Panduan Manajemen Inventaris Gudang:Praktik Terbaik,

Beberapa dukungan manajemen inventaris area tertentu meliputi:

• Manajemen waktu memimpin
• Pemeliharaan buffer/safety stock
• Perhitungan dan manajemen biaya persediaan
• Pemantauan umur simpan dan kedaluwarsa
• Inventaris dalam dukungan gerak
• Dukungan multi-gudang dan integrasi dengan akuntansi
• Perencanaan sumber daya perusahaan (ERP)
• Perdagangan elektronik
• Sistem keuangan dan analitik pemesanan ulang, yang merekomendasikan waktu dan jumlah untuk pengisian ulang

Pelajari lebih lanjut tentang detail manajemen inventaris dengan membaca “Panduan Penting untuk Kontrol Inventaris” kami.

Metodologi Manajemen Inventaris Gudang

Sejumlah teknik dan metodologi membantu Anda mengelola inventaris dengan lebih efektif. Ini semua berusaha untuk meminimalkan biaya memegang saham, merampingkan operasi gudang dan meningkatkan kemampuan Anda untuk melayani pelanggan.

Diantara metodologi tersebut adalah:

Tepat waktu:
Kadang-kadang disebut sebagai JIT, metode ini paling umum di bidang manufaktur. Pendekatan ini bertujuan untuk memiliki bahan, komponen dan barang tiba di fasilitas atau lokasi produksi Anda tepat saat Anda membutuhkannya. Proses ini mengurangi jumlah inventaris yang Anda miliki, menghemat uang dan ruang.

Mengait menyilang:
Strategi manajemen inventaris efisien lainnya yang mirip dengan JIT. Begitu produk tiba, itu dikirim. Nama cross-docking berasal dari gagasan memiliki dermaga penerimaan dan pemuatan yang saling berhadapan dengan barang yang ditransfer dari satu ke yang lain.

Analisis ABC:
Di bawah apa yang disebut prinsip Pareto, 20% produk Anda menyumbang 80% dari penjualan Anda. Dalam analisis ABC, Anda mengklasifikasikan barang Anda ke dalam tiga kategori:A untuk penjual terbaik (biasanya 20% dari inventaris Anda), B untuk penjual menengah Anda (biasanya 30%) dan C untuk penjual terendah Anda (biasanya 50% dari inventaris). Anda menggunakan peringkat ini untuk menentukan hal-hal seperti di mana menemukan item di fasilitas Anda dan mengatur ulang frekuensi.

Metode Dua Bin:
Metode pengendalian persediaan ini jarang digunakan saat ini. Ini melibatkan menjaga stok kerja Anda dari suatu item dalam satu tempat sampah dan menyimpan stok dalam satu detik. Jumlah di tempat sampah kedua adalah berapa banyak yang Anda perlukan selama waktu tunggu untuk pengisian ulang. Anda memesan ulang segera setelah tempat kerja kosong, dan penggantinya akan tiba sebelum Anda menggunakan semuanya di tempat sampah kedua. Teknik ini memastikan tingkat persediaan yang memadai dan menghilangkan dugaan dari keputusan pemesanan ulang.

Jumlah Pesanan Tetap:
Dengan sistem ini, Anda memesan sejumlah inventaris baru ketika stok yang ada jatuh ke ambang pemesanan ulang yang telah diidentifikasi sebelumnya. Metode pengendalian persediaan ini menentukan berapa banyak yang harus dipesan dan kapan melakukannya. Biasanya dipasangkan dengan pemantauan otomatis, sistem ini mengurangi potensi kesalahan manusia, seperti seseorang yang lupa memesan restock.

Pemesanan Periode Tetap:
Teknik pengendalian persediaan ini memerlukan penempatan pesanan secara berkala, tetapi kuantitas akan bervariasi setiap saat berdasarkan fluktuasi permintaan. Metode ini sangat responsif dan cocok untuk digunakan dengan item yang memiliki variabilitas yang signifikan, seperti penjual cepat atau yang memiliki permintaan yang berubah-ubah musiman.

Inventaris yang Dikelola Vendor:
Dengan teknik ini, Anda memberikan informasi kepada vendor Anda tentang tren penjualan dan kebijakan bisnis Anda. Vendor kemudian bertanggung jawab untuk memastikan Anda memiliki jumlah persediaan yang telah disepakati. Opsi ini menghasilkan pengurangan biaya pengadaan dan menghilangkan kebutuhan untuk menyimpan persediaan pengaman.

Pengiriman drop:
Metode ini menghilangkan penyimpanan persediaan. Ketika pelanggan memesan barang, Anda membelinya dari pemasok dan mengirimkannya langsung ke pelanggan. Biaya overhead Anda turun tajam dengan pendekatan ini, tapi biaya pengiriman Anda lebih tinggi. Anda juga menghadapi risiko kehabisan stok yang lebih tinggi, dan manajemen vendor menjadi lebih rumit.

Tantangan Manajemen Inventaris Gudang

Seperti yang telah Anda lihat, manajemen inventaris gudang yang efisien rumit untuk dijalankan. Di antara tantangan yang paling mendesak adalah kerumitan dalam memasok produk dengan cepat ketika Anda memiliki banyak saluran penjualan, menyulap tuntutan bersaing dari berbagai pembeli dan lokasi toko dan melacak kebutuhan pelanggan dan staf Anda.

