Pelacakan Inventaris Sederhana:Langkah,

Kami menjelaskan sistem pelacakan inventaris dan memberikan contoh cara kerjanya. Pelajari cara memilih metode pelacakan inventaris yang tepat untuk bisnis Anda dan beberapa fitur penting yang harus disertakan.

Dalam artikel ini:

• Sistem pelacakan inventaris dan fitur perangkat lunak
• Ikhtisar metode pelacakan populer
• Bagaimana memilih metode dan alat pelacakan inventaris yang tepat untuk bisnis Anda
• Manfaat dan tantangan pelacakan inventaris
• Pertanyaan pelacakan inventaris yang sering diajukan

Apa itu Pelacakan Inventaris?

Pelacakan persediaan adalah sistem dan metode yang digunakan perusahaan untuk memantau bagaimana bahan mentah atau barang jadi bergerak melalui rantai pasokan. Dasar untuk menghasilkan pendapatan, tujuannya adalah untuk memiliki jumlah stok yang tepat untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Apa itu Inventaris?

Pada neraca, persediaan adalah aset lancar yang mewakili bahan atau barang yang dikonversi menjadi pendapatan dengan transaksi penjualan. Ada beberapa pendekatan untuk manajemen persediaan. Pendekatan rantai pasokan yang berusaha untuk menjaga persediaan tetap rendah, ramping atau sampai permintaan mendorong pasokan melihatnya sebagai kewajiban.

Apa itu Sistem Pelacakan Inventaris?

Sistem pelacakan inventaris mengikuti inventaris setiap langkah melalui rantai pasokan Anda:dari pemesanan hingga transit, menerima, penyimpanan dan pemenuhan pesanan—dan pengembalian, pertukaran dan proses garansi jika berlaku.

Organisasi menggunakan akurat, data pelacakan inventaris waktu nyata untuk mengurangi biaya, menganalisis tren rantai pasokan dan mendorong pendapatan. Fitur pelacakan ini sering menjadi bagian dari sistem manajemen inventaris.

Contoh Pelacakan Inventaris

Bagaimana Anda melacak inventaris memengaruhi akuntansi Anda, pembelian, perkiraan penjualan, manajemen hubungan pelanggan serta sisi produksi, seperti kontrol kualitas dan pemenuhan pesanan.

Cara Anda melacak bergantung pada jenis inventaris dan bagaimana inventaris tersebut dipindahkan dan disimpan, seperti ini:

• Perputaran persediaan:
  Perputaran adalah rasio yang mencerminkan berapa kali stok telah berputar melalui rantai pasokan Anda—dari penerimaan bahan mentah hingga saat produk dijual—dalam periode tertentu. Omset yang lebih tinggi biasanya berarti lebih banyak penjualan, dan perputaran yang rendah biasanya menunjukkan terlalu banyak persediaan.

• Melacak Inventaris dari Pemasok:
  Mengetahui kapan dan di mana stok Anda akan tiba membantu Anda mengelola pusat distribusi dan logistik gudang dengan lebih baik, seperti menerima dan membuang tugas.

• Pengembalian Pelanggan:
  Jika tidak dikelola dengan benar, pengembalian pelanggan dapat membuat kesalahan dalam ketersediaan stok. Mereka dapat menyebabkan persediaan berlebih dan membuat kesalahan yang mahal dalam pengisian kembali persediaan.

• Barang rusak:
  Persediaan yang rusak adalah pengeluaran bisnis yang menghancurkan. Tetap perbarui data di mana kerugian terjadi untuk mengelola risiko dan memperbaiki masalah yang berulang.

Metode Pelacakan Inventaris

Metode pelacakan inventaris bervariasi tergantung pada industri Anda, jenis produk apa yang dijual bisnis Anda dan berapa banyak yang Anda simpan. Berikut adalah beberapa konsep manajemen rantai pasokan, teknologi dan alat untuk dipertimbangkan.

