ETFFIN Finance >> Kursus keuangan >  >> Financial management >> keuangan

Memahami Biaya di Balik Penggajian Usaha Kecil

Membayar karyawan dan kontraktor secara akurat dan tepat waktu adalah tugas penting untuk bisnis kecil mana pun. Tetapi ini juga merupakan pekerjaan yang memakan waktu dan berorientasi pada detail—dan kesalahan dapat memiliki konsekuensi serius, termasuk denda pajak. Faktanya, kepatuhan pajak yang buruk adalah tantangan keuangan usaha kecil teratas yang dapat berakhir dengan biaya besar.

Meskipun Anda mungkin tidak dapat mendedikasikan tim untuk mengelola penggajian, itu tidak berarti Anda sendiri. Banyak perusahaan kecil telah menemukan kesuksesan dengan layanan online yang menangani berbagai tugas penggajian, seperti menghitung upah dan pajak dan membayar karyawan dengan setoran langsung atau cek, untuk biaya bulanan.

Dalam Survei Perpajakan Usaha Kecil 2018 Asosiasi Usaha Kecil Nasional, 45% usaha kecil menggunakan layanan penggajian, dan 42% pembelanjaan antara $101 dan $500 per bulan. Dua puluh tiga persen menghabiskan lebih dari $500.

Berikut ini ikhtisar layanan berbasis perangkat lunak ini, beberapa faktor yang akan mempengaruhi apa yang Anda bayar dan saran untuk mendapatkan nilai terbaik dari penyedia Anda.

Berapa Biaya Rata-Rata untuk Outsource Payroll?

Biaya penggunaan layanan penggajian berbasis perangkat lunak sangat bervariasi, sebagian karena penyedia ini sering menawarkan beberapa tingkatan layanan.

Paket penggajian usaha kecil tingkat pemula mungkin sangat murah, mulai dari sekitar $20 per bulan ditambah biaya per karyawan. Paket-paket ini menawarkan fungsi dasar, seperti menghitung upah dan menyetor pembayaran langsung ke rekening bank karyawan. Mereka juga biasanya menghitung lokal, pajak negara bagian dan federal dan mengajukan formulir yang relevan. Beberapa layanan memungkinkan karyawan untuk mengakses informasi keuangan mereka secara online dari browser atau aplikasi seluler.

Tingkatan yang lebih tinggi dapat mencakup akses ke informasi dan spesialis sumber daya manusia, dengan biaya dasar yang biasanya beberapa kali lipat dari biaya layanan tingkat pemula. Dukungan SDM dapat berkisar dari basis pengetahuan dengan formulir dan template standar, seperti untuk buku pegangan karyawan, untuk mengakses penasihat SDM untuk konsultasi satu lawan satu. Ini menghemat biaya usaha kecil untuk menyewa seorang spesialis, dan berpotensi menambahkan sistem manajemen SDM, dengan memberikan keahlian sesuai kebutuhan.

Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Biaya Penggajian

Faktor lain yang dapat memengaruhi biaya penggajian usaha kecil termasuk frekuensi pembayaran perusahaan Anda, jumlah seluruh karyawan, berapa banyak yang menggunakan setoran langsung, apakah Anda memiliki tim yang tersebar di beberapa negara bagian dan kompleksitas lokal Anda, pajak negara bagian dan federal.

Frekuensi penggajian

Beberapa layanan penggajian membebankan biaya berdasarkan setiap proses penggajian, sementara yang lain mencakup jumlah penggajian yang tidak terbatas per bulan, termasuk lari di luar siklus. Jika biaya layanan per penggajian dijalankan, perhatikan bahwa sementara karyawan umumnya lebih suka gaji mingguan, semakin sering Anda membayar karyawan Anda, semakin banyak biayanya.

