Biaya Penyimpanan Inventaris:Apa Itu &Bagaimana Menghitungnya

10 Komponen Biaya Penyimpanan Inventaris dan Cara Menguranginya

Banyak faktor pengeluaran ke dalam persamaan biaya penyimpanan persediaan—dan bersama-sama mereka menambahkan hingga menjadi cara yang sangat umum untuk membuang-buang uang bisnis.

Mari kita uraikan masing-masing komponen:

1. Biaya Modal

Biaya modal, biasanya merupakan bagian terbesar dari biaya penyimpanan persediaan, termasuk harga pembelian produk ditambah bunga dan biaya lainnya jika bisnis berhutang untuk membayar persediaan itu. Mengikat uang dalam produk dapat mempengaruhi arus kas dan, Akibatnya, meningkatkan kebutuhan dan biaya tambahan modal.

Untuk mengurangi biaya modal, berinvestasi dalam peramalan yang mengarah ke pembelian yang lebih kecil atau lebih strategis. Anda juga dapat menegosiasikan harga pembelian yang lebih rendah dengan pemasok.

2. Biaya Penyimpanan Persediaan

Barang-barang real estat yang diambil di gudang atau toko sangat berharga:Biaya ruang gudang rata-rata $6,53 per kaki persegi, jadi setiap rak jumlah bin dan kotak. Jika Anda menggunakan penyedia logistik pihak ketiga (3PL), lebih mudah untuk mengetahui biaya ini, karena mitra itu mungkin mengenakan biaya di rak, palet atau barang. Perusahaan sering kali dapat membayangkan kembali tata letak gudangnya atau bagaimana ia menyimpan produk dengan berbagai bentuk/ukuran untuk mengurangi biaya penyimpanan. Mengurangi persediaan bahkan memungkinkan perusahaan untuk pindah ke gudang yang lebih kecil, cara lain untuk memangkas biaya penyimpanan.

3. Biaya Karyawan

Ini hanyalah biaya tenaga kerja yang terkait dengan menerima dan menyimpan produk, memenuhi pesanan dan titik kontak lainnya. Bisnis sering dapat mengatur ulang gudang mereka untuk meningkatkan produktivitas karyawan dengan, Misalnya, menyimpan barang-barang paling populer di dekat stasiun pengepakan atau melengkapi pekerja manusia dengan otomatisasi. Bereksperimen dengan metode pengambilan yang berbeda dan menggunakan perangkat lunak yang memetakan jalur pengambilan yang paling efisien untuk karyawan patut dipertimbangkan jika biaya tenaga kerja meningkat.

4. Biaya Peluang

Jika Anda menghabiskan lebih banyak persediaan, yang mengikat uang yang bisa Anda gunakan untuk pemasaran, pegawai baru, real estat dan investasi lain yang tak terhitung jumlahnya—banyak di antaranya lebih berharga bagi organisasi daripada barang-barang yang ada di rak.

5. Keusangan

Persediaan usang—stok yang tidak dapat lagi dijual karena telah mencapai akhir siklus hidupnya—dapat menyebabkan lonjakan biaya penyimpanan persediaan. Produk menjadi usang setelah terdepresiasi sampai tidak memiliki nilai dan harus dihapuskan. Organisasi dapat meminimalkan persediaan usang dengan menemukan cara untuk menurunkan stok sementara masih memiliki nilai, mungkin melalui diskon besar-besaran, menyumbangkannya atau dengan menjualnya kepada likuidator. Sebaliknya, Anda mungkin akan membayar untuk membuangnya.

Tanpa melakukan pemeriksaan rutin, perusahaan mungkin menyimpan persediaan usang di gudang yang menimbulkan biaya tambahan dan mengikat ruang di gudang; jadi, barang harus segera dibuang sebelum menjadi usang.

6. Asuransi/Pajak

Banyak perusahaan berinvestasi dalam polis asuransi untuk melindungi salah satu aset mereka yang paling berharga:persediaan. Kemudian jika banjir atau kebakaran menghancurkan toko atau gudang, semua tidak hilang. Tetapi semakin banyak produk di gudang, semakin banyak biaya polis asuransi.

Demikian pula, semakin banyak inventaris yang Anda pegang, semakin tinggi pajak Anda. Sebuah organisasi dapat mengurangi biaya asuransi dan pajak dengan menyimpan lebih sedikit produk atau hanya barang dengan kinerja tertinggi di gudang.