Banyak manajer inventaris mengatakan bahwa tantangan prioritas tertinggi adalah mencapai akurasi dalam penghitungan inventaris. Angka-angka ini diperlukan untuk menghasilkan laporan keuangan yang akurat dan mematuhi undang-undang seperti Sarbanes-Oxley Act yang mengatur perusahaan publik di Amerika Serikat.

Tetapi inventaris yang akurat juga penting untuk kesehatan keuangan bisnis. Menyimpan terlalu sedikit persediaan, dan Anda akan kehilangan penjualan ke pesaing Anda ketika Anda tidak dapat memenuhi permintaan pelanggan. Tapi menyimpan terlalu banyak persediaan, dan profitabilitas Anda menderita karena Anda mengikat modal secara tidak produktif, menempati terlalu banyak real estat, kehilangan peluang dan bahkan mungkin harus memotong harga Anda.

Akurasi inventaris memengaruhi kemampuan Anda untuk memenuhi pesanan pelanggan dan memaksimalkan keuntungan. Jika Anda merasa memiliki item yang tidak Anda miliki, Anda dapat menerima pesanan pelanggan yang tidak dapat Anda isi. Jika Anda tidak percaya Anda memiliki item yang Anda lakukan, Anda dapat memesan lebih dari yang Anda butuhkan. Demikian pula, Anda perlu tahu di mana setiap item karena pencarian dapat menunda pesanan atau menyebabkan Anda membatalkannya.

Menentukan berapa banyak persediaan tepat rumit. Tren historis dapat menjadi tolok ukur. Tetap, ada interaksi kompleks dari variabel lain di tempat kerja juga. Ini termasuk permintaan yang berfluktuasi, perilaku pesaing, daya tahan produk, inovasi, panjang siklus penjualan, musiman, waktu manufaktur dan tren industri.

Jika Anda memproduksi payung pantai, itu taruhan yang aman Anda ingin menyimpan lebih sedikit persediaan di musim dingin daripada musim panas. Tapi bayangkan betapa rumitnya perhitungan ini jika Anda memproduksi peralatan pengeboran minyak yang membutuhkan waktu berbulan-bulan untuk membangun dan permintaan dari proyek eksplorasi bervariasi dengan harga minyak, kecepatan penemuan, perubahan regulasi dan faktor lainnya. Manajemen inventaris gudang yang terampil dapat membuat perbedaan penting dalam profitabilitas Anda.

Manfaat Manajemen Inventaris Gudang

Manfaat dari manajemen persediaan yang kuat termasuk produktivitas yang lebih baik; memetik lebih cepat; penghematan waktu, uang dan tenaga; akurasi yang lebih besar dalam pesanan dan penghitungan inventaris; penurunan kerugian; pekerja yang lebih puas; operasi yang berjalan lancar dan kesuksesan omnichannel.

Menerapkan teknologi pada tantangan manajemen inventaris gudang mengatasi banyak inefisiensi, termasuk:

Salah pilih dan Pengiriman yang Terlewatkan:
Kesalahan dalam memilih inventaris karena kesalahan manusia dapat merugikan gudang dalam waktu yang hilang. Ketika gudang mengirimkan barang-barang tersebut, menjadi lebih mahal dengan pengiriman kembali, hilangnya kepercayaan pelanggan dan pesanan yang terburu-buru. Perangkat lunak dapat membantu menghilangkan sebagian besar, jika tidak semua kesalahan ini dengan barcode, Kode QR dan teknologi sensor lainnya serta manajemen tempat sampah, memastikan staf gudang menarik inventaris yang tepat pada waktu yang tepat, terlepas dari pelatihan.

Menghitung Kesalahan:
Pemeriksaan inventaris tahunan atau dua kali setahun di mana seluruh staf berkumpul untuk memeriksa inventaris melalui penghitungan manual atau fisik perlu menjadi sesuatu dari masa lalu. Melakukan penghitungan ini secara manual menimbulkan kemungkinan kesalahan. Dan apa yang terjadi untuk sisa tahun ini? Apakah bisnis puas hanya memiliki penghitungan persediaan yang akurat di sebagian waktu? Menggunakan sistem otomatis dengan pemindai yang menyimpan data secara terpusat dan pembaruan secara real time memastikan penghitungan yang akurat dan menghilangkan biaya administrasi dan inefisiensi tambahan.

Memilih Manual:
Salah satu pengeluaran paling signifikan dari gudang mana pun adalah staf. Perangkat lunak manajemen inventaris dilengkapi dengan baik untuk mengatasi hal ini. Paket perangkat lunak modern dapat memberi tahu staf tidak hanya tentang lokasi inventaris tetapi juga rute terbaik yang harus diambil saat menarik banyak pesanan. Berbekal informasi ini, personel gudang dapat melakukan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat. Selain itu, saat terjadi pergantian, tidak perlu waktu berbulan-bulan bagi staf baru untuk memahami tata letak gudang dan lokasi barang.