• Pelacakan Manual:
  Mereka yang belum siap untuk berinvestasi dalam sistem pelacakan inventaris sering melacak inventaris mereka menggunakan pena dan kertas. Dengan metode ini, Anda harus memperbarui lembar data master yang mengkategorikan semua inventaris baik secara berkala atau setiap kali ada transaksi.

• Sistem Kartu:
  Kanban, juga dikenal sebagai tanda visual atau metode kartu, adalah sistem just-in-time (JIT) yang dirancang untuk membatasi kelebihan stok. Daripada mencoba memprediksi permintaan, Kanban adalah sistem tarik, di mana kartu digunakan untuk melacak stok, produksi dan inventaris dan memberi sinyal ketika lebih banyak dibutuhkan. Sistem ini dikembangkan oleh pembuat mobil di Jepang, dan nama Kanban berasal dari kata Jepang untuk tanda.

• Spreadsheet:
  Spreadsheet mengatur dan mengkategorikan sejumlah besar data. Tetapi memasukkan dan mengelola data secara manual rentan terhadap kesalahan dan tidak efisien atau terukur.

• Sistem Akuntansi:
  Mengintegrasikan sistem akuntansi dan manajemen inventaris memberi Anda alat yang ampuh untuk pelacakan inventaris. Ini tidak hanya menunjukkan tampilan terperinci dari inventaris dan stok Anda, tetapi bagaimana keputusan inventaris yang berbeda memengaruhi keuangan perusahaan Anda.

• Sistem Manajemen Inventaris:
  Sistem manajemen inventaris melacak stok dan inventaris, meramalkan permintaan dan menghasilkan laporan. Mereka juga memiliki dukungan pelanggan dan pilihan pelatihan. Mereka paling berguna ketika terintegrasi dengan akuntansi dan pemrosesan pembayaran.

• Perangkat Lunak Sumber Terbuka:
  Beberapa usaha kecil beralih ke perangkat lunak sumber terbuka untuk manajemen inventaris. Platform ini biasanya menyediakan antarmuka, dasbor dasar dan beberapa fitur pelacakan. Tetapi mereka sering kekurangan banyak fitur canggih, seperti berintegrasi dengan sistem Anda yang lain, menciptakan apa yang dikenal sebagai silo data. Kelemahan lain adalah kurangnya layanan pelanggan dan pelatihan.

• Perangkat Lunak sebagai Layanan (SaaS):
  Solusi SaaS dengan fitur pelacakan inventaris memungkinkan Anda mengawasi stok dengan mudah. Ini sangat berguna untuk startup yang belum siap untuk solusi manajemen inventaris perusahaan yang komprehensif.

• Perangkat Lunak Berbasis Cloud:
  Sebagian besar solusi SaaS berbasis cloud dan ramah seluler. Mereka juga terintegrasi dengan perangkat lunak lain. Bisnis yang perlu menskalakan manajemen inventaris untuk banyak pengguna yang melacak stok di seluruh lokasi mendapat manfaat dari fleksibilitas dan penghematan biaya yang disediakan oleh solusi cloud.

• Solusi In-House:
  Organisasi dengan sumber daya internal yang cukup untuk merencanakan, desain, mengembangkan dan menerapkan sistem manajemen inventaris lokal mereka dapat memutuskan untuk membangun aplikasi pelacakan inventaris khusus. Keuntungannya adalah sistem yang disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan bisnis tertentu dengan fitur khusus dan dukungan teknis internal untuk membantu memecahkan masalah sistem.

• Penyedia Pihak Ketiga:
  Mengalihdayakan manajemen inventaris dan logistik ke penyedia logistik pihak ketiga (3PL) membebaskan ruang, waktu dan sumber daya untuk pengecer dan bisnis e-niaga yang 100% online. Perusahaan 3PL ini menerima, toko, memindahkan dan melacak inventaris untuk pelanggan mereka. Dengan strategi ini, Anda menghindari biaya gudang fisik dan menggunakan pengiriman drop untuk mengelola inventaris tetapi menambahkan potensi masalah biaya tambahan, kehilangan kendali, sistem yang tidak disinkronkan dan masalah komunikasi.