7. Biaya Administrasi

Biaya administrasi mencakup berbagai macam biaya, termasuk pajak properti, pemeliharaan dan pembersihan fasilitas, depresiasi peralatan dan transportasi. Umumnya, jika perusahaan memiliki lebih banyak persediaan, memiliki biaya administrasi yang lebih tinggi, sebagian karena membutuhkan fasilitas yang lebih besar.

8. Penanganan Bahan

Tenaga kerja dan jumlah “sentuhan” yang dibutuhkan suatu produk—mulai dari memasukkannya ke dalam gudang hingga mencetak label pengiriman—merupakan bagian besar dari uang yang dihabiskan untuk penanganan material. Tapi mesin, peralatan dan kerusakan produk setelah Anda mengambilnya juga merupakan bagian dari kategori pengeluaran ini. Sebuah perusahaan mungkin tidak membutuhkan banyak mesin atau peralatan, atau mungkin menggunakannya lebih jarang dan mengurangi kebutuhan untuk pemeliharaan dan perbaikan, jika menyimpan lebih sedikit item di fasilitasnya.

9. Penyusutan

Ketika inventaris hilang setelah perusahaan Anda membelinya tetapi sebelum dijual ke pelanggan, itu penyusutan. Sumber penyusutan persediaan meliputi pencurian, tipuan, kerusakan dalam perjalanan atau kesalahan pencatatan. Seperti biaya penyimpanan persediaan lainnya, semakin banyak saham yang dimiliki bisnis, semakin banyak uang yang biasanya akan hilang karena penyusutan.

Sebuah organisasi dapat mengidentifikasi dan memberhentikan karyawan yang mencuri, berbicara dengan vendor tentang penyebab umum barang rusak dan melakukan penghitungan inventaris fisik lebih sering untuk mengurangi penyusutan.

10. Inovasi Tertunda

Jika sebuah perusahaan terus-menerus fokus untuk memindahkan kelebihan stok, kemungkinan tidak berinovasi dan bertukar pikiran tentang cara, Misalnya, menambahkan fitur atau produk baru yang diminta oleh pelanggan. Bisnis dapat menemukan diri mereka terjebak dalam lingkaran ini jika mereka secara konsisten membawa terlalu banyak inventaris. Mengoptimalkan tingkat stok akan membebaskan sumber daya untuk penelitian dan pengembangan.

Formula dan Perhitungan Biaya Penyimpanan Persediaan

Perusahaan perlu secara teratur mengukur biaya penyimpanan persediaan mereka untuk mengetahui apakah biaya penyimpanan mewakili jumlah nilai persediaan yang tidak proporsional. Perhitungan ini akan membantu bisnis menentukan kapan mereka perlu mengevaluasi kembali proses dan praktik mereka.

Untuk menentukan biaya penyimpanan persediaan, pertama-tama tambahkan pengeluaran yang diuraikan di atas — modal, penyimpanan, tenaga kerja, angkutan, Pertanggungan, pajak, administratif, depresiasi, keusangan, penyusutan—lebih dari satu tahun. Kemudian bagi biaya tercatat tersebut dengan total nilai persediaan dan kalikan jumlahnya dengan 100 untuk persentase.

Biaya Penyimpanan Persediaan = Biaya Penyimpanan / Total Nilai Inventaris Tahunan x 100

Untuk cepat, perkiraan kasar biaya pengangkutan, bagi total nilai inventaris tahunan Anda dengan empat.

Contoh Biaya Membawa

Saat musim gugur turun, dua gudang pengecer Seasonal Inspirations masih penuh dengan pakaian musim dingin. Ia ingin lebih memahami harga memiliki begitu banyak inventaris di raknya saat mencoba memberi ruang untuk pakaian musim semi.

Pengecer menghitung biaya penyimpanan sebesar $10, 000, biaya tenaga kerja $2, 000, $3, 000 untuk pengiriman, $2, 000 untuk asuransi dan $1, 000 untuk penyusutan dan penyusutan. Itu menempatkan total biaya penyimpanan persediaan pada $18, 000, dan persediaan tersebut memiliki harga pokok barang sebesar $75, 000.