Frekuensi penggajian dapat memiliki implikasi biaya yang kurang jelas untuk bisnis Anda dan juga karyawannya. Sebagai contoh, jika penyedia layanan penggajian Anda membebankan biaya, membayar bulanan mungkin merupakan pilihan yang paling murah bagi perusahaan—tetapi mungkin tidak legal di negara bagian Anda, atau untuk beberapa kelas pekerja.

Membayar setengah bulanan—pada tanggal tetap setiap bulan, seperti tanggal 15 dan 30 —bisa lebih rumit untuk dikelola karena setiap periode pembayaran memiliki jumlah hari yang berbeda dan sering kali berakhir di tengah minggu kerja.

Jumlah total karyawan yang digaji

Layanan pemrosesan penggajian biasanya membebankan biaya bulanan per karyawan di samping biaya berlangganan dasar. Biaya per karyawan dapat berkisar dari $2 hingga $15 per karyawan per proses penggajian atau per bulan. Biaya per karyawan mungkin lebih besar untuk perusahaan kecil karena perusahaan besar sering memenuhi syarat untuk diskon volume dari penyedia.

Deposit langsung

Secara umum, biaya untuk layanan penggajian termasuk setoran langsung ke rekening bank karyawan. Setoran langsung menghilangkan potensi biaya penggantian cek kertas yang hilang melalui pos dan memastikan bahwa gaji karyawan selalu mencapai rekening bank mereka pada tanggal tertentu, bahkan jika mereka sedang dalam perjalanan bisnis atau berlibur.

Menggunakan layanan penggajian yang mencakup setoran langsung juga dapat menghemat uang dibandingkan dengan biaya mengelola penggajian Anda sendiri dan menyiapkan setoran langsung dengan bank Anda. Menurut Federasi Nasional Bisnis Independen, biaya pengaturan setoran langsung berkisar dari $50 hingga $149, tergantung pada faktor-faktor seperti ukuran pemberi kerja dan jenis rekening bank. Tambahan, bank dapat mengenakan biaya tetap untuk setiap periode pembayaran ditambah biaya untuk setiap pembayaran karyawan.

Tim yang tersebar di seluruh negara bagian

Pemrosesan penggajian mungkin lebih mahal jika Anda memiliki karyawan di beberapa negara bagian hanya karena akuntansinya lebih rumit. Faktanya, memiliki pekerja di berbagai yurisdiksi pajak mungkin memiliki implikasi besar di luar sekadar penggajian.

Jika Anda memiliki tenaga kerja yang tersebar secara geografis, tanyakan penyedia tentang dukungan sebelum berlangganan karena beberapa paket dasar tidak akan dapat memberikan wawasan bernuansa yang dibutuhkan ketika karyawan adalah penduduk dari negara bagian yang berbeda. Umumnya, pajak lokal dan negara bagian dipotong untuk negara bagian tempat karyawan melakukan pekerjaan, dan bisnis Anda harus mendaftar ke masing-masing agen penerimaan negara. Sebagai contoh, katakanlah Anda memiliki karyawan yang tinggal di Connecticut dan bekerja penuh waktu di bisnis Anda di New York. Anda akan menahan pajak New York. Tetapi jika karyawan itu bekerja penuh waktu di fasilitas Connecticut Anda, Anda akan menahan pajak Connecticut.

Jika karyawan lain tinggal dan bekerja dari jarak jauh dari negara bebas pajak, tidak ada pajak yang akan dipungut.

Layanan pajak tambahan apa pun

Pengusaha harus memberikan kontribusi lokal, pajak negara bagian dan federal untuk karyawan pada gaji mereka. Untuk semua pegawai tetap, bisnis harus membayar bagian majikan dari pajak Jaminan Sosial dan Medicare, yang bersama-sama menambahkan hingga 7,65% dari upah. Pengusaha juga bertanggung jawab untuk membayar pajak pengangguran Federal dan negara bagian, yang bervariasi menurut negara bagian.

