Hitungan Siklus vs. Hitungan Fisik:Perbedaan Utama &Cara Memilih

Data inventaris yang akurat sangat penting untuk kesuksesan bisnis karena informasi inventaris memengaruhi segalanya, mulai dari pemenuhan pelanggan hingga pembiayaan. Ketika penghitungan persediaan salah, melayani, efisiensi dan profitabilitas semua menderita. Ini mencegah perusahaan dari peramalan secara akurat, dan mereka mungkin memesan inventaris secara berlebihan atau mendapati bahwa mereka tidak memiliki cukup stok untuk memenuhi komitmen mereka kepada pelanggan.

Namun, mempertahankan informasi inventaris yang akurat dapat menjadi tantangan. Secara tradisional, banyak perusahaan mengandalkan penghitungan persediaan fisik periodik yang memakan waktu, yang dapat mengganggu operasi bisnis sehari-hari. Dewasa ini, banyak yang beralih ke pendekatan yang lebih fleksibel dan gesit:penghitungan siklus. Sementara beberapa aturan akuntansi dan peraturan pajak memerlukan penghitungan fisik, artikel ini mengeksplorasi kedua opsi, dan membantu Anda memilih dan menerapkan pendekatan terbaik untuk perusahaan Anda.

Apa itu Hitungan Fisik?

Dalam hitungan fisik konvensional, sebuah organisasi menyisihkan beberapa hari untuk menghitung setiap item dalam inventaris, di seluruh gudang, toko dan lokasi lainnya. Hasilnya adalah penghitungan komprehensif yang berfungsi sebagai sarana checks and balances untuk memastikan apa yang Anda miliki di rak terwakili secara akurat dalam sistem manajemen inventaris Anda.

Perhitungan fisik biasanya dilakukan setiap tahun, sebagian besar karena mereka sangat memakan waktu dan dapat mengganggu bisnis. Faktanya, penghitungan fisik sering kali mengharuskan perusahaan untuk menangguhkan operasi seperti pengiriman dan penerimaan selama penghitungan sedang berlangsung. Mereka bisa sangat padat karya, bahkan jika perusahaan menggunakan tag frekuensi radio (RF) atau metode pemindaian inventaris lainnya.

Secara tradisional, perusahaan telah menghargai penghitungan fisik tahunan sebagai cara untuk memulai tahun keuangan baru dengan pengetahuan tentang inventaris mereka dan menyesuaikan pembukuan mereka untuk membuat keputusan bisnis berdasarkan informasi yang akurat. Perusahaan dengan persediaan kurang sering menemukan bahwa upaya yang terlibat dalam penghitungan fisik tahunan dapat dikelola dan, asalkan tidak ada peraturan yang mengharuskan penghitungan fisik, tidak melihat alasan kuat untuk berubah.

Apa itu Hitungan Siklus?

Dalam hitungan siklus, perusahaan terus menghitung sampel kecil dari persediaannya, sambil memastikan bahwa semuanya pada akhirnya akan dihitung selama periode waktu yang ditentukan. Menggunakan teknik pengambilan sampel yang serupa dengan yang digunakan oleh lembaga survei, perusahaan memperkirakan apa yang mereka temukan untuk menghasilkan informasi yang semakin akurat tentang seluruh inventaris mereka. Ketika perusahaan mulai menghitung siklus, mereka mungkin sengaja menghitung item yang sama berulang kali untuk melihat apakah individu yang berbeda mendapatkan hasil yang sama. Ini dapat membantu mengidentifikasi dan memperbaiki masalah dalam metode penghitungan, jadi semua orang menggunakan praktik terbaik dan memberikan data yang akurat.

Penghitungan siklus sering terjadi setiap hari. Sebagai contoh, jika sebuah perusahaan memiliki 1, 500 SKU yang perlu dihitung selama enam minggu, itu dapat menghitung seluruh inventarisnya dengan menghitung item yang terkait dengan sekitar empat atau lima SKU per hari. Beberapa perusahaan mendedikasikan karyawan tertentu untuk menghitung siklus dan mungkin menjadikannya bagian dari tanggung jawab karyawan sehari-hari yang lebih luas.

