Kebijakan Manajemen Biaya:Panduan Definitif [dengan Template Gratis]

Setiap perusahaan dengan karyawan yang mengeluarkan biaya harus memiliki kebijakan yang kuat untuk mengatur biaya ini. Bahkan organisasi yang hanya memiliki segelintir karyawan yang mengeluarkan biaya memerlukan panduan untuk menjelaskan apa yang dapat atau tidak dapat diganti. Dengan mengembangkan kebijakan manajemen biaya, dan kemudian menyesuaikannya sesuai kebutuhan seiring pertumbuhan perusahaan Anda, Anda akan dapat menjaga agar biaya tetap terkendali sekaligus membuat karyawan Anda tetap terlibat dan produktif.

Apa itu Kebijakan Pengeluaran Perusahaan?

Kebijakan pengeluaran adalah seperangkat pedoman formal yang dengan jelas menguraikan dengan tepat apa yang dapat dan tidak merupakan pengeluaran yang dapat disetujui. Ini juga membantu departemen akuntansi dan/atau pemberi persetujuan dengan cepat memutuskan apakah suatu biaya dapat diganti atau tidak.

Kebijakan ini dengan jelas menguraikan dengan tepat kapan karyawan dapat mengharapkan penggantian atas pengeluaran mereka (biasanya 30 hari atau kurang, tergantung pada perusahaan) dan jalan lain yang mereka miliki jika biaya ditolak.

Manfaat Polis Pengeluaran

Salah satu cara terbaik untuk mengontrol pengeluaran karyawan adalah dengan menerapkan kebijakan manajemen pengeluaran yang akan diikuti oleh semua orang di organisasi. Dengan cara itu, ketika suatu biaya ditolak atau dipertanyakan, kebijakan Anda akan berfungsi sebagai standar untuk membuat keputusan akhir apakah akan mengganti biaya atau tidak.

Kebijakan pengeluaran juga:

• Standarisasi aturan untuk manajemen biaya perusahaan.
• Mencegah karyawan mengklaim bahwa mereka "tidak diberitahu" bahwa mereka tidak akan diganti untuk biaya tertentu.
• Membantu karyawan membiasakan diri dengan aturan dan mengetahui sebelumnya apakah pembelian yang mereka lakukan akan diganti.
• Memberi manajer yang menyetujui buku panduan untuk bekerja (dibandingkan harus bertanya tentang setiap pengeluaran yang "dipertanyakan").
• Membantu mencegah penipuan keuangan dan mengidentifikasi ketika seorang karyawan menyalahgunakan sistem.

7 Langkah Menuju Kebijakan Biaya yang Sukses

Ikuti tujuh langkah ini saat mengembangkan kebijakan pengeluaran perusahaan Anda:

1. Tentukan biaya mana yang akan dan tidak akan diganti, serta apakah kartu kredit perusahaan diperlukan atau tidak.
2. Buatlah sespesifik mungkin saat menguraikan pengeluaran ini (mis., jika Anda tidak menanggung penerbangan maskapai kelas satu atau membatasi tarif hotel pada ambang tertentu, sertakan poin-poin ini dalam kebijakan Anda).
3. Garis besar proses otorisasi, termasuk siapa pemberi persetujuan, apa jadwal penggantiannya, ketika pra-otorisasi diperlukan, ambang batas pengeluaran dan sebagainya.
4. Pastikan untuk memasukkan praktik terbaik seperti meminta persetujuan sebelumnya untuk pengeluaran tertentu, mendefinisikan dengan jelas langkah-langkah proses persetujuan, atau elemen lain yang dapat membantu meminimalkan potensi masalah saat pengeluaran yang diajukan ditandai.
5. Setelah kebijakan dibuat, berbagi dengan semua karyawan, manajer dan eksekutif senior yang akan terlibat dalam pengeluaran, persetujuan atau proses penggantian. Pastikan semua karyawan dapat mengakses kebijakan kapan saja. Kebijakan pengeluaran harus menjadi bagian dari proses orientasi karyawan dan harus tersedia melalui intranet perusahaan atau lokasi lain yang mudah diakses.
6. Mintalah umpan balik dari kepemimpinan pada draf pertama Anda dan kemudian masukkan perubahan yang sesuai ke dalam draf akhir Anda.
7. Perbarui kebijakan manajemen pengeluaran Anda secara teratur. Saat perusahaan Anda tumbuh dan berkembang menjadi lini bisnis baru, kebijakan ini perlu disesuaikan untuk mengakomodasi perubahan tersebut. Setiap perubahan kebijakan harus dikomunikasikan dengan jelas kepada semua karyawan.

