Mengapa Perangkat Lunak untuk Manajemen Inventaris Sangat Penting untuk Gudang yang Efisien

Sejak masyarakat agraris primitif mulai menyimpan benih dan bahan makanan, orang telah mencari cara untuk mengelola inventaris mereka dengan lebih baik.

Langkah-langkah itu mengambil lompatan besar ke depan pada tahun 1973, dengan dimulainya Kode Produk Universal di toko kelontong di Amerika Serikat dan Kanada. Pengecer, distributor dan produsen yang telah mencari cara untuk melacak, mengelola dan memahami inventaris mereka sekarang setidaknya memiliki standar yang disepakati untuk teknologi mereka. Melalui hype RFID di pertengahan hingga akhir 90-an, untuk kemajuan dalam teknologi sensor dengan janji Internet of Things, metode pengelolaan persediaan terus meningkat. Belum, terlalu banyak organisasi yang masih terjebak melakukan penghitungan manual, menyimpan informasi pada spreadsheet, atau papan klip yang lebih buruk, dan tidak mau melakukan investasi dalam teknologi yang telah terbukti dapat meningkatkan manajemen persediaan.

Sementara pemindai genggam dan IoT mungkin terdengar lebih seksi, tempat pertama untuk memulai adalah dengan perangkat lunak untuk mengelola inventaris.

Apa itu Perangkat Lunak untuk Manajemen Inventaris?

Perangkat lunak yang melacak inventaris tidak hanya memperhitungkan apa yang ada di rak ruang toko atau palet gudang. Perangkat lunak pelacakan inventaris yang canggih juga akan memperhitungkan suku cadang, apa yang dimiliki mitra atau pelanggan penting dan banyak lagi. Sama pentingnya, perangkat lunak manajemen inventaris tidak hanya memperhitungkan jumlah dan lokasi. Terintegrasi dengan benar dengan paket perangkat lunak akuntansi atau ERP, itu melacak item di seluruh akuisisi, penjualan dan umur untuk produk seperti barang yang mudah rusak. Dari sana, sistem manajemen inventaris juga harus dapat melacak item atau suku cadang di beberapa gudang dan dapat melakukan konversi mata uang untuk inventaris yang berlokasi di luar negeri.

Untuk pengecer, perangkat lunak untuk mengelola inventaris juga harus terintegrasi dengan data Point of Sale (POS) sehingga organisasi memiliki wawasan waktu nyata tentang tingkat stok dan dapat menghindari dampak kehabisan stok pada pengalaman pelanggan.

Fungsionalitas yang disediakan oleh perangkat lunak untuk mengelola inventaris meliputi, tetapi tidak terbatas pada:pelacakan titik pemesanan ulang, memperingatkan manajer ketika persediaan berjalan terlalu rendah atau terlalu tinggi; pelacakan aset, menggunakan kode batang, RFID atau sensor lain untuk menentukan lokasi yang tepat dari inventaris; manajemen Pelayanan, untuk melacak biaya bahan layanan; identifikasi produk; dan identifikasi inventaris, peramalan permintaan otomatis dan pelacakan metrik manajemen inventaris teratas.

Apa yang Dapat Dilakukan Perangkat Lunak Manajemen Inventaris untuk Gudang?

Kunci untuk setiap operasi gudang yang sukses adalah efisiensi. Setiap bisnis masih mengelola inventaris mereka dengan pena dan kertas, email atau bahkan spreadsheet ditakdirkan untuk tertinggal dari para pesaingnya di industri karena inefisiensi yang tercipta.

Berikut adalah beberapa inefisiensi yang dapat diatasi oleh perangkat lunak untuk manajemen inventaris di gudang:

Kesalahan pengambilan dan pengiriman yang terlewat: Kesalahan dalam memilih inventaris karena kesalahan manusia dapat merugikan gudang dalam waktu yang hilang. Ketika barang-barang itu kemudian dikirim, menjadi lebih mahal dengan pengiriman kembali, kehilangan kepercayaan pelanggan dan pesanan terburu-buru. Perangkat lunak dapat membantu menghilangkan sebagian besar, jika tidak semua, kesalahan ini dengan barcode, QR dan teknologi sensor lainnya, serta pengelolaan sampah, memastikan staf gudang menarik inventaris yang tepat pada waktu yang tepat, terlepas dari pelatihan.

Menghitung Kesalahan: Pemeriksaan inventaris tahunan atau dua kali tahunan di mana seluruh staf berkumpul untuk memeriksa inventaris melalui akun manual perlu menjadi sesuatu dari masa lalu. Bahkan penghitungan ini dilakukan secara manual dengan memperkenalkan kemungkinan kesalahan. Dan apa yang terjadi di sisa tahun ini? Apakah bisnis puas hanya memiliki penghitungan persediaan yang akurat di sebagian waktu? Sistem otomatis dengan pemindai yang menyimpan data secara terpusat dan diperbarui secara real-time memastikan penghitungan akurat dan menghilangkan biaya administrasi tambahan dan inefisiensi.

Pengambilan manual. Salah satu pengeluaran terbesar dari setiap gudang adalah staf. Karena itu, menjadi efisien dengan waktu pengambilan adalah salah satu perangkat lunak area untuk manajemen inventaris yang dapat ditangani dengan baik. Paket perangkat lunak modern tidak hanya dapat memberi tahu staf di mana inventaris berada, tetapi rute terbaik yang harus diambil saat menarik banyak pesanan. Berbekal informasi ini, personel gudang dapat melakukan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat. Selain itu, saat terjadi pergantian, tidak perlu waktu berbulan-bulan bagi staf baru untuk memahami tata letak gudang dan lokasi barang.

Overstock/Kekurangan Stok: Gudang menghadapi dilema yang sulit dalam berapa banyak persediaan yang mereka simpan. Bawa terlalu banyak inventaris dan modal Anda terikat pada produk yang tidak dijual. Lebih-lebih lagi, ada biaya untuk menyimpan dan mengelola persediaan itu, terutama barang-barang dengan umur simpan terbatas. Membawa terlalu sedikit namun, dan bisnis menghadapi risiko kehabisan stok dan ketidakmampuan untuk memenuhi permintaan pelanggan. Sistem manajemen persediaan modern, terutama yang terintegrasi erat dengan sistem ERP, dapat membantu dengan peramalan dan perencanaan permintaan, memastikan bahwa jumlah persediaan yang sempurna disimpan di tangan. Dan, karena kemajuan dibuat dalam kecerdasan buatan dan teknologi mencapai gudang, yang dapat membantu bisnis memperhitungkan keadaan yang sebelumnya tidak terduga berdasarkan hal-hal seperti cuaca, permintaan pelanggan atau berbagai peristiwa yang dapat memengaruhi permintaan produk.

Rekonsiliasi pengiriman yang masuk. Terlalu banyak gudang yang masih mengandalkan proses manual untuk menghitung dan mendamaikan pengiriman yang masuk, yang dapat rawan kesalahan dan mahal. Pemindai kode batang dan sensor lain yang diikat ke dalam sistem manajemen gudang tidak hanya mengurangi kesalahan tersebut tetapi juga menciptakan kondisi kerja yang lebih baik bagi karyawan, mengarah pada loyalitas karyawan yang lebih besar, dan lebih sedikit pergantian dan pelatihan.