Apa itu Rencana Kontinjensi Keuangan? Panduan Langkah-demi-Langkah untuk Membuatnya

Membuat rencana darurat keuangan adalah langkah bijak untuk bisnis apa pun. Krisis dan kemunduran bisa menyerang secara tiba-tiba, mulai dari bencana alam hingga krisis ekonomi, kegagalan teknis, kebangkrutan mitra dan desersi pelanggan. Perencanaan kontinjensi menjelaskan, terlebih dahulu, cara cepat menanggapi setiap skenario ini dan mengembalikan bisnis ke jalurnya.

Apa itu Perencanaan Kontinjensi Keuangan?

Perencanaan kontingensi, secara umum, adalah tentang memprioritaskan tindakan yang harus Anda ambil dalam menghadapi ancaman luar biasa terhadap bisnis Anda. Apa langkah pertama yang harus Anda ambil dalam krisis? Jika itu tidak cukup, apa langkah selanjutnya?

Perencanaan kontinjensi keuangan adalah aspek perencanaan kontinjensi yang berfokus pada sumber daya keuangan yang diperlukan untuk menjaga perusahaan tetap bertahan dan beroperasi saat krisis terjadi. Sebagai contoh, mungkin mengidentifikasi cara untuk mengumpulkan dana atau memotong biaya jika ada penurunan pendapatan yang tiba-tiba karena krisis ekonomi.

Apa itu Rencana Kontinjensi Keuangan?

Rencana kontingensi keuangan mengidentifikasi skenario terburuk perusahaan Anda dan dampaknya dan menyajikan tanggapan potensial. Perusahaan biasanya mengembangkan rencana darurat keuangan dengan mengumpulkan dan menganalisis data, kemudian menyerahkannya kepada manajer senior dan eksekutif yang melakukan brainstorming strategi. Sebuah bisnis juga dapat menyewa konsultan untuk tujuan khusus ini.

Khas, sebuah organisasi mengembangkan rencana kontingensi keuangan untuk masing-masing mungkin setengah lusin risiko yang dipilih oleh kelompok. Ketika krisis terjadi, perusahaan menggunakan rencana kontinjensi sebagai pedoman.

Mengapa Rencana Kontingensi Keuangan Begitu Penting?

Rencana kontingensi keuangan memberikan dasar untuk mengurangi risiko bisnis, mempercepat pemulihan bencana dan memastikan kelangsungan dan ketahanan bisnis. Pandemi COVID-19 telah menempatkan premi baru pada perusahaan yang membangun ketahanan ini, khususnya ketahanan rantai pasokan mereka, menurut analis.

Perencanaan kontinjensi dilengkapi dengan kasus bisnis yang kuat, karena perusahaan yang dapat merespons krisis secara efektif dan dengan cepat bangkit kembali dapat memperoleh keunggulan kompetitif dibandingkan perusahaan lain.

Manfaat Rencana Kontinjensi Keuangan

Tetap pelarut dan mempertahankan operasi bisnis yang hampir normal mungkin merupakan manfaat paling penting dari rencana darurat keuangan, tetapi ada keuntungan penting lainnya yang diberikannya. Salah satunya adalah manfaat emosional, karena perencanaan ke depan dapat mengurangi stres dan kepanikan selama krisis yang sebenarnya. Dengan perencanaan yang jelas, tim Anda dapat dengan cepat mengubah fokusnya menjadi tindakan di tengah situasi yang menantang dan seringkali dinamis.

Ada juga manfaat reputasi, karena merespons secara efektif dalam krisis mencerminkan baik pada perusahaan Anda. Bahkan jika Anda tidak pernah harus menjalankan Rencana B, fakta bahwa Anda memiliki rencana darurat keuangan yang dibuat dengan baik dapat membuat pelanggan dan pemangku kepentingan lainnya lebih nyaman.

Dan perlu diingat bahwa rencana darurat keuangan tidak hanya untuk skenario terburuk. Mereka juga dapat menangani skenario kasus terbaik, seperti membanjirnya pesanan online baru yang tidak dapat Anda penuhi. Dengan cara itu, perencanaan kontingensi keuangan juga dapat membantu perusahaan memanfaatkan sepenuhnya kesuksesan mereka.

Akhirnya, sementara Anda tidak dapat merencanakan setiap krisis atau kemunduran, setelah Anda memiliki beberapa rencana kontingensi keuangan yang teruji, Anda mungkin dapat menerapkan item tindakan mereka ke skenario potensial lainnya.

Apa yang Termasuk dalam Rencana Kontinjensi Keuangan?