Cara Memilih Metode Pelacakan Inventaris yang Tepat untuk Bisnis Anda

Memilih metode pelacakan inventaris yang tepat bermuara pada berbagai faktor, termasuk skala operasi gudang Anda, lisensi pengguna, anggaran dan fitur. Pertimbangkan bagaimana metode pelacakan selaras dengan tujuan bisnis strategis Anda seperti perencanaan produksi atau perkiraan penjualan.

Manfaat Pelacakan Inventaris

Menerapkan teknologi pelacakan inventaris memberikan informasi yang akurat, data yang dapat ditindaklanjuti yang secara langsung memengaruhi laba Anda dan hubungan pelanggan. Berikut adalah beberapa contoh manfaatnya:

• Penghematan biaya:
  Fitur pengisian otomatis perangkat lunak pelacakan inventaris membantu menghindari kelebihan stok sambil memastikan Anda dapat memenuhi pesanan pelanggan. Mengandalkan data dan pengisian ulang berbasis permintaan—yang memperhitungkan penjualan historis, musim dan promosi—mendorong keputusan inventaris yang membantu Anda mengelola ruang dan menurunkan biaya.

• Penghematan Ruang:
  Anda dapat secara akurat memprediksi permintaan inventaris pada titik-titik tertentu dalam rantai pasokan dengan alat peramalan dan perencanaan permintaan dalam perangkat lunak pelacakan inventaris, memastikan persediaan tiba tepat waktu untuk produksi tetapi tidak terlalu dini. Wawasan tentang siklus inventaris ini diterjemahkan menjadi ruang gudang yang dioptimalkan.

• Kejelasan yang Ditingkatkan:
  Laporan tentang data pelacakan menghapus dugaan yang rawan kesalahan dalam rantai pasokan Anda. Mereka menawarkan gambaran yang jelas tentang langkah-langkah penting seperti stok di tangan, tingkat pemenuhan pesanan dan perputaran persediaan.

• Kepuasan pelanggan:
  Pengiriman lebih cepat meningkatkan kepuasan pelanggan dan membantu mendorong lebih banyak pendapatan penjualan. Solusi pelacakan inventaris memberikan status inventaris waktu nyata kepada pelanggan, dan beberapa sistem dapat mengirim pembaruan pelacakan otomatis langsung ke pelanggan.

• Kepuasan Pemasok:
  Perusahaan dan pemasok dapat berbagi data pelacakan khusus untuk industri mereka dan menggunakannya untuk melihat tren dengan cepat. Tergantung pada pengaturan, kedua organisasi bahkan dapat mengintegrasikan sistem untuk transparansi dan wawasan yang lebih banyak.

Tantangan Pelacakan Inventaris

Menerapkan sistem dan metode pelacakan inventaris hadir dengan tantangan yang sering terjadi saat mengembangkan bisnis Anda.

• Peningkatan:
  Tenaga kerja dan upaya yang terlibat dalam pelacakan inventaris manual menguras waktu. Menskalakan proses pelacakan manual agar sesuai dengan pertumbuhan inventaris atau permintaan pelanggan adalah pendekatan yang salah. Pertimbangkan untuk meningkatkan ke perangkat lunak pelacakan, atau platform manajemen inventaris yang lengkap, yang menyediakan fitur otomatis untuk pemesanan ulang dan pengadaan.

• Logistik Multi-Lokasi:
  Perusahaan dengan beberapa lokasi gudang dan rantai pasokan global membutuhkan sistem yang menyediakan layanan berkelanjutan, pelacakan real-time dari bahan dan barang yang dikirim, diterima dan disimpan. Mengumpulkan dan membagikan data ini dapat menjadi tantangan di seluruh solusi yang tidak dapat berkomunikasi.