Overstock/Kekurangan Stok:
Gudang menghadapi dilema dalam berapa banyak persediaan yang harus disimpan. Membawa terlalu banyak stok, dan modal Anda terikat pada produk yang tidak laku. Lebih-lebih lagi, ada biaya untuk menyimpan dan mengelola persediaan itu, terutama barang-barang dengan umur simpan terbatas. Membawa terlalu sedikit, Namun, dan bisnis menghadapi risiko kehabisan stok dan ketidakmampuan untuk memenuhi permintaan pelanggan. Sistem manajemen persediaan modern, terutama yang terintegrasi erat dengan sistem ERP, dapat membantu dengan peramalan dan perencanaan permintaan, memastikan bahwa jumlah persediaan yang sempurna ada di tangan. Kemajuan dalam kecerdasan buatan (AI) pada akhirnya dapat membantu bisnis memperhitungkan keadaan yang sebelumnya tidak terduga berdasarkan hal-hal seperti cuaca, permintaan pelanggan atau berbagai peristiwa yang dapat memengaruhi permintaan produk.

Rekonsiliasi Pengiriman Masuk:
Terlalu banyak gudang yang masih mengandalkan proses manual untuk menghitung dan mendamaikan pengiriman yang masuk, yang dapat rawan kesalahan dan mahal. Pemindai kode batang dan sensor lain yang diikat ke dalam sistem manajemen gudang tidak hanya mengurangi kesalahan tersebut tetapi juga menciptakan kondisi kerja yang lebih baik bagi karyawan, mengarah ke loyalitas karyawan yang lebih tinggi dan pergantian dan pelatihan yang lebih sedikit.

Apa itu Pengendalian Inventaris Manajemen Gudang?

Kontrol inventaris manajemen gudang membantu Anda mencapai keuntungan maksimum dengan investasi minimum dalam inventaris tanpa mengganggu kepuasan pelanggan. Kuncinya adalah memiliki jumlah persediaan yang tepat. Produk yang bergerak lambat dapat disimpan dalam unit yang relatif sedikit, sementara penjual cepat akan memiliki lebih banyak stok.

Kontrol inventaris yang efisien dapat berdampak besar pada profitabilitas Anda. Menurut Federal Reserve Bank of St. Louis, Pengecer A.S. memegang persediaan $1,44 untuk setiap $1 penjualan. 1, 000 perusahaan non-keuangan terbesar memiliki persediaan rata-rata 51 hari, menurut analisis oleh The Hackett Group.

Untuk mencapai kontrol inventaris yang optimal di gudang Anda, Anda perlu tahu kapan harus mengisi kembali persediaan dan berapa banyak, memantau perputaran dan umur simpan dan memiliki pembukuan persediaan yang up-to-the-menit dan akurat.

Menangani Persediaan Fisik dalam Manajemen Gudang

Penanganan persediaan fisik adalah fokus penting untuk manajemen gudang, dan tujuan utamanya adalah untuk mengetahui dengan tepat berapa banyak setiap item inventaris yang Anda miliki dan di mana menemukannya. Praktik terbaik mencakup teknik untuk melacak dan menghitung inventaris.

David Altemir, Presiden Konsultasi Altemir, mengatakan akurasi dalam mencari stok sangat penting.

“Pastikan barang berada dengan benar di sistem manajemen gudang Anda setelah diterima, ” dia merekomendasikan.

“Memiliki seperangkat lokasi gudang fisik yang ditentukan dalam sistem, bersama-sama dengan memastikan bahwa tanda terima pembelian ditransaksikan secara akurat, akan mencegah kekurangan bahan yang dirasakan dan penyesuaian persediaan yang tidak perlu karena barang tidak dapat ditemukan secara fisik.”

Labeli Semuanya:
Gunakan pemindai, barcode, tag RFID, kode QR, Tag NFC atau sistem lain untuk mengontrol inventaris, peralatan dan lokasi. Gunakan SKU untuk mengidentifikasi item. Alat-alat ini akan membantu upaya Anda untuk memenuhi pesanan secara efisien dan menjaga penghitungan inventaris yang akurat.

Memantau Terus-menerus:
Spesialis gudang mengatakan menggunakan pelacakan tetap dan bergerak penting untuk efisiensi inventaris. Pelacakan tetap adalah pemantauan terus menerus terhadap aset seperti mesin manufaktur atau peralatan pemenuhan pesanan untuk lokasi dan kondisi. Monitor pelacakan bergerak di mana setiap produk atau unit inventaris berada, berapa banyak yang Anda miliki dan yang perlu dipesan ulang.

Gunakan Penghitungan Siklus:
Sementara banyak perusahaan melakukan inventarisasi fisik lengkap setahun sekali, pro menganjurkan metode yang disebut penghitungan siklus. Proses ini melibatkan penghitungan bagian dari inventaris Anda secara bergilir sehingga selama periode tertentu, Anda akan menghitung semuanya dan memeriksanya dengan catatan Anda. Jadwalkan penghitungan fisik terlebih dahulu.

Beberapa ahli merekomendasikan untuk menghitung semua produk setidaknya sekali dalam seperempat; yang lain menyarankan untuk berfokus pada 20% inventaris Anda yang menyumbang sebagian besar penjualan atau keuntungan. Anda juga dapat melakukan pengambilan sampel secara acak.