Perusahaan biasanya bekerja dengan auditor internal atau eksternal mereka untuk memastikan bahwa jumlah siklus dapat diandalkan dan memadai — dari waktu ke waktu, jika penghitungan siklus terbukti akurat maka auditor dan akuntan dapat menerimanya sebagai pengganti penghitungan fisik penuh. Seperti halnya tugas apa pun yang melibatkan penanganan item yang bernilai, Penting untuk memisahkan tugas:Orang-orang yang bekerja sepanjang tahun dengan barang-barang tertentu seharusnya tidak bertanggung jawab untuk menghitungnya.

Perusahaan dapat memilih di antara beberapa metode penghitungan siklus yang berbeda. Pilihan metode menentukan item mana yang diprioritaskan. Perusahaan mungkin menghitung item prioritas tinggi lebih sering daripada yang lain.

• Berdasarkan peringkat penjualan: Kadang-kadang disebut analisis ABC, 80/20 atau metode Prinsip Pareto, pendekatan ini memprioritaskan penghitungan item yang mewakili nilai terbesar di gudang. Ini mencerminkan Prinsip Pareto bahwa 20% dari SKU di gudang biasanya mencakup 80% dari penjualan, baik karena mereka yang paling mahal atau paling sering dijual. Perusahaan mengelompokkan item ke dalam kategori berdasarkan nilainya (A, B atau C) dan atur jumlah siklus yang sesuai, menghitung item A dan B lebih sering daripada item C. Perhatikan bahwa item yang Anda tempatkan di setiap kategori dapat berubah seiring perkembangan bisnis Anda.
• Dengan penggunaan: Ini berfokus pada item inventaris yang paling sering digunakan, atau barang-barang yang kehabisan stok akan menciptakan gangguan bisnis atau manufaktur yang besar.
• Menurut area fisik: Metode lain yang jelas dan nyaman untuk mengelola jumlah siklus adalah lokasi fisik. Sebagai contoh, menghitung semua item di departemen tertentu, kabinet, luas lantai atau set rak atau tempat sampah.
• Penghitungan acak: Metode ini secara acak memilih SKU untuk pengambilan sampel di seluruh gudang.
• Pendekatan hibrida: Perusahaan mengembangkan praktik terbaik mereka sendiri dengan menggabungkan metode untuk mendukung prioritas mereka. Rencana hibrida sering menggabungkan analisis ABC dengan metode lain; Misalnya, Item nilai “A” dihitung lebih sering, tetapi perangkat lunak mengacak mana yang akan dihitung pada hari tertentu. Atau mereka mungkin memprioritaskan kategori tertentu atau menyesuaikan jumlah siklus untuk mencerminkan lonjakan musiman dalam penjualan barang-barang tertentu.

Mengapa Penghitungan Siklus Efektif

Bagi banyak perusahaan, penghitungan siklus menawarkan keuntungan yang signifikan dibandingkan penghitungan fisik persediaan. Pertama, itu kurang mengganggu. Karena hanya sebagian kecil dari inventaris Anda yang dihitung pada waktu tertentu, bisnis dapat berjalan seperti biasa. Penghitungan siklus membutuhkan upaya berkelanjutan yang lebih sedikit sepanjang tahun, yang bisa lebih mudah dikelola daripada satu hitungan besar-besaran di akhir tahun.

Karena hitungan dihasilkan terus menerus, penghitungan siklus dapat dengan cepat mengungkap masalah yang mungkin memburuk jika dibiarkan tanpa diketahui sampai penghitungan inventaris fisik penuh berikutnya. Di era pesanan e-niaga yang konstan, ini tidak pernah lebih penting. Perusahaan juga dapat terus melacak keakuratan penghitungan inventarisnya dan menyempurnakan metode penghitungan atau pelatihannya jika metrik tersebut tergelincir.

Hitungan Siklus vs Hitungan Fisik:Apa Bedanya?

