Apa Artinya Per Diem? Berapa Tarif Per Diem?

Ketika datang untuk membayar biaya terkait bisnis untuk perjalanan, perusahaan memiliki sejumlah pilihan:menyediakan karyawan dengan kartu kredit bisnis, mengganti mereka untuk biaya aktual yang dikeluarkan dengan menggunakan laporan perjalanan dan pengeluaran atau membayar mereka "per diem."

Per diem memberi karyawan tunjangan yang ditetapkan untuk setiap hari yang dihabiskan di luar rumah dan menghilangkan kebutuhan untuk mengelola banyak sekali kuitansi untuk pengeluaran. Mereka menyederhanakan dokumen untuk bisnis dan untuk karyawan ketika berurusan dengan pengeluaran biasa untuk penginapan, makanan dan biaya tak terduga seperti tip dan biaya. Ketika digunakan sebagai bagian dari kebijakan perjalanan yang komprehensif, per diem menyediakan cara sederhana untuk memastikan biaya perjalanan dapat dikurangkan dari pajak untuk bisnis dan bahwa karyawan tidak dikenai pajak atas uang yang mereka gantikan.

Apa Artinya Per Diem?

Per diem paling sering mengacu pada tunjangan harian tetap yang diberikan organisasi kepada karyawan atau pekerja kontrak untuk menutupi biaya perjalanan bisnis. Kata ini berasal dari bahasa Latin dan diterjemahkan menjadi "pada hari ini."

Istilah per diem juga kadang-kadang digunakan untuk menggambarkan pengaturan kerja dimana pekerja-seperti guru pengganti, perawat atau fotografer—dibayar dengan tarif harian untuk pekerjaan sementara atau panggilan. Bagi seorang majikan, pekerjaan per diem sering menawarkan fleksibilitas yang lebih besar sehubungan dengan biaya tenaga kerja dan penjadwalan.

Apa yang Dicakup Per Diem?

Per diem menutupi biaya penginapan, makanan dan biaya tak terduga untuk setiap hari perjalanan bisnis. Setiap biaya memiliki tarif yang telah ditentukan, berdasarkan biaya rata-rata yang terkait dengan lokasi tertentu. Di bawah model ini, sebuah bisnis biasanya membayar sebagian per diem untuk hari pertama dan terakhir perjalanan, karena karyawan dapat menghabiskan sebagian dari hari-hari itu di rumah atau di kantor.

Berikut adalah dua contoh per diem berdasarkan tarif dari Administrasi Layanan Umum Amerika Serikat (GSA):

Perjalanan tiga hari ke Seattle Perjalanan enam hari ke Greensboro, N.C. Penginapan $257/malam $167/malam Makanan $71/hari $82/hari Biaya Tambahan $5/hari $5/hari Total Per Diem $999 $1, 524

Berapa Tarif Perjalanan Per Diem? Siapa yang Mengatur Mereka?

GSA menerbitkan tarif per diem setiap tahun. Pemerintah menggunakan tarif ini untuk mengganti biaya karyawan federal untuk perjalanan terkait pekerjaan di AS, dan mereka juga sering diadopsi oleh sektor swasta. Itu karena tarif per diem yang digunakan bisnis untuk mengganti karyawan untuk penginapan, makanan dan biaya tak terduga harus sama dengan atau kurang dari yang ditetapkan oleh pemerintah federal agar dapat dikurangkan dari pajak untuk bisnis dan untuk menghindari tagihan pajak bagi karyawan.

Tarif GSA mulai berlaku setiap tahun pada 1 Oktober dan didasarkan pada data biaya terbaru untuk berbagai kota dan kabupaten. Ada tarif standar yang berlaku untuk sekitar 2, 600 kabupaten di Amerika Serikat dan lebih dari 300 tarif khusus lokasi untuk area yang sangat mahal. Tarif per diem bervariasi secara signifikan — tidak mengherankan, sebuah kota seperti New York atau Los Angeles memiliki tarif per diem yang lebih tinggi daripada kota kecil atau kota kecil.

Tarif Per Diem Federal

Tarif per diem untuk lokasi di benua Amerika Serikat tersedia di situs web GSA. Tarif untuk Alaska, Hawai, wilayah dan kepemilikan AS, Instalasi militer AS dan negara asing tersedia melalui Kantor Manajemen Perjalanan Pertahanan AS; untuk negara asing juga dapat ditemukan di situs web Departemen Luar Negeri AS.