• Sistem yang Berbeda:
  Melakukan pelacakan inventaris dengan satu sistem dan menggunakan yang lain untuk akuntansi atau perencanaan permintaan memakan waktu, berlebihan dan rentan terhadap kesalahan. Perangkat lunak manajemen inventaris modern mengintegrasikan semua sistem untuk pemesanan yang lebih efisien dan manajemen keuangan yang lebih baik.

Cara Membuat Pelacakan Inventaris Lebih Efisien

Persediaan adalah biaya yang cukup besar bagi sebagian besar bisnis, terlepas dari ukuran. Memahami bagaimana ia bergerak dan memastikannya tiba dengan cepat di tujuan yang benar sangat penting. Berikut adalah beberapa langkah untuk membuat pelacakan inventaris Anda lebih efisien:

1. Buang Spreadsheet

   Melacak inventaris secara manual dengan spreadsheet memakan waktu, rentan terhadap kesalahan dan sulit untuk diukur. Tingkatkan ke sistem pelacakan yang meminimalkan tugas manual dan secara otomatis memperbarui data dalam database terpusat.

2. Lakukan Penghitungan Siklus Reguler

   Penghitungan siklus membantu mengidentifikasi dan memperbaiki perbedaan catatan inventaris. Seperti halnya proses apapun, akan sangat membantu untuk memahami kinerja Anda, jika membaik, dan bagaimana kinerja Anda dibandingkan dengan tolok ukur industri. Anda dapat melakukan penghitungan siklus dengan menjadwalkan frekuensi tinggi, jumlah bagian yang teratur, atau teluk sebagai bagian dari operasi sehari-hari. Gunakan metode penghitungan siklus inventaris untuk melakukan penghitungan setiap hari dan menugaskan pekerja tertentu untuk area tertentu.

3. Lacak Lebih dari Gerakan

   Mengawasi keputusan staf, permintaan musiman dan jadwal pembelian. Cari penghematan di setiap langkah saat stok berpindah dari pemasok ke gudang ke pelanggan.

4. Terapkan Praktik Terbaik

   Pelajari rantai pasokan untuk peluang meningkatkan pergerakan stok melalui organisasi Anda. Lihat apa yang dilakukan orang lain di industri Anda dan ikuti formula manajemen inventaris. Dan tanyakan kepada karyawan garis depan di mana mereka melihat inefisiensi dalam pelacakan. Gunakan informasi ini untuk membuat praktik terbaik dan mendokumentasikan metode pelacakan inventaris Anda untuk referensi berkelanjutan.

5. Otomatiskan Tugas Manual

   Sistem manajemen inventaris dan aplikasi perangkat lunak mandiri memiliki fitur otomatis untuk pelacakan data dan pengisian kembali stok.

6. Data Digital

   Gunakan pemindaian kode batang dan perangkat seluler untuk meminimalkan kesalahan manusia dan masalah seperti data duplikat. Menggunakan barcode atau tag identifikasi frekuensi radio lanjutan (RFID) meningkatkan akuntansi keuangan Anda, membuat laporan Anda tetap mutakhir dan memungkinkan Anda menerapkan praktik terbaik seperti penghitungan siklus.

7. Audit Sistem Internal

   Melakukan audit inventaris yang sering membantu Anda menemukan dan melacak ketidakefisienan. Mereka juga mendeteksi masalah yang lebih signifikan seperti pencurian, barang rusak dan pembusukan.

8. Aktifkan Manajemen Siklus Hidup

   Makanan, minuman dan persediaan lain yang sangat mudah rusak memerlukan sistem yang mengidentifikasi kapan harus mendaur ulang produk dan membuang barang mentah. Gunakan fitur manajemen siklus hidup untuk menandai inventaris lama dan memicu peringatan saat ada penundaan rantai pasokan.