Perencanaan kontinjensi keuangan memiliki dua tujuan penting. Salah satunya adalah untuk menangani tanggapan langsung terhadap krisis; yang lain berfokus pada operasi normalisasi setelah peristiwa terjadi, atau di bidang bisnis yang tidak tersentuh oleh krisis. Sebagai contoh, tanggapan jangka pendek terhadap krisis keuangan di unit bisnis inti mungkin termasuk memanfaatkan jalur kredit yang ada; respons jangka panjang mungkin melibatkan pengalihan pengeluaran dari unit pelengkap atau tidak menguntungkan ke area bisnis inti yang berisiko untuk membantunya bangkit kembali.

Bab dan ayat dari rencana kontinjensi keuangan akan bervariasi berdasarkan ukuran dan jenis bisnis. Secara umum, sebuah rencana harus mencakup opsi untuk menyusun sumber daya dan/atau memotong biaya. Pengungkit keuangan yang harus Anda siapkan untuk menarik mungkin termasuk:

Pendanaan: Cadangan uang tunai adalah raja dalam situasi krisis. Meskipun para ahli menyarankan bisnis memiliki cukup uang tunai atau aset yang sangat likuid lainnya untuk menutupi biaya operasional enam bulan, penelitian menunjukkan bahwa banyak bisnis kecil tidak melakukan itu. Akses ke jalur kredit, pinjaman jangka pendek dan asuransi kelangsungan usaha adalah beberapa sumber pendanaan lain yang harus diamankan perusahaan sebelum terjadi krisis.

Biaya: Pengeluaran, staf dan bahkan seluruh unit bisnis dapat dipotong atau dijual dalam upaya untuk melindungi kegiatan yang menguntungkan dan mempertahankan arus kas yang positif.

Perangkat lunak akuntansi dengan pelaporan terperinci dan alat visualisasi data dapat membantu memberikan gambaran yang jelas tentang situasi keuangan Anda saat Anda mempertimbangkan pilihan yang terbaik untuk organisasi Anda, karena menggunakan data langsung dari sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) Anda dan alat lainnya.

Contoh Rencana Kontinjensi Keuangan

Terlalu umum bagi perusahaan untuk bergantung pada satu pelanggan untuk mendapatkan sebagian besar pendapatan mereka, yang mewakili risiko besar dan menunjukkan pentingnya rencana kontinjensi. Jika, Misalnya, Anda mendapatkan 25% dari bisnis Anda dari satu pelanggan, Anda harus memiliki rencana darurat untuk kemungkinan pembelotan pelanggan tersebut. Komponen keuangan dari rencana tersebut dapat mencakup:

• Mengatur akses ke kredit jangka pendek dengan bank Anda terlebih dahulu untuk menutupi kekurangan pendapatan.
• Memahami opsi untuk menegosiasikan ulang perpanjangan pinjaman bisnis yang ada.
• Mengambil langkah-langkah untuk mempercepat pembayaran dari klien lain, seperti menegosiasikan ulang jadwal pembayaran dan menagih piutang yang telah jatuh tempo.
• Memberhentikan staf yang terkait dengan bisnis klien yang hilang.

Tanggapan jangka panjang mungkin termasuk mengurangi pengeluaran diskresioner, memotong operasi yang tidak menguntungkan dan menggandakan pengembangan bisnis baru untuk menggantikan pendapatan yang hilang dan membuat bisnis Anda tidak terlalu bergantung pada satu pelanggan itu. Area bisnis inti harus dilindungi dari pemotongan yang dapat merusak profitabilitas mereka untuk meminimalkan dampak pada seluruh perusahaan dan mempertahankan "bisnis seperti biasa" sedapat mungkin.

7 Langkah Membuat Rencana Kontinjensi Keuangan

Bisnis harus mengambil pendekatan metodis untuk membangun rencana kontingensi keuangan untuk memastikan bahwa itu cukup mencakup risiko terbesar. Berikut adalah langkah-langkah kunci dalam proses itu:

1. Identifikasi risiko. Persempit risiko perusahaan Anda menjadi lima atau enam skenario realistis yang benar-benar dapat menggagalkan bisnis Anda. Seberapa besar kemungkinan mereka, dan seberapa parah dampaknya?
2. Analisis penyebab. Pahami dan dokumentasikan mengapa setiap situasi ini mungkin muncul.
3. Melacak indikator. Berdasarkan analisis ini, buat daftar kemungkinan tanda-tanda masalah dan temukan cara untuk melacaknya agar tetap berada di depan situasi.
4. Meresepkan tindakan. Merinci strategi untuk menanggapi setiap krisis dengan menentukan dan memprioritaskan langkah mana yang harus diambil, bagaimana, oleh siapa dan dalam jangka waktu apa.

