang

Proses persetujuan di mana organisasi menerima faktur dan dokumentasi pendukung disebut sebagai "alur kerja utang usaha." Secara historis, proses AP masih manual, dan banyak perusahaan kecil dan kepemilikan tunggal masih menggunakan pendekatan itu. Tetapi organisasi mana pun yang memiliki volume faktur yang tinggi untuk diproses mungkin telah menerapkan sistem otomasi hutang dagang yang menyederhanakan proses alur kerja formal, memastikan kebijakan ditegakkan dan memudahkan audit.

Bagaimana cara mencatat hutang dagang

Ketika tim keuangan menerima, mengatakan, laporan pengeluaran dari karyawan atau faktur asli atau pesanan pembelian untuk barang dan jasa, dimasukkan ke dalam buku besar sebagai beban. Setelah pejabat yang berwenang menyetujui pengeluaran dan pembayaran dikeluarkan sesuai dengan syarat pembayaran kontrak (seperti Net 30 atau Net 60 hari), tim akuntansi mencatatnya sebagai dibayar.

Contoh hutang usaha

Hampir semua bisnis memiliki biaya. Restoran harus memesan persediaan makanan dari sejumlah pemasok. Biaya operasional yang umum termasuk sewa, utilitas dan asuransi. Sebuah praktik medis dapat membayar perusahaan pembersih khusus dan mengeluarkan dana untuk peralatan yang disewa dan penasihat hukum. Pada dasarnya, diluar gaji, jika perusahaan Anda menerima dan membayar faktur, itu AP.

Apa peran hutang dagang?

Tim AP mencatat laporan pengeluaran, faktur asli dan memproses pesanan pembelian tepat waktu, sesuai dengan persyaratan kontraktual perikatan. Departemen bertanggung jawab untuk memastikan bahwa laporan pengeluaran dan pesanan pembelian mencakup dokumentasi pendukung, dan mereka memastikan kepatuhan dengan kebijakan organisasi serta kebijakan lokal, industri dan peraturan nasional. Setelah pembayaran dikeluarkan, tim mencatatnya. Tim hutang dagang memainkan peran penting dalam melaporkan kewajiban perusahaan secara keseluruhan dan mengelola arus kas.

Bagaimana proses hutang piutang?

Setelah menerima faktur asli atau pesanan pembelian, seseorang di departemen AP meninjaunya untuk memastikan semua detail akurat dan mematuhi kebijakan. Selain potensi ketidakakuratan, proses peninjauan termasuk mencari tanda-tanda penipuan, memastikan faktur tidak duplikat dan memeriksa persyaratan pemasok untuk memastikan tagihan diproses tepat waktu.

Apakah hutang usaha merupakan beban?

Ya. Pengeluaran umum termasuk sewa, iklan, persediaan, utilitas dan penggantian biaya perjalanan karyawan.

Berapa rasio perputaran utang usaha?

Rasio perputaran utang usaha adalah ukuran likuiditas dalam akuntansi yang menggambarkan seberapa cepat, atau perlahan, sebuah organisasi membayar tagihannya. Rasio perputaran AP yang tinggi menunjukkan bahwa organisasi membayar faktur dan laporan pengeluaran dengan cepat, sedangkan rasio perputaran hutang yang lebih rendah berarti lebih lambat dalam melakukan pembayaran.

Tim Hutang Usaha (AP)

Tergantung pada ukuran organisasi, tim AP dapat terdiri dari satu atau banyak orang. Dalam kasus di mana sebuah tim terdiri dari beberapa karyawan, seorang manajer biasanya bertanggung jawab untuk menjaga agar departemen berjalan dengan lancar.

Keterampilan hutang dagang: Anggota tim AP harus memiliki organisasi yang kuat, keterampilan analitis dan komunikasi; berorientasi pada detail; dan bekerja dengan baik dengan komputer, termasuk perangkat lunak otomatisasi hutang.

Memilih Perangkat Lunak (atau Vendor) Hutang

Memilih sistem otomasi utang usaha adalah keputusan strategis. Evaluasi harus melibatkan semua pemangku kepentingan, termasuk mereka yang bekerja di departemen AP dan CFO organisasi. Pertimbangan termasuk seberapa baik perangkat lunak otomatisasi yang dapat dibayar dapat memproses dan bertukar data dari sistem lain dalam organisasi serta yang lain dalam industri dan rantai pasokan organisasi. CFO harus mengevaluasi seberapa baik solusi otomatisasi AP terintegrasi dengan sistem ERP mereka. Idealnya, penyedia solusi otomatisasi AP telah bermitra dengan vendor ERP atau telah menjalani beberapa bentuk sertifikasi atau validasi untuk memastikan kompatibilitas dan kemampuan untuk mencapai tingkat otomatisasi yang diinginkan.