Kesehatan Inventaris - Faktor penting yang harus dipertimbangkan untuk menghindari Ketidakcocokan Inventaris

Setiap inventaris bahan baku atau barang jadi mengalami ribuan item SKU. Khususnya dalam hal Persediaan Bahan Baku serta Persediaan Suku Cadang, angka-angka ini bisa jauh lebih tinggi jika dibandingkan dengan Barang Jadi. Bahkan dalam Barang Jadi beberapa produk seperti pakaian, grosir dll bisa mengalami ribuan SKU di seluruh rentang.

Setiap unit Persediaan memiliki nilai ekonomis dalam pembukuan perusahaan. Oleh karena itu sebagai aset seseorang perlu memiliki kontrol atas persediaan dan memastikan bahwa stok buku sesuai dengan stok fisik. Dengan stok buku pada dasarnya yang kami maksud adalah stok sistem.

Manajemen persediaan di satu sisi terdiri dari mengelola transaksi persediaan dan data dalam sistem dan di sisi lain melibatkan proses fisik di lapangan. Kedua hal ini harus bekerja bersama-sama untuk memastikan bahwa semua transaksi ditutup dan diselesaikan baik di sistem maupun di lantai toko.

Di gudang, operasi sehari-hari biasanya dimulai dengan menerima bahan dari vendor yang berbeda, yang diturunkan, dihitung dan diperbarui dalam sistem. Sistem kemudian mengeluarkan GRN dan mengarahkan lokasi penyimpanan material. Dengan demikian material tersebut kemudian dipindahkan ke lokasi penyimpanan dan konfirmasi kembali di sistem menutup seluruh transaksi. Pada waktu bersamaan, proses paralel untuk pengiriman pengiriman akan berada dalam proses dimana sistem melepaskan pesanan pengambilan di gudang. Staf operasi mengambil bahan sesuai daftar pengambilan dan mengkonfirmasi kembali ke sistem, yang kemudian merilis pesanan pengepakan dan faktur untuk pengiriman. Di tengah beberapa transaksi ini akan ada beberapa transaksi operasional seperti transfer bin ke bin, kitting dll yang ditransaksikan kembali dalam sistem dilanjutkan dengan proses fisik dan konfirmasi ulang ke sistem.

Dalam situasi seperti itu di mana banyak transaksi baik dalam sistem maupun operasi fisik sedang berlangsung dan tugas-tugasnya saling bergantung, setiap penyimpangan proses dalam salah satu transaksi pasti akan terjadi yang mengakibatkan perbedaan antara transaksi sistem dan inventaris fisik.

Tren saat ini di industri adalah melakukan outsourcing operasi pergudangan ke penyedia layanan pihak ketiga, dalam hal ini transaksi meningkat berlipat ganda karena pengenalan sistem tambahan di ujung gudang, yang dimiliki oleh vendor pihak ketiga. Pelanggan utama mempertahankan inventarisnya di ERP-nya, yang bertransaksi dengan vendor pihak ketiga WMS - Warehouse Management System dan transaksi Fisik di shop floor, yang harus dijalankan secara bersamaan dengan sistem.

1. Masalah Sistem

   Biasanya sistem ERP dan WMS dihubungkan menggunakan antarmuka standar. Kedua sistem bertukar file antarmuka standar yang memperbarui transaksi yang dilakukan di masing-masing sistem dan diunduh di kedua ujungnya dalam frekuensi batch periodik setengah jam atau satu jam. Dengan demikian semua penerimaan yang diterima secara fisik di gudang dalam satu jam diperbarui di WMS gudang yang kemudian mengirimkan informasi GRN ke ERP Klien untuk diperbarui. ERP Klien juga memproses pesanan berdasarkan inventaris yang tersedia di sistemnya dan menerbitkan pesanan penjualan yang dikirim ke WMS. WMS kemudian menghasilkan gelombang pilih yang ketika dikonfirmasi mengarah pada pelepasan daftar pengepakan dan faktur. Transaksi ini kembali diselesaikan secara fisik dan WMS diperbarui. WMS selanjutnya mengirimkan informasi pengiriman ke ERP untuk pembaruan lebih lanjut. Agar transaksi ini berjalan dengan lancar, baik ERP maupun WMS harus benar-benar cocok dalam hal inventaris dan informasi transaksi.

   Ketika dalam hal operasi sehari-hari, ratusan transaksi sedang diproses di kedua ujungnya secara bersamaan; pembaruan sistem mungkin tidak terjadi secara real time dan dapat menyebabkan perbedaan inventaris. Oleh karena itu menjadi perlu untuk memiliki rekonsiliasi harian dari semua transaksi antara kedua sistem maupun operasi.

2. Disiplin sistem diperlukan

   Sistem berbasis transaksi semacam itu memerlukan disiplin yang ketat dari pihak pengguna sistem untuk memastikan mereka menyelesaikan semua proses tanpa penyimpangan dan secara teratur memperbarui master dan melakukan rekonsiliasi setiap hari. Kurangnya disiplin dapat mempengaruhi tidak hanya persediaan tetapi juga mempengaruhi transaksi. Misalnya, jika karena sebab apapun SKU atau konsinyasi tertentu diblokir di gudang dan tidak untuk dikirim, blok inventaris seharusnya tidak hanya terjadi di WMS yang mengontrol operasi lantai tetapi juga di ERP. Jika tidak, dalam ERP, inventaris yang diblokir mungkin ditampilkan sebagai inventaris terbuka dan dialokasikan untuk pesanan penjualan.

3. Pembaruan Data Master adalah HARUS

   Nomor kode SKU dalam inventaris apa pun dapat sering berubah. Anda juga dapat memiliki deskripsi yang sama dan item yang sama dipasok oleh vendor yang berbeda. Setiap kali SKU baru dibuat di ERP Pelanggan, kita harus memastikan bahwa SKU baru yang sama juga dibuat di WMS. data master WMS terkait dengan Kode SKU, deskripsi dan informasi SKU Master Data dan Vendor Master lainnya harus mencerminkan ERP. Jika karena kekhilafan atau kecerobohan koordinasi ini ditemukan kekurangan inventaris yang tercampur atau tidak dapat diunggah ke dalam sistem.

4. Inventaris Sistem harus sesuai dengan Inventaris Fisik

   Persediaan yang diatur dan dipelihara dalam ERP serta WMS harus sesuai dengan persediaan di lantai toko. Misalnya inventaris yang ditampilkan di ERP dan WMS dengan detail masing-masing lokasi seperti di mana, berapa banyak yang disimpan di lokasi mana yang harus sama persis dengan kenyataan fisik. Di lantai toko lokasi fisik harus memiliki SKU yang sama, Jumlah yang tepat sesuai entri Sistem. Setiap ketidaksesuaian di lokasi lantai akibat kesalahan dari staf operasi menyimpan inventaris di lokasi yang salah akan menciptakan kekacauan baik dalam sistem maupun operasi.