13 Tip Manajemen Pengeluaran Teratas untuk 2020:Hemat Waktu Bisnis Anda,

Pergeseran untuk bekerja dari rumah mungkin telah mendorong inisiatif manajemen biaya ke titik terendah. Lagipula, kami tidak naik pesawat setiap minggu atau melakukan happy hour membangun tim. Tetapi CFO perlu menyadari bahwa karyawan adalah masih menghabiskan uang. Anda mungkin melihat lebih banyak biaya untuk alat SaaS daripada burrito bandara, tetapi mengingat kekhawatiran tentang perpanjangan landasan kas, biaya pelacakan sama atau lebih penting sekarang.

Apa itu Manajemen Biaya?

Manajemen biaya tidak hanya melacak pengeluaran karyawan tetapi juga menentukan bagaimana organisasi akan mengganti biaya yang dikeluarkan. Ini juga menerapkan prosedur dan kebijakan yang digunakan untuk mengendalikan jenis pengeluaran ini. Sebagai contoh, jika karyawan diberikan tunjangan harian untuk makan saat bepergian, kemudian proses manajemen biaya memperhitungkan batas-batas tersebut ketika menghasilkan penggantian untuk pekerja.

Mengapa Manajemen Biaya Penting?

Faktanya adalah, setiap perusahaan yang memiliki karyawan membutuhkan proses dan perangkat lunak untuk mengelola pengeluaran. Lebih disukai, solusinya akan mudah digunakan, cukup pintar untuk menemukan penipuan dan kesalahan dan mampu memasukkan data ke dalam laporan dan dasbor yang digunakan keuangan untuk mengawasi pengeluaran.

Jadi bagaimana kamu memulainya, atau mengembalikan inisiatif manajemen pengeluaran Anda ke jalur yang benar?

13 Praktik/Tips Terbaik Manajemen Biaya

Berikut adalah praktik terbaik yang dapat digunakan perusahaan untuk berhasil mengembangkan, mengawasi dan menjalankan proses manajemen pengeluaran mereka.

1. Tetapkan kebijakan manajemen pengeluaran

Kembangkan kebijakan manajemen pengeluaran untuk diikuti semua orang. Sertakan daftar lengkap pengeluaran yang akan dibayar perusahaan, serta ikhtisar biaya-biaya yang dikeluarkan perusahaan bukan bersedia untuk menutupi. IRS memiliki aturan yang mengatur pengeluaran untuk pengurangan pajak.

Beberapa poin untuk dipertimbangkan:

• Anda tidak akan dapat mengurangi biaya yang terkait dengan perjalanan reguler antara rumah karyawan dan tempat kerja.
• Perhatikan tarif IRS per diem untuk makanan dan tarif jarak tempuh yang memenuhi syarat karena hal itu memengaruhi seberapa banyak Anda dapat menghapusnya.
• Banyak perusahaan melarang layanan binatu dan dry-cleaning saat di jalan, tetapi ini dapat dikurangkan dalam banyak kasus.

Bahasa yang ringkas akan membantu menghindari kebingungan tentang apa yang dapat atau tidak dapat diganti. Anda tidak perlu menemukan kembali roda; ada sejumlah templat kebijakan pengeluaran yang tersedia secara online. Kuncinya adalah membuat kebijakan itu adil, dapat diterapkan dan diterapkan pada semua orang.

2. Otomatiskan manajemen pengeluaran jika Anda bisa

Pendekatan manajemen pengeluaran manual membutuhkan banyak kertas dan spreadsheet. Itu tidak efisien ketika orang bersama-sama di kantor; sekarang benar-benar berat. Sistem manajemen pengeluaran otomatis menyederhanakan proses pelaporan pengeluaran untuk karyawan, supervisor dan tim akuntansi. Lihatlah untuk meminimalkan pengocokan kertas dan mengirim file melalui email.

3. Mengeluarkan kartu kredit bisnis

Kartu kredit perusahaan tidak hanya membantu perusahaan memantau pengeluaran, mereka juga menyederhanakan proses pelaporan bagi karyawan dan menghilangkan kebutuhan pekerja untuk menutupi biaya dan menunggu untuk mendapatkan penggantian.

Untuk majikan, kartu kredit membantu memaksimalkan arus kas dengan memberikan persyaratan (biasanya net 30) sebelum pembayaran diperlukan, sekaligus memudahkan pencatatan dengan memusatkan data pengeluaran. Organisasi yang tidak ingin memberikan kartu permanen kepada karyawan, seringkali dengan batas yang tinggi, mungkin mempertimbangkan kartu sekali pakai atau jumlah dolar.