9. Sesuaikan Laporan

   Banyak sistem manajemen inventaris memiliki fitur yang akurat, laporan pelacakan waktu nyata dan alat peramalan yang dapat disesuaikan. Masukan data dari pesanan pembelian dan faktur sering untuk menjaga sistem up to date dengan informasi ditindaklanjuti. Sebagai contoh, Anda dapat menjalankan laporan untuk membantu menentukan tingkat stok rendah berdasarkan lokasi untuk mengelola fluktuasi permintaan musiman atau regional.

Melacak Inventaris Melalui Rantai Pasokan

Melacak inventaris di setiap tahap dalam rantai pasokan membantu Anda menemukan cara untuk menghemat uang. Sebagai contoh, Anda dapat membandingkan biaya transportasi dan penyimpanan di berbagai operator dan wilayah untuk menemukan solusi yang paling hemat biaya. Melacak inventaris adalah langkah penting untuk memenuhi indikator kinerja utama (KPI) untuk manajemen inventaris Anda.

Sistem manajemen inventaris modern melacak jumlah unit yang dipesan dari pemasok dan memperkirakan waktu kedatangan menggunakan integrasi GPS. Basis data pusat menerima pembaruan otomatis saat gudang menerima pesanan. Dan tingkat stok yang akurat langsung tersedia untuk semua pengguna di berbagai lokasi.

FAQ Pelacakan Inventaris

Siapa yang Menggunakan Pelacakan Inventaris?

Pelacakan inventaris sangat penting untuk bisnis dari semua jenis dan ukuran. Ini memainkan peran penting dalam hubungan antara kepuasan pelanggan dan persediaan dan permintaan persediaan.

Di perusahaan yang lebih besar, mungkin ada peran khusus untuk ini, seperti manajer persediaan. Tapi apapun judulnya, inventaris dilacak oleh karyawan mana pun yang bertanggung jawab untuk mengawasi manajemen inventaris dan memberikan data akurat tentang produk mana yang tersedia sehingga para pemimpin bisnis dapat membuat keputusan yang tepat tentang manajemen rantai pasokan dan penjualan.

Apa itu Daftar Pelacakan Inventaris?

Daftar pelacakan inventaris adalah bentuk kontrol inventaris yang mengatur stok berdasarkan kategori, keterangan, kuantitas dan lokasi. Daftar ini diperbarui dan disimpan dengan dokumentasi manual atau secara digital menggunakan perangkat lunak pelacakan inventaris.

Bagaimana Saya Dapat Melacak Inventaris Saya Secara Gratis?

Usaha kecil dengan inventaris minimal dan sedikit karyawan dapat menggunakan pelacakan inventaris manual dengan spreadsheet untuk menghemat biaya perangkat lunak. Juga, ada perangkat lunak pelacakan inventaris open source gratis yang tersedia secara online. Tetapi sistem ini rentan terhadap kesalahan manusia, fitur yang hilang yang dapat menghemat uang bisnis Anda, tidak terukur, simpan data Anda dalam silo, dan kurangnya layanan pelanggan dan fitur kustomisasi.

Bagaimana Saya Melacak Inventaris Gudang Saya?

Menerapkan sistem manajemen inventaris dan perangkat lunak manajemen gudang dengan fitur pelacakan. Solusi ini membantu mengelola beberapa lokasi gudang, melacak pesanan, menjadwalkan pengiriman dan mengelola ruang penyimpanan.

Bagaimana NetSuite Dapat Meningkatkan Pelacakan Inventaris Anda

Pelacakan inventaris adalah bagian penting dari manajemen inventaris. Pembuat keputusan tahu bahwa mereka membutuhkan alat yang fleksibel, terukur dan terintegrasi dengan mudah dengan solusi yang ada.

Sistem manajemen inventaris NetSuite menawarkan alat dan fitur asli untuk membantu melacak pergerakan inventaris Anda. Lacak inventaris di beberapa lokasi, secara otomatis mengelola poin pemesanan ulang, meramalkan permintaan dan merencanakan distribusi. Pelajari lebih lanjut tentang pelacakan inventaris dan sistem manajemen gudang NetSuite.