$18, 000 / 75, 000x100 =24%

Per perhitungan itu, Inspirasi Musiman memiliki biaya penyimpanan persediaan sebesar 24%.

5 Alasan Perusahaan Memegang Persediaan

Mencapai keseimbangan persediaan yang ideal bukanlah tugas yang mudah. Banyak perusahaan berpikir lebih baik memiliki terlalu banyak barang daripada kehabisan dan kehilangan penjualan dan berpotensi merusak hubungan pelanggan. Berikut adalah beberapa alasan lain mengapa organisasi menyimpan terlalu banyak stok, mendorong biaya pengangkutan mereka:

1. Stok Pengaman

Kaus cukup produk untuk memenuhi kebutuhan yang diharapkan dapat menjadi proposisi yang berisiko. Itu sebabnya sebagian besar perusahaan membawa beberapa persediaan pengaman, atau inventaris tambahan untuk menutupi peristiwa tak terduga seperti lonjakan permintaan, keterlambatan pemasok yang tidak terduga atau pengiriman yang rusak. Biasanya merupakan ide bagus untuk memiliki stok pengaman untuk barang-barang populer, tetapi berhati-hatilah karena persediaan pengaman yang berlebihan akan menyebabkan biaya penyimpanan tinggi yang tidak perlu.

2. Tuntutan Siklus atau Musiman

Bisnis tertentu—khususnya pengecer—menghasilkan sebagian besar pendapatan tahunan mereka hanya dalam beberapa bulan, membuat manajemen persediaan ritel sangat penting. Pengecer elektronik mungkin melihat lonjakan volume pesanan di bulan-bulan menjelang liburan musim dingin, sementara produsen mainan kolam tiup dapat melakukan sebagian besar bisnisnya di musim semi dan awal musim panas. Dalam upaya untuk siap untuk peregangan penting itu, perusahaan-perusahaan ini dapat membangun cadangan persediaan yang besar sebelum musim sibuk dimulai.

3.Inventaris Siklus

Setelah membuat perkiraan penjualan, persediaan siklus pembelian perusahaan. Ini adalah stok yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan yang diantisipasi untuk berbagai produk; itu tidak dimaksudkan untuk menutupi yang tak terduga, seperti stok pengaman. Setiap bisnis berbasis produk harus memiliki persediaan siklus, atau stok kerja, untuk memenuhi permintaan pelanggan dan menghasilkan penjualan. Prakiraan yang akurat dan penghitungan siklus sangat penting untuk menyimpan jumlah persediaan siklus yang tepat.

4. Inventaris Dalam Perjalanan

Persediaan dalam perjalanan mengacu pada produk yang telah dibeli perusahaan tetapi belum diterima. Tergantung di mana pemasok berada dan jenis produk, lead time bisa beberapa bulan, sehingga persediaan bisa dalam perjalanan untuk waktu yang lama. Bisnis perlu memperhitungkan barang-barang ini dalam perjalanan saat mereka merencanakan pembelian di masa mendatang—namun mereka dapat dengan mudah diabaikan karena belum ada di gudang. Ini terutama benar jika Anda tidak menggunakan sistem manajemen inventaris yang menunjukkan status semua order pembelian.

5. Inventaris Mati

"Persediaan mati" adalah istilah lain untuk persediaan usang. Ini adalah barang-barang yang tidak lagi diyakini dapat dijual oleh perusahaan dan yang sering kali dihapuskan sebagai kerugian. Persediaan yang mati mungkin tertinggal di pusat distribusi atau ruang belakang, diam-diam dan terus-menerus meningkatkan biaya penyimpanan persediaan tanpa disadari oleh para pemimpin.

5 Cara Perusahaan Gagal Mengurangi Biaya Pengangkutan

Ada beberapa penyebab umum dari biaya penyimpanan tinggi yang tidak perlu; salah satu dari mereka dapat mempersulit bisnis untuk menurunkan biaya ini. Jika biaya inventaris Anda tampak berlebihan dan Anda tidak yakin mengapa, melihat ke dalam masalah potensial ini:

1. Menggunakan Excel dan Metode Usang

Bisnis melampaui spreadsheet dengan cepat karena fungsinya yang terbatas dan kurangnya otomatisasi. Dengan spreadsheet Excel, catatan kertas atau metode pelacakan warisan lainnya, laporan inventaris perusahaan seringkali tidak akurat dan tidak dapat diperbarui secara real time.