Pada kenyataannya, pendekatan Anda bergantung pada sumber daya, seperti berapa banyak orang yang tersedia untuk mendedikasikan diri untuk tugas tersebut. Jika memungkinkan, menggunakan kru yang konsisten dari orang-orang terlatih setiap kali, dan memastikan mereka bukan dari jajaran staf yang mungkin membuat kesalahan input. Sebaliknya, mereka akan memiliki andil dalam menutupi ketidakakuratan. Mintalah dua orang menghitung setiap item, dan membandingkan jumlah mereka untuk akurasi. Jumlah pos untuk menjaga inventaris tetap terkendali.

Jika Anda menemukan kesalahan, mencoba untuk menentukan penyebabnya sehingga Anda dapat meningkatkan proses Anda. Ingatlah bahwa Anda tidak harus menyentuh setiap item secara fisik. Untuk bagian-bagian kecil, Misalnya, Anda bisa menimbang mereka.

Lakukan penghitungan siklus saat pengambilan pesanan tidak aktif dan Anda telah memperhitungkan semua pengiriman dan penerimaan. Akhirnya, sistem apa pun yang Anda gunakan untuk memutar item inventaris, tetap dengan pola yang sama. Semakin sering Anda menghitung, akan lebih akurat.

Jangan Lupakan Item di Limbo:
Jumlah inventaris kehilangan kegunaannya jika Anda mengabaikan item dalam limbo, seperti barang di dok penerima Anda yang belum diproses dan tidak termasuk dalam hitungan Anda. Demikian pula, pengembalian sering dibuang bersama di tempat sampah untuk disortir nanti. Tetapi jika Anda tidak memindainya ke dalam sistem Anda, Anda mungkin akan melupakan fakta bahwa Anda memilikinya dan tidak dapat menjualnya. Itu menunjukkan pendapatan yang hilang.

Bagaimana Mengatur Inventaris Gudang Secara Efektif

Pengaturan inventaris yang efisien membantu merampingkan penghitungan, menyimpan, memetik dan menarik. Cara terbaik untuk mengatur gudang Anda tergantung pada kebutuhan spesifik Anda. Berikut adalah proses langkah demi langkah untuk menilai ruang dan kebutuhan Anda dan kemudian merancang organisasi yang tepat.

• Mengumpulkan informasi:
  Apakah Anda pindah ke ruang baru atau mengubah yang sudah ada, mulai dengan mengumpulkan rencana atau mendokumentasikan area dengan mengukurnya sendiri. Kemudian ajukan pertanyaan seperti:
  • Berapa banyak ruang yang dibutuhkan karyawan untuk melakukan pekerjaan mereka dengan benar?
  • Bagaimana tren saat ini dan masa depan dalam bisnis kita memengaruhi tata letak?
  • Apakah ada peningkatan pesanan yang signifikan sejak ruang awalnya dirancang?
  • Apakah akan ada produk baru utama yang diperkenalkan dengan persyaratan yang berbeda?
  • Akankah strategi inventaris tertentu memengaruhi tata letak, seperti pengambilan gelombang dan cross-docking?
  • Bagaimana kami dapat memaksimalkan efisiensi operasi kami melalui tata letak yang cerdas?
• Desain Denah Lantai yang Efisien:
  Lanjut, membuat sketsa tata letak yang menunjukkan ruang yang memadai untuk menerima, penyimpanan inventaris, sedang mengemas, pengiriman dan fungsi kantor. Pabrikan juga perlu menyertakan ruang perakitan dan/atau produksi. Ingatlah untuk mengizinkan izin untuk palet, pintu dan gerbang. Sisakan ruang yang cukup untuk jalur dan gang sehingga orang dan peralatan dapat bergerak dengan mudah, termasuk di sekitar sudut. Tahan godaan untuk berhemat di area penerima. Staf akan lebih rentan menerima kesalahan jika mereka tidak memiliki ruang yang memadai, terutama untuk mengurus surat-surat.
• Gunakan Tata Letak Inventaris Strategis:
  slotting, yaitu proses penunjukan lokasi barang, dapat dilakukan dengan berbagai cara, tetapi pastikan bahwa produk Anda yang paling populer (dari analisis ABC) sangat mudah diakses. Mengambil produk dari inventaris adalah operasi yang paling padat karya di gudang yang dijalankan secara manual dan yang sangat padat modal untuk gudang otomatis. Jadi, meningkatkan produktivitas pengambilan pesanan adalah prioritas utama. Banyak ahli pergudangan mendesak Anda untuk menemukan produk dengan penjualan tercepat di dekat area pengepakan. Jika Anda berada di industri musiman, produk ini akan bervariasi sepanjang tahun. Jangan lupa untuk memaksimalkan penggunaan ruang vertikal Anda dengan produk yang bergerak lebih lambat di tempat yang kurang dapat diakses.
• Pilih Penyimpanan dengan Bijak:
  Pilih rak, rak, wadah dan tempat sampah yang serbaguna, memungkinkan arus lalu lintas yang baik dan kompatibel dengan peralatan Anda seperti forklift. Jenis dan ukuran penyimpanan yang tepat akan bergantung pada operasi dan produk Anda. Luangkan waktu untuk memutuskan apakah akan menggunakan sistem tempat sampah khusus/tetap (di mana Anda menyimpan item inventaris tertentu di tempat sampah tertentu) atau sistem tempat sampah acak/mengambang (di mana Anda meletakkan barang di tempat sampah yang tersedia). Pengorbanannya adalah efisiensi ruang, aksesibilitas dan jumlah penanganan. Sistem bin tetap diperkirakan membutuhkan 65-85% persen lebih banyak ruang.
  