Meskipun penghitungan siklus dan fisik bertujuan untuk tujuan yang sama — data inventaris yang akurat — mereka mengambil pendekatan yang berbeda untuk mencapainya. Perbedaan tersebut memiliki implikasi yang signifikan untuk operasi gudang sehari-hari. Tabel berikut membandingkan kedua metode secara sekilas:

Hitungan Siklus Hitungan Fisik Jadwal Terus menerus (sering setiap hari) Kadang-kadang (sering setiap tahun) Item dihitung Pilih SKU selama periode waktu tertentu Semua SKU atau item sekaligus Tingkat gangguan Rendah Tinggi Informasi yang ditawarkan Hitungan item tertentu secara teratur Hitungan tepat setiap SKU dalam inventaris. Informasi otoritatif dan komprehensif, setiap tahun Kepegawaian Mungkin menjadi tanggung jawab tim karyawan yang berdedikasi dan dimasukkan ke dalam tanggung jawab karyawan lain Dapat melibatkan perhatian penuh dari banyak karyawan dan beberapa pekerja sementara Tingkat fleksibilitas Substansial (mis., dihitung berdasarkan nilai, kuantitas, kategori, musiman atau karakteristik lainnya) Minimal Jenis perusahaan Sering, mereka yang besar, inventaris yang berkembang atau kompleks di mana penghitungan fisik sulit Seringkali, mereka yang memiliki persediaan terbatas di mana penghitungan fisik tidak terlalu mengganggu. Perusahaan publik, dan beberapa auditor atau akuntan, mungkin memerlukan mereka untuk pelaporan keuangan.

Perbedaan Kunci

Seperti yang ditunjukkan oleh tabel di atas, kedua teknik penghitungan dapat meningkatkan manajemen persediaan. Penghitungan fisik tahunan biasanya merupakan upaya skala besar, dengan fleksibilitas yang relatif kecil dan gangguan jangka pendek yang signifikan terhadap bisnis. Sebaliknya, penghitungan siklus terus menerus. Jarang menghalangi kegiatan usaha lainnya, tetapi tidak dapat diabaikan untuk jangka waktu yang lama atau hanya dialihdayakan pada akhir tahun saat tim Anda pulih dari kesibukan liburan.

Sementara penghitungan fisik memberikan kepastian tentang persediaan di awal tahun buku baru, penghitungan siklus lebih selaras dengan kebutuhan banyak bisnis untuk fleksibilitas yang lebih besar, kelincahan dan informasi terkini yang menginformasikan pengambilan keputusan. Sebagai contoh, perusahaan dengan jumlah siklus SKU atau suku cadang utama saat ini dapat menghindari pesanan yang tidak perlu dan menggunakan uang tunai mereka dengan lebih efisien.

Karena penghitungan siklus adalah proses yang berkelanjutan, perusahaan harus menetapkan disiplin melakukannya pada jadwal yang direncanakan sehingga mereka tidak ketinggalan. Menetapkan penghitungan siklus mungkin melibatkan koordinasi dengan akuntan untuk memastikan penghitungannya akurat, bahwa penghitung mengikuti proses yang konsisten dan semuanya pada akhirnya dihitung saat dibutuhkan.

Akhirnya, ketika penghitungan siklus dan penghitungan fisik mengungkapkan perbedaan, bisnis memiliki kesempatan tepat waktu untuk meningkatkan sebelum masalah keluar dari tangan. Tapi itu hanya berhasil jika manajer siap untuk bertindak cepat dengan mengidentifikasi dan menyelesaikan penyebab masalah yang mereka temukan. Contohnya, mereka mungkin menemukan bahwa beberapa item lebih rentan terhadap kehilangan, pembusukan atau pencurian dari yang diantisipasi dan membutuhkan perhatian yang lebih besar untuk penyimpanan. Penghitungan siklus dapat dilihat sebagai proses loop tertutup yang memicu perbaikan terus-menerus.

Hitungan Siklus vs. Hitungan Fisik:Memilih Cara Terbaik untuk Mengelola Inventaris

Sebagai gudang dan fasilitas lainnya menjadi lebih besar dan lebih kompleks, penghitungan persediaan tahunan fisik menjadi lebih sulit, memakan waktu dan biaya, dan nilai bisnis relatif dari penghitungan siklus meningkat.