Halaman web GSA per diem dan aplikasi selulernya menawarkan indeks yang dapat dicari berdasarkan kota, negara bagian dan kode pos. Indeks dipecah menjadi dua kategori dasar:“Tarif Penginapan” dan “Tarif Makanan &Biaya Tak terduga (M&IE).” Tarif standar dan tarif khusus lokasi menampilkan angka bulan demi bulan (mis., tarif penginapan khusus lokasi untuk Chicago adalah $134 pada bulan Maret 2021 dan $216 pada bulan Juni). Indeks juga memungkinkan Anda untuk memasukkan tanggal perjalanan tertentu untuk tempat tertentu dan menerima total per diem untuk jangka waktu yang ditentukan.

Tarif per diem bervariasi secara signifikan di seluruh negara bagian dan kota. Sebagai contoh, tarif standar yang ditetapkan GSA untuk penginapan (tidak termasuk pajak) pada tahun 2021 adalah $96 per malam, tapi untuk daerah Los Angeles, itu adalah $ 182 per malam (untuk sebagian besar bulan; jumlahnya berubah berdasarkan bulan di mana Anda bepergian). Tarif standar untuk makan adalah $55, tapi di Los Angeles, biasanya $66.

Bagaimana Cara Kerja Per Diem?

Pedoman perjalanan perusahaan harus menguraikan kebijakan per diem yang dengan jelas mendefinisikan apa yang tercakup dan tarif yang digunakan untuk pembayaran atau penggantian biaya untuk semua lokasi yang relevan.

Karyawan dapat menghabiskan hingga tunjangan setiap hari, menyampaikan laporan harian dengan kwitansi untuk penginapan, untuk menerima yang berwenang per diem. Mereka biasanya dapat mengantongi selisihnya jika pengeluaran berada di bawah batas.

Apa Arti Penggantian Uang Per Diem untuk Pajak?

Kode pajak A.S. memungkinkan bisnis untuk mengurangi pengeluaran biasa dan wajar yang terkait dengan perjalanan karyawan. Ini termasuk per diem. Namun, sebuah organisasi harus menetapkan “rencana yang dapat dipertanggungjawabkan, ” sesuai pedoman IRS, untuk membuktikan biaya. Ini berarti bahwa biaya terkait langsung dengan bisnis, karyawan harus memperhitungkan pengeluaran mereka secara memadai (dengan menyerahkan laporan harian) dan karyawan harus mengembalikan setiap kelebihan penggantian (di atas jumlah harian per diem yang ditetapkan pemerintah) dalam jangka waktu yang wajar.

Karyawan tidak perlu menyerahkan makanan dan kwitansi tak terduga jika mereka menerima uang saku, meskipun IRS memang membutuhkan tanda terima penginapan. Uang harian tidak dikenakan pajak bagi karyawan selama laporan harian yang dipersyaratkan memuat informasi sebagai berikut:

• Tujuan bisnis dari biaya
• Tanggal, waktu, tempat dan jumlah biaya
• Resi untuk penginapan

Bagaimana Bisnis Biasanya Membayar Per Diem Rates?

Karyawan yang menerima per diem harus menyerahkan laporan dalam waktu 60 hari setelah perjalanan untuk menghindari kewajiban pajak. Jika karyawan tidak menyampaikan laporan, IRS menganggap pembayaran per diem sebagai penghasilan kena pajak. Perusahaan biasanya membayar per diem kepada karyawan secara elektronik atau dengan cek, setelah menerima laporan karyawan. Mereka dikeluarkan sebagai pembayaran terpisah dari upah dan tidak dikenakan pajak, termasuk pajak Federal Insurance Contributions Act (FICA).

Manfaat Per Diem

Kemampuan untuk mengganti biaya perjalanan dengan basis per diem menyederhanakan pelaporan dan akuntansi pengeluaran, sementara memungkinkan organisasi untuk memprediksi biaya perjalanan karyawan dengan lebih baik. Ini menghemat waktu akuntansi dan dokumen. Ketika karyawan diizinkan untuk menyimpan uang yang tidak terpakai (selama itu berada di bawah tarif per diem efektif pemerintah)—ini berfungsi sebagai insentif untuk menjaga biaya tetap rendah dan meminimalkan pengeluaran bagi perusahaan.