  Tata Letak Gudang yang Efektif
  
  

Perangkat Lunak Manajemen Inventaris Gudang dan Logistik Masuk

Logistik masuk adalah sumber utama biaya transportasi perusahaan. Sistem manajemen gudang dapat memastikan produk memenuhi persyaratan perusahaan dengan mengotomatiskan inspeksi dan melacak kualitas vendor dengan aplikasi seluler untuk menerima, memilih dan menghitung siklus.

Ketika karyawan menerima pesanan pembelian, mereka dapat melacak apa yang terlambat atau telah diidentifikasi sebagai item penting untuk ditindaklanjuti.

Sebuah WMS juga dapat membantu dengan jaminan kualitas, memberikan rencana pemeriksaan rinci, melacak item yang gagal dan mempercepat pengembalian. Sistem canggih juga akan menawarkan pelacakan peti kemas untuk manajemen pengiriman masuk guna membantu memperbarui dan menerima semua pesanan pembelian dalam perangkat lunak dan menyediakan perhitungan biaya masuk.

Dengan WMS, perusahaan dapat dengan cepat dan mudah menemukan operator berbiaya rendah dan mengelola inventaris dengan lebih akurat untuk membantu menghindari kehabisan stok, terlalu banyak menimbun, tagihan yang berlebihan dan memaksimalkan penggunaan ruang yang efisien. Selain itu, dengan sistem real-time untuk melacak logistik masuk, sebuah perusahaan dapat memastikan kepatuhannya terhadap aturan apa pun yang mungkin dimiliki pemasok seputar penyimpanan dan penanganan.

Perangkat Lunak Manajemen Inventaris Gudang dan Logistik Keluar

Di sisi logistik keluar, perangkat lunak manajemen inventaris gudang sangat penting untuk hubungan bisnis dengan pelanggannya. Bagi sebagian besar profesional rantai pasokan, pengiriman tepat waktu adalah metrik layanan pelanggan yang paling penting.

Yang lain mengandalkan apa yang dikenal sebagai urutan yang sempurna . Pesanan dikirim ke tempat yang tepat, di waktu yang tepat, dalam kondisi yang tepat, dalam paket yang tepat, dalam jumlah yang tepat, dengan dokumentasi yang tepat, kepada pelanggan yang tepat, dengan faktur yang tepat.

Lagi, memberikan pesanan yang sempurna menjadi jauh lebih mudah dengan perangkat lunak WMS, khususnya perangkat lunak yang terintegrasi erat dengan, atau bahkan lebih baik, dibangun di atas platform yang sama dengan sistem manajemen manufaktur dan inventaris.

Sebagai contoh, dengan perangkat lunak terintegrasi, memenuhi pesanan disederhanakan. Setelah pesanan disetujui, bahkan dengan alur kerja yang kompleks, sistem dapat mengirimkannya langsung ke pemenuhan untuk pengambilan yang efisien, proses pengepakan dan pengiriman.

Memilih menjadi lebih mudah dengan genggam, perangkat seluler yang menunjukkan lokasi pilihan melalui antarmuka yang mudah digunakan. Sistem canggih dapat memungkinkan bisnis dengan beberapa anak perusahaan untuk menentukan situs mana yang dapat memenuhi item mana dalam kondisi yang telah ditentukan sebelumnya. Alat-alat ini membuat pemenuhan lebih mudah dan lebih efisien. Sementara itu, fungsi gudang umum seperti manajemen tugas, strategi putaway/pick yang ditentukan pengguna, penghitungan siklus, perintah kerja dan kitting lebih sederhana dan otomatis, memungkinkan putaway yang disarankan dan pengambilan multi-order dalam WMS.

Bisnis yang beroperasi tanpa perangkat lunak manajemen inventaris gudang sudah berada pada posisi yang kurang menguntungkan karena proses manual yang rumit dapat menyebabkan kesalahan, tunda pengiriman, mengirimkan pesanan yang salah dan berdampak negatif terhadap loyalitas pelanggan. Selain itu, proses internal yang rumit dapat mengakibatkan penggunaan sumber daya gudang yang buruk, penanganan barang yang mudah rusak dan pengeluaran yang tidak perlu.

WMS terintegrasi erat dengan manajemen inventaris, manufaktur dan keuangan memberi produsen, pengecer dan distributor wawasan real-time ke dalam bisnis, memungkinkan keputusan berdasarkan data untuk operasi yang lebih efisien dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Pakar Berbagi Praktik Terbaik Manajemen Inventaris Gudang

Praktik terbaik manajemen inventaris gudang mengoptimalkan penanganan inventaris, metode memilih, pengendalian kualitas dan penghitungan persediaan. Para ahli juga menekankan pentingnya pola pikir perbaikan.