Dan ketika sebuah bisnis tidak tahu apa yang sudah dimilikinya, jauh lebih mungkin untuk membeli berlebihan atau membeli barang yang salah. Keputusan dipandu oleh perasaan atau tebakan terbaik daripada strategi dan data.

2. Peramalan Permintaan yang Cacat

Peramalan permintaan persediaan yang buruk adalah penyebab umum dari biaya penyimpanan yang tinggi. Jika perusahaan menggunakan data yang cacat untuk membuat perkiraan, mungkin mengharapkan lonjakan permintaan untuk SKU tertentu dan memuat inventaris, hanya untuk melihat penjualan jatuh jauh. Atau mungkin salah berasumsi bahwa karena produk tertentu adalah penjual teratas kuartal terakhir, item itu akan terus terbang dari rak untuk dua kuartal berikutnya. Dalam situasi apapun, perusahaan berakhir dengan banyak persediaan berlebih yang menghabiskan ruang berharga dan mengikat uang tunai yang akan lebih baik dihabiskan di tempat lain. Lihat:biaya peluang.

3. Gagal Memahami Tren

Persediaan yang akurat dan perencanaan produksi tidak hanya dibangun di atas data yang akurat, tetapi orang-orang yang dapat menganalisis dan menafsirkan data tersebut secara efektif. Karyawan harus dapat melihat tren dalam angka dan menafsirkan dampaknya. Jika seorang manajer pembelian gagal menyadari bahwa penjualan untuk beberapa produk berkurang selama bulan terakhir kuartal ketiga, Misalnya, dia mungkin menempatkan pesanan besar untuk kuartal keempat yang menciptakan persediaan usang. Para pemimpin juga harus memperhitungkan bagaimana tren industri atau pergeseran ekonomi yang lebih luas dapat memengaruhi permintaan untuk barang-barangnya.

4. Overstuffing dan Rasio Perputaran Persediaan Rendah

Rasio perputaran persediaan adalah metrik penting yang menunjukkan seberapa sering produk tertentu dijual dan diisi kembali selama satu tahun. Rasio ini menginformasikan keputusan pembelian. Rasio perputaran yang rendah untuk terlalu banyak produk meninggalkan organisasi dengan biaya penyimpanan persediaan yang tinggi dan, pada akhirnya, persediaan usang. Itu menciptakan gudang penuh sesak yang penuh dengan stok yang tidak bergerak cepat atau berharga seperti dulu.

5. Manajemen Inventaris Cacat/Proses Pemenuhan Pesanan

Sama seperti organisasi yang menggunakan Excel atau metode lama lainnya, mereka yang tidak memiliki strategi manajemen inventaris yang terperinci akan memesan secara berlebihan untuk melindungi diri mereka sendiri. Ini tidak dapat dihindari tanpa solusi yang mencantumkan titik pemesanan ulang berdasarkan waktu tunggu dan permintaan saat ini dan memberikan visibilitas waktu nyata hingga ke tingkat SKU.

Demikian pula, metode pemenuhan yang tidak efisien dapat meningkatkan biaya tenaga kerja, sementara desain gudang atau teknik penyimpanan yang buruk dapat meningkatkan biaya penyimpanan dan mempermudah mengabaikan inventaris yang ada. Itu mengarah ke persediaan usang, depresiasi dan asuransi yang lebih tinggi, pajak dan biaya administrasi.

5 Cara Mengurangi Biaya Penyimpanan Inventaris

Ada beberapa cara perusahaan dapat memotong biaya penyimpanan persediaan, dan beberapa membutuhkan waktu dan usaha yang minimal. Strategi cerdas untuk menghabiskan lebih sedikit uang untuk menyimpan barang termasuk:

1. Minimalkan Persediaan Di Tangan

Meskipun pandemi virus corona telah mengungkapkan risiko strategi inventaris tepat waktu, perusahaan masih sering menyimpan terlalu banyak stok atau produk yang salah. Mulailah dengan melacak daftar indikator kinerja utama inventaris (KPI) yang akan membantu Anda mengevaluasi setiap SKU untuk menentukan apakah SKU layak mendapat tempat di toko atau gudang, dan kemudian membantu memutuskan jumlah yang tepat untuk disimpan.