4. Buat pengeluaran semudah mungkin dilacak

Membangun sistem pelaporan yang memberi karyawan cara mudah untuk mengirimkan laporan penerimaan dan pengeluaran mereka. Mengetahui bahwa kuitansi kertas memudar, merobek dan tersesat, tenaga kerja saat ini menggunakan kamera pada perangkat seluler untuk mengambil gambar tanda terima. Banyak perusahaan menggunakan perangkat lunak otomatis yang mendukung pengunggahan gambar, pelacakan dan penyerahan biaya. Dengan alat-alat tersebut, tim akuntansi, manajer dan pemberi persetujuan dapat menggunakan perangkat seluler atau komputer mereka sendiri untuk mengakses dan menyetujui atau menolak laporan dan memulai proses penggantian biaya.

Sama pentingnya, kemampuan pelaporan yang baik memungkinkan tim keuangan untuk melihat tren; ini sangat penting pada tahun 2020 karena pola kerja telah berubah secara dramatis.

5. Audit proses Anda secara teratur

Manajemen perjalanan dan pengeluaran bukanlah proses “atur dan lupakan”. Melalui audit rutin, personel akuntansi dapat melacak pengeluaran dari waktu ke waktu, menunjukkan potensi masalah seperti pengeluaran berlebihan atau tanda terima palsu dan membuat keputusan tentang bagaimana menyesuaikan kebijakan ke depan. Bahkan peningkatan pengeluaran secara bertahap untuk satu karyawan dapat bertambah seiring waktu. Audit rutin akan membantu mendeteksi kelainan sejak dini, sebelum menjadi masalah serius.

CFO tahu ada hal-hal yang membuat audit lebih sulit bagi semua orang yang terlibat. Salah satunya adalah membeli perangkat lunak yang tidak memiliki kemampuan. Kemampuan pelacakan pengeluaran yang solid akan memudahkan auditor internal dan eksternal untuk memverifikasi keakuratan nomor Anda.

6. Atur jejak kertas / tanpa kertas

Perusahaan yang masih menggunakan kwitansi kertas merugikan diri mereka sendiri dan karyawan mereka. Salah satu cara terbaik untuk menyederhanakan proses pelaporan pengeluaran adalah dengan memanfaatkan perangkat lunak yang mendukung pengumpulan digital, penyerahan dan peninjauan kuitansi.

Ketika semua dokumentasi disimpan dalam database terpusat, setiap orang mulai dari karyawan hingga rekanan akuntansi hingga pemberi persetujuan hingga auditor yang disebutkan di atas dapat mengedit sesuai kebutuhan, mengajukan pertanyaan atau mengirim laporan untuk pembayaran. Ketika ini semua dapat dilakukan baik dari komputer atau perangkat seluler, yang membuat seluruh proses menjadi lebih akurat dan dapat diakses.

7. Tinjau pengeluaran secara teratur

Jangan menunggu sampai akhir tahun untuk mengetahui bahwa pengeluaran berulang seharusnya tidak pernah terjadi, atau bahwa seorang karyawan menghabiskan biaya hiburan yang tidak diperbolehkan saat dalam perjalanan—atau aplikasi SaaS yang tidak sah saat berada di rumah.

Selama proses peninjauan, melihat apakah setiap pengeluaran itu perlu dan diperbolehkan, jika perusahaan mendapatkan kesepakatan terbaik dan jika ada kategori pengeluaran yang meningkat secara signifikan sejak tinjauan terakhir. Latihan ini akan mengidentifikasi area masalah yang perlu ditangani.

8. Didik karyawan Anda tentang melacak praktik terbaik

Jangan merahasiakan proses dan kebijakan manajemen pengeluaran Anda. Sebagai gantinya, melibatkan semua karyawan dengan mendidik mereka tentang cara mengidentifikasi, membangun dan melacak praktik terbaik di seluruh organisasi.

Karena biaya karyawan yang dapat diganti adalah item baris yang signifikan di sebagian besar neraca perusahaan, ini adalah kesempatan sempurna untuk membangun budaya sadar biaya. Tunjukkan hubungan antara berhemat dan kemampuan untuk berinvestasi atau hanya menyelamatkan pekerjaan. Sebagian besar bisnis terpaksa menunda, mengurangi atau membatalkan inisiatif yang membutuhkan belanja modal. Uang tunai adalah raja sekarang, jadi setiap sedikit likuiditas membantu.

