ETFFIN Finance >> Kursus keuangan >  >> Financial management >> keuangan

Apa itu Perangkat Lunak Manajemen Biaya &Mengapa Penting?

Mengelola pengeluaran bisnis adalah perhatian utama bagi semua perusahaan, dan yang sulit diatur dengan proses manual, kuitansi kertas dan catatan tulisan tangan. Dengan menggunakan perangkat lunak untuk melacak dan memantau pengeluaran karyawan, perusahaan dapat mempercepat proses manajemen biaya, mengurangi kesalahan dan mendistribusikan penggantian lebih cepat.

Apa itu Manajemen Biaya?

Manajemen biaya tidak hanya melacak pengeluaran karyawan tetapi juga menentukan bagaimana organisasi akan mengganti biaya yang dikeluarkan. Ini juga menerapkan prosedur dan kebijakan yang digunakan untuk mengendalikan jenis pengeluaran ini. Sebagai contoh, jika karyawan diberikan tunjangan harian untuk makan saat bepergian, kemudian proses manajemen biaya memperhitungkan batas-batas tersebut ketika menghasilkan penggantian untuk pekerja.

Mengapa Manajemen Biaya Penting?

Semua perusahaan harus dapat membayar tagihan mereka tepat waktu agar dapat bertahan dalam bisnis, dan biaya karyawan adalah salah satunya. Untuk setiap perusahaan dengan karyawan yang melakukan bisnis di luar kantor, manajemen biaya akan selalu penting. Bahkan sesuatu yang sederhana seperti makan siang klien yang dibayar oleh manajer penjualan luar perlu didokumentasikan, disetujui dan diganti.

Dengan adanya proses manajemen biaya yang efektif, perusahaan dapat mengeluarkan penggantian tersebut dengan cepat dan akurat. Karyawan tidak suka menunggu berbulan-bulan setelah mereka menutupi biaya untuk mendapatkan penggantian.

Jenis Manajemen Biaya

Perusahaan memiliki cara yang berbeda dalam mengelola biaya, termasuk:

  • Pelacakan kertas. Ini adalah cara tradisional—dan ketinggalan zaman—untuk mengelola pengeluaran, dengan karyawan mengumpulkan kuitansi kertas dan menyerahkannya ke departemen akuntansi untuk disetujui setiap bulan atau setiap tiga bulan.
  • Spreadsheet. Ini adalah pilihan populer di antara perusahaan yang mencoba mengurangi ketergantungan mereka pada kertas yang belum beralih ke yang berdedikasi, sistem manajemen biaya otomatis.
  • Perangkat lunak manajemen biaya. Pendekatan ini menyederhanakan proses manajemen biaya. Perangkat lunak ini memperingatkan manajer tentang laporan pengeluaran yang perlu ditinjau, membiarkan mereka menerima atau menolak klaim. Pengeluaran yang disetujui kemudian secara otomatis dialihkan ke akuntansi untuk penggantian.

Proses Manajemen Biaya

Manajemen biaya adalah proses multi-langkah yang mencakup menangkap dan mengirimkan biaya, yang dapat melibatkan:mengajukan klaim penggantian, menyetujui atau menolak klaim tersebut, penjadwalan klaim untuk pembayaran, dan, akhirnya, membayar kembali karyawan tersebut.

Dengan proses yang tepat, perusahaan dapat memantau pengeluaran mereka, memastikan karyawan tidak menyalahgunakan sistem, dan mengambil tindakan korektif cepat jika mereka (misalnya, membiarkan karyawan individu tahu bahwa mereka membelanjakan lebih dari yang seharusnya di area tertentu). Jika, Misalnya, seorang tenaga penjualan telah terbang kelas satu tanpa persetujuan sebelumnya untuk melakukannya, pemeriksaan cepat atas tanda terimanya akan mengungkapkan pelanggaran tersebut.

Sulit untuk menemukan masalah ini dengan sistem manual, terutama untuk perusahaan dengan tim pekerja lapangan yang terus berkembang. Informasi yang hilang, persetujuan pengeluaran tanpa tinjauan menyeluruh dan persetujuan lambat adalah masalah umum. Ini tidak hanya membuang waktu karyawan tetapi juga membuat karyawan bertanya-tanya di mana cek pengeluaran mereka (seringkali karena mereka sudah mengumpulkan biaya baru untuk periode penutupan berikutnya).