Biaya Penggajian Potensial Lainnya

Tergantung pada tingkat layanan dan penyedia yang Anda pilih, mungkin ada biaya tambahan untuk menutupi fungsi-fungsi seperti:

Keuntungan karyawan: Beberapa penyedia penggajian menawarkan tunjangan karyawan tambahan, baik dalam paket dasar atau di tingkat yang lebih tinggi. Sebagai contoh, mereka dapat menghitung secara otomatis, memotong dan membayar asuransi kompensasi pekerja. Beberapa perusahaan juga bermitra dengan penyedia eksternal untuk menawarkan layanan medis, asuransi gigi dan penglihatan. Perhatikan bahwa Anda masih perlu memperhatikan pengeluaran untuk kesehatan pekerja dan kesehatan karena ini adalah dua bidang yang menurut para ahli banyak usaha kecil membayar lebih.

Menambah atau mengurangi karyawan : Karena ada biaya untuk menambahkan data pajak karyawan dan bisnis Anda ke sistem, beberapa penyedia membebankan biaya saat Anda menambah atau menghapus karyawan dari daftar gaji Anda.

Deposit langsung: Biaya setoran langsung tidak selalu termasuk dalam penyedia layanan penggajian, yang dapat menambah biaya.

Keamanan berbasis pengguna: Model keamanan yang dapat dikonfigurasi akan memungkinkan Anda memberikan akses kepada pengguna tertentu ke fungsi dan informasi yang dipilih berdasarkan peran mereka di perusahaan. Sebagai contoh, manajer perekrutan harus dapat meninjau tingkat pembayaran untuk semua karyawan. Beberapa penyedia mengenakan biaya tambahan untuk fungsi ini.

Layanan mandiri karyawan: Fungsionalitas layanan mandiri karyawan memungkinkan karyawan untuk membuat perubahan pada pemotongan elektif, rekening setoran langsung dan pemotongan pajak dan mengambil salinan laporan penghasilan tanpa bantuan SDM—tetapi beberapa penyedia mengenakan biaya tambahan untuk fitur ini.

Mencetak dan mengirim cek: Meskipun setoran langsung adalah metode yang disukai untuk sebagian besar layanan penggajian, beberapa majikan dan karyawan masih lebih suka cek kertas. Layanan penggajian umumnya memungkinkan perusahaan untuk mencetak cek mereka sendiri pada template standar, tetapi jika Anda ingin layanan mencetak dan mengirimkan cek untuk Anda, biaya pengiriman mungkin berlaku.

Opsi Ketiga:Kartu Penggajian

Karyawan yang lebih memilih cek kertas karena tidak memiliki rekening bank kini memiliki pilihan lain:Kartu debit penggajian yang dapat diisi ulang yang secara otomatis didanai setiap periode pembayaran.

kelebihan

Kontra

Keamanan dan kenyamanan: Karyawan tidak perlu lagi khawatir cek hilang melalui pos atau sampai ke bank selama jam kerja. Kartu memiliki PIN unik untuk setiap karyawan. Kartu yang hilang dapat dinonaktifkan dan diganti dengan panggilan telepon.

Tabungan: Pengusaha menghindari biaya pencetakan dan pengiriman cek, sementara karyawan yang tidak memiliki rekening bank menghindari biaya pencairan cek.

Penerimaan luas: Kartu-kartu ini dikeluarkan oleh Visa dan MasterCard, artinya mereka dapat digunakan di mana saja kartu kredit diterima dan membawa asuransi FDIC dan perlindungan penipuan yang sama. Karyawan juga dapat menarik gaji mereka dari ATM.

    Biaya: Potensi biaya tambahan yang dapat memakan upah termasuk tidak aktif, Biaya ATM dan cerukan. Pengusaha harus menyelidiki struktur biaya penerbit kartu dan mendidik karyawan tentang cara menghindari biaya.

    Peraturan: Beberapa negara bagian mengatur penggunaan kartu penggajian, termasuk menempatkan batasan pada biaya apa yang dapat dikenakan. Dewan Nasional Legislatif Negara Bagian memiliki panduan untuk undang-undang negara bagian dan federal.

