Manfaat Mengintegrasikan Perangkat Lunak Inventaris Anda dengan Proses Akuntansi dan Back-Office Anda

Manajemen inventaris adalah tentang mengetahui apa yang Anda miliki di gudang Anda dan di mana stok Anda berada. Namun, kecuali jika terintegrasi dengan sistem back-office Anda, sistem manajemen inventaris saja tidak dapat mengoptimalkan inventaris Anda secara efektif, juga tidak memastikan nilai aset inventaris pada laporan keuangan Anda sesuai dengan persediaan fisik—setidaknya tanpa intervensi dan rekonsiliasi manual.

Untuk mengoptimalkan pengelolaan persediaan, perusahaan terkemuka mengintegrasikan perangkat lunak inventaris mereka secara langsung dengan sistem back-office dan akuntansi. Integrasi ini memberikan keunggulan kompetitif dengan kemampuan untuk merencanakan secara efektif, mengeksekusi secara terduga dengan pelanggan dan meminimalkan biaya tenaga kerja dan kesalahan yang terkait dengan rekonsiliasi manual.

Menentukan sistem manajemen inventaris yang tepat untuk bisnis Anda dan strategi untuk integrasi back-office memerlukan penilaian kebutuhan Anda hari ini dan rencana Anda untuk pertumbuhan di masa depan.

Untuk mencapai manfaat yang maksimal, solusi terintegrasi Anda harus real-time, fleksibel, transparan kepada pengguna, dapat didamaikan dan terukur.

Mengapa Mengintegrasikan Perangkat Lunak Inventaris dengan Back Office Anda?

Tiga manfaat utama untuk mengintegrasikan perangkat lunak manajemen inventaris Anda dengan sistem akuntansi dan back-office Anda adalah:

• Mengoptimalkan inventaris untuk memenuhi ketersediaan produk dan sasaran ROI
• Memberikan visibilitas inventaris kepada mitra rantai pasokan
• Menyatakan persediaan secara akurat dalam laporan keuangan

Meskipun ada manfaat lain dari integrasi antara inventaris dan sistem back-office, ketiganya dapat memberikan dampak yang signifikan terhadap bottom line perusahaan Anda.

Optimalisasi inventaris: Memiliki campuran yang tepat dan jumlah persediaan yang tepat sangat penting untuk kepuasan pelanggan dan investor. Pelanggan menginginkan produk "segar" sesuai permintaan, dan investor lebih suka tidak ada modal kerja yang terikat dalam persediaan. Menyeimbangkan tujuan yang saling bertentangan ini rumit dan membawa inventaris tambahan menghabiskan uang di luar investasi material dan tenaga kerja awal.

Kegiatan seperti penyimpanan, menghitung dan mengerjakan ulang persediaan mengikat modal kerja tambahan, dan berpotensi mengurangi ketersediaan produk yang diinginkan pelanggan Anda. Merencanakan tingkat dan jumlah persediaan yang tepat memerlukan pesanan penjualan Anda, pesanan pembelian dan sistem perencanaan untuk memiliki visibilitas inventaris Anda secara real-time.

Visibilitas rantai pasokan: Banyak perusahaan menggunakan mitra rantai pasokan untuk mengelola tingkat persediaan dan pengiriman pelanggan mereka. Untuk melakukannya secara efektif, sistem persediaan harus terintegrasi tidak hanya dengan sistem back office perusahaan, tetapi juga dengan pemasok dan 3PL, atau logistik pihak ketiga, sistem. Dengan melihat tingkat persediaan perusahaan Anda yang berfluktuasi, pemasok dapat memastikan produk mereka tersedia di gudang Anda atau 3PL saat pelanggan Anda membutuhkannya.

Laporan keuangan yang akurat: Memastikan laporan tahunan dan pengembalian pajak Anda akurat sangat penting bagi investor dan pemerintah Anda. Nilai inventaris dapat menjadi bagian signifikan dari aset yang Anda nyatakan dan nilai yang tercatat di pembukuan Anda harus sesuai dengan nilai fisik di gudang Anda. Satu-satunya cara efektif untuk memastikan integritas keuangan dalam pelaporan perusahaan Anda adalah dengan mengintegrasikan transaksi dalam sistem inventaris Anda dengan bagan akun back-office Anda.

Apa yang Penting dalam Integrasi

Inventarisasi dan integrasi sistem back-office harus real-time, fleksibel, transparan kepada pengguna, dapat didamaikan dan terukur. Menjadi real-time memberikan visibilitas terbaik kepada pelanggan dan mitra rantai pasokan Anda, dan memastikan bahwa laporan keuangan Anda selalu up to date dan akurat.

Pengguna ingin integrasi menjadi fleksibel dan transparan, karena perubahan terus-menerus dalam proses bisnis mungkin memerlukan penyesuaian integrasi. Pengguna tidak mau harus memikirkan tentang integrasi, mereka hanya ingin itu berhasil! Skalabilitas terkadang dilupakan selama desain integrasi, tetapi jika diabaikan akan kembali menghantui Anda ketika kesuksesan perusahaan Anda membebaninya dengan volume transaksi yang tinggi.

Jalan Menuju Integrasi

Cara termudah untuk mencapai tujuan dan kriteria integrasi yang telah kita bahas adalah menemukan sistem ERP dengan modul manajemen inventaris yang memenuhi kebutuhan Anda. Jika hal ini tidak memungkinkan, solusi terbaik berikutnya adalah menemukan sistem inventaris dan sistem ERP yang keduanya dirancang dari bawah ke atas dengan API yang terbuka dan fleksibel.

Jika sistem dengan API terbuka yang memenuhi kebutuhan Anda tidak tersedia, Anda masih dapat mengintegrasikan sistem Anda, tetapi integrasi mungkin tidak real-time dan akan memerlukan pemeliharaan konstan karena penyedia sistem Anda meningkatkan solusi mereka. Bahkan pembaruan dan rekonsiliasi manual antar sistem dapat bekerja untuk menjaga berbagai sistem tetap sinkron, tetapi dalam lingkungan bisnis yang cepat berubah dan dengan margin rendah saat ini, itu mungkin tidak akan bekerja untuk waktu yang lama.