• Fokus pada Peningkatan Proses:
  Buatlah prioritas untuk menetapkan standar dan prosedur yang terdokumentasi dengan baik, kata Jeremy Banta, direktur Dewan Pendidikan dan Penelitian Pergudangan dan koordinator Program Manajemen Rantai Pasokan di Columbus State Community College.

  “Sebelum melihat solusi pengendalian inventaris eksternal, atau teknologi baru, bisnis harus melihat ke dalam untuk area untuk meningkatkan manajemen inventaris. Apakah Anda hanya memperbaiki masalah inventaris, atau apakah Anda menemukan (dan memecahkan) akar masalahnya?” dia bertanya.

  “Program peningkatan proses formal adalah kunci untuk tidak hanya manajemen inventaris yang lebih baik tetapi juga memaksimalkan efisiensi keseluruhan dalam operasi Anda, ” dia berpendapat.

  “Kesalahan paling umum yang saya lihat (dan masih lihat) adalah membuang rencana ketika segalanya menjadi sibuk. NS baru saja selesai mentalitas di puncak dapat menghancurkan enam bulan kerja perbaikan proses keras hanya dalam beberapa jam. Jika tim manajemen Anda mengirimkan sinyal bahwa standar hanya berlaku saat tidak sibuk, mereka baru saja memberi tahu semua orang bahwa standar itu tidak berlaku sama sekali.”

• Berinvestasi dalam Teknologi:
  Otomatisasi sedapat mungkin. Otomatisasi gudang mahal, tetapi sistem penyimpanan dan pengambilan otomatis (AS/RS) memiliki manfaat yang sangat besar seperti dapat memperbarui jumlah inventaris secara real time, mengurangi kesalahan, menurunkan biaya tenaga kerja dan meningkatkan efisiensi ruang. Memilih dengan panduan suara, di mana pekerja mendapatkan instruksi pengambilan melalui headset yang terhubung dengan perangkat lunak dan perangkat yang dapat dikenakan seperti Google Glass, sekarang tersedia. Perusahaan sering menggunakan otomatisasi parsial. Apakah Anda menggunakan sistem man-to-goods di mana pekerja bergerak di sekitar gudang untuk memenuhi pesanan, AS/RS atau hibrida, pilihan akan berdampak besar pada manajemen inventaris gudang Anda. Perangkat lunak manajemen gudang dan inventaris juga penting untuk sebagian besar operasi. Menurut sebuah studi tahun 2017 oleh Wasp Barcode, 43% usaha kecil dan menengah tidak melacak inventaris mereka atau menggunakan proses manual, jadi ada banyak potensi untuk perbaikan.
• Hemat Tenaga Kerja Dengan Proses Pemetikan yang Tepat:
  Model pengambilan yang Anda gunakan bergantung pada faktor-faktor seperti volume produk dan dapat berubah seiring waktu dengan kondisi bisnis. Namun demikian, bisnis selalu berusaha untuk mempercepat waktu pengambilan dan pengiriman sekaligus mengurangi biaya dan kesalahan. Banyak gudang menggunakan kombinasi metode.
  • Memilih potongan adalah sekolah tua. Seorang pekerja bergerak di sekitar gudang, mengambil item untuk pesanan.
  • Bagian ke pemilih adalah sebaliknya. Pemetik tinggal di satu tempat, dan peralatan secara otomatis membawakan mereka item. Meskipun ini secara teknis merupakan metode yang paling efisien, itu membutuhkan tingkat otomatisasi yang menurut sebagian besar perusahaan sangat mahal.
  • Melambai, kelompok, pengambilan klaster dan zona adalah model yang paling efisien.
    • Memetik gelombang menunjuk urutan sehingga item diambil untuk pesanan dalam satu perjalanan melalui gudang tanpa langkah duplikat. Proses ini membuat tata letak gudang menjadi penting, termasuk apakah ada cukup ruang di antara gang untuk lalu lintas dua arah.
    • Memilih batch dibangun di atas metode gelombang dengan mengisi beberapa pesanan sekaligus. Metode ini bekerja dengan baik ketika beberapa pesanan membutuhkan barang yang sama. Pemetik melakukan perjalanan ke lokasi satu kali dan dapat membawa semua item ke area pementasan di mana mereka dapat menyortirnya ke dalam pesanan individu.
    • Memilih klaster memiliki pemetik bergerak di sepanjang jalan dengan gerobak yang membawa nampan atau tas jinjing untuk setiap pesanan, memilih item untuk beberapa pesanan secara bersamaan. Ada sistem otomatis yang meniru metode ini.
    • Memilih zona menugaskan setiap pekerja ke area tertentu, dan pekerja hanya memilih produk di zona mereka. Mereka mengirimkan produk ke area pementasan di mana mereka digabungkan dengan item dari zona lain. Pengambilan zona seringkali merupakan pilihan yang baik jika gudangnya sangat besar atau jika ada persyaratan penanganan yang berbeda untuk beberapa inventaris, seperti barang-barang yang didinginkan.
  • Pemilihan Prioritas:
    Anda memilih pesanan tertentu dengan prioritas lebih tinggi berdasarkan kriteria yang ditentukan, seperti apakah pelanggan membayar untuk pengiriman hari berikutnya; produk mudah rusak, dekat kedaluwarsa atau memiliki umur simpan yang pendek; pesanan mengikuti pengembalian pelanggan karena produk cacat atau kesalahan pemenuhan pesanan; atau pelanggan adalah salah satu yang paling penting bagi Anda.