    Potongan pembayaran: Pengusaha tetap harus memastikan pekerja memiliki akses ke laporan pembayaran mereka, jadi bekerjalah dengan penyedia layanan Anda untuk memutuskan cara terbaik untuk menyediakan rintisan—bagaimanapun juga, pencetakan dan pengiriman kertas menghilangkan sebagian besar kenyamanan dan keamanan kartu.

Pemrosesan W-2 dan 1099: Beberapa layanan mengenakan biaya tambahan untuk melengkapi dan mengajukan formulir pajak akhir tahun untuk pekerja Anda—formulir W-2 untuk karyawan dan 1099 formulir untuk kontraktor independen. Namun, biaya itu mungkin layak untuk beberapa perusahaan yang tidak memiliki pemegang pembukuan internal atau kontrak.

Apa Bedanya Saat Penggajian Dilakukan di Rumah atau Melalui Perangkat Lunak?

Ada kemungkinan bagi usaha kecil untuk menangani penggajian sendiri alih-alih menggunakan layanan berbasis perangkat lunak, apalagi jika mereka hanya memiliki beberapa karyawan. Namun, yang membutuhkan banyak pekerjaan dan pengetahuan, baik untuk mengatur proses dan menjalankannya secara berkelanjutan. Tambahan, seseorang harus terus-menerus melacak undang-undang perpajakan yang berubah.

Bisnis yang tidak memiliki keahlian keuangan internal dapat mempertimbangkan untuk menggunakan jasa pemegang buku atau akuntan publik bersertifikat (CPA). Seorang pemegang buku akan memiliki tarif paling terjangkau; Anda biasanya akan membayar lebih banyak untuk CPA yang dapat menawarkan layanan perencanaan pajak, memelihara catatan keuangan dan memberikan nasihat konsultasi bisnis.

Terlepas dari apakah Anda menyewa seorang akuntan, seseorang dalam perusahaan akan memiliki tanggung jawab untuk mengelola tugas penggajian, jadi faktor biaya waktu orang itu ketika memutuskan apakah akan mengelola penggajian secara manual atau menggunakan layanan. Tugas yang terlibat dalam menangani penggajian termasuk menghitung upah, jumlah pemotongan dan pemotongan pajak; menciptakan Federal, formulir pajak negara bagian dan lokal; menyiapkan setoran langsung; dan membayar bagian majikan dari pajak gaji.

Menghemat Uang dan Waktu dengan Perangkat Lunak Otomatisasi Penggajian

Bagi banyak usaha kecil, lebih efisien menggunakan layanan perangkat lunak untuk mengotomatisasi penggajian daripada menangani tugas yang memakan waktu dalam mengelola perhitungan penggajian secara internal atau membayar akuntan untuk melakukannya.

Otomatisasi penggajian membebaskan Anda dan staf Anda untuk fokus mengembangkan bisnis. Otomatisasi juga mengurangi kemungkinan kesalahan karena input dan perhitungan manual, yang dapat memiliki implikasi mahal. Sebagai contoh, otomatisasi penggajian dapat memastikan Anda membayar pajak federal dan lokal dengan benar—itu saja bisa sangat rumit, karena ada ribuan yurisdiksi pajak AS. Sebagai contoh, usaha kecil dengan penerimaan kotor $ 5 juta atau kurang dapat menghadapi hukuman lebih dari $ 1 juta karena secara tidak sengaja gagal mengajukan formulir W-2 atau 1099.

Beberapa layanan penggajian juga menghemat uang bisnis dengan memasukkan akses ke informasi SDM dan spesialis dalam biaya bulanan.

Ketika datang ke perangkat lunak manajemen absen, Anda perlu membuatnya sederhana dan mudah bagi karyawan untuk memasukkan jam kerja dan mendukung informasi absen. Semakin mudah dikelola prosesnya, semakin besar kemungkinan timesheets akan akurat dan dimasukkan tepat waktu.

keuangan

keuangan