Apa yang Harus Dicakup dalam Kebijakan Pengeluaran?

Semua kebijakan manajemen pengeluaran harus mencakup:

• Daftar lengkap pengeluaran yang akan ditanggung perusahaan: Pastikan daftar Anda mencakup (tetapi tidak terbatas pada):

  • Akomodasi hotel
  • Biaya transportasi
  • Penggantian jarak tempuh
  • Biaya makan/minum
  • Aturan apa pun tentang alkohol
  • Biaya hiburan
  • Item terkait bisnis (mis., langganan, elektronik, peralatan, dll.)
  • Pengeluaran lain-lain (mis., ongkos kirim, kue ulang tahun untuk karyawan, dll.)
  • Pertimbangan khusus saat bepergian ke luar negara asal
  • Variasi dalam kebijakan untuk peran yang berbeda dan tingkat manajemen

• Anggaran khusus untuk setiap jenis pengeluaran (mis., bepergian, persediaan, makanan, dll.): Jika anggaran Anda berfluktuasi sepanjang tahun, gunakan bagian ini untuk memberikan pedoman umum atau rentang yang dapat digunakan karyawan sebagai referensi.

• Penjelasan seputar penyedia pilihan: Pastikan karyawan memahami aturan seputar kapan karyawan harus menggunakan hotel pilihan, maskapai penerbangan, perusahaan rental mobil atau penyedia lain dan bila ada fleksibilitas. Perjelas tentang bagaimana dan kapan pengecualian diperbolehkan.

• Bahasa yang sangat jelas dan ringkas: Tulis kebijakan dengan cara yang tidak meninggalkan pertanyaan tentang apa yang dapat atau tidak dapat diterima.

• Setiap dan semua biaya yang tidak bersedia dibayar oleh perusahaan: Harapkan daftar ini bertambah seiring waktu, karena laporan pengeluaran karyawan dipertanyakan atau ditolak. Jika Anda secara teratur memperbarui kebijakan Anda, Anda cukup memasukkan pengeluaran yang tidak memenuhi syarat ini ke bagian baru yang menguraikan apa yang tidak tercakup.

• Instruksi khusus untuk mengklaim biaya: Garis besar prosesnya, setiap tenggat waktu (mis., menyerahkan semua laporan pengeluaran pada hari terakhir bulan ketika mereka dikeluarkan), atau detail lain yang harus diikuti karyawan untuk mendapatkan penggantian.

• Kebijakan Anda tentang penarikan tunai: Tentukan apakah Anda akan memberikan uang muka atau tidak. Jika Anda, pastikan untuk menyertakan langkah-langkah spesifik yang harus diambil seseorang untuk mendapatkan kemajuan (dan, bagaimana melaporkan/mengembalikan kelebihan dana dari uang muka itu).

• Proses penggantian: Memberikan rincian tentang kapan karyawan dapat mengharapkan untuk dilunasi, bagaimana mereka akan menerima uang mereka, dan langkah apa yang perlu mereka ambil jika satu atau lebih item dalam laporan pengeluaran mereka ditolak.

• Aturan kartu kredit yang dikeluarkan perusahaan: Jika bisnis Anda menyediakan kartu kredit perusahaan untuk karyawan, kebijakan pengeluaran perlu menyertakan bahasa sekitar jika dan kapan kartu dapat digunakan untuk tujuan pribadi, kebijakan pembayaran kembali dan apakah kartu kredit pribadi dapat digunakan untuk membayar pengeluaran.

Contoh Kebijakan Biaya

Berikut adalah garis besar dasar yang dapat Anda gunakan untuk membuat kebijakan pengeluaran perusahaan Anda.

1. Sebutkan tujuan kebijakan :

   Misalnya:Kebijakan pengeluaran ini berlaku untuk semua karyawan yang menerima penggantian biaya terkait pekerjaan.

2. Detail apa yang tercakup dalam polis:

   • Bisnis perjalanan
   • Akomodasi
   • Makanan
   • Hiburan
   • Konferensi, pelatihan dan pendidikan
   • Perlengkapan dan peralatan kantor
   • Biaya lain-lain
   • Biaya tambahan/relevan

3. Detail apa yang tidak tercakup dalam polis:

   • Pembelian pribadi
   • Biaya yang dikeluarkan oleh non-karyawan
   • Makanan dan hiburan yang terkait dengan perjalanan atau acara yang tidak sah
   • Lebih dari dua minuman beralkohol per hari
   • Tiket untuk konser atau acara olahraga kecuali bagian dari acara yang telah disetujui sebelumnya dengan prospek/pelanggan.