Saat Anda mengembangkan garis besar rencana darurat Anda, menggali lebih dalam setiap risiko, sumber daya keuangan yang tersedia untuk Anda dan bagaimana Anda dapat menggunakan sumber daya tersebut untuk merespons:

5. Analisis profil keuangan Anda. Gunakan semua alat perencanaan dan analisis keuangan yang Anda miliki untuk merinci operasi dan pasar yang Anda layani, termasuk biaya, arus kas dan posisi kompetitif. Hal ini dapat memberikan wawasan perusahaan tentang kemungkinan berbagai skenario dan potensi dampaknya.
6. Inventarisasi aset dan sumber pendanaan Anda. Tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan ini:Berapa banyak yang Anda miliki dalam cadangan uang tunai? Aset mana yang sangat diperlukan dan perlu dilindungi? Aset mana yang akan Anda pertimbangkan untuk ditutup atau dijual? Di mana Anda bisa memotong pengeluaran tanpa mempertaruhkan profitabilitas? Berapa banyak yang bisa Anda pinjam dengan cepat? Apakah Anda memiliki asuransi gangguan bisnis?
7. Membuat rencana untuk realokasi, memotong atau memanfaatkan. Menjawab pertanyaan di atas mungkin menyarankan untuk memasukkan cadangan Anda—biasanya pilihan pertama dan terbaik—atau mengurangi produksi, menggunakan jalur kredit dengan bank Anda atau menjual unit bisnis non-inti. Setiap opsi harus dinilai untuk kecepatan dan keandalannya untuk mengumpulkan dana. Contohnya, menjual unit bisnis mungkin lebih lambat, hasil yang kurang pasti daripada mengambil pinjaman jangka pendek ketika waktu sangat penting.

Praktik terbaik berikut juga dapat membantu mengoptimalkan pengembangan dan pemeliharaan rencana kontingensi keuangan Anda:

• Pengaktifan: Anda harus memiliki kebijakan yang menjelaskan dengan tepat kapan rencana darurat akan diaktifkan—termasuk proses pengambilan keputusan dan siapa yang terlibat.
• Ulasan: Periksa rencana ini setiap tiga bulan, mempertimbangkan pergeseran ekonomi dan perubahan tenaga kerja, untuk memperhitungkan faktor ekonomi atau masalah lain yang berkaitan dengan bisnis seperti rincian kontak baru atau perubahan signifikan dalam cadangan kas.
• Komunikasi: Pastikan rencana tersebut dikomunikasikan kepada individu terpilih di perusahaan Anda di seluruh departemen sehingga mereka dapat meninjau dan memahaminya sebelum krisis terjadi.
• Belajar dari pengalaman: Seperti halnya rencana bisnis yang baik, perusahaan harus belajar dari pengalaman setiap kali mereka beralih ke rencana darurat dan membuat penyesuaian yang akan menempatkannya pada posisi yang lebih baik untuk krisis berikutnya.

Template Rencana Kontinjensi Keuangan Gratis

Berbagai alat tersedia untuk membantu Anda mengembangkan rencana darurat keuangan. Anda dapat mulai melakukan brainstorming respons Anda terhadap krisis dengan mengunduh template perencanaan kontinjensi keuangan tingkat atas ini.

Dapatkan Template Rencana Kontinjensi Keuangan Kami

Template ini akan membantu Anda membuat rencana kontingensi keuangan sebagai dasar untuk mengurangi risiko bisnis, mempercepat pemulihan bencana dan memastikan kelangsungan dan ketahanan bisnis.

Dapatkan templatenya

Selain itu, perangkat lunak akuntansi dan analisis data sering kali memiliki alat perencanaan dan visualisasi yang membantu organisasi memetakan risiko dan respons keuangan. Mereka dapat membantu dalam mempersiapkan hal-hal yang tidak terduga dengan memfasilitasi kegiatan seperti:

Garis tren: Memantau metrik penting dari waktu ke waktu, seperti arus kas dan piutang, dapat memberikan tanda-tanda peringatan dini kemunduran besar untuk bisnis Anda.

Peta konsep: Peta pikiran mengatur dan mengkategorikan berbagai risiko yang dihadapi perusahaan Anda, untuk membantu Anda menampi mereka dan memprioritaskan ancaman terbesar.

Grafik dampak risiko: Bagan ini mengatur risiko berdasarkan dampak dan kemungkinan terjadinya, untuk membantu Anda memprioritaskan tanggapan.

Diagram keputusan: Diagram keputusan secara visual memetakan respons spesifik terhadap peristiwa tertentu, memberi pemimpin rencana tindakan yang jelas selama krisis.

Dari risiko yang beragam seperti kehilangan pelanggan utama hingga menghadapi bencana alam, mengembangkan rencana darurat keuangan akan membantu menjadi pedoman bagi organisasi Anda untuk menavigasi krisis.