Beberapa perusahaan mengandalkan campuran siklus dan hitungan fisik. Beberapa pengecer menghitung stok sepanjang tahun, berfokus terutama pada item permintaan tinggi. Kemudian, mereka melakukan inventarisasi fisik lengkap setelah musim liburan berakhir. Perusahaan lain mungkin melakukan satu penghitungan fisik terakhir untuk membangun fondasi yang kokoh untuk transisi ke penghitungan siklus.

Mengoptimalkan Hitungan Anda Dengan Perangkat Lunak Manajemen Inventaris

Penghitungan siklus menjadi lebih mudah dengan manajemen inventaris modern dan sistem WMS. Sistem manajemen inventaris terkemuka mengotomatiskan proses penghitungan siklus, memberikan instruksi harian untuk penghitung individu dan pengulas melalui daftar periksa dan dasbor intuitif. Perangkat lunak tersebut juga mendukung penghitungan siklus menggunakan smartphone dan perangkat genggam lainnya, yang dapat membuat proses lebih cepat dan lebih mudah serta memperbarui nomor inventaris secara real time.

Akhirnya, manajemen inventaris dan solusi WMS memudahkan untuk menyoroti perbedaan antara jumlah yang diharapkan dan yang sebenarnya, memicu penghitungan ulang sesuai kebutuhan dan membuat penyesuaian persediaan ke buku besar. Mereka membuat apa yang bisa menjadi panjang, proses yang sulit langsung dan usaha yang relatif rendah.

Penghitungan siklus cerdas, diimplementasikan dengan sistem manajemen persediaan, dapat mengurangi pengeluaran, meningkatkan layanan pelanggan, meningkatkan efisiensi gudang dan menghilangkan banyak gangguan tradisional yang terkait dengan inventaris. Jika Anda masih mengandalkan sepenuhnya pada inventaris fisik tahunan, itu memerlukan pertimbangan serius.

FAQ Penghitungan Siklus

Apa yang dimaksud dengan jumlah siklus?

Dengan menghitung siklus, sebuah perusahaan terus menghitung sampel kecil persediaannya sepanjang tahun. Penghitungan siklus kontras dengan penghitungan persediaan fisik, yang biasanya melibatkan penghitungan seluruh inventaris perusahaan setiap tiga bulan atau setiap tahun. Penghitungan siklus menyebarkan penghitungan persediaan sepanjang tahun, alih-alih memusatkannya ke dalam satu periode intens.

Apa keuntungan dari menghitung siklus?

Penghitungan siklus tidak terlalu mengganggu dibandingkan penghitungan fisik karena umumnya tidak mengganggu operasi bisnis seperti penerimaan dan pengiriman. Ini juga dapat memungkinkan perusahaan untuk menemukan masalah yang muncul lebih cepat karena penghitungan terjadi sepanjang tahun. Upaya sehari-hari yang dibutuhkan lebih rendah, sehingga proses dapat lebih terkendali.

Apakah penghitungan siklus lebih baik daripada inventaris fisik akhir tahun?

Sebagai gudang menjadi lebih besar dan lebih kompleks, hitungan fisik bisa menjadi sangat memakan waktu dan padat karya, sehingga penghitungan siklus menjadi pilihan yang semakin menarik. Tambahan, penghitungan siklus tidak terlalu mengganggu operasi bisnis sehari-hari. Namun, beberapa perusahaan merasa menguntungkan untuk menggabungkan penghitungan fisik dan siklus untuk mendapatkan gambaran lengkap dan akurat tentang barang-barang di fasilitas mereka.

Seberapa sering penghitungan siklus harus dilakukan?

Penghitungan siklus seringkali merupakan proses harian, meskipun hitungan setiap hari hanya melibatkan sebagian kecil dari total persediaan. Tergantung pada metode penghitungan siklus yang digunakan, perusahaan mungkin menghitung beberapa jenis persediaan lebih sering daripada yang lain. Sebagai contoh, banyak perusahaan memprioritaskan penghitungan barang-barang yang paling berharga atau paling sering digunakan dan menghitung barang-barang itu lebih sering.