4. Garis besar proses penggantian biaya karyawan:

   • Di sinilah Anda akan menguraikan langkah-langkah yang harus diambil pekerja agar dapat diganti seluruhnya atau sebagian untuk pengeluaran mereka.
   • Detail proses persetujuan dan siapa yang harus terlibat di dalamnya.
   • Sertakan jangka waktu untuk penggantian.

Contoh ini dimaksudkan sebagai panduan untuk membuat kebijakan Anda sendiri. Setelah Anda mulai menguraikan kebijakan manajemen pengeluaran Anda, Anda ingin menyesuaikannya untuk memasukkan semua poin yang relevan dan mengatasi masalah potensial yang terkait dengan operasi Anda sendiri.

Masalah Kebijakan Pengeluaran Teratas yang Harus Dihindari

Mengelola dan melacak pengeluaran karyawan dengan benar adalah tugas penting untuk bisnis apa pun karena memengaruhi arus kas, pajak dan keuangan. Ketika dikembangkan dan dijalankan dengan benar, kebijakan manajemen pengeluaran memberikan pedoman bagi karyawan dan jaring pengaman bagi perusahaan.

Ketika sebuah perusahaan tidak meluangkan waktu untuk mengembangkan kebijakan penting ini, dapat menyebabkan masalah seperti:

• Masalah arus kas: Di dunia di mana 20% dari semua pengeluaran karyawan melanggar kebijakan perusahaan, kebijakan harus antipeluru. Ketika karyawan memiliki "kebebasan memerintah" untuk membelanjakan uang sesuai keinginan mereka, daftar pengeluaran yang tidak dapat dipertanggungjawabkan akan menumpuk dengan cepat. Hal ini dapat menciptakan masalah arus kas yang besar.
• Manajer dan eksekutif senior yang bingung: Tanpa panduan untuk diikuti, manajer Anda tidak dapat membuat keputusan yang baik tentang menyetujui atau menolak pengeluaran karyawan. Mereka hanya akan pergi dengan nyali mereka atau membuat panggilan berulang untuk meminta bantuan. Anda dapat mengurangi kebingungan ini dengan menetapkan aturan manajemen pengeluaran dengan jelas dalam kebijakan perusahaan yang dibagikan kepada seluruh tim.
• Penipuan biaya: Karyawan mungkin berbohong tentang pengeluaran . Tidak ada yang mau memikirkan yang terburuk dari anggota tim mereka yang berharga, tetapi penipuan keuangan memang terjadi dan perusahaan harus menyadari kerentanan mereka. Ketika aturan yang mengatur pengeluaran karyawan tidak jelas atau tidak terdefinisi, kesempatan untuk melakukan penipuan dapat meningkat secara dramatis. Dalam beberapa kasus, hanya mengetahui bahwa seseorang telah menetapkan aturan dan menegakkannya dapat mengurangi kemungkinan penipuan biaya.
• Manajemen pajak yang buruk: Aturan IRS untuk Pelaporan Pengeluaran menguraikan dengan tepat apa yang memenuhi syarat sebagai pengeluaran bisnis, apa catatan lengkap itu, bagaimana menyimpan catatan itu dan pengeluaran mana yang memenuhi syarat untuk pengurangan pajak (lihat Publikasi IRS 535 untuk informasi lebih lanjut). Tanpa kebijakan yang jelas untuk mengelola pengeluaran ini, Anda berisiko membuat kesalahan pada pajak Anda dan bahkan mungkin memicu audit IRS. (Bicaralah dengan akuntan Anda untuk perincian lebih lanjut tentang ini dan untuk melihat apa lagi yang perlu Anda lakukan untuk memastikan kepatuhan pajak.)

Dapatkan Template Kebijakan Manajemen Biaya Kami

Template ini akan membantu Anda membuat kebijakan manajemen pengeluaran sebagai pedoman untuk apa yang dapat diharapkan oleh karyawan untuk diganti.

Dapatkan templatenya

6 Praktik Terbaik Kebijakan Pengeluaran Utama

Kebijakan pengeluaran perusahaan Anda akan berfungsi sebagai sinyal bagi karyawan yang mengeluarkan biaya, manajer yang menyetujui atau menolaknya, dan personel akuntansi yang memprosesnya. Karena itu akan berdampak pada banyak aspek organisasi Anda, Anda ingin meluangkan waktu untuk menyusun kebijakan yang memenuhi kebutuhan perusahaan dan karyawan Anda.