• Tetapkan Level Stok Seimbang:
  Dengan menganalisis penjualan Anda, lead time dan data omset, Anda dapat menentukan maksimum, minimum, rata-rata dan tingkat pemesanan ulang untuk persediaan. Ini menekan biaya, meminimalkan limbah, mencegah keterlambatan pesanan dan menggunakan ruang gudang paling efisien. Altemir mengatakan perusahaan sering salah menetapkan tingkat persediaan pengaman.

  “Intuisi umum adalah untuk menentukan tingkat persediaan minimum berdasarkan permintaan rata-rata. Namun, tujuan diadakannya persediaan pengaman adalah untuk menjaga terhadap variasi permintaan yang tiba-tiba …, Altemir menjelaskan.

  Lebih baik merancang tingkat persediaan pengaman menggunakan teknik statistik yang mencirikan variabilitas permintaan, daripada permintaan rata-rata. Dengan melakukan itu, pengurangan inventaris sebanyak 20-70% dimungkinkan sambil tetap memastikan tingkat pemenuhan lebih dari 95%.”

• Masalah Kontrol Kualitas:
  Periksa kembali akurasi pesanan untuk mencegah pengembalian, keluhan pelanggan dan pembatalan pesanan. Pemetik pesanan dapat memverifikasi SKU dengan pemindai kode batang saat memilih item, dan pengepakan kemudian ulangi prosesnya. Anda ingin menyeimbangkan kecepatan dan akurasi, jadi pilih pos pemeriksaan berdasarkan di mana gudang Anda memiliki kesalahan paling sering.
• Jaga agar Area Inventaris Tetap Rapi:
  Bangun waktu di akhir setiap shift untuk pembersihan. Pastikan lorong-lorongnya bersih, lantai bersih dan tidak ada bahaya terpeleset atau tersandung. Jauhkan peralatannya. Praktik-praktik ini membantu menjaga produktivitas, mencegah cedera dan kecelakaan dan membantu karyawan melakukan pekerjaan mereka dengan baik.
• Keselamatan dan Keamanan Penting:
  Batasi akses ke area inventaris, dan mengharuskan staf untuk memakai lencana ID. Menjaga orang luar dan staf dari bagian lain perusahaan keluar mencegah pencurian dan produk yang salah tempat dan mengurangi potensi kecelakaan. Mempertahankan standar keselamatan yang tinggi akan meningkatkan produktivitas pekerja, menjaga peralatan berfungsi lebih lama, membantu dalam kualitas dan mengurangi klaim asuransi.

Studi Kasus Manajemen Inventaris Gudang

Perusahaan yang meningkatkan manajemen inventaris gudang mereka menuai penghematan biaya dan efisiensi operasional di dunia nyata. Sebagai contoh, Akustika Inc, a unit of Bosch Group and manufacturer of silicon microphones for consumer electronics, implemented NetSuite software and gained visibility and control over inventory that was in-house as well as in third-party warehouses in the United States, Europe and Asia. Learn more about how Akustica uses NetSuite for inventory control.

“Because we now have accurate, real-time data, we’ve been able to greatly reduce the number of physical inventories we have to perform. We can now schedule inventories every six months to a year, and our process is still very auditable, ” says Bryan Bishop, director of supply chain at Akustica.

Ibex Outdoor Clothing, a Vermont-based maker of natural wool garments, saw its business expand dramatically, but its systems were not able to adapt. This growth caused picking and fulfillment errors.

“As we continue to add products, we have to use every nook and cranny of our warehouse to house our inventory, ” notes IT/operations manager Jay Moltz.

Investing in new software that included mobile functionality resulted in a huge efficiency boost to Ibex’s packing speed — cutting order fulfillment time by more than half and decreasing mispicks by 98%. Read about other inefficiencies Ibex Outdoor Clothing overcame.

Lacrosse equipment retailer SportStop similarly saw inventory efficiency gains from adopting more robust software, saving the equivalent costs of 10 full-time employees. It was also able to reduce inventory waste, enabling the company to increase sales by 34% with just a 10% increase in inventory.

How to Pick the Right Warehouse Inventory Management Software

If you are ready to implement warehouse inventory software management, you will want to assess your needs and the features and functions of different solutions. Below are some of the most significant considerations.

Choose the Features That You Need

You will, tentu saja, want a solution that meets all of your current needs, but you will also want it to grow with you and meet future requirements.