Seperti semua proses bisnis manual, mengelola pengeluaran secara manual dapat menjadi tidak efisien, memakan waktu dan rawan kesalahan. Namun, survei baru-baru ini menemukan sebagian besar perusahaan masih melakukannya — dan tidak menuai manfaat dari manajemen biaya otomatis:

  • Hampir setengah dari organisasi (46%) tidak melacak biaya pemrosesan laporan pengeluaran.
  • 43% perusahaan masih mengelola pelaporan pengeluaran secara manual.
  • 44% perusahaan yang tidak berencana untuk berinvestasi dalam solusi manajemen perjalanan dan pengeluaran khusus karena "proses kami saat ini bekerja dengan cukup baik."

Manfaat mengotomatisasi aspek operasi perusahaan ini didokumentasikan dengan baik. Dari perusahaan yang telah berinvestasi atau berencana untuk berinvestasi dalam teknologi untuk memfasilitasi manajemen biaya, 82% mengatakan menyederhanakan proses pelaporan pengeluaran untuk karyawan dan manajer adalah alasan utama pemindahan tersebut.

Motivator utama lainnya termasuk kebutuhan untuk wawasan real-time tentang pengeluaran dan kebutuhan untuk memiliki seluruh aktivitas manajemen pengeluaran perusahaan pada satu platform daripada tersebar di berbagai spreadsheet dan kertas.

Kebijakan Manajemen Biaya

Salah satu cara terbaik untuk mengontrol pengeluaran karyawan adalah dengan menerapkan kebijakan manajemen pengeluaran untuk diikuti semua orang. Sebuah kebijakan dapat membenarkan mengapa suatu pengeluaran ditolak atau dipertanyakan dan membantu membuat keputusan akhir apakah akan mengganti biaya tersebut.

Semua kebijakan manajemen biaya harus mencakup:

  • Daftar lengkap pengeluaran yang akan ditanggung perusahaan.
  • Daftar lengkap pengeluaran yang tidak akan dibayar perusahaan.
  • Bahasa yang jelas dan ringkas (sehingga tidak ada pertanyaan tentang apa yang dapat/tidak dapat diterima).

Sangat penting bahwa organisasi memperbarui kebijakan manajemen pengeluaran mereka secara teratur. Saat perusahaan Anda tumbuh dan berkembang menjadi lini bisnis baru, perlu menyesuaikan kebijakan ini untuk mengakomodasi perubahan tersebut.

Jangan lupa untuk memasukkan praktik terbaik seperti meminta persetujuan sebelumnya untuk pengeluaran tertentu, mendefinisikan dengan jelas langkah-langkah dalam proses persetujuan dan elemen lain yang dapat membantu meminimalkan potensi masalah ketika seseorang menandai pengeluaran.

Apa itu Sistem Manajemen Biaya?

Sistem manajemen biaya adalah perangkat lunak yang menyederhanakan proses penggantian biaya karyawan dengan mengotomatisasi sebagian besar. Perangkat lunak ini mengurangi kebutuhan akan kertas, menurunkan jumlah waktu yang dihabiskan untuk menangani biaya dan meminimalkan kesalahan.

Apa yang Dilakukan Sistem Manajemen Biaya?

Sistem ini mengotomatiskan perekaman, pelacakan, persetujuan dan pembayaran biaya penggantian yang dikeluarkan oleh karyawan. Perangkat lunak manajemen pengeluaran sejalan dengan kebijakan manajemen pengeluaran perusahaan untuk memastikan bisnis tidak mengeluarkan uang lebih untuk pengeluaran yang disetujui (atau tidak disetujui).

Sistem manajemen pengeluaran juga menyediakan alat analisis yang membantu organisasi membuat keputusan yang lebih baik tentang pengeluaran masa depan dan menginformasikan penyesuaian yang diperlukan untuk kebijakannya. Akhirnya, sistem membantu organisasi mempertahankan kepatuhan dan akuntabilitas dengan melaporkan semua pengeluaran secara akurat.

Mengintegrasikan perangkat lunak manajemen biaya dengan ERP atau sistem akuntansi memberikan manfaat tambahan. Untuk satu, menghilangkan kebutuhan staf akuntansi untuk mengunggah atau memasukkan data laporan pengeluaran secara manual, menghemat waktu dan mengurangi risiko kesalahan. Setelah disetujui, pengeluaran kemudian secara otomatis dijadwalkan untuk pembayaran, menghasilkan penggantian karyawan yang lebih cepat.