Berikut adalah enam praktik terbaik untuk digunakan saat mengembangkan kebijakan pengeluaran perusahaan Anda:

1. Pahami implikasi hukum dan pajak dari kebijakan Anda. Tinjau undang-undang negara bagian dan federal yang mengatur pelaporan dan penggantian biaya. Pastikan kebijakan Anda sejalan dengan undang-undang ini. Ambil pendekatan serupa dengan undang-undang perpajakan, mengetahui bahwa ada kebijakan ketat mengenai pengeluaran mana yang dapat atau tidak dapat dikurangkan pada pengembalian pajak bisnis Anda.

2. Mintalah masukan dari karyawan Anda. Jika ini pertama kalinya Anda menyusun kebijakan, dan jika Anda tidak yakin apa yang harus disertakan di dalamnya, mintalah masukan dari karyawan Anda. Apa yang akan membuat proses lebih mudah bagi mereka? Apa yang perlu dinyatakan lebih jelas? Di mana mereka mengalami masalah dengan pengajuan biaya di masa lalu (baik di perusahaan Anda atau majikan sebelumnya)? Gunakan masukan ini untuk membuat kebijakan yang memenuhi kebutuhan semua orang sebanyak mungkin.

3. Bicaralah dengan manajer senior tentang kebijakan baru. Alih-alih hanya memunculkan aturan baru pada manajer dan eksekutif, melibatkan mereka (dan pemberi persetujuan lainnya) dalam proses pengembangan kebijakan. Seperti majikan Anda, rekan-rekan ini mungkin harus mengikuti pedoman serupa di posisi sebelumnya dan dapat berbagi baik dan buruk dengan Anda. Lagi, gunakan wawasan ini untuk memandu pengembangan kebijakan Anda sendiri.

4. Tetap sederhana, tetapi mengatasi semua masalah penting. Ini akan menjadi tindakan penyeimbang, tetapi tujuan Anda adalah menjaga kebijakan sesederhana mungkin sambil menyentuh semua poin kunci. Singkat dan gunakan kata-kata sesedikit mungkin tanpa meninggalkan terlalu banyak untuk interpretasi.

5. Jangan mengubur polis di tumpukan kertas perusahaan Anda. Seluruh ide di balik latihan ini adalah untuk membuat kebijakan pengeluaran yang dapat dibaca dan dirujuk oleh semua pihak yang berkepentingan sesuai kebutuhan. Setelah kebijakan selesai, mendistribusikannya secara elektronik dan mendorong karyawan untuk membacanya dan memberikan umpan balik. Jika ini adalah draf dokumen pertama Anda, Anda dapat menggunakan umpan balik itu untuk mengubah kebijakan Anda sebelum menyelesaikannya dan menjadikannya bagian dari keseluruhan buku peraturan perusahaan Anda.

6. Otomatiskan proses manajemen pengeluaran Anda. Sebuah proses yang dulunya sebagian besar ditangani menggunakan kuitansi kertas dan spreadsheet, manajemen biaya telah mendapat manfaat yang signifikan dari teknologi. Pekerja dapat menggunakan ponsel cerdas mereka untuk mengunggah tanda terima dengan mudah dan memasukkannya ke dalam alur kerja manajemen pengeluaran. Setelah dalam sistem akuntansi, pengeluaran tersebut dapat secara otomatis dialihkan ke orang yang tepat untuk disetujui, ditandai atau disiapkan untuk pembayaran. Mengotomatiskan proses manajemen biaya adalah praktik terbaik yang dianut banyak perusahaan, membantu mereka menghemat waktu dan uang sekaligus mengurangi potensi kesalahan dan transaksi penipuan.

Template Kebijakan Biaya Gratis

Templat kebijakan manajemen pengeluaran gratis kami akan membantu Anda membuat kebijakan manajemen pengeluaran sebagai pedoman untuk apa yang dapat diharapkan oleh karyawan untuk diganti.

Perangkat lunak manajemen pengeluaran dapat membantu Anda memaksimalkan akurasi dan ketepatan waktu pelaporan pengeluaran dan manajemen pengeluaran secara keseluruhan; proses ini harus semudah dan sefleksibel mungkin bagi pengguna dan terhubung langsung dengan manajemen proyek dan akuntansi proyek.

NetSuite Expense Management menawarkan fitur canggih yang meningkatkan produktivitas, memungkinkan pelacakan dan kepatuhan yang lebih baik, memaksimalkan akurasi dan ketepatan waktu pelaporan pengeluaran dan meningkatkan pengalaman secara keseluruhan.