Sementara peramalan yang akurat sangat penting, begitu juga perangkat lunak yang memberi tahu pembeli kapan waktunya untuk memesan ulang dan menyarankan berapa banyak yang harus dibeli. Butuh waktu dan eksperimen untuk mencapai keseimbangan yang tepat, tapi itu sepadan—tingkat inventaris yang dioptimalkan menghemat banyak uang.

2. Mempercepat Waktu Perputaran Persediaan

Meningkatkan rasio jual-tayang Anda adalah cara ampuh lainnya untuk menurunkan biaya penyimpanan inventaris, karena itu berarti barang menghabiskan lebih sedikit waktu di rak Anda. Hitung rasio jual-tayang Anda menggunakan rumus ini:

Rasio jual-tayang = (# unit yang terjual selama periode / # unit yang diterima pada awal periode) x 100

Tinjau kinerja semua produk setiap bulan untuk melihat apakah mereka menjual pada tingkat yang diharapkan. Jika omset lebih tinggi atau lebih rendah dari yang diharapkan, sesuaikan. Sekali lagi, prakiraan yang akurat akan meminimalkan kelebihan persediaan yang ada dan kehilangan nilai.

Kemampuan untuk menafsirkan tren khusus bisnis dan pasar juga akan meningkatkan rasio perputaran inventaris Anda. Ketika perusahaan menemukan diri mereka bergerak melalui persediaan terlalu lambat, promosi dan bundling dapat membantu menyelesaikannya.

3. Desain Ulang Gudang Anda

Bisnis sering tidak memanfaatkan ruang yang mereka miliki. Anda mungkin terkejut dengan betapa dramatisnya perubahan fisik pada gudang atau toko dapat mengurangi biaya penyimpanan. Penyesuaian dapat mencakup penggunaan wadah untuk penyimpanan yang lebih efisien, menambahkan rak untuk menambah ruang vertikal atau meletakkan barang-barang populer di lokasi sentral. Semua metode ini dapat menurunkan biaya tenaga kerja dan penyimpanan.

Selain itu, mendesain ulang pabrik atau gudang dapat mengurangi kemungkinan persediaan yang tersedia tidak diperhatikan, menurunkan modal, depresiasi, keusangan, biaya asuransi dan pajak.

4. Beli Sistem Manajemen Inventaris/Gudang

Teknologi memainkan peran sentral dalam memberi pemimpin rantai pasokan visibilitas inventaris yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan yang cerdas. Sistem persediaan perpetual, itu adalah, yang diperbarui secara real time, sangat ideal karena memberikan gambaran yang benar-benar real-time tentang tingkat persediaan—bukan seperti yang terjadi semalam atau empat jam yang lalu. Visibilitas yang ditawarkan solusi manajemen inventaris menjadikannya proposisi yang jauh lebih realistis untuk mencapai keseimbangan ideal dengan stok karena membantu karyawan mengatur waktu pesanan baru dengan lebih baik dan melacak metrik seperti perputaran inventaris dan volume penjualan.

Sistem manajemen gudang (WMS) saling melengkapi dan dapat membuat pemenuhan dan pengiriman lebih cepat dan lebih hemat biaya.

5. Negosiasi ulang dengan Pemasok/Pelanggan

Metode lain untuk menekan biaya penyimpanan adalah dengan menegosiasikan kembali kesepakatan dengan pemasok dan/atau pelanggan Anda. Pastikan Anda tidak menanggung sebagian besar risiko dan biaya yang tidak dapat dihindari sebelum pelanggan membeli barang-barang ini. Sebagai contoh, struktur kontrak dengan pemasok sehingga mereka bertanggung jawab atas kerusakan, pencurian atau biaya administrasi selama barang berada di tangan mereka.

Produsen dan distributor harus mencari cara untuk menghindari membayar biaya pengangkutan yang berlebihan. Sebagai contoh, tentukan waktu penyimpanan maksimum untuk persediaan dalam perjanjian, dan mematok biaya untuk setiap hari di luar periode itu untuk menutup sebagian dari biaya tercatat tersebut. Pengecer harus mempertimbangkan untuk melakukan hal yang sama:Tidak ada alasan untuk memiliki pengiriman permen Halloween yang dapat dilelehkan pada bulan Juni.