9. Dorong transparansi di setiap level

Transparansi dan kesetaraan mengarah pada budaya akuntabilitas yang membantu menggagalkan penipuan, menjaga pengeluaran tetap terkendali dan mendukung profitabilitas.

Biarkan semua pemimpin departemen membaca dan memberikan umpan balik tentang kebijakan pengeluaran. Buat perbandingan lintas departemen dan panggil serta berikan penghargaan atas ide-ide pemotongan biaya yang baik. Jangan meremehkan nilai insentif—ada alasan mengapa gamifikasi menjadi tren yang berkembang untuk semua ukuran bisnis.

Jika seorang karyawan menyarankan cara untuk menghemat $5, 000 per kuartal, hadiahi itu dengan kartu hadiah atau bonus.

Akhirnya, memberdayakan manajer untuk mendorong kembali apakah biaya tertentu diperlukan, dan dorong mereka untuk menyumbangkan ide untuk membantu membuat proses persetujuan pengeluaran lebih efisien.

10. Mencegah penipuan

Dari skema penipuan internal yang dilaporkan oleh usaha kecil (mereka yang memiliki kurang dari 100 karyawan) dan organisasi yang lebih besar, Asosiasi Pemeriksa Penipuan Bersertifikat (ACFE) mengatakan 20% usaha kecil dan 13% perusahaan besar telah melaporkan penggantian biaya penipuan.

Pertempuran ini dengan kejelasan dan transparansi. Ketika aturan yang mengatur pengeluaran tidak jelas atau tidak terdefinisi, kesempatan untuk melakukan penipuan meningkat secara dramatis. Dalam beberapa kasus, hanya mengetahui bahwa keuangan telah menetapkan aturan dasar dan memperhatikan dapat menghalangi seseorang untuk melewati batas.

11. Negosiasikan tarif yang lebih baik untuk perjalanan/pengeluaran

Kalau soal tiket pesawat, hotel, dan biaya transportasi, diskon umumnya diberikan kepada mereka yang memintanya. Sisanya dari kita membayar tarif yang dipublikasikan. Untuk menghindari jatuh ke dalam kategori kedua, saat karyawan mulai bepergian lagi, perusahaan harus meminta hotel nasional, penyewaan mobil dan bahkan jaringan restoran untuk diskon volume.

Jika karyawan akan berada dalam keterlibatan jangka panjang di lokasi klien, pertimbangkan alternatif penginapan yang lebih terjangkau dari VRBO atau Airbnb. Minta mereka membandingkan tarif sewa mobil di situs seperti Hotwire sebelum memesan, dan manfaatkan diskon yang sekarang ditawarkan oleh maskapai penerbangan dan hotel. Lagi, jika seorang karyawan mengetahui cara menghemat banyak uang, menghargai inisiatif itu.

12. Daftar untuk mendapatkan hadiah

Demikian pula, sebagian besar maskapai penerbangan, hotel dan perusahaan rental mobil menawarkan program hadiah yang dapat digunakan perusahaan untuk mengakumulasi masa inap gratis atau diskon, penerbangan dan transportasi. Untuk memaksimalkan manfaat ini, pertimbangkan untuk mengeluarkan kartu kredit karyawan yang sejalan dengan program ini, dan itu menambahkan lebih banyak poin ke bank karena orang menggunakannya untuk membayar pengeluaran mereka.

Untuk memaksimalkan poin, mendorong karyawan untuk tetap berpegang pada hotel tertentu, sewa mobil atau merek maskapai penerbangan, tetapi hanya jika biayanya benar-benar membenarkan kesetiaan.

13. Menerapkan perangkat lunak manajemen pengeluaran

Pengumpulan kwitansi dan proses pengiriman berbasis perangkat lunak menghilangkan kesulitan dalam pelaporan pengeluaran dan memudahkan rekanan untuk mengirimkan kwitansi dan laporan pengeluaran mereka. Perangkat lunak manajemen biaya juga menghemat waktu yang dibutuhkan departemen akuntansi untuk memproses laporan-laporan ini, memungkinkan mereka untuk dengan mudah mengidentifikasi pelaporan kelainan dan mempercepat penggantian karyawan.