Menggabungkan data laporan pengeluaran dengan data ERP juga menghasilkan analisis yang lebih kaya di semua kategori pengeluaran, maupun menurut wilayah, merek atau segmen bisnis lainnya. Contohnya, integrasi memungkinkan perusahaan jasa untuk lebih mudah mengikat biaya untuk proyek-proyek individu, menghilangkan pertanyaan tentang bagaimana biaya harus dialokasikan atau kepada pelanggan mana mereka harus ditagih.

Fitur &Kemampuan Perangkat Lunak Manajemen Biaya

Berikut adalah beberapa fitur dan kemampuan utama perangkat lunak manajemen biaya:

  • Lacak semua tanda terima karyawan
  • Izinkan karyawan menggunakan ponsel cerdas mereka untuk mengambil tanda terima
  • Letakkan tanda terima di dasbor terpusat
  • Batas pengeluaran dokumen dan kebijakan perusahaan
  • Izinkan perusahaan untuk mengubah batasan dan kebijakan ini seperlunya
  • Terintegrasi dengan kartu kredit perusahaan (jika ada)
  • Rutekan tanda terima ke pemberi persetujuan yang sesuai
  • Kelola persetujuan tersebut atau tandai persetujuan yang membutuhkan lebih banyak perhatian
  • Periksa pelanggaran kebijakan
  • Jadwalkan cek penggantian untuk pembayaran

Mengapa Menggunakan Sistem Manajemen Biaya?

Manajemen laporan pengeluaran manual mahal dan memakan waktu. Menurut Asosiasi Perjalanan Bisnis Global, dibutuhkan rata-rata:

  • 20 menit untuk menyelesaikan satu laporan pengeluaran
  • 18 menit untuk mengoreksi laporan pengeluaran
  • $58 untuk memproses satu laporan pengeluaran
  • $52 untuk mengoreksi satu laporan pengeluaran

Perusahaan yang mengotomatiskan proses manajemen biaya dapat secara dramatis mengurangi jumlah waktu dan uang yang dihabiskan untuk tugas penting ini. Pada waktu bersamaan, mereka mendapatkan wawasan yang lebih baik tentang kebiasaan belanja masing-masing karyawan, membuatnya lebih mudah untuk menentukan pengeluaran yang sangat tinggi sehingga dapat diatasi.

Keuntungan Perangkat Lunak Manajemen Biaya

Perangkat lunak manajemen biaya membantu perusahaan mengotomatiskan proses yang memakan waktu, mendapatkan kontrol yang lebih baik atas pengeluaran karyawan individu (bukan pengeluaran umum perusahaan) dan mengurangi kesalahan. Perangkat lunak ini juga menyediakan pelacakan yang andal (mis., pemberitahuan instan ketika rekanan memasukkan tanda terima menggunakan ponsel cerdasnya), pelaporan yang lebih cepat dan kepatuhan yang lebih baik terhadap kebijakan perusahaan.

Menggunakan alur kerja khusus, perangkat lunak ini juga menyederhanakan proses persetujuan pengeluaran dengan secara otomatis mengarahkan tugas-tugas tersebut ke orang yang tepat. Akhirnya, solusi ini menggabungkan analitik yang dapat dengan cepat mendeteksi potensi masalah dan meningkatkan pengambilan keputusan.

Memilih Sistem Manajemen Biaya

Ada banyak sistem manajemen pengeluaran yang tersedia saat ini, dan tidak semuanya diciptakan sama. Seperti halnya pembelian teknologi, Anda ingin memastikan solusi menawarkan tingkat fungsionalitas yang tepat, dapat mengakomodasi kebutuhan spesifik perusahaan Anda dan dilengkapi dengan dukungan purnajual tingkat tinggi.

Fungsi umum yang harus dicari dan dibandingkan di antara vendor meliputi:

  • Manajemen dokumen untuk membuat jejak audit.
  • Mudah, proses persetujuan yang dapat disesuaikan.
  • Kebijakan biaya yang dapat disesuaikan, dengan pemeriksaan waktu nyata untuk kepatuhan karyawan.
  • Aksesibilitas seluler di berbagai jenis perangkat.
  • Analisis dan pelaporan.
  • Integrasi dengan sistem perangkat lunak lain.

Setelah Anda mengidentifikasi kebutuhan perusahaan Anda, jelajahi pilihan Anda dan minta demonstrasi. Bicaralah dengan perusahaan lain (sebaiknya dalam industri Anda) yang berhasil menggunakan sistem manajemen biaya, dan pastikan untuk mengevaluasi beberapa opsi sebelum membuat keputusan akhir Anda.

keuangan

keuangan