Mengurangi Biaya Penyimpanan Inventaris dengan Perangkat Lunak Manajemen Inventaris

Satu langkah kuat yang dapat diambil bisnis untuk mengurangi biaya penyimpanan inventaris adalah berinvestasi dalam solusi manajemen inventaris. Perangkat lunak ini menawarkan banyak cara untuk mengoptimalkan tingkat inventaris, yang pada gilirannya mengurangi semua biaya yang diuraikan di atas.

Visibilitas yang ditawarkan sistem manajemen inventaris adalah aset luar biasa bagi perusahaan produk mana pun, karena memberdayakan pembelian, operasi dan profesional rantai pasokan untuk membuat keputusan yang lebih baik. Solusinya tidak hanya dapat melacak tingkat stok saat ini tetapi juga status semua pembelian dan pesanan pelanggan yang belum selesai.

Tidak ada lagi "melupakan" tentang stok dalam wadah pengiriman dalam perjalanan ke gudang Anda.

Teknologi ini juga akan membangun penerimaan yang konsisten, proses pelepasan dan pemenuhan yang memastikan setiap item dapat dilacak dari saat memasuki gudang Anda hingga saat pelanggan menerimanya. Perangkat lunak manajemen inventaris memberdayakan perusahaan untuk proaktif—mereka dapat menyesuaikan pesanan pembelian, strategi penjualan, tata letak gudang dan lainnya untuk mengatasi masalah sejak dini, sebelum biaya menumpuk.

Alat pelaporan dalam solusi manajemen inventaris juga sangat berharga. Sebagai contoh, bisnis dapat melihat perputaran inventaris atau angka penjualan untuk kategori produk atau SKU tertentu selama periode waktu tertentu. Itu dapat memantau uang yang hilang karena depresiasi atau dihabiskan untuk pajak dan asuransi dalam seperempat atau tahun.

Data ini memberikan para pengambil keputusan wawasan yang mereka butuhkan untuk mengendalikan biaya penyimpanan persediaan. Manajer pembelian mungkin memeriksa tingkat penjualan selama sebulan terakhir dan memutuskan untuk membatalkan pesanan yang akan datang untuk beberapa produk, mengalokasikan kembali uang itu untuk pengiriman terburu-buru untuk item yang penjualannya meningkat tiga kali lipat dalam dua minggu terakhir. Informasi ini juga membantu manajer keuangan dan operasi membuat perkiraan yang lebih akurat.

Pemimpin harus sangat selektif tentang produk, dan jumlahnya, mereka simpan di toko dan gudang mereka. Akhirnya, semakin strategis suatu organisasi dengan persediaan yang disimpannya, semakin rendah biaya penyimpanannya.

Intinya, menghindari situasi kehabisan stok dan kelebihan stok adalah tindakan penyeimbang yang konstan.

Bahkan dengan kemampuan peramalan terbaik di kelasnya, hampir tidak mungkin untuk mendapatkan perencanaan inventaris tepat Baik. Tetapi sistem manajemen inventaris yang terkait dengan platform ERP yang lebih besar adalah langkah penting dalam mengendalikan biaya karena memungkinkan perkiraan yang lebih baik dan memberikan visibilitas waktu nyata yang dibutuhkan setiap bisnis berbasis produk untuk membuat keputusan inventaris yang cerdas.

FAQ Biaya Penyimpanan Inventaris

Apa saja contoh biaya pengangkutan?

Banyak biaya berkontribusi pada biaya penyimpanan persediaan:Produk itu sendiri (biaya modal), penyimpanan, depresiasi, tenaga kerja, asuransi dan pajak, persediaan usang dan biaya peluang, beserta biaya administrasi. Daftar itu menunjukkan mengapa biaya penyimpanan dapat secara dramatis memengaruhi laba perusahaan.

Bagaimana cara menghitung biaya penyimpanan persediaan?

Biaya penyimpanan inventaris adalah perhitungan yang cukup sederhana setelah Anda mengetahui semua biaya yang diperlukan untuk memiliki barang-barang ini. Tambahkan semua angka itu bersama-sama untuk total biaya penyimpanan, kemudian bagi dengan nilai total persediaan dan kalikan hasilnya dengan 100 untuk mendapatkan persentase.