• Nyata - Time Monitoring:
  To maximize your business, it’s imperative that you know what’s in inventory in real time. This process involves deducting items immediately upon purchase and adding to stock as soon as you receive goods. Having this capability is imperative for JIT or if you want to understand your inventory velocity for more accurate ordering decisions.
• Modular Design:
  Having the ability to add modules that offer other features and functions can accommodate future growth. A benefit of modular design is that you can choose a system that meets your current needs without having complex features that you don’t yet require.
• Location Tracking:
  The feature monitors where you store an item within your warehouse and makes picking more efficient. Location tracking usually works with scanners, RFID and similar systems. You may have set or default locations for certain items, or your putaway may use dynamic strategies. You might even have the same SKUs stored in multiple locations simultaneously, and software can help you track all of this.
• Multi-Warehouse Support:
  Companies with more than one warehouse need software that can support multiple locations and easily accommodate any additions. Look for software that keeps a centralized log of inventory counts and locations.
• Mobile-Friendly:
  The rise of mobile devices has been a game-changer in warehousing and logistics. Dengan demikian, your software should work seamlessly with smartphones, tablets, scanners and other tools your staff commonly use, so that all stakeholders have access to the same, real-time information.
• Receiving and Putaway:
  Record incoming shipments and where you store every item. Allocate bins and perform slotting in the most efficient way possible.
• Ecommerce Support:
  You want software that will support all your selling channels, which might include your website, Amazon, eBay, social media, physical locations and more. Look for real-time, two-way inventory syncing to avoid overselling.
• Picking:
  Plan your order picking to eliminate extra movement, including planning for strategies such as wave and cluster picking.
• Inventory Cost Analysis:
  Having good visibility into how much you are spending on inventory is important. Aside from the cost of your products, you need to factor in such expenses as inbound shipping, insurance and carrying costs like utilities and warehouse ease payments. Some software can support cost methods such as FIFO (first in, first out), LIFO (last in, first out) and WAC (weighted average cost), but that capability is more commonly found in ERP and WMS.
• Reporting Tools:
  The ability to generate alerts and notifications is useful. Many solutions can monitor inventory levels and notify you when stock is low or it is time to reorder. Solutions also offer standard and customizable reports. These reports generally include inventory analysis by product, individual customer sales history, reorder reports and inventory by SKU or other characteristics. Dashboards provide a quick visual snapshot of key metrics that matter to you.

Why You Don’t Want to Use Excel for Warehouse Inventory Management

Many businesses start off tracking inventory with manual processes using spreadsheets, but Excel and similar programs have flaws as inventory management tools. While these tools are inexpensive, inventory management mistakes could be eating up your profits. Here are some of the challenges of using Excel for warehouse inventory management:

• Labor Intensive:
  Excel spreadsheets require manual counting, verification and data inputting.
• Error Prone:
  This amount of human involvement creates a big potential for errors in data entry and counting, especially as your product line and inventory grow.
• Access Restricted:
  If you are using one Excel workbook, only one person can edit it at a time. This limitation forces others to act without the benefit of up-to-date information and increases the potential for errors.
• Out of Sync:
  Your spreadsheet will not automatically update in real time, so at any given moment, you never really know exactly where your inventory stands.
• Limited Analysis:
  Generating forecasts and analyzing historical data is much more difficult in Excel.

Expert Tips on Selecting Inventory Management Systems and Software

As you compare solutions and vendors, experts recommend evaluating potential products on several criteria. Be sure to ask the following questions:

• Will the application integrate with your finance or accounting system?
  Integration is essential to eliminate manual workflows, and vendors usually offer multiple integrations. Ensure the solution supports the system your finance department uses currently.
• How disruptive will implementation be?
  Ask vendors how much downtime will be required for installation and setup. See if they will find ways to reduce the impact, such as rolling out the solution during a quiet time or in phases.
• What are the hardware requirements?
  Review the need for barcode scanners, label printers, POS systems and other devices. Many vendors are now making it possible for your staff to use smartphones and tablets rather than specialized equipment for some functions.
• Does the vendor have expertise in your industry?
  It’s critical the inventory management system can handle your products and vertical. A clothing company will have different demands for an IMS than a bulk commodity wholesaler. One might be tracking style, size and color while the other cares about storage temperature and weight. If the solution has never been used in your industry, be wary.
• Does the software support your specialized requirements?
  While IMS providers often promise they can perform many WMS functions, the applications may not be adequate if you want sophisticated functionality like voice-directed picking. Juga, if you are in a vertical that requires a lot of traceability or one that uses catch weight management (tracking both the average quantity of an item per weight as well as the actual), those usually require specialized applications.

Create a More Effective Warehouse With NetSuite’s WMS and IMS

Being efficient in managing inbound and outbound logistics demands warehouse inventory management software. Warehouse management solutions can track software along every part of its journey within the warehouse down to the bin level. Native NetSuite offers simple inventory management capabilities through multi-location inventory, bin tracking and cycle counting. The WMS module offers functionality that helps streamline your warehouse operations while adding many industry-leading features such as mobile RF barcode scanning, strategy definition for putaway and picking, task management, returns authorization receipt, cycle count plans and more. NetSuite WMS can help you increase efficiency, improve operational excellence and lower costs for warehouses.

Learn more about how NetSuite’s inventory management system and warehouse management system work together to increase efficiencies and